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廣州漢昌冷藏物流公司報銷簽字財務(wù)管理制度
廣州漢昌冷藏物流公司報銷簽字財務(wù)管理制度.doc
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1、公司報銷簽字制度一、報銷簽字制度:各部門人員報銷,先由各部門經(jīng)理簽字后交公司財務(wù),財務(wù)審核后交由副總經(jīng)理簽字后予以報銷。具體運(yùn)作為:市場部簽字人 、技術(shù)部簽字人 、行政部簽字人 。公司高層管理人員在超過報銷權(quán)限范圍的由林總簽字報銷,范圍之內(nèi)的由副總簽字報銷。所有報銷單據(jù)必須注明:報銷事由、事項(xiàng)參與人、經(jīng)手人、證明人等。二、報銷范圍及權(quán)限:業(yè)務(wù)人員報銷限于與業(yè)務(wù)相關(guān)的招待費(fèi)和交通費(fèi)等事項(xiàng),業(yè)務(wù)人員宴請客戶須提前告知其部門經(jīng)理,具體報銷參照公司財務(wù)管理手冊確定;技術(shù)部人員報銷主要為工程項(xiàng)目的花費(fèi),技術(shù)人員如需購買工程材料,應(yīng)提前告知副總經(jīng)理(包括具體數(shù)量、金額等)并由其審批決定;行政部人員報銷直接2、由財務(wù)部審核決定。三、低值易耗品及固定資產(chǎn)采購:公司實(shí)行統(tǒng)一采購制,公司日用價值500元以下的低值易耗品由行政部統(tǒng)一安排,公司購置高額固定資產(chǎn)由公司股東協(xié)商確定。廣州漢昌冷藏物流有限公司 2002年4月23日財務(wù)制度一、發(fā)票要求1、應(yīng)向收款方收取真實(shí)、合規(guī)、合法的發(fā)票憑證;2、所取得發(fā)票,必須符合發(fā)票管理規(guī)定:各項(xiàng)填寫齊全如單位名稱、業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱、日期、收款人等,內(nèi)容真實(shí)完整,字跡清晰并加蓋財務(wù)印章或發(fā)票印章;3、手寫非定額發(fā)票內(nèi)容漏寫的需到原開票單位補(bǔ)填內(nèi)容,注意發(fā)票用雙面復(fù)寫紙?zhí)顚懀缙泵孀舟E、顏色不一樣需加蓋開票單位公章,金額錯誤的則需更換發(fā)票;4、定額發(fā)票內(nèi)容一般應(yīng)由開票單位填寫,如有3、漏寫項(xiàng)目的,也可由職員本人如實(shí)填寫;5、報銷不符合規(guī)定的發(fā)票造成的損失將追究直接責(zé)任人責(zé)任,情節(jié)嚴(yán)重者則上報公司高層處理;二、違規(guī)行為1、發(fā)生費(fèi)用時間不同,發(fā)票有連號、倒號現(xiàn)象;2、同職員或不同職員跨月報銷,發(fā)票號碼相近;3、多開發(fā)票、虛報費(fèi)用;4、以收據(jù)、白條、假發(fā)票等不合規(guī)的票據(jù)報銷;5、以過期發(fā)票報銷;6、職員本人私自補(bǔ)寫非額發(fā)票漏寫內(nèi)容;7、除以上情況外的其他違規(guī)行為;三、出外公干記錄單因業(yè)務(wù)需要外出公干發(fā)生費(fèi)用填寫,后附主管簽字確認(rèn)之工卡復(fù)印件,同一次出差費(fèi)用應(yīng)在一張報銷單中完整報銷,出差時間長填列多張公干表的需編寫頁碼。1、 日期:按日依次填列。2、 公干行程:按每日行程完整地填列4、,需與工卡相符。3、 住宿費(fèi):按取得的發(fā)票和電腦清單填列,發(fā)票中應(yīng)填明入住人姓名、入住時間、離店時間、天數(shù)、單價等有關(guān)要素。若發(fā)票中含不傳真費(fèi)、餐費(fèi)(如含交際費(fèi)需填寫交際費(fèi)申請表)、洗衣費(fèi)等應(yīng)根據(jù)其清單在公干表中分項(xiàng)明事由填報。另外,住宿費(fèi)應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)報銷,其標(biāo)準(zhǔn)是:職員4、 電話費(fèi):只限報銷出差外地之傳真費(fèi)用,按發(fā)生日期填列,注明收發(fā)傳真地及內(nèi)容。5、 汽車過路費(fèi):使用辦事處汽車或借用他人汽車出差公干發(fā)生費(fèi)用填列。6、 中途修車費(fèi):同上。7、 其他:出差外地發(fā)生洗衣費(fèi)、購物費(fèi)(后附購物申請表)、職工神福食(后附職工福食開支申請表)、汽車加油費(fèi)、停車費(fèi)、客戶零星費(fèi)用等填列此欄,按項(xiàng)目注明內(nèi)容及金額5、。8、 備注:與公司職員一起出差不論是否由其報銷費(fèi)用都需在此攔注明,與客戶出差發(fā)生住宿費(fèi)按實(shí)際發(fā)生金額也在此欄填列(后附交際費(fèi)用申請表)。9、 交通費(fèi):按交通費(fèi)申請表上合計(jì)數(shù)填列。10、 交際費(fèi):按交際費(fèi)申請表加總數(shù)填列(客戶住宿費(fèi)除外)。11、 出差津貼:按出差天數(shù)計(jì)算填列,其標(biāo)準(zhǔn)是:注意出差當(dāng)天來回的沒有出差津貼。12、 總支出:填列前面多項(xiàng)費(fèi)用之加總數(shù)。四、交際費(fèi)申請表因業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、娛樂費(fèi)等填寫,送禮發(fā)票需在發(fā)票中列明具體物品,購禮之后至送出之時不得超過二天(特殊情況說明),代客戶報銷要據(jù)應(yīng)有充分理由并事先申請,待批準(zhǔn)后方可報銷(如接待來訪客戶發(fā)生住宿費(fèi)、交通費(fèi)等)。16、 交際日期:發(fā)票日期(在日期旁邊注明交際形式,即早、中晚餐及送禮等)。2、 宴請人員:本次交際中客戶姓名,需逐個列出人名,不能以等概之。3、 其它人員:本次交際中所有公司職員(含申請人)姓名;4、 經(jīng)濟(jì)效益及成果:不用填列。五、交通費(fèi)申請表因出差公干或平時業(yè)務(wù)發(fā)生交通費(fèi)填寫(發(fā)生有關(guān)貨物運(yùn)輸費(fèi)不用填本表,只需詳細(xì)填寫在零用金單上即可),注意平時車票和出差車票分開報銷。另外,銷售代表每月都有市內(nèi)定額交通費(fèi),因此平時交通費(fèi)不予報銷(特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)除外)。1、 事由:市內(nèi)交通費(fèi)或出差交通費(fèi)。2、 交通工具:包括飛機(jī)、的士、大巴、中巴、輪船、火車等注意避免乘坐的士,特殊情況需在摘要欄注明。3、 摘要7、:發(fā)生費(fèi)用事由包括與他人一起乘坐交通工具等,不能遺漏。六、購物申請表及購物清單因購買日常用品、辦公用品、備用藥品、樣品等填寫。注意飲用水,修理用零配件等不用填寫此表,報銷需符合規(guī)定的審批限額及開規(guī)定,購物發(fā)票上需注明詳細(xì)名稱、數(shù)量、單價或要求提供購物清單。1、 名稱:按物品名稱分項(xiàng)依次填列。2、 型號/規(guī)格:每一項(xiàng)物件本身有品牌、型號、規(guī)格的都需在此欄注明,如沒有的則按其花色、質(zhì)地等說明。3、 數(shù)量、單價、金額:都需填列,缺一不可。4、 申請、買購:報銷時,數(shù)量較多的可只填實(shí)購欄,與申請數(shù)相差大時,則兩項(xiàng)都要填。5、 備注:注明購物用途、使用人等。6、 驗(yàn)收人:審核人簽字驗(yàn)收。如由審核人本人經(jīng)8、的購物,審核人員字驗(yàn)收后,還需由另一相關(guān)人員簽字證明(聯(lián)絡(luò)處購物應(yīng)由聯(lián)絡(luò)處職員驗(yàn)收)。七、汽車費(fèi)用申請表因汽車所發(fā)生的用油、修理、過路過橋費(fèi)、停車費(fèi)、違章罰款等有關(guān)車的一切開支。違章罰款不論金額大小,均需經(jīng)董總經(jīng)理報銷,出差費(fèi)用不需填寫此表。1、 摘要:注明出車鬲及停車地點(diǎn)表。2、 保養(yǎng)費(fèi):包括加氣費(fèi)、洗車費(fèi)、打臘費(fèi)等。3、 其它:包括養(yǎng)路費(fèi)、年審費(fèi)、購汽車用物料(如直接用于汽車修則填修理費(fèi)欄)、違章罰款等。八、白單報銷申請表因業(yè)務(wù)需要無法取得證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的支出(即白單報帳),按審批限額處理,審核人員在備查薄中予以記錄,以避免重復(fù)報銷。因個人人為錯誤造成以白條單入帳(如遺失發(fā)票等)的,按總9、金額95%經(jīng)審核批準(zhǔn)后給予報銷。1、 原因:詳細(xì)說明不能收取或遺失合法票據(jù)的原因。2、 內(nèi)容:項(xiàng)目較多的需分項(xiàng)依次填寫。3、 備注:其他應(yīng)說明的事由。九、原始憑證粘貼單發(fā)票票據(jù)較多的為美觀及安全起見可粘貼在此單上,如數(shù)量較少的可直接粘貼在以上報銷單后,注意需緊跟附在以上報銷單后,并依據(jù)報銷單內(nèi)容按日期由上而下粘貼。十、注意事項(xiàng)1、 特殊情況需由他人代為報銷者,其報銷單據(jù)可以由他人代替填寫,但“申請人”欄必須由其本人簽寫認(rèn)可。2、 審核原始憑證時,要多加留意發(fā)票日期是否漏寫或不符。3、 填寫報銷單時,空行應(yīng)劃線,票據(jù)粘貼應(yīng)正面向上。十一、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)1. 發(fā)生此費(fèi)用應(yīng)事先擬訂計(jì)劃書,計(jì)劃書內(nèi)容包括10、推廣目的,活動安排,費(fèi)用申請,交市場部主管審 核,有效審批人審批。2. 金額較大超4000元的應(yīng)事先聯(lián)系舉辦場所電匯預(yù)付款,避免攜帶大額現(xiàn)金出外,如確需攜帶現(xiàn)金的也應(yīng)至少提前一星期申請經(jīng)會計(jì)部門批準(zhǔn)后方可支取。3. 報銷時需附帶經(jīng)審批后的需附帶審批后的宣傳費(fèi)用表及詳細(xì)的計(jì)劃書,超支較多的應(yīng)將超支部分重新申請費(fèi)用。4. 費(fèi)用中含餐費(fèi)的填交際費(fèi)單,參加人員姓名,公司職員姓名,統(tǒng)計(jì)人數(shù)等;購物填購物單,同一張發(fā)票中含有多項(xiàng)費(fèi)用支出的須填寫內(nèi)容及金額。5. 以清單表格形式詳細(xì)列出本次推廣會各項(xiàng)費(fèi)用支出附在報銷單后包括項(xiàng)目、摘要、金額、備注、合計(jì)數(shù)等。十二、廣告費(fèi)1. 廣告費(fèi)、廣告協(xié)議需經(jīng)會計(jì)部門核準(zhǔn),11、有效審批人審批后方可行及付款。2. 報銷時附經(jīng)審批后的宣傳費(fèi)用表、廣告合同(制作費(fèi)合同、交費(fèi)合同)、詳細(xì)支付清單。3. 報銷單上應(yīng)注明所報銷金額占申請數(shù)的百分比,如預(yù)付款、余額全款等;制作內(nèi)容即列明屬制作費(fèi) 或傳真費(fèi)等。4. 1000元以上開支票或要求電匯的需甜支票付款申請單,提供廣告制作公司單位名稱、開戶行、賬號等資料。5. 經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)追收發(fā)票,避免時間拖延。十三、租賃費(fèi)新簽之租賃合同,支付租金時應(yīng)取得稅局認(rèn)可之租賃收入發(fā)票。十四、顧問費(fèi)1. 應(yīng)按協(xié)議即時支付,并由顧問親筆驗(yàn)收或顧問收條。2. 未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自給顧問報銷其他額外費(fèi)用。十五、國內(nèi)運(yùn)輸費(fèi)需取得合乎規(guī)范的運(yùn)輸裝卸發(fā)票,不得以收據(jù)入帳。十六、報銷時間說明廣辦市區(qū)職員發(fā)生費(fèi)用應(yīng)于一星期內(nèi)報銷十七、費(fèi)用預(yù)算申請辦事處個部門申請下月預(yù)算費(fèi)用應(yīng)在每月22日前將詳細(xì)費(fèi)用清單交給會計(jì)處進(jìn)行申請。1、申請費(fèi)用1.確定下月支付的費(fèi)用才申請,無法確定日期的不予申請。避免占用公司大量資金,造成資源浪費(fèi)。2.廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)需經(jīng)公司內(nèi)多個部門審核的應(yīng)事先作好準(zhǔn)備工作,一般而言只申請已有審批件的項(xiàng)目,否則不予申請。2、支付費(fèi)用1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照已批準(zhǔn)的預(yù)算支付費(fèi)用,避免超出預(yù)算或預(yù)算申請不符。2.下月才批復(fù)的費(fèi)用出特殊情況外,應(yīng)延遲至下一月申請支付。3.預(yù)算與實(shí)際支付相差較大或不同由經(jīng)辦人自行解釋。
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