某房地產代理公司客戶檔案管理制度4頁.doc
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2024-12-16
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1、客戶檔案管理制度 為完善公司的客戶檔案管理, 建立系統的客戶檔案,特制定該制度。1. 公司的客戶檔案由客戶服務部設專人進行統一管理。2. 公司的客戶檔案內容包括:(1) 物業部各分部形成的相關文件資料(含撻訂交易資料):服務費確認書(買方/賣方)、承諾書(買方/賣方)、買方/賣方身份證復印件、委托人身份證、委托書、復印件、認購書、查冊復印件/稅單復印件、鑰匙交收原件、客戶滿意度調查表、房地產證復印件。(2) 評估部形成的相關文件資料:評估報告、相片、評估師資格證、評估公司執照或機構的營業執照。(3) 交易按揭中心形成的相關文件資料:買方-身份證、配偶身份證、戶口簿、配偶戶口簿、婚姻證明、供款存2、折、收入證明、公積金卡、首期款收據、繳存證明,賣方-身份證、配偶身份證、戶口簿、配偶戶口簿、婚姻證明、收款存折、房地產證、買賣合同、買賣征詢意見通知。3. 各分行文員須于每周五將本周交易產生的所有客戶檔案交客戶服務部存檔,并做好交接登記。4. 客戶檔案資料以復印件形式交客戶服務部存檔,要求資料要齊備。5. 客戶服務部須將客戶檔案按固定模式及時進行整理并歸檔。6. 客戶檔案的存放應統一、有序。將客戶檔案按房屋性質分成住宅、商鋪、寫字樓三大類;再分別細分為一手業務、二手業務;然后再根據交易房屋按所在區域、成交分行、成交性質(買賣/租賃)、成交時間進行細分。7. 客戶服務部要做好客戶檔案的統計工作,3、每月5日前向公司提交各類客戶統計及分析報表。8. 客戶服務部要做好客戶檔案的保管工作,不得遺失、損壞、涂改檔案資料。9. 凡借閱客戶檔案須做好借閱登記,并及時歸還。200949客戶檔案管理工作細節:一、 客戶檔案交接冊序號移交時間移交部門移交人簽名檔案類型檔案文件是否齊備總檔案編號子檔案編號管理員確認二、 客戶檔案總目錄表(分一、二手業務):序號總編號子編號交易時間成交部門交易地址客戶資料未成交客戶檔案資料物業部形成檔案資料評估部形成檔案資料按揭部形成檔案資料三、客戶檔案明細目錄(二手業務):1. 物業部形成的成交檔案資料:服務費確認書(買方/賣方)、承諾書(買方/賣方)、買方/賣方身份證復印4、件、委托人身份證、委托書、復印件、認購書、 查冊復印件/稅單復印件、鑰匙交收原件、客戶滿意度調查表、房地產證復印件。2. 評估部形成的檔案資料:評估報告、相片、評估師資格證、評估公司執照或機構的營業執照。3. 交易按揭部形成的檔案資料:買方身份證、配偶身份證、戶口簿、配偶戶口簿、婚姻證明、供款存折、收入證明、公積金卡、首期款收據、繳存證明、賣方身份證、配偶身份證、戶口簿、配偶戶口簿、婚姻證明、收款存折、房地產證、買賣合同、買賣征詢意見通知。四、 電腦客戶檔案目錄: 總編號、子編號、交易時間、交易地址、交易金額(元)、建筑面積(M2)、房屋性質(房改房/商品房/回遷房/宅基地)、交易方式(買賣/5、租賃/純交易/純評估/純按揭)、業主姓名、業主身份證號碼、業主電話、業主住址、客戶姓名、客戶電話、客戶身份證號碼、客戶住址、交易部門、經手物業顧問、所屬部門經理、業主傭金(元)、客戶傭金(元)、總傭金(元)、最后收傭日期、付款方式(一次性付款/貸款)、貸款方式(商業貸款/公積金貸款/混合貸款)、貸款金額(元)、貸款年限、租期、完案日期、業主交易次數、客戶交易次數、俱樂部積分(賣方)、俱樂部積分(買方)、備注五、客戶檔案編號說明(一) 總編號: 1、 Y代表業務種類:Y1一手、Y2二手 2、 交易年份3、 交易次序編號舉例:Y1-04-1即為一手業務、2009年、第一份交易(二)子編號:1、B代6、表交易部門/分行:B1銀山總行 B2寫字樓 B3商鋪部 B4泰康 B5越華 B6越墾B7前進(1) B8前進(2) B9荔灣 B10西華 B11 員村 B12橋東 B13花蕾 B14芳花 B15 黃石 B16東湖 B17文明 B18中山八B19景泰 B20 東峻 B21芳村 B22橋西 B23東風西 B24北京路B25江南西 B26署前路 B27 東山(1) B28 東山(2) 2、F代表交易方式:F1買賣、F2租賃3、交易年份4、 交易次序 編號舉例:B1-F1-09-1即為銀山總部、買賣方式、2009年、第一份交易六、 客戶檔案借閱登記本: 序號借閱時間借閱部門借閱人檔案子編號借閱內容管理員簽名歸還人簽名歸還時間管理員簽名