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檔案室圖紙分類管理規(guī)定11頁
檔案室圖紙分類管理規(guī)定11頁.doc
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上傳人:地** 編號:1284334 2024-12-16 11頁 72KB

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1、XX石化有限責(zé)任公司檔案室圖紙分類管理規(guī)定一、目的為了科學(xué)保存圖紙,方便查閱,將圖紙按各裝置(單元)和專業(yè)分類,共分十七大類。圖紙編號按設(shè)計(jì)院統(tǒng)一的“單元號+圖號”表示,外圍設(shè)施無單元號的用圖號表示。二、圖紙分類(一)總圖運(yùn)輸 共分6部分: 1、總廠總平面圖 單元號01012、工廠場地平整 單元號01023、管線綜合 單元號01034、工廠豎向及道路 單元號01055、廠區(qū)圍墻、大門及守衛(wèi)室 單元號01076、全廠性倉庫及堆場 單元號0110(二)420萬噸/年渣油脫蠟裝置 單元號0201(三) 230萬噸/年生焦裝置 單元號0204(四) 150萬噸/年混合芳烴加氫裝置 單元號0215(五)2、 4萬標(biāo)立/小時制氫裝置 單元號0213(六) 產(chǎn)品精制 單元號0234(七) 3萬噸/年硫磺回收裝置 單元號1256(八) 150噸/小時溶劑再生裝置 單元號1261(九) 160噸/小時酸性水汽提裝置 單元號1258以上第二類至第九類裝置再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)-工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十)儲運(yùn)設(shè)施共分13部分:1、原油罐區(qū)及泵房 單元號0301-12、煤焦油罐區(qū)及泵房 單元號0301-23、中間原料油罐區(qū)(一)及泵房 單元號0302-14、中間原料油罐區(qū)(二)及泵房 單元號0302-25、柴油罐區(qū)及泵房 單元號0303-16、石腦油3、罐區(qū)及泵房 單元號0303-27、芳烴罐區(qū)(一)及泵房 單元號0303-38、芳烴罐區(qū)(二)及泵房 單元號0303-49、液化石油氣罐區(qū)及泵房 單元號0303-510、汽車裝卸車設(shè)施 單元號031111、氣柜設(shè)施 單元號032112、火炬設(shè)施 單元號032013、廠區(qū)工藝及熱力管網(wǎng) 單元號0326以上單元再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)-工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十一)給排水共分7部分:1、污水處理廠 單元號05012、循環(huán)水廠 單元號05023、廠內(nèi)給排水管網(wǎng) 單元號05074、泡沫站 單元號05135、生產(chǎn)給水及消防水加壓站 單元號05156、4、雨水監(jiān)控及事故水防控儲存設(shè)施 單元號05177、污水提升設(shè)施 單元號0510以上單元再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)-工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十二)供電共分3部分:1、總變配電所 單元號06012、廠區(qū)供電及照明 單元號06023、區(qū)域變配電所 單元號0607以上單元再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)-工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十三)供熱及供風(fēng)共分6部分:1、壓縮空氣站 單元號07122、脫鹽水及除氧水站 單元號07133、空分站 單元號07144、余熱回收站 單元號07155、制冷站 單元號071665、凝結(jié)水站 單元號0717以上單元再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十四)管理區(qū)及輔助生產(chǎn)設(shè)施共分6部分:1、中心化驗(yàn)室及環(huán)保監(jiān)測站 單元號07012、信息及通訊中心 單元號07033、綜合維修(含機(jī)、電、儀修) 單元號07044、消防站及氣防站 單元號07055、全廠中心控制室 單元號07106、現(xiàn)場機(jī)柜間 單元號0719以上單元再分別按設(shè)備-土建(結(jié)構(gòu)、建筑物)-工藝-安裝-電氣(中高壓、低壓)-儀表-給排水-電信等專業(yè)分類保存。(十五)電氣(外圍)再根據(jù)中高壓-低壓分類保存。(十六)儀表(外圍)(十七)全廠電信 單元號6、0603備注:如若單元有變動,按具體情況增減。三、圖紙管理流程(一)圖紙的接收、登記、入檔1、工程部資料員或各專業(yè)兼職資料員負(fù)責(zé)圖紙的催要、審核、下發(fā)、入檔,確保圖紙不遺漏、不丟失。2、工程部要即時將圖紙交付檔案室,并做好移交清單,檔案室要仔細(xì)清點(diǎn),移交雙方簽字確認(rèn),并交雙方主任簽字,檔案室留存移交清單原件備查。圖紙資料不全或設(shè)計(jì)單位未蓋章的,不予接收。3、變更單及變更后圖紙,應(yīng)及時交付檔案室,檔案室立即做好登記并入檔,并在原圖紙上加蓋作廢章。入檔時,變更單在前,圖紙?jiān)诤蟆k娮影鎴D紙也需及時發(fā)送檔案室,并做好交接簽字。4、接收圖紙后應(yīng)及時、詳細(xì)錄入電子檔案目錄。電子版圖紙及電子檔案目錄應(yīng)在移動7、硬盤中備份。5、檔案室存檔圖紙一式兩套(需蓋章),按分類標(biāo)準(zhǔn),分別裝盒存放。(二)圖紙的裝訂、存放1、圖紙可采用裝訂與不裝訂兩種形式。如若附有文字材料,必須裝訂。2、裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂方法,要求整齊、牢固,便于保管和利用。3、圖紙存放采用標(biāo)準(zhǔn)牛皮紙檔案盒永久保存。4、檔案盒封面應(yīng)填寫卷內(nèi)文件名稱,有多卷的列出第幾卷,共幾卷,立卷單位,用A4牛皮紙打印出來貼在檔案盒封面上。5、檔案盒脊背填寫卷內(nèi)文件名稱,有多卷的列出第幾卷,共幾卷。6、圖紙按裝置(單元)、專業(yè)分開保存在檔案室,并在檔案柜上貼標(biāo)簽,注明圖紙類別及名稱。7、檔案庫房是保存檔案的重要基地,非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。8、庫房內(nèi)嚴(yán)禁8、吸煙、喧嘩、動用火種,嚴(yán)禁攜帶危險品進(jìn)入。 9、庫房門窗要牢固,隨走隨關(guān),班前班后要經(jīng)常檢查,嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。 10、庫房內(nèi)要保持整潔衛(wèi)生,有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施,如庫房內(nèi)應(yīng)配備適用于紙張的二氧化碳滅火器,庫房外張貼“禁止吸煙”標(biāo)志;配備除濕器、溫濕度表;每只檔案盒內(nèi)放防蟲劑;庫房和窗戶均安裝防盜窗,并安裝遮光窗簾;庫房內(nèi)還應(yīng)安裝空調(diào)等。11、庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在14-24,夏季不大于24。相對濕度在45%-60%,夏季不大于60%。在規(guī)定范圍內(nèi),溫濕度每晝夜波動幅度要求溫度2,相對濕度5%。12、檔案裝具要求堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。(三)圖紙的利用19、凡本單位人員需要(查)借閱圖紙的需填寫圖紙查/借閱申請單,需要復(fù)印或抄錄的,需在圖紙查/借閱申請單上寫清楚,由部門主任簽批,辦公室主任審核后,交檔案室,檔案管理員在檔案資料調(diào)閱表上認(rèn)真填寫,申請人簽字后方可(查)借閱。2、只復(fù)印或抄錄的,也需履行上述(查)借閱手續(xù),在(查)借閱原因中寫明復(fù)印或抄錄目的。3、檔案室存放圖紙?jiān)瓌t上不外借,若有需要,須寫書面申請,外借單位負(fù)責(zé)人簽字,并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門主任、副總、總經(jīng)理簽批,交檔案室,檔案管理員在檔案資料調(diào)閱表上填寫,借閱人簽字后予以借閱。檔案室留存書面申請備查。4、外單位需要復(fù)印圖紙時,須寫書面申請,申請單位負(fù)責(zé)人簽字,經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門主任、副總、總10、經(jīng)理簽批,由檔案管理員或指定的本公司工作人員,與申請單位一同前往復(fù)印,復(fù)印件交申請單位,原件帶回公司,交予檔案室歸檔。檔案室留存書面申請備查。5、圖紙借閱期限最長7天,檔案管理員對借出圖紙及時跟蹤,借閱期滿,要催收。需再續(xù)借者,應(yīng)辦續(xù)借手續(xù)。6、圖紙歸還時,經(jīng)檔案管理人員核查無誤后,立即歸入檔案盒,并做好歸檔記錄。7、查(借)人員要遵守保密制度,嚴(yán)禁把圖紙內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,違者給予批評教育或紀(jì)律處分。8、對借閱的圖紙,要保持完整清潔,嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的圖紙要嚴(yán)格保管,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人,對將圖紙丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。9、公司人員調(diào)動或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱圖紙檔案11、資料未歸還者,須到檔案室辦理歸還手續(xù)。(四)圖紙利用效果登記1、利用者利用完畢,利用接待人員要及時進(jìn)行利用效果的收集工作,對不能當(dāng)場體現(xiàn)的,利用接待人員要跟蹤收集。 2、凡利用者即時取得效果的,請利用者當(dāng)場在檔案資料調(diào)閱單上填寫利用效果,并簽名確認(rèn)。 3、利用者在利用圖紙后,無法當(dāng)場確定利用效果時,應(yīng)將檔案利用效果登記表帶回,而接待人員要及時催繳檔案利用效果登記表。 4、檔案管理員收回的檔案利用效果登記表,應(yīng)及時整理、存檔。四、附則1、本流程自下發(fā)之日起執(zhí)行。2、本流程由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)制定、解釋。附件3件:1、圖紙查/借閱申請單2、檔案資料調(diào)閱表3、檔案利用效果登記表11附件1:圖紙查/12、借閱申請單檔案編號檔案名稱查/借閱部門查/借閱人查/借閱原因是否復(fù)印/抄錄查/借閱部門主管意見辦公室主任意見查/借閱日期應(yīng)歸還日期檔案管理人員歸還日期歸還情況說明備注:本表由圖紙查/借閱申請人填寫。圖紙查/借閱申請單檔案編號檔案名稱查/借閱部門查/借閱人查/借閱原因是否復(fù)印/抄錄查/借閱部門主管意見辦公室主任意見查/借閱日期應(yīng)歸還日期檔案管理人員歸還日期歸還情況說明備注:本表由圖紙查/借閱申請人填寫。:附件2:檔案資料調(diào)閱表查/借閱日 期查/借閱利用檔案名稱卷(件)數(shù)查/借閱單位或個人查/借閱人簽字經(jīng)辦人利用效果備注附件3:檔案利用效果登記表 利用日期單位或部門姓名案卷(文件)內(nèi)容利用目的利用效果
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