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1、檔案管理制度石家莊遠(yuǎn)洋城房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。為了加強(qiáng)檔案管理，特制定本制度，請(qǐng)各部門執(zhí)行。1.0檔案的基本程序包括檔案的收集，整理，簽定，保管，銷毀，統(tǒng)計(jì)，檢索，編號(hào)，利用，這九道工序是檔案工作的整體。他們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。2.0歸檔范圍：公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。具體分類：2.1辦公文件包括公司的各種請(qǐng)示和批復(fù)文件、各種申請(qǐng)文件（如：用印申請(qǐng)文件）、公司對(duì)外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃2、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件）、注冊(cè)年檢資料、驗(yàn)資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價(jià)值的文件2.2證件性文書(shū)資料：包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)，證書(shū)、證明等。2.3法規(guī)性文件：包括上級(jí)頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2.4企業(yè)的重大決議：包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料會(huì)議記錄等。2.5計(jì)劃性文件：包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等2.6總結(jié)性文件:包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下3、屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單向性工作總結(jié)調(diào)查報(bào)告等2.7批示性文件：包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等以及企業(yè)各類任命工作指示等。2.8憑證性文件：包括企業(yè)各部門上報(bào)的在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證、如財(cái)產(chǎn)狀況房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等原始記錄和文本。2.9匯報(bào)性文字資料：包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言，匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。2.10聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治，文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)，考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。2.11題贈(zèng)性資料：包括上4、級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞書(shū)畫，工藝制作等。2.12工程檔案：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，開(kāi)工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，工程財(cái)務(wù)文件，工程竣工驗(yàn)收文件，竣工圖等從立項(xiàng)到竣工的具有保存價(jià)值的全過(guò)程系統(tǒng)資料。2.13會(huì)計(jì)檔案：有關(guān)會(huì)計(jì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、合同以及往來(lái)文書(shū)都應(yīng)歸檔。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料可由會(huì)計(jì)部門自行歸檔。2.13人事檔案：人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。3.0公司設(shè)置檔案管理員，檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。檔案管理人員要5、嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。4.0檔案的收集，就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中起來(lái)。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各類材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案進(jìn)行整理，立卷，歸檔。各部門在規(guī)定的歸檔時(shí)間，把整理審定完畢的檔案資料，進(jìn)行歸檔。4.1移交檔案要填寫檔案移交清單（見(jiàn)附件2），移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。歸檔的文件資料必須完整，真實(shí)，準(zhǔn)確。4.2公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總裁辦。公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)6、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總裁辦。合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總裁辦。凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在3日內(nèi)遞交總裁辦立卷歸檔，對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。5.0文件質(zhì)量要求5.1 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。請(qǐng)示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。5.2 永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。5.3 復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。5.4 錄音、錄像資料應(yīng)保7、證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由，時(shí)間，地點(diǎn)，主要人物，背景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。5.5各類實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品，獎(jiǎng)杯，錦旗，證書(shū)，牌匾，饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損6.0機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。6.1絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。6.2 機(jī)密檔案包括：（1） 財(cái)務(wù)資料；（2） 公司重要會(huì)議紀(jì)要；（3） 公司經(jīng)營(yíng)情況；（4） 人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；（5） 技術(shù)資料；（6） 金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。68、.3秘密檔案包括：（1） 重要項(xiàng)目資料；（2） 項(xiàng)目合同協(xié)議。7.0檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：7.1永久保存：（1） 公司章程；（2） 股東名簿；（3） 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；（4） 公司證照；（5） 各級(jí)批文；（6） 印鑒；（7） 公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；（8） 公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)；（9） 年度財(cái)務(wù)報(bào)表；（10） 技術(shù)資料；（11） 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；（12） 人事資料；（13） 大型活動(dòng)圖片、音像資料；（14） 其他核定須永久保存的文書(shū)。7.2十五年保存：（1） 會(huì)計(jì)憑證；（2） 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案9、的保存期限 按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)7.3五年保存：（1） 期滿或解除的合同協(xié)議；（2） 完結(jié)后的項(xiàng)目方案；（3） 其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。7.4一年保存：（1） 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；（2） 完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告；8.0檔案的借閱8.1檔案主要供本企業(yè)利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。8.2各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門批準(zhǔn)，方可借閱。8.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印，復(fù)制，翻印，不得擅自拆散，調(diào)整，抽取，污損，不得轉(zhuǎn)借。8.4對(duì)10、珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印，照片，重印副本，摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原告無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。8.5檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫調(diào)閱單（附件1），如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。8.6檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。8.7企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所11、借檔案，經(jīng)審查無(wú)誤后簽字后，才能調(diào)離。8.8有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予（）處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任: (1)毀損,丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 (2)擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案 (3)涂改,偽造檔案 (4)未及時(shí)上報(bào)歸檔者9.0檔案清理。9.1檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀、腐蝕。定期通風(fēng)、防潮。9.2對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。10.0檔案的銷毀10.1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。10.2對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案形成部門共同鑒定，按規(guī)定銷毀。10.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保存價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤損。10.4銷毀文件必須在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并指定專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將文件作為它用，或做廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。銷毀冊(cè)應(yīng)永久保存。石家莊遠(yuǎn)洋城房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司 2008年4月9日印發(fā) 附件1檔案調(diào)閱單 填表日期：類別調(diào)閱部門調(diào)閱人檔案內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 月 日，計(jì) 日復(fù)印張數(shù)/份數(shù)借出日期檔號(hào)歸還日期備注保管人簽章附件2： 檔 案 移 交 目 錄第 序 號(hào)題 名張數(shù)期限密級(jí)備注移交人： 接收人：年 月 日