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1、招華集團公司建設檔案管理規定第一章 總則第一條 為了加強招華集團公司（以下簡稱“集團”）下屬各區域集團、子集團和項目公司（以下簡稱“下屬公司”）的建設檔案管理、保護和利用，充分發揮建設檔案在各工程項目的規劃、建設和管理過程中的作用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、深圳特區檔案與文件收集利用條例、國家重大建設項目檔案整理規范，以及僑城集字2011121號招華集團公司建設檔案管理規定（修訂稿）等有關規定，結合集團的具體情況制定本規定。第二條 集團的建設檔案是反映招華工程項目建設情況的真實寫照和歷史記錄，是集團寶貴的信息資源，是進行工程建設的基本依據和有效憑證。集團任何人都有2、維護檔案完整和安全的義務。 第三條 本規定適用于集團本部及下屬公司所有工程建設項目的建設檔案的收集、整理、上傳、保管、利用和管理活動。各下屬公司要從集團的整體利益出發，把工程建設過程中的建設檔案的編制、積累、整理、歸檔納入本單位的日常管理工作中，明確責任部門、責任人員，確實做好建設檔案管理工作。建設檔案管理人員應當具備專業知識，持證上崗。第二章 建設檔案歸檔的范圍及內容第四條 本規定所稱建設檔案是指在規劃、建設及其管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像等資料。每一份建設檔案均包含以下兩種形式：（1）實體形式：指通過打印、描繪、曬圖等方式形成的，經過簽字蓋章、整理、編號、3、裝訂等步驟處理的紙質檔案文件，以及其它應該歸檔的實物。（2）電子形式：指由計算機直接生成的文稿、Execl計算表、PPT匯報文件、CAD圖紙、PDF文件、圖片照片、聲頻、視頻等電子文件，以及由實體形式建設檔案經過掃描形成的電子文件（一般為PDF或圖片形式）；兩種形式的建設檔案對應不同的歸檔和管理規定。第五條 建設檔案的歸檔范圍包括前期策劃檔案、規劃設計成果檔案、土地管理檔案、房產管理檔案、工程竣工檔案、地下管線工程檔案、市政工程檔案、和其它應歸檔的文件資料共八類。第六條 前期策劃檔案包括與項目相關的調研報告、項目策劃報告、第三方咨詢顧問的研究成果，以及項目的可行性研究報告（立項報告）等四類文件4、的最終版本成果。第七條 規劃設計成果檔案包括：（1）規劃成果檔案應包括概念規劃、總體規劃和詳細控制性規劃三個階段。各階段的成果均應包括文本冊和圖冊的最終版本成果。（2）設計成果檔案（含建筑設計、景觀設計、室內裝修設計及專項設計等）應包括概念、方案、擴初、施工圖、竣工圖/項目總結五個階段。各階段的成果均應包括文本冊、圖冊及圖紙的最終版本成果。第八條 土地管理檔案應包括下列內容：（1）土地利用規劃圖（控制性詳細規劃或法定圖則）（2）建設項目選址意見書（3）與相關政府部門和地方管理單位簽定的，涉及項目用地位置、面積、規劃建設指標、土地價格和供地計劃等信息的各種合作協議、備忘錄和土地托管協議（4）土地5、使用權出讓合同書及相關補充協議（復印件）（5）宗地圖或用地紅線圖（6）建設用地規劃許可證（7）建設工程規劃許可證（8）建設工程規劃驗收合格證（9）竣工驗收證明（10）土地證（11）建設用地改變使用性質的批文或復函（12）建筑物命名批復書或建筑物更名批復書（適用于涉及建筑物、市政設施及自然地理實體等的命名、更名和注銷的建設項目）（13）對于臨時建設工程，需提供的土地管理檔案包括：i、臨時建設用地規劃許可證ii、臨時使用土地合同iii、臨時建設工程規劃許可證第九條 房產管理檔案應包括下列內容：（1）房產（含土地）購買和銷售合同（2）建設項目的預售查丈和竣工查丈報告；（3）房地產證或出售商品房初始登6、記的“大房產證”；（4）已建房地產改變使用性質的批文或復函；（5）建筑物命名批復書或建筑物更名批復書等。 第十條 工程竣工檔案應包括綜合資料、技術資料、竣工圖三部分，主要內容包括：施工綜合管理文件、測量文件原始記錄及質量評定文件，材料(構，配件)質量保證書及復試文件、測試(調試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等。第十一條 地下管線的工程檔案應包括地下管線工程項目的規劃、設計、施工批準文件、竣工測量原始記錄、地下管線成果表、地下管線工程項目竣工驗收文件和竣工圖（含平面圖、橫斷面圖、縱斷面圖、局部圖）、城市地下管線普查和補測繪形成的地下管線檔案、地下管7、線專業管理單位有關地下管線更改、報廢、漏測部分的管線現狀圖和資料、以及其它應歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）。 第十二條 市政工程檔案包括：道路、廣場、橋涵、隧道、環境衛生等工程檔案。具體內容要求見第十條。第十三條 其他應當歸檔的文件資料含規劃及建筑設計效果圖、視頻文件、建設宣傳短片、工程實景照片、錄像資料等。第三章 電子形式建設檔案的歸檔和管理規定第十四條 電子形式建設檔案以招華產品系統內的“建設檔案管理”模塊為歸檔和管理平臺（以下簡稱“平臺”），要求各下屬公司的歸檔、查閱和管理工作在該平臺上完成。第十五條 各下屬公司的建設檔案在平臺內根據系統的規則要求和操作指引，在對應的目錄地8、址內歸檔。第十六條 股份公司產品策劃中心負責集團建設檔案的整體統籌和督導工作。各下屬公司的工程檔案員負責相關項目建設檔案的電子文件收集和上傳歸檔工作；設計、工程、投資、成本、市場營銷、報建等部門有協助工程檔案員及時收集整理建設檔案的責任；項目公司分管領導為項目建設檔案歸檔工作的責任人。第四章 實體形式建設檔案的編制和整理要求第十七條 集團公司城建檔案室負責深圳本部城區建設檔案的日常管理工作；各下屬公司檔案室檔案員負責其所屬單位的建設檔案收集、整理、立卷、歸檔工作，并接受上級主管部門的檢查、監督和指導。第十八條 建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件形9、成單位進行整理。建設檔案的各類文檔均應嚴格按照相關法律、法規的規定編制。第十九條 建設檔案歸檔的各類文件材料應為原件，不是原件的，須加蓋建設單位或移交單位公章并注明原件存放的具體位置。第二十條 建設檔案應從工程項目前期至項目完成等全過程進行收集、整理、立卷、歸檔。第二十一條 歸檔的建設檔案材料應齊全、完整、準確、系統；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，各種鑒證手續完備，字跡清晰、圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備；應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程。原件嚴禁用復印、復寫，原始記錄一律用不易褪色的墨水書寫、裝訂整齊。第二十二條 建設單位和施工單位在簽訂建設10、承包合同時，應明確編制竣工檔案的責任和具體要求。第二十三條 對建筑改建、擴建和重要部位維修的工程，建設單位應當組織有關單位據實修改、補充和完善原建設工程檔案。 第二十四條 對重要的建設工程施工中檔案資料的形成，集團公司建設主管部門專業人員可進行現場監督檢查，有關單位應給予密切配合。第二十五條 城建檔案的組卷原則上按所屬類別和專業進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內容的檔案材料應緊接排列，防止內容脫節。 第二十六條 竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制（涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應11、重新繪制竣工圖）。竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，竣工圖應是與實際物相符的新藍圖，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，并經工程技術負責人審核簽字，加蓋“竣工圖”章。 對地下隱蔽工程，應有隱蔽記錄簡圖、復蓋前的現場實測數據，并經測量及驗收人員簽字。 第二十七條 城建檔案的整理裝訂做到文字材料以A4紙規格為標準，不夠大的進行裱糊，去掉材料內的金屬物，采用市城建檔案管理處統一印制的表格和卷皮、盒，用棉線裝訂整齊。竣工圖采用手風琴式折疊，折疊后的圖紙大小為四號圖幅，并按目錄順序裝入檔案盒。 第二十八條 整理好的檔案一般按項目或內容立卷，每一卷應認真填寫卷內目錄，采取散裝的辦法裝入檔案盒內，一個12、項目裝一個盒或若干盒。移交書填寫真實，各種簽字蓋章完備，隨檔案一起移交。第二十九條 各級城建檔案室應做好檔案統計工作，對檔案的歸檔、庫藏、利用等狀況進行登記與統計。要定期對庫藏檔案進行清理核對，發現破損或變質的檔案，應及時采取措施，進行復制或修補。第三十條 根據有關規定，確定檔案保管期限，確保有效期內的信息利用；對保管期已滿的檔案進行鑒定，對確保無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定進行監銷。第三十一條 檔案室檔案的借閱須填寫檔案借閱單，重大項目及保密材料要征得所屬公司檔案部門負責人的同意方可借閱，借閱檔案原則上在檔案室內借閱，需要借出時，必須向檔案管理人員辦理借出手續。 第三十二條 集團各級城13、建檔案室應積極做好檔案的提供利用工作，為集團工程建設提供及時、有效的服務。建設檔案現代化應與集團公司信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。第三十三條 配備專門檔案保管庫房，庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。庫房溫度、濕度應符合對各類檔案載體的保管要求。第五章 建設檔案的歸檔時間及要求第三十四條 建設檔案應按不同建設階段及時完成各類檔案的歸檔工作。第三十五條 建設檔案的歸檔時間：（1) 前期策劃和規劃設計階段應在各階段工作完成后1個月內完成歸檔工作；（2）土地及房產管理檔案在取得各相關文件后1個月內完成歸檔工作；（3）建筑工程檔案、地下管線工程檔案應在工程竣工后3個月內完成歸檔工作。（4）屬于進市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起六個月內移交完畢。第三十六條 工程竣工檔案未移交，或檔案內容不準確、不完整的，不予進行工程結算。第六章 附則第三十七條 本規定自頒布之日起實施。第三十八條 集團本部及下屬公司的建設檔案管理工作按照本規定執行。 第三十九條 本規定由集團檔案管理部門負責解釋。