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1、重慶房地產職業學院青年志愿者協會 檔案管理制度 為了加強青年志愿協會的管理,完善青年志愿者協會組織的建設、使青年志愿者協會各項工作能夠順利開展,也為了規范志愿者活動,增強青年志愿者協會內部干部的紀律、提高各部門的工作質量與效率,使工作有章可循、有規可依,特制定重慶房地產職業學院青年志愿者協會檔案管理制度,望大家務必遵守:一、檔案管理制度 (一)協會內部文件、會員檔案、學校文件; (二)各部門工作計劃、活動總結、述職報告及獎勵、通報; (三)協會所有文件都須經文秘部歸檔保存; 二、基本條件和要求 (一)自覺遵守國家法律、法規和有關政策及學校的各項規章制度,有清醒的正治頭腦和強烈的責任心和正義感;2、 (二)要有健康的思想素質、心理素質和良好的行為規范,無不良嗜好; (三)要有較強的組織能力、協調能力、溝通能力和交際能力,有堅定的工作信念和靈活的辦事頭腦; (四)要有較強的口頭表達能力和一定書面表達能力,要有良好的個人道德修養和人文修養; (五)要有團結、互助、吃苦耐勞、任勞任怨和無私奉獻的精神; 三、常規紀律及工作要求 (一)堅持分工合作原理,個人不離集體,集體不離個人,立足本職,明確目標,服從管理,聽從安排,認真完成各項工作; (二)堅持民主集中制原則,以少數服從多數,個人服從集體,局部服從整體,圍繞“公益事業弱勢群體”開展工作; (三)每次在開會例會完畢后,立即把會員考勤表交由會長審3、核。 (四)每次參加志愿服務后,由志愿活動組織者(隊長),立即把會員證收集,并交青協“會長處”,由“會長”予以認定并注冊。否則無效; (五)認真聽取廣大同學的意見和要求,對工作(活動)中存在的問題應及時向會長,團委及相關人員反應; (六)實施“講文明、樹新風”的活動,注重培養自己的興趣愛好,積極投身參與本協會,團委及學校組織的各項活動中去,多參加社會實踐、公益活動; (七)要有強烈的時間觀念,在開會(例會)時,如確有特殊情況不能到者必須提前30分鐘,以書面形式向會長請假。經準假后方離開; (八)如確因時間沖突或情況特殊。一定要分清輕重緩急,學會自我調整和自我緩解,決不能影響本協會的工作開展,若4、時間緊急,須遲到或須請假者也須向會長說明情況; (九)確工作目標,不能盲目在開展工作,必須按月制擬定工作計劃和工作總結; (十)禁止在工作中討價還價,拈輕怕重,禁止因工作不滿原因而鬧情緒,更不允許干事與干事,與同事之間發生口角和爭執,有意見或不滿,應當立即向會長提出; (十一)凡無故缺席或不請假缺席者,記失誤一次,一次缺席(失誤),會長點名批評,達二次以上缺席作書面檢討,予以口頭警告,并取消本年度的“評優”“評先”“提拔”等資格,連續三次不到者視為自動離職,累積缺度達四次者,令其自動離職或撤消其職務; (十二)凡不認真.不按時完成工作任務和推辭責任者,記失誤一次,并扣掉個人量化分5分及相關的班5、級量化分; (十三)凡遲到或請假,應及時向會長或其它干事了解工作安排及其內容; (十四)會議記錄、活動次數、工作計劃、工作總結、請假條,平時表現等一切書面材料作為個人的存檔資料; (十五)各干部(干事)同學之間要相互幫助,團結合作與其他各部門之間保持友好關系,相互學習、相互監督、共同促進、共同提高; (十六)本制度未盡事宜,將在工作中不斷總結,不斷健全; (十七)本制度作為每位干部(干事)的工作成績,德育量化等考核內容,并作為“評優”“評先”“提拔”的主要依據,同時加入班級德育量化考核內容;四、活動策劃及實施制度 活動策劃: (一)協會固定的日常活動要提前一周,對主題活動要提前一月進行策劃,策6、劃方案要顧及實際可行性、內容充實、主題突出、操作明確、形成文字; (二)活動方案及時手寫、打印,經協會會長審核通過,相關具體事項當場落實; (三)主題活動的策劃要緊扣熱點、切合需求、富有創意、互不雷同,形成青協特色, 活動實施: (一)活動前,相關活動部門協調安排好人員,調配好活動用品,作好各項準備活動細則落實到人; (二)活動時,按照方案認真、細致、認清的組織實施,活動負責人控制好活動局面,按程序規范進行,營造聲勢,確保效果; (三)日常服務活動落實專人與專門服務負責,做到定時、定人、定內容,常抓不懈,注重實效; (四)活動中嚴格簽到,做好參與會員的服務數量與質量確認,做好活動相關記錄,積累7、完整原始資料; (五)活動后,活動負責人及時組織進行書面總結、調查反饋、整理材料,有關材料及時送交會員管理中心歸檔; 五、財務管理制度 (一)協會經費由財務部專人專職管理; (二)財務部必須做好每一筆財務收支帳目的記載、保存和整理相關的發票和收據,并且每月進行一次財務審核,結帳當日收支余額交會長過目; (三)任何活動一周前,活動負責人都將活動經費預算交會長審核,經同意后,持預算到財務部支出經費,活動完后,將收據、發票余額全數交回財務部負責人; (四)任何社會捐助或相關活動合法所得,須經財務部完整記錄; (五)資助他人所撥款項,須詳細記載; (六)財務部每學期結束前半月,將財務狀況明細向外界公開8、; 六、開會(例會)要求 (一)要隨時留意通知欄上的通知,按照要求準時參加 (二)每次開會必須提前510分鐘趕到會場,以便清查人數。凡超過規定的時間才到者,一律作遲到處理。 (三)每次開會須帶好紙和筆(專用的會議記錄本),對每次開會的內容都要做好記錄,會長將不定期對每位干事的會議記錄進行檢查。 (四)開會時,必須嚴格遵守會場紀律,禁止在會場隨意走動和說話,禁止帶任何小吃進入會場。 (五)凡是委要統一開會或參加較大人數較多會議時,應迅速到各自指定的位置依次入痤,經便打考勤。 (六)每位干事必須樹立強烈的時間觀念,有較強的組織性和紀律性,不得以任何借口和不當理由,不參加會議或其他工作。 七、會議制9、度 (一)協會每月召開一次例會,遇有突發事情可由會長臨時召開會議; (二)協會將不定期召開會員大會,具體時間將根據協會工作開展情況而定; (三)除例會外,有重要會議(不包括緊急會議)應提前通知,同志應明確開會時間、地點、事件以及注意事項; (四)若是由于會議通知者的過失促成他人的遲到、缺席,則只追究當事人責任; (五)會議缺席、遲到、早退,視不同情況在其量化管理中相應扣分; 八、考核制度 考核對象:本協會干部、學校全體青年志愿者; 考核方式:通過部長及協會會長和民主評議相結合,提出獎勵或處罰的建議,報有關上級批準做出決定; 考核依據:成員檔案及相關活動記錄(內含活動時間、質量、績效的綜合考評和10、量化管理) 考核細則:本協會成員的基礎分均為60分; 加分: (一)凡能提出好的建議和意見,加23分; (二)凡能提出有新穎,并可實施的活動方案,加47分; (三)參加活動一次為2分,參與組織策劃并表現突出者加35分; 凡投稿(關于青協活動的被校內或校外刊物發表的)視稿子、刊物而定,加26分。 減分: (一)青年志愿者各類工作、會議或活動遲到、早退一次扣1分,無故缺席扣2分。(因故不能參加或未按時參加并經調查情況屬實者例外) (二)在活動過程中,用于活動的公共物品丟失或損壞,不能按時歸還者扣3分,并照價賠償。(按連帶責任制賠償) (三)青年志愿者在活動中違反紀律和章程時,視情節輕重分別扣2分(11、口頭警告)、3分(警告)、5分(勸退)。 九、獎勵制度 獎勵: (一)協會每學期按協會成員的綜合考評成績評選出“優秀青年志愿者”; (二)參選人由協會各部、各基層青年志愿者服務隊提名; (三)參選人必須具備以下條件: 1、提供志愿服務時間不少于全體的60%; 2、學期期末無不及格科目; 3、在提供志愿服務時表現突出、任勞任怨; 4、無學校及協會處分者; 5、綜合考評成績不低于85分; (四)提名人將參選人的資料以書面形式上交到會員管理中心,經協會理事會協商一致。核實無誤后,評選“優秀青年志愿者”經公示,報共青團學院委員會批準,頒發榮譽證書。 處罰: 分為口頭警告、警告、勸退、除名。 (一)口頭12、警告:參與各種工作、會議、活動兩次缺席;工作、活動時擅離崗位、怠工;不服從統一安排,私自行動。 (二)警告:對工作分配到的任務草率敷衍、弄虛作假,工作嚴重失誤、導致不良后果、兩次口頭警告; (三)勸退:假借協會名義謀取私利、私自向服務對象索取酬金,各類工作會議、活動五次無故遲到、三次無故缺席、受到(院)系通報以上處分。 (四)除名:嚴重違反學校及協會規定,屢教不改,影響嚴重,予以除名,十、干部管理制度 (一)協會工作、受團委的監督與指導; (二)協會采用干部問責制、遇有事故直接找責任人負責,主要負責人承擔責任; (三)協會干部因職行為或志愿服務時有不良言行,受到舉報經調查屬實、責令起改正。并形成書面材料存入檔案; (四)青協干部不得違反青協章程及學校的規章制度; 十一、會員管理中心 (一)會員參加本協會活動時必須佩帶協會徽章及會員證; (二)會員必須按時參加本協會各種志愿服務活動。有事應事先請假、不得無故缺席,無故缺席三次予以退會處理; (三)會員必須服從本協會安排,凡違反本協會章程及規定安排進行活動者。一切責任自負;并視情節輕重給予相應處罰; (四)協會每學期進行一次會員審議、每學年進行一次會員評優; (五)協會會員必須遵守學校規章制度,自覺維護協會形象。 重慶房地產職業學院青年志愿者協會 2006年11月