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1、 山東福寬生物工程有限公司關于下發檔案管理制度的通知各部室、車間： 為加強公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面改善和提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度，希遵照執行。 山東福寬生物工程有限公司 二0一三年八月三十日主題詞： 檔案 管理 制度 抄 報： 二0一三年八月三十日印發 檔案管理制度第一條 為規范檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制訂本制度。第二條 檔案的范圍1、公司內部經營形成的各種資料。2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。第三條 檔案的管理部門檔案管理的主管部門是行政辦，行政檔案、人事檔案、財務2、檔案、業務檔案（建筑檔案、設備檔案）等均由行政辦進行統一管理，不統一管理的需經董事長批準。第四條 檔案管理部門的職責1、行政辦檔案管理的職責（1）負責組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規范管理流程、分類目錄、管理表格，規范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。（2）負責指導、培訓、宣貫檔案管理制度。（3）負責組織、安排、檢查督導檔案管理制度的執行。（4）負責整理、保管公司所有檔案。（5）負責收集、整理各部門檔案分類目錄（每月最后一個工作日收集一次），匯總建立公司電子檔案總目錄。2、財務部檔案管理的職責（1）負責配合行政辦編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務類3、檔案的分類目錄、分類管理流程。（2）負責收集、整理、保管財務類檔案，并與行政辦做好財務檔案的移交工作。3、其他部門檔案管理的職責（1）負責配合行政辦按照檔案管理制度的要求進行檔案的收集、整理、歸檔。第五條 檔案的分類公司檔案分類和分類編號由行政辦統一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。檔案分類可按內容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按內容進行分類，并編制目錄。1、企業檔案分類使用說明（1）組成：企業檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序標識一級類目（大類）；采用拼音字母名稱標識二級類目（分類）。檔案號的各段（一級類目號、分類號、案卷號）之間用“”符號分隔。4、 （2）檔案號編制依據根據國家檔案管理部門編制的工業企業檔案分類編號方案和公司工作實際，進行公司檔案號的編制。（3）企業綜合檔案檔號的分類、組成說明。 按文檔類別分類（A、B、C、D）檔案編號：一級類目號-年度號-案卷順序號（ ）。舉例：1）、經營管理類A，企業中長期計劃，2010年度，第一卷，即A2010永久01（一級類目號為經營管理類A，年度號為2010，保管期限為永久，案卷順序號為01）。 2）生產技術管理類，運行調度記錄，2011年度，第二卷。即C2011長期02 （一級類目號為生產技術管理類C，長期保管，案卷順序號為02）。 3）設備管理類，第二卷。即：EFDJ02（一級類目號為設備5、管理類E，二級類目號發電機為FDJ，案卷順序號為02）。 4）、會計檔案（F）： 按一級類目號年度號分類號.案卷號（ ）。 舉例：會計檔案，賬簿類，2011年度，第一卷。即 F2011ZB-01（一級類目號為會計類F，年度號為2011，二級分類號賬簿為ZB，案卷順序號為01）。 5)、特種載體檔案（G）： 按載體類別分別編號。按一級類目代號分類號案卷號（ ）。舉例：特種載體檔案，光盤資料，盒裝編號為001。即：GGP001 按保存形式分類 （1）紙質形式。（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。分類01-07、14、以及其他類別的與業務有關的文件應掃描成電子文檔或制成P6、DF格式，編號與紙質文檔一致，在檔案管理軟件中登記備查。 按保密性分類 根據國家檔案法相關規定，分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數打印。文件機密級數，由發文單位的主管領導根據文件內容，對照密級分類標準進行確定。 （1）、絕密：處于最高保密等級，限董事會指定人員知曉的涉及公司經營安全和企業生存的文檔。絕密文件是公司的核心檔案。主要包括但不限于：A董事會、總經理指定的絕密事項資料；B外單位提供的絕密文件資料和相應的科研成果；C公司的重大經營決策、戰略投資計劃；D購買或開發的科研成果、軟件源代碼和專利等資7、料；（2）、機密：保密等級次于絕密，指限于公司分管副總、總經理、董事長和相關人員所知的資料。若非法泄露后會給公司安全、發展造成嚴重損害的資料，主要包括但不限于：A公司領導指定的機密事項資料；B外單位提供的機密文件資料和相應的研究成果；C公司的決策性會議紀要、未向工商登記機關備案或未公開的股東會及董事會決議；D關于集團商業利益，發展的合同；E集團發展規劃、年度經營計劃、經營目標責任書、業績合同、經營分析會紀要等(未公開宣布者)；F尚未公布的技術基本資料、材料、圖紙；G投資計劃書、項目協議、項目運作方案；H資金運作計劃、協議、財務帳薄、財務運行報告等；I人事檔案、工資；J未公布的內部重大改革及人員8、變動的方案；K涉及董事長個人的收發文件。（3）、秘密：保密等級在絕密和機密之下，限于公司領導、部門領導、相關人員所知的資料。但如果非法泄露，會給公司帶來損害和影響，主要包括但不限于：A外單位提供的秘密文件資料和相應的研究成果；B公司招投標書，有關經營的各項信息、數據、流通渠道和機構等；C具有國際先進水平，并且應用范圍廣、經濟效益高或者學術價值大的科研成果、關鍵技術和有可能成為發明、專利的階段性成果、資料等；D合同，技術協議；E 驗資報告、審計報告、對外報送的財務報表等；E制度匯編原件。 （4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。2、綜合檔案分類方案 一級類目 名稱及 標識符號 二級9、類目名稱或代號基 本 范 圍 經 營 管 理 類 A經營決策股東會、董事會、監事會決議和成員資料，包括股東會、董事會、監事會決議；股東會、董事會、監事會成員資料等；企業改革，企業發展規劃，重大經營戰略性決策、方針、目標管理等。計劃工作企業中、長期計劃，年(季)度計劃，各項專業發展計劃，全面計劃管理工作等。統計工作各種統計報表，企業綜合性統計分析工作等。 財務管理 資金管理，價格管理，會計管理，資金流通等。 物資管理 物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。 市場開拓市場分析，用戶調查，商務洽談，市場營銷，供銷合同，廣告宣傳，售后服務工作等。 包括對外形成收款的經濟業務合同，關聯企業間收付10、款合同等。 企業管理經濟責任制管理，企業管理制度、工作標準等。包括公司章程、規章制度、內部通知通報發文、外部政府機構、行業部門的發文、通知、批文等。 還包括企業基本（資質證照，含土地證等）資料，證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。行政管理類B行政事務企業綜合性行政事務工作，廠務會議，包括日常會議紀要和專題會議資料，董事長(總經理)辦公會及部署工作，機要保密工作等。治安保衛 治安、保衛，消防，交通管理工作等。 人力資源管理 人員招聘、錄用、調配、培訓、考核、調動、晉升、薪酬、勞動保護等。 后勤保障 生活管理，車輛、食堂、浴室、綠化、保潔及創優創模等工作材料；后勤福利制度、規章、計劃、總結11、等 。外事工作企業對外公共關系活動。生 產 技 術 管 理 類 C生產調度 生產組織，調度指揮工作等。 質量管理 企業全面質量管理，產品質量檢測和質量控制工作等。 能源管理 能源消耗定額管理，節能降耗工作等。 安全管理 安全生產，工傷事故處理，職工安全教育等。 科技管理新產品開發，科技成果管理，技術引進，技術革新和采用新技術、合理化建議等。 環境保護環境保護檢測與控制，污染治理等。 計量工作 各種計量檢測工作。 標準化工作 企業標準化管理工作，各種標準檔案。 信息管理各類數據管理，電子計算機系統，情報工作，圖書資料工作等。 基本 建設類 D 一期工程項目JS01 基本建設檔案二級類目按工程項目12、或建筑項目設置。同一工程項目內，包含項目招投標文件、合同書，工程的勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創優的全過程。二期工程項目JS02其他QT設備儀器類 E 汽輪機QLJ設備儀器檔案二級類目按設備種類或型號設置。同一設備儀器內，含設備購置（詢價、合同談判資料等）、安裝、調試、運行、維護修理和設備管理全過程發電機FDJ鍋爐 GL輸煤系統SMX其他QT會計檔案類F憑證PZ各種會計憑證帳簿ZB各種財務帳簿報表BB各種財務報表其他QT 員工工資單、銀行對帳單、清冊等。特種載體類G照片檔案ZP反映公司工作面貌、具有保存價值的照片錄像檔案LX反映公司工作面貌、具有保存價值的錄像資料光盤檔案GP反映公司工13、作面貌、具有保存價值的光盤實物檔案SW反映公司工作面貌、具有保存價值的實物第六條 檔案移交的基本要求1、資料完成了日常經營審批、傳閱、簽章、辦理等相關流程后，視為已經形成檔案。2、移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。3、結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據在后。4、原則上整理好一一對應的紙質檔和電子檔。5、檔案內容應采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。6、分類檔案的移交人、保管人、移交時間、移交流程等的規定，詳14、見檔案分類管理流程中的規定。7、財務檔案每年年末進行一次移交，行政、人事檔案每月月末進行一次交接，其他檔案臨時管理人員應在檔案形成后2個工作日內將檔案統一送至行政部檔案管理人員處歸檔，填寫檔案交接登記表，報部門負責人審核確認簽字，檔案管理人員核對無誤后簽字確認。第七條 檔案的備案備案是指公司向集團備案。行政辦檔案管理人員對備案檔案的管理應分公司、分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。具體需要備案的分類檔案、公司備案人、集團受理人、備案時間等詳見檔案分類管理流程中具體規定。第八條 檔案的歸檔原則（一）歸檔原則1、按立檔單位分開建檔。2、按形成或針對的年度分開建檔。3、自有檔案和備案檔案分開建檔。415、按檔案內容分類排序歸檔。5、按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。6、按末級分類檔案登記檔案目錄。7、不相容職務檔案分開歸檔。（二）歸檔目錄行政辦檔案管理人員應在收到移交檔案資料后3日內歸檔。行政辦檔案管理人員填寫登記分類檔案目錄明細表和檔案總目錄匯總表，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。檔案目錄中填寫檔案名稱時，應寫該檔案名的全稱，比如：“肥城市地稅局發票項目”，而不應簡稱“地稅發票”。（三）歸檔立卷歸檔時，在檔案盒上標注檔案所屬公司名稱，按照公司名稱中字號拼音首字母的規則標示為：山東福寬（SDFK）。檔案的立卷裝盒原則上應與檔案分類保16、持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。行政辦檔案管理人員應編制檔案立卷目錄，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業務、擔保業務、典當業務，應在完結當年立卷歸檔。與單個項目、業務或事項相關的要素應進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經部門負責人和分管副總審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：1、單個專題會議相關組合要素：（1）關于召開會議的請示與批復；（2）提交會議審議批準的資料：包括工作規劃、計劃、報告；預算決算；各項決議的草案；（3）會議期間使用的資料：包括開幕詞17、閉幕詞、領導人講話稿；大會發言資料；會議總結報告；（4）會議參考性資料：包括調查報告；可行性分析報告；統計報表；技術圖紙或圖表；（5）會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；（6）會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新聞報道；（7）照片、錄音、錄像等資料。2、單個股東會、董事會、監事會成員資料相關組合要素：簡歷、身份證復印件、授權書及其他資料。3、單個資質、證照登記、變更、注銷、年審事項相關組合要素：資質、證照新舊或前后復印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關政府或行業部門登記、變更、注銷、年審批18、復資料。4、單個案件相關組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結案資料。5、單個員工的檔案相關組合要素：員工應聘信息登記表、學歷及學位證復印件、身份證復印件、三張一寸彩色免冠照保險接續卡（養老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業技術資格證書、完整應聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保密協議、員工用工協議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續資料。6、單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業務資料、擔保業務根據具體項目或業務要求進行相關要素組合。第九條 檔案保管（一）紙質或實物檔案保管的一般要求。1、檔案應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應19、備有適應的防火器材；2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；3、有專用檔案室的，檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀，檔案室內保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；4、嚴防毀壞損失、散失和泄密（二）電子檔案保管的一般要求1、行政辦檔案管理人員應建立電子文件夾將電子檔案進行統一保管。2、電子文檔應保存在單機版的計算機中，絕密、機密、秘密應在該電子文檔移交時由移交人設置密碼，密碼應由檔案管理員和移交人員掌握，公司領導指明密碼知悉人員范圍的除外。電子文件夾的密碼由檔案管理人員掌握。3、電子文件應定期進行備份，采取防病毒等安全措施20、。4、備份磁介質應注意防磁。5、如果公司在OA中使用檔案管理模塊或使用檔案管理軟件的，由公司行政辦指定信息主管對檔案模塊或軟件系統進行維護和管理，主要負責：1）、負責統一建立公司OA或管理軟件中的單位檔案結構體系。2）、負責指導公司行政辦檔案管理人員將檔案分類目錄匯總寫入OA或軟件單位檔案系統中。3）、負責對行政辦檔案管理人員在OA單位檔案系統中對檔案分類目錄匯總的查閱權限按密級進行設置。（三）密級檔案管理的特別要求1、嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。2、行政辦檔案管理人員應當貫徹執行國家保密法律、法規和公司的保密規定，做到對公司的機密不說、不外傳。3、行政辦檔案管理人員在調離或離職時，由21、行政總監指定的人員監督辦理移交、檔案交接完畢后，方可離開。4、行政辦檔案管理人員無論在職期間、調離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經濟合同、稅收、核心技術等機密性檔案內容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經濟責任和法律責任。5、秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應及時銷毀。秘密載體指以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質、磁介質（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。6、在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則，進行管理。7、秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密22、級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由行政辦檔案管理人員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封，電子文檔設置密碼），交行政辦檔案管理人員負責妥善保管。第十條 檔案借閱、查閱或復印1、申請借閱、查閱或復印檔案時，應填寫檔案查閱/借閱/復印申請單，詳細登記借閱人的姓名、部門、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數量、內容、歸還期、歸還簽名等情況。2、檔案管理人員根據檔案密級級別向有權限領導申請報批。一般檔案（除財務檔案外）的借閱、復印由借閱人提出申請，報部門負責人、分管副職級審批；秘密文件的借閱、復印需總經理簽字審批；機密文件需查閱時經查閱人的分管副總審核、總經理審批后在檔案室查閱，絕密文件23、由董事長或董事長授權人審批后在檔案室查閱，查閱后立即歸還。財務檔案根據檔案內容由財務分管領導、董事長審批后方可查閱，查閱后立即歸還。3、在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。4、申請復印一般、秘密檔案時，經上述第2點有權審批領導簽字同意后，應由行政辦檔案管理人員親自復印，并加蓋“再復印無效”印章，并注明“此復印件僅用于用途”。5、絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室或復制，檔案管理人員負責將原件及時、完好無缺地歸放原處。如確因工作需要帶出、復印，應獲得公司總經理的同意（屬董事會指定的絕密文件的須由董事會同意），并辦理相關手續。辦理手續中做好記錄，按時追回加密的復印文件存檔（由于工作24、需要交予其它關聯機構、政府部門的除外）。6、絕密、機密、秘密檔案借閱、復印如涉及財務內容的，除正常審批手續外，還需財務分管領導簽批。7、公司使用檔案軟件系統后，行政辦應根據公司對檔案軟件系統檔案目錄的查閱、復制、下載權限的書面授權設置查閱權限，權限與紙質文檔相同。第十一條 檔案銷毀檔案保管期滿需要銷毀的，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經行政辦負責人、檔案所屬部門分管領導、總經理、董事長按權限審核后方能銷毀。銷毀時，應有公司董事長指定人員、行政分管副總在場監督銷毀。監銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名蓋章。檔案25、保管期限屆滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的檔案，應在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。第十二條 檔案分類管理流程1) 收集整理-預歸檔1.歸檔人員錄入電子條目，添加附件，并提交歸檔部門審核人員審核。（注意填寫“臨時序號”和“頁數”）2.歸檔部門審核人員審核歸檔人員提交的電子文件，如果不同意電子文件退回給歸檔人員，如果同意，電子文件提交給檔案管理部門審核人員。3.檔案管理部門審核人員審核歸檔部門審核人員提交的電子文件，如果不同意電子文件退回給歸檔部門審核人員，如果同意，電子文件提交給歸檔人員。預歸檔流26、程結束，進入歸檔整理流程。2) 收集整理-歸檔整理1.歸檔人員根據預歸檔中審核通過的電子文件條目，準備紙質檔案，打印一式兩份的檔案交接文據，歸檔移交給檔案管理人員。歸檔整理流程結束，進入檔案整理流程。3) 收集整理-檔案整理1.檔案管理人員根據接收檔案的情況，為每一份檔案生成獨一無二的檔號。2.檔案管理人員根據檔案檔號打印并粘貼二維碼。3.檔案管理人員進行拆裝盒操作。4.檔案管理人員根據拆裝盒時生產的盒號打印并粘貼盒脊背。5.檔案管理人員在“已裝盒檔案”中查找確認檔案，點擊“歸檔辦結”。檔案整理流程結束，進入檔案保管流程。4）物理信息維護1.檔案管理人員根據本單位檔案庫房實際情況，按照一一對應27、的要求，在E6系統（可下載的文檔管理軟件：如協同E6）中建立庫房及庫房中的密集架。（路徑：檔案保管-庫架信息維護）2.檔案管理人員在系統左側的根目錄上選定檔案類別，點擊“盒視圖”，選定檔案，點擊“物理信息批量維護”，在“存放位置”的圖標，選擇庫房及密集架，保存返回。（路徑：檔案保管-物理信息批量維護）物理信息維護流程完成。 至此，日常工作中操作比較頻繁的檔案收集整理流程已全部結束。 具體操作步驟詳見附件六檔案管理流程圖。 附件： 附件一、檔案立卷目錄； 附件二、檔案查閱/借閱/復印申請單； 附件三、文檔查閱/借閱/復印登記表； 附件四、檔案銷毀申請表； 附件五、檔案資料移交(接收)登記簿 附件28、六、檔案管理流程圖附件一、檔案立卷目錄檔案立卷目錄公司名稱：檔案歸屬年度：卷宗號分類檔案編號分類檔案名稱備注附件二：檔案查閱/借閱/復印申請單檔案查閱/借閱/復印申請單申請公司申請人申請時間申請內容方式 查閱 借閱 復印檔案文件名稱檔案歸屬年度資料歸屬公司用 途分類編號目錄序號分類名稱審批程序審批簽名及意見檔案管理員部門負責人分管領導總監/總經理董事長附件三：文檔查閱/借閱/復印登記表文檔查閱/借閱/復印登記表公司名稱序號申請時間申請人申請事項歸還時間歸還簽名備注查閱借閱復印內容用途附件四：檔案銷毀申請表檔案銷毀申請表公司名稱：序號銷 毀 內 容申請銷毀理由年度卷號分類編號目錄序號文件名稱審批29、程序審 批 簽 名 及 意 見檔案管理人員部門負責人分管領導總監/總經理董事長附件五：檔案資料移交（接收）登記薄檔案資料移交(接收)登記簿 填制 單位： No.:序號資料文件名稱或案卷目錄題名所屬年度 數 量接收移交情況備注張數期 限簽字/日期份數長期短期永久接收人移交人12345678910111213注：1.短期為一周，長期為幾月，永久為保存資料者因故離職或崗位調動移交。 2.期限一欄選項用確認，不得涂改。 3.備注一欄可寫資料借閱用途。附件六：檔案管理流程圖需存檔的資料 交檔案管理員 檔案員檢查，清點資料是否完整？送達退回原部門修改N Y 檔案員填寫資料歸檔登記表， 歸檔部門人員簽字確認。檔案員進行檔案編碼 形成檔案 檔案資料 是否同意借閱？ 借閱檔案 不同意退還檔案資料借閱申請表同意交已審核檔案資料借閱申請表至檔案員 辦理借閱手續檔案員填寫檔案借閱登記表 借閱人簽字借閱借閱人重新辦理借閱手續 歸還、檔案員清點查收 檔案員歸檔借閱人在檔案借閱登記表上簽字確認歸還