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1、 邁輪商務公司采購管理制度1. 總則1.1為規范公司商務采購工作，特制定本制度。1.2本制度適用于公司的商務采購/招標活動（含辦公用品、工程、設備設施維修/維護等項目）。2. 采購/招標原則2.1 嚴格執行詢議價程序2.1.1 采購/招標活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的招標書（含項目完成時間、質量要求及驗收標準等）；2.1.2 采購/招標活動，必須有三家以上具備合法資質的供應商提供報價，同時應圍繞供應商資信情況進行背景調查，并如實記錄；2.1.3 在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上，由管理部聯合采購項目需求部門、財務部進行綜合評估，并與供應商進一2、步議定最終價格及采購/招標要求；2.1.4 臨時性應急采購/招標的項目，須向公司領導電話匯報，經授權確認后，可以先予實施，但應于項目實施之日起五個工作日內，補充完善相關審批程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購/招標活動，必須各相關部門共同參與，調研匯總各方意見，形成書面的評估報告，經公司領導審核，并確認最終中標單位；2.2.2 采購業務負責人根據采購項目招標書相關要求，擬定合作協議，報公司領導審核；2.2.3 采購業務負責人與中標單位溝通并確認合作協議，報公司領導批準后，予以執行。2.3 職責分離2.3.1 采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務的驗收；2.3.2 采購/招標3、過程中，貨物質量、數量、交貨等問題的解決，應由管理部、項目需求部門根據合同要求及有關標準，與供應商協商完成；2.3.3 財務部負責對項目采購/招標過程中，相關費用的審核及評估程序合法性的監控。2.4 一致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號、數量相一致；2.4.2 在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，采購人員應及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經公司領導確認后，再次向供應商發出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質量，降低采購成本，提高采購效率；2.5.2 加強學習，提高認識4、，增強法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應商索取或收受回扣；2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督；2.5.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新設備及市場信息。3. 采購程序3.1供應商的選擇3.1.1 供應商必須具有合法資質（供應商評估過程中，參與投標單位應提交營業執照、稅務登記證明、組織機構代碼證及其他專業資質證明）；3.1.2 對于經常使用的商品或服務，管理部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同相關部門對供應商定期進行評估和審計5、；3.1.3 在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估；供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資質、以往的服務對象及客戶評價情況，供應商的報價不能作為唯一決定的因素；3.1.4 為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。3.2采購程序3.2.1 固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統一申請。根據采購申請流程，由各相關部門審核，并經公司領導批準后，方可交管理部采購人員實施采購。3.2.2 采購/招標活動，應嚴格遵循采購申請流程及標準要求，由各相關部門審批。項目采購申請中如果要素不明確者，應予退回。3.2.3 采6、購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協調財務及采購/招標項目需求部門共同完成，報公司領導批準。項目需求部門負責采購物品的功能及適用性（必要時可商請外部相關專業人士予以協助）檢查；3.2.4 財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核，管理部負責合同風險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售后服務事宜。3.2.5 采購過程中發生變化時，項目需求部門出具采購變更申請，由公司領導簽字確認后，交管理部采購人員執行。3.2.6 采購/招標項目需求部門、管理部負責出具接收報告。3.2.7 7、相關表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根據付款計劃提出申請，根據財務付款申請流程，由部門負責人簽字，后附付款明細單據、合作協議，交給財務部審核，并經公司領導批準后，由財務部辦理付款手續；3.3.2 大宗采購行為（采購/招標單價在500元以上），應要求供應商提供開戶行及銀行賬號信息，優先考慮銀行轉賬支付，原則上不予現金結算；3.3.3 付款前，必須向供應商索要發票，核對發票內容是否和合同一致，并填寫發票明細單，部門負責人簽字，財務部審核，公司領導批準后，由財務部核銷。4. 違約處理 4.1 采購人員應積極跟進項目采購/招標項目，確認項目交付期，如可能出現延期，管理部應及時通知相關部門；4.8、2 貨物出現質量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領導，并按投訴做緊急處理，及時以書面形式報給供應商，并電話通知，要求供應商換貨、退貨或變更服務；4.3 合作協議中，應明確合作雙方權利、義務、違約責任，及仲裁和解約條款；4.4 管理部與供應商協商不成的，或造成損失的，由財務部核算損失，管理部負責追索；追索不成，由法院裁決。5. 審計監督 5.1 財務部負責對采購全過程進行財務監督、核查和審計；5.2 在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和采購結算過程中，除有管理部、采購項目需求部門及相關領導參與外，財務部門要全程參與；5.3 采購人員9、要自覺接受審計及針對采購活動的監督和質詢；對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關制度予以制裁；情節嚴重，觸犯法律者，移送公安機關處理。 管 理 部 2010-7-20附表一、合同報批表：合同報批表（付款類）合同類別：付款類 申報類別： 申報時間： 合同編號：以下由申報部門填寫合同名稱內容提要合同標的規格與數量價 格 比 較參考報價一付款方式報價單位參考報價二付款方式報價單位參考報價三付款方式報價單位簽 約 對 方合同簽訂價付款方式單位名稱法人代表洽談人姓名職 務電 話業務狀況資信情況合同責任人 簽 名： 年 月 日以下由各部門責任人和公司領導簽署意見使用部門意見 簽 名： 10、年 月 日管理部意見 簽 名： 年 月 日總經理意見 簽 名： 年 月 日注：本表須附以下材料一并報送有關部門：1、簽約對方單位營業執照復印件、相關資質證明、許可證復印件等：2、合同對方洽談人法人授權委托書。附件二、項目/工程采購申請單：項目/工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規格/型號數量/單位單 價總金額需求時間備 注12345678910金額總計（元）部門負責人意見管理部意見財務部意見總經理意見備 注：1、項目采購過程中，應嚴格履行“先申請，后采購”的原則，未經授權的采購行為，由采購人員承擔全部責任；2、費用報銷時，應將本表單作為附件，附于費用報銷單后，否則不予報銷。