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1、工程檔案、竣工驗收文件管理制度刖S：為了使陜西中達工程有限公司施工項目滿足合同要求、達到預期 質量目標，讓顧客滿意，規(guī)范項目的質量管理、檔案管理行為，特制 定本管理制度。希望各項冃部盡快行動起來，參與實施文件管理工作, 將文件管理工作納入口常的工作議程，確保文件準確、完整、齊全、 系統(tǒng)。一、組織機構根據(jù)公司要求，結合項冃的實際情況，成立工程檔案、竣工驗 收管理領導小組，現(xiàn)組成員如下：組長：王寧副組長：陳金文、馬培福、魏榮政專責：各項目部經(jīng)理成員：項目部各管理人員辦公室：公司綜合部二、文件控制1、執(zhí)行公司質量體系文件控制程序，對管理體系所要求的文件 進行實施，由綜合部對其實施有效控制，確保相關部2、門、人員都使用 有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。同一份文件如采取幾種發(fā)布方式，則應保留原始文件。文件和資料歸口管理部門見下表:表一：文件和資料歸口管理部門序號名稱管理責任部門歸檔1公司各類來文綜合事務部綜合事務部2收、發(fā)文綜合事務部綜合事務部3行、發(fā)文各職能部門綜合事務部4財務賬目專款、專項財務管理部綜合事務部5工程合同文件經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部6管理體系文件質安環(huán)保部各職能部門7項目質量管理計劃工程技術部 質安環(huán)保部各職能部門8質量和安全控制措施、環(huán)境和職業(yè)健康管理質安環(huán)保部質安環(huán)保部9驗收、評定、記錄、檢驗、試驗、報告質安環(huán)保部質安環(huán)保部10竣工資料、鑒定記錄、報告質安環(huán)保部質安環(huán)保3、部11施工方案、措施、技術交底、周計劃、月報工程技術部工程技術部12圖紙、變更通知、報告、竣工報告工程技術部工程技術部13設備、設施的采購、使用及維護記錄機電物資部機電物資部2、工程技術文件的管理見下表:工程技術文件編制、審定與批準的歸口單位及負責人見下表:表二：工程技術文件編制、審定與批準序號名稱編制審定批準1財務管理財務部項目經(jīng)理、總經(jīng)濟師公司總經(jīng)理2經(jīng)營管理經(jīng)營管理部項目經(jīng)理、總經(jīng)濟師公司總經(jīng)理3項目質量管理計劃工程技術部 質安環(huán)保部項目經(jīng)理、總工程師公司總經(jīng)理4質量管理質安環(huán)保部總工程師常務副經(jīng)理5安全管理質安環(huán)保部總工程師常務副經(jīng)理6環(huán)境、職業(yè)健康管理質安環(huán)保部總工程師常務副經(jīng)理7質4、安環(huán)保作業(yè)指導書質安環(huán)保部總工程師常務副經(jīng)理8工程技術管理工程技術部總工程師常務副經(jīng)理9工程技術作業(yè)指導書工程技術部總工程師常務副經(jīng)理10機電設備物資管理機電物資部總經(jīng)濟師公司副經(jīng)理三、控制要點:1、依據(jù)公司要求，綜合事務部對公司質量管理體系的文件、及 所有外來（往）函件、項目部下發(fā)和上報的各類文件進行管理。2、文件審批：項目部對內部編制的文件進行審批，內部文件由 主管部門負責編制，部門負人審核，項目部主管領導負責批準。上級 部門、法律法規(guī)文件、外來文件由項目部主管領導確定文件的發(fā)放范 圍，要保證文件發(fā)放至適宜的部門和人員。內部文件、下發(fā)文件和上 報文件，要由部門領導審核及主管領導批準處理后由5、綜合事務部負責 實施。3、文件的更改、換版：綜合部不定期進行檢查，對新?lián)Q版文件， 由綜合事務部以舊換新，將舊文件全部收回，以確保文件的有效性。 施工技術文件的修改按適宜的技術規(guī)定，由職能部門處理完善后交于 綜合事務部負責實施。4、記錄形式要求：應滿足公司和顧客對質量管理的需要，填寫 各項記錄要求字跡清晰，內容完整，及時準確，有可追溯性，記錄人 簽名，對以往形成的質量記錄不允許更改。在填寫記錄有錯誤需要更 改時，可采用重新填寫或單線劃掉后重寫，更改人應簽名，不得涂抹， 不允許釆用打點的方法來表示相同的字或符號。5、各項記錄要按規(guī)定標識、編號，及時收集整理和保存，以便 檢索，由記錄使用單位（部門）6、負責保管，需要存檔的，應按檔案管 理規(guī)定上報。6、質量記錄保存到工程竣工決算后一年，經(jīng)項冃部經(jīng)理批準后 才能按質量記錄的控制程序規(guī)定進行銷毀。四、文件的有效版本1、綜合事務部負責建立各類文件有效版本控制清單，當文件發(fā) 生更改時，及時檢查文件持有者是否按要求填寫修訂內容、或綜合事 務部給于替換新文件，以便識別文件的現(xiàn)行狀態(tài)。2、工程技術部制定文件（圖紙）發(fā)放計劃，經(jīng)主管領導批準后 實施。所有部門或單位都要得到最新修訂（圖紙）的有效版本并建立 文件簽收制度。3、工程技術部及時將失效或作廢的文件（圖紙）、及技術標準清 出使用場所，確保不致誤用。對需保留的、失效或作廢文件；或圖紙 及技術標準、變更文件7、作出明確的標識，以免誤用。五、文件發(fā)放、保管1、各項目部的文件管理應有專人負責實施。工程技術規(guī)范、標 準的使用，應建立發(fā)放、接收、借閱、銷毀的記錄、簽署姓名和發(fā)放 日期的程序制度，并辦理借閱登記手續(xù)，以便備查。到期要求按期 歸還，如有需要可以續(xù)借，如有丟失、損壞則照價賠償。施工規(guī)范的配置：項目部工程技術部、質安環(huán)保部根據(jù)需要配置 相應的施工規(guī)范、標準，并進行統(tǒng)一管理。項目部所購“規(guī)范”或“標 準”，由質安環(huán)保部歸口管理統(tǒng)一編號、標識、建立清單，并加蓋受 控印章。2、持受控管理程序實施計劃者，調離項冃部或不再擔任其職務 時，應將管理程序實施計劃及時交回質安環(huán)保部，并辦理注銷手續(xù)。3、工程技術部應8、對相關部室及工區(qū)提供的圖紙實施有效的管理, 對相應圖紙的設計變更文件由工程部審閱，并明確發(fā)放范圍按要求發(fā) 放。工程技術部應建立其管理制度，包括檢查、驗收、標識、存檔、 發(fā)放、更改等各個過程，確保使用場所及時得到有效圖紙和設計變更 文件。4、文件持有者必須妥善保管使用文件、工具書、資料，避免損 壞和丟失，未經(jīng)批準不得復印和對外提供，調離時需交還發(fā)放部門。5、施工技術文件需借閱時，借閱人應提出申請，經(jīng)部門主任批 準，由文件和圖紙管理人員登記后方可借閱。借閱人應愛護文件，保 證按期歸還，如有需要可以續(xù)借，管理人員不定時對記錄進行復查。六、竣工資料整編及各部門管理職責1、綜合事務部（1）公司各類文件的9、收集整理。（2）施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復、會議紀 要等紙質文件資料。（重要部分）（3）財務賬目專款專項的月統(tǒng)計整理工作記錄。（4）協(xié)助各職能部門搞好管理體系的有關工作，保持特殊作業(yè)人 員的教育培訓、技能和經(jīng)驗的適當記錄；安全生產(chǎn)、文明生 產(chǎn)的相關記錄。（5）項目部的勞動工資、治安、車輛管理、住宿、食堂等日常管 理工作記錄，辦公區(qū)域的環(huán)境保護和管理工作記錄。2、經(jīng)營管理部（1）施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復、會議紀 要等紙質文件資料。（2）招標文件、合同資10、料、合同工程量清單。（3）對外、對內工程進度款結算、經(jīng)營狀況盈虧分析。（4）變更或新增項目單價的編制與報審資料。為質安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準備工作。3、工程技術部（1）施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復，會議紀 要等紙質文件資料。（2）施工過程中注意收集施工組織設計、方案、措施、工藝、圖 紙會審紀要、施工備忘錄、工程大事記及相關基礎資料。（3）做好測量圖紙（電子版）及工程測量、記錄及控制網(wǎng)原始資料 及布置、施工控制點、線的平面、高程控制原始記錄、基礎 斷面、地形測量的記錄及結構物體的測量等資料。為質安環(huán)保部提供竣工資料11、的驗收做好提前準備工作。4、調度室（1）施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復、會議紀 要等紙質文件資料。(2) 施工日志及生產(chǎn)大事記。為質安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準備工作。4、機電物資部(1) 施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復、會議紀 耍等紙質文件資料。(2) 原材料、構件出廠證明、儀器質量鑒定單、復驗單、材料代 用核定審批資料。(3) 主體建筑物設備材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品被件 單，設備圖紙、使用說明書、零部件目錄，設備測繪、驗收 記錄及索賠文件12、，保管、存放、交接記錄。(4) 為試驗室提供材質出廠質量合格證明、材質檢驗證書、檢驗 報告等。為質安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準備工作。5、試驗室(1) 施工相關文件：施工過程中形成的所有反映施工實質情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復、會議紀 要等紙質文件資料。(2) 整理施工生產(chǎn)所用原材料產(chǎn)生的積累資料。如水泥、砂石、 外加劑、鋼材、止水等原始檢測記錄。(3) 各部位混凝土強度、砂漿強度等檢測試驗結果(匯總表)。為質安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準備工作。七、文件資料的整理按此管理制度執(zhí)行。工程檔案、竣工資料的整理， 待業(yè)主、監(jiān)理提出具體的實施計劃下發(fā)后，按此執(zhí)行。結束語：文件管理制度的制定和運行，要求項目部全體員工，特別是文件 管理制度持有人，均能理解和熟悉其實質內容。文件管理制度限定在 公司內部使用，未經(jīng)公司管理者批準，任何部門和個人無權擅自對外 交流、外借和外送。希望公司廣大員工自覺自律，認真領會實施執(zhí)行， 并保持其持續(xù)、有效的運行，確保滿足合同要求，確保公司經(jīng)營良性 發(fā)展。本辦法自下發(fā)之日起是試行，本辦法由公司負責解釋。