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1、檔案管理制度為了加強網新康橋科技園區工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據上海市建設項目(工程)竣工檔案編制技術規范以及有關各類檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流建筑工程，創一流工程檔案”的目標。 檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各部門應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，適當的也可把此項工作做為考核部門工作的一部分。一、檔案的分類與文檔工作流程（一）工程部檔案歸檔分類A. 立項文件1、批準的立項2、文件2、項目建議書3、項目建議書的批復文件4、可行性研究報告及附件5、可行性研究報告的批復文件6、初步設計審批文件7、專家對項目的有關建議文件8、年度計劃審批或備案材料9、環境影響評價及衛生預評價報告及審批文件10、關于立項有關的會議紀要、領導講話等相關文件B. 選址文件1、項目選址意見通知書2、建設項目選址的批復及選址意見書（附圖）3、建設項目選址請示或報告C. 規劃文件1、控制性詳細規劃的批復2、詳細規劃說明書3、建設工程規劃送審單4、修建性詳細規劃批復及文件D. 用地材料1、建設用地規劃許可證的通知2 、建設用地規劃許可證及附圖3、建設用地批準書4、工程征用、劃撥土地的通知及請示5、國有3、土地使用權證及地形圖或國有土地使用證轉讓、抵押等文件6、土地轉讓合同及備案登記證明7、上海市國有土地使用權出讓合同及附圖8、土地勘察定界報告書E. 動拆遷文件1、動拆遷許可證、動拆遷協議書、合同2、房屋產權及有關證明3、動拆遷居民登記調查匯總文件、拆遷安置意見、方案等相關文件F. 申照文件1、建設工程規劃許可證及附件2、環保、衛生、消防、人防、交通、綠化等審核意見單3、建設工程灰線復驗4、建設工程施工許可證等相關的工程報建、報監文件G. 測繪文件1、地形測量和撥地測繪成果報告等相關文件2、其他相關測繪文件H. 設計文件1、初步設計的批復和審查意見2、初步設計方案3、方案設計審定通知書及審查意見4、等相關文件4、設計計算書或代保管證明書5、建筑方案最終送審文件6、建設項目日照分析報告7、建設工程設計方案審核意見單8、抗震設防、防汛等專項審查意見9、工程地質勘查報告及地質圖10、建筑工程施工圖設計文件審查通過證書I. 招投標、合同文件1、勘察招投標文件及中標通知書2、設計招投標文件及中標通知書3、監理招投標文件及中標通知書4、施工招投標文件及中標通知書 5、勘察合同6、設計合同7、監理合同8、施工合同9、其他招標及合同J. 項目過程資料1、施工前期征詢報告（自來水、排水、臨時用電、燃氣等征詢報告）2、上海市建設工程放樣復驗結果單3、防雷工程檢測、驗收登記表4、施工技術文件資料（由施工單位組5、卷）K. 工程竣工驗收備案文件1、新建住宅交付使用許可證2、建設工程竣工驗收備案表3、建設工程竣工驗收報告4、勘查單位工程質量檢查報告（合格證明書）5、設計單位工程質量檢查報告（合格證明書）6、施工單位工程質量竣工報告（合格證明書）及工程保修書7、監理單位工程質量評估報告（合格證明書）8、上海市建設工程檔案審核意見書9、上海市建設工程竣工驗收備案質量終身責任人登記文件10、工程決算或審價報告（匯總表）11、上海市建設項目（工程）檔案驗收合格證12、上海市建設工程竣工規劃驗收合格證明（含竣工規劃驗收測量成果）13、上海市房地產權證（含房屋土地測繪技術報告書）14、其他各專業竣工驗收鑒定證書（消防6、環保、環衛、衛生防疫、交通、電梯、綠化、技防等專業資料）15現場聲像資料（整個過程）、照片（整個過程）16、竣工圖17、總平面竣工圖18、建筑、結構（含樁位）竣工圖19、大型設備基礎竣工圖20、電力、照片、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯、綠化、技防等專業竣工圖21、建設用地范圍內地下綜合管網竣工圖22、幕墻竣工圖23、裝飾裝修竣工圖24、規劃核準圖紙25、審圖L. 其他資料1、雜項資料M. 月報1、代甲方N. 會議紀要1、公司內部會議紀要2、工程專題會議紀要（二）行政部檔案歸檔分類O. 公司學習會議紀要P. 公司文件Q. 財務文件R. 人事文件（三）文檔工作流程1、發文a發文流程表7、（附表1）2、收文a.工程文件收文流程(見附表2)b.政府文件收文流程(見附表3)c.行政文件收文流程(見附表4)3、公司文件檔外借a文件外借流程（附表5）4、公司文檔的登記管理（1） 收到文件登記：文件全稱及含附件具體的名稱、頁數、發文機關、所歸檔的分類等（附件6收文登記本）（2） 圖紙資料：附清單（明細表）（3） 發文檔：辦理移交手續，發件人與收件人共同簽字，簽字手續原件存檔（4） 所有歸檔資料必須在檔案盒內編制文件目錄具體件后附表5、檔案號的編制（1）代碼組成例：XNKJGCA10110501 流水號 2010年11月5日形成的文件 A類文件（如A.立項文件） 工程資料 上海新南科技發展8、有限公司三、檔案管理的工作要求1、組織部門主管貫徹執行本制度的各項規定，并負責監督檢查。 2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。 3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。 4、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續。5、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。 1、歸檔文件、齊全完整； 2、分類清楚，保持聯系； 3、題名確定，容易查找； 4、卷內排列，系統條理； 5、保管期限準確； 6、密級劃分恰當； 7、藍圖折疊，符合要求； 8、卷皮書寫，正楷整法；9、 9、案卷裝訂，整齊美觀； 10、聲像資料，清楚清晰。 四、考核評分以上所有條例將按照公司年度考核評分的一部分，具體扣分如下表：檔案工作規范考核表內容考核要點得分收文1、文件簽收及登記入電腦表格。2、在第一時間上報主管領導審批。3、審批后將文件交檔案主管存檔。發文 1、經辦人擬稿后上報總經理。2、得到批準后將一份原件交檔案主管存檔。3、發文后必須辦理簽收。資料歸類按文件的分類歸檔于各檔案文件夾內登記所有收到、發出文件必須登記，登記要求詳細（按登記表）。外借1、 文件外借得到總經理批準2、 歸還文件齊全3、 按約定時間歸還文件累計得分考核標準1、工作規范共五個要點，每個要點20分；2、每個要點中任意一條考核內容不合格，即減10分（得0分）；3、若一個要點中有多條內容不合格，則第一條減10分后，每增加一條減2分；4、若考核內容中有好的突出表現，則參照減分標準等值加分；5、考核以100分（即500元）為基準，減分、加分皆在此基準上計算；