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重慶首地房地產開發(fā)有限公司工程資料檔案管理制度試行
重慶首地房地產開發(fā)有限公司工程資料檔案管理制度試行.doc
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上傳人:地** 編號:1284965 2024-12-16 24頁 288.50KB

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1、重慶首地房地產開發(fā)有限公司工程資料檔案管理制度(試行)1、編制目的為建立重慶首地房地產開發(fā)有限公司(以下簡稱“重慶公司”)在建項目工程資料檔案管理標準,使工程資料檔案管理規(guī)范化、制度化,根據國家、地方建設工程文件歸檔整理規(guī)范和標準以及首地集團工程資料檔案管理要求,結合重慶公司實際,特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于重慶公司投資建設的所有開發(fā)項目,及工程資料管理人員對工程文件材料的收發(fā)、流轉、歸檔、備案、查閱等各環(huán)節(jié)文控管理,以及對工程電子檔案的收集、整理、備份管理。3、管理原則1. 工程文件材料應隨工程進度同步收集、整理,并按規(guī)定移交;2. 工程各參建單位應確保文件材料的真實、有效、完整和2、齊全,不得隨意對其進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。4、管理職責4.1重慶公司總經理辦公會審定重慶公司工程資料檔案管理制度。4.2工程部負責編制并修訂重慶公司工程資料檔案管理制度;工程部經理:作為工程實施及現(xiàn)場管理的責任人,組織開展工程檔案管理工作,協(xié)助配合工程資料管理各項工作的順利進行;工程專職資料管理員:作為工程文檔管理的執(zhí)行者,負責工程開發(fā)建設全過程資料檔案管理工作,包括工程資料檔案的建立、收集、發(fā)放、整理、歸檔、移交、保管、保密等;4.2.4工程資料管理人員負責工程參建各方進場后的檔案管理交底,并在工程實施過程中監(jiān)督、檢查各施工單位和監(jiān)理單位對所負責項目工程文件材料的收集、整理歸檔3、工作;4.2.5負責督促公司開發(fā)設計部、合同預算部定期將相關資料整理移交工程部歸檔,并建立相應臺賬;負責定期將重要檔案整理移交公司綜合管理部;負責收集、整理并向首地集團移交需歸檔的重要工程文件(具體文件詳見附表1);4.2.8工程竣工后,在規(guī)定時間內組織參建各方進行竣工檔案移交及工程實施過程文件材料銷毀工作,并按規(guī)定向公司檔案室辦理檔案移交工作。負責將工程資料檔案移交物業(yè)公司。4.3開發(fā)設計部 負責將項目相關報批報建成果文件交由綜合部存檔并簽署交接清單,將報批報建上報文件和成果文件復本及文件清單交由工程部歸檔,同時將其復本留存。 負責將本部門歸檔資料及項目重要的工程設計資料(詳見附表1)建立相4、應臺賬,定期整理移交工程部歸檔。同時將其復本和電子版留存。負責按集團設計管理部要求上報相關報批報建成果文件(詳見附表1)。4.4合同預算部負責將本部門歸檔資料及項目重要的工程成本、招采資料(詳見附表1)建立相應臺賬,定期整理移交工程部歸檔。負責按集團成本采購部要求上報項目重要的工程成本、招采資料(詳見附表1)。5.工程資料檔案管理5.1工程資料檔案管理的歸口部門為工程部,并設置專人負責工程資料檔案的管理工作。開發(fā)設計部、合同預算部配合進行有關報建、設計、招標采購、合同預算和成本資料的定期歸檔工作。5.2配合部門歸檔范圍為本部門主辦的批文、發(fā)文、會議紀要、總結、報告、簡報、合同類文件、招標文件、5、管理過程文件、首地集團要求移交的項目檔案(詳見附表1)等。5.3配合部門移交工程部的檔案應包括紙版資料、電子版資料(若有)和相應臺賬。5.4工程部專職資料管理人員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。5.5工程部及相關部門應在首地集團對口部門要求的時限內及時備案重要的工程文件(詳見附表1)到首地集團相關職能部門。6、工程資料分級管理6.1為加強公司工程資料檔案管理,根據資料的重要性程度,對工程資料實行分級管理,管理等級分主控文件和一般文件。6.2主控文件以“”表示,一般文件以“”表示,詳見附表1。7、工程資料6、的收發(fā)管理7.1.1對于公司內部統(tǒng)一模板表單,要求施工單位報送時不可隨意更改原表單格式,內容填寫規(guī)范、表單編號正確方可進行流轉;7.1.2工程資料管理人員須建立收發(fā)文薄,對外收發(fā)文件材料要求必須進行收、發(fā)、流轉登記、簽收,跟蹤、催辦流轉過程,使文件的流轉處于受控狀態(tài)(詳見附件3、4、5、6);7.1.3要求工程專職資料管理人員于每月底組織施工單位、對關于本月所發(fā)生的文件材料(特指:設計變更、技術洽商單、施工圖紙、施工方案、收方單、簽證單、工程進度款審核等)事宜進行清理核對并形成記錄,對于未及時完成流轉歸檔的文件進行追蹤。7.1.4工程紙質文檔歸檔工程實施過程中,建設單位、監(jiān)理單位、施工單位應按7、建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)及建委、城建檔案館的要求,收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設單位工程部專職資料管理人員應定期按規(guī)范及檔案館關于竣工資料的相關要求進行檢查,確保項目建設過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。7.1.5工程文件的主辦人員在文件產生后三天內向工程部專職資料管理人員移交文件書面文本或電子文本,由專職資料管理人員分類歸檔,并做好相關登記(附表2:工程資料歸檔管理臺賬)。7.1.6 開發(fā)設計部在接到設計單位領取初設、施工圖紙的通知后,應派專門人員在3天內領取,施工圖紙的變更圖紙、零星出圖在通知當天領取。圖紙領取完畢后交由工程部專職資料管理人員登記、發(fā)放8、。7.1.7工程部專職資料管理人員應及時發(fā)放圖紙,并做好施工圖紙發(fā)放登記;監(jiān)理單位、施工單位領取圖紙時應有公司工程部專業(yè)人員確認。7.1.8工程部專職資料管理人員應適時與設計單位進行施工圖紙目錄、圖紙接收情況的核對工作,保證工程人員所使用的施工圖是最新版。7.1.9 各項目歸檔文件檔案盒脊背文字樣式為XX公司XX項目XX期(標段)+年份+文件類別。7.1.10文件類別按政府、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、供應商、其他等大類區(qū)分,文件類別的細分名錄可根據需要按以下原則命名。第一冊: 政府文件第二冊: 公司管理制度工程部人員架構及職責工程管理制度工程類表單第三冊: 公司內部往來文件報公司及各部門文9、件公司下發(fā)文件概預算文件目標成本文件招采、合同文件結算文件審計文件其他文件第四冊: 會議紀要公司周/月例會紀要公司專題會議紀要工程部例會紀要合同預算部例會紀要現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要其他會議紀要第五冊: 監(jiān)理公司往來文件監(jiān)理合同(含招投標文件)監(jiān)理細則監(jiān)理例會紀要監(jiān)理月報及審核意見監(jiān)理通知及回復意見發(fā)監(jiān)理單位文件其他往來文件第六冊:施工單位往來文件施工合同(含招投標文件)施工組織設計(施工單位提供)施工方案(施工單位提供)施工單位來文及回復 發(fā)施工單位文件及回復 工程聯(lián)系單 其他往來文件第七冊:供應商考察報告及相關資料第八冊:設計變更(按時間順序)方案、擴初階段施工圖階段圖紙會審紀要施工技術交底記錄10、 第九冊:工程洽商(按時間順序)第十冊:工程簽證第十一冊: 驗收檢查記錄中間驗收資料竣工驗收資料竣工圖開竣工報告工程驗收報告 7.11工程資料編號由工程資料管理員負責,每一個文件夾須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、文件目錄表。文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號及名稱;文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目;文件目錄表作為整理記錄、文件的最終目錄,在文件歸檔時進行登錄,須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和供應商合同可按工程部所編序號進行排序,并在首頁打印出目錄表。7.12標識:對已分類和編號的文件,應在檔案盒上進行標識,標識應簡單清晰、明了、易懂。在工程結束時,原件需交政府部門留11、存,復印件留存公司,并在復印件上注明原件去處。8、工程資料借閱管理8.1 公司各部門管理人員借閱工程資料時,應辦理借閱登記手續(xù),填寫借閱登記表;外單位人員借閱資料,需由主管領導批準(附表7:借閱登記表)。8.2 所有借閱人員借閱資料后,應妥善保管,原則上借閱30日后必須歸還(特殊情況可申請續(xù)借),造成資料檔案損失的,視情況進行賠償或處理。9、工程資料的歸檔管理工程實施過程中,建設單位、監(jiān)理單位、施工單位應按建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)及建委、城建檔案館的要求,收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設單位工程專職資料管理人員應定期按規(guī)范及檔案館關于竣工資料的相關要求進行檢12、查,確保項目建設過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。9.1卷內目錄:9.1.1每個檔案盒內必須附有卷內目錄;9.1.2必須具備文件編號、責任人、文件題名、歸檔日期等要素,建議可利用電子登記臺賬9.1.3要求一周更新一次,可先手寫式,待更新至新檔案盒時,對前檔案盒中完整目錄進行打印,并粘貼至檔案盒內側,要求項目后期檔案盒中目錄均為打印版。9.2歸檔編號9.2.1所有歸檔文件材料必須具備歸檔編號,此編號統(tǒng)一要求寫于歸檔資料封左上角;9.2.2從簡化管理出發(fā),歸檔編號僅為流水號,但不允許出現(xiàn)斷號、重號現(xiàn)象。9.2.3歸檔文件材料為完成審批的原始文件材料,且參建各方簽字、簽章(鮮章)完善,附件附圖完整,13、卷內歸檔文件材料應與卷內目錄一一對應,按順序整理擺放。9.2.4專職資料管理人員有確保項目歸檔文件材料完整性的責任,如被借閱,應在卷內目錄中進行標注。9.2.5為保證歸檔文件材料的及時清理,卷內文件材料要求至少一周更新一次;9.3工程檔案管理交底9.3.1總包單位、監(jiān)理單位進場后一周內,由專職資料管理人員組織各參建方資料員針對本項目工程檔案管理進行交底,并形成交底紀要及存檔;9.3.2工程實施過程中,由于后續(xù)分包單位的不斷入場,由專職資料員對所有參建單位資料員進行二次交底,并形成交底紀要及存檔;9.3.3工程即將辦理竣工檔案前,由專職資料員對竣工檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作對參建方資料員14、進行最后交底,并形成交底紀要及存檔。9.3.4工程電子檔案9.4工程電子檔案管理載體為項目團隊共享平臺;9.4.1工程部成立后,由工程專職資料管理人員聯(lián)系相關負責人員建立項目團隊共享平臺;9.4.2工程電子檔案要求及時、真實,施工單位報送的工程電子檔案要求與紙質文件材料同步、內容一致。9.5工程部應將項目立項到工程驗收合格全過程管理中形成的工程資料根據附表中的要求分類歸檔,確保同類文件集中歸檔,檔案盒內必須附有歸檔目錄。9.6 歸檔的工程資料應為原件,當為復印件時提供單位應在復印件上加蓋單位印章,并有經辦人簽字及日期。9.7工程資料一律采用A4規(guī)格歸檔(作為附件的圖紙應折疊為A4規(guī)格),文字、15、圖標、印章應清晰,不得采用圓珠筆或其它易于褪色的墨水書寫和繪制;其內容應完整、結論明確、簽認手續(xù)齊全。9.8圖紙一般采用藍圖,圖面整潔,線條字跡清楚,修改符合技術要求;竣工圖應真實反映竣工工程的實際情況,竣工圖必須編制各專業(yè)竣工圖的圖紙目錄,竣工圖應有竣工圖章及相關責任人簽字;圖紙的繪制和折疊應滿足當?shù)貦n案館的有關要求。9.9 移交當?shù)貦n案館的工程資料需在收集完整、系統(tǒng)整理后進行組卷,組卷原則應符合當?shù)貦n案管理部門及當?shù)亟ㄖこ藤Y料管理制度的要求,保證編有卷內目錄和移交目錄;對于檔案的形成過程和完整、準確情況要有簡要說明,要有立卷人的簽字。9.10 照片要求圖像清晰,聲像資料要求聲音清楚,解說16、與畫面同步,照片與聲像資料的文字說明準確精煉;電子檔案應符合國家有關標準。10、工程檔案的竣工驗收10.1 公司應在項目開工后三個月內派專人與當?shù)貦n案館溝通,了解當?shù)毓こ藤Y料檔案管理規(guī)定及驗收程序等問題。10.2公司在組織工程竣工驗收前,應派專人按當?shù)爻墙n案管理機構要求組織工程檔案預驗收。10.3公司在工程檔案的驗收階段應按首地集團要求向集團備案以下資料:工程檔案預驗收工作計劃安排、預驗收后的整改要求及整改反饋。11、工程資料的移交11.1要求項目各參建單位按照當?shù)貦n案管理部門檔案移交的范圍和要求,在工程竣工驗收合格后,按合同、協(xié)議規(guī)定時間,將竣工檔案向公司工程部移交,分包單位資料由總包單位17、負責匯總。由工程部經辦人和專職資料管理人員共同審核、接收。11.2 竣工檔案移交時須填寫移交目錄一式兩份,由移交單位和接收單位簽字蓋章后各存一份。11.3項目通過工程竣工驗收后,公司工程部專職資料管理人員配合開發(fā)設計部前期主管負責將工程檔案移交當?shù)爻墙n案館一套,移交物業(yè)公司一套,留存項目所屬法人公司一套,移交首地集團總部電子版竣工圖紙一套。移交前,公司應與當?shù)爻墙n案館、物業(yè)公司分別確定需移交資料檔案清單,按要求完成移交。12.附則12.1本制度由工程部負責解釋。12.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。13、附錄附表1:工程資料檔案分級及歸檔管理附表2:工程資料歸檔管理臺賬(樣表)附表3:施工圖紙接18、受登記表(樣表)附表4:施工圖紙發(fā)放登記表(樣表)附表5:收文登記表(樣表)附表6:發(fā)文登記表(樣表)附表7:借閱登記表(樣表)附表8:工程資料檔案考核評分表14、支持性文件14.1 中華人民共和國國家標準建設工程文件歸檔整理規(guī)范GB/50328-200114.2 中華人民共和國行業(yè)標準建筑工程資料管理規(guī)程JGJ/T185-200914.3 首都機場地產集團有限公司工程資料檔案管理制度(試行)附表1:工程資料檔案分級及歸檔管理序號文件名稱文件等級項目公司保存期限集團歸檔范圍集團歸檔部門備注1項目立項及用地批復文件1.1計劃、立項報告及批復文件永久工程管理部1.2可研報告及審批意見永久工程管理部19、1.3關于立項有關的會議紀要、領導講話永久1.4項目評估材料長期1.5環(huán)境影響報告表批復、附件、附圖永久1.6選址規(guī)劃意見書永久1.7建設用地批準書及附圖永久工程管理部1.8國有土地使用證及附圖永久工程管理部1.9拆遷補償安置協(xié)議長期工程管理部1.10 土地出讓合同及補充協(xié)議永久工程管理部2項目報建文件2.1申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書永久2.2建設用地規(guī)劃許可證及附圖永久設計管理部2.3總平面規(guī)劃方案報建批復永久設計管理部2.4修建性詳細規(guī)劃的批復及附圖、說明書永久2.5建筑設計方案報建批復及附圖長期設計管理部2.6有關行政主管部門(人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、20、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等)批準文件或取得的有關協(xié)議永久設計管理部2.7審圖單位對施工圖設計文件的審批意見永久設計管理部2.8建設工程規(guī)劃許可證永久設計管理部2.9地名使用批準書永久2.10 建設工程質量安全監(jiān)督登記表長期2.11施工許可證永久工程管理部2.12預售許可證永久工程管理部3勘察、設計、測繪文件3.1工程地質勘查報告永久3.2水文地質勘察報告永久3.3地形測量和拔地測量成果報告永久3.4項目規(guī)劃、設計方案專題會紀要短期3.5初步設計圖紙和說明長期設計管理部3.6職能部門初步設計圖紙審查意見、專家評審意見及意見完成情況、評審紀要短期設計管理部3.7施工圖及其說明長期設計管理部21、3.8項目公司施工圖內部審核的相關會議紀要及審查意見及意見完成情況短期設計管理部、工程管理部3.9設計變更聯(lián)系單永久3.10項目重大方案調整文件及會議紀要永久設計管理部4招投標與合同文件4.1勘查設計招投標文件長期成本采購部4.2勘查設計合同及中標通知書長期成本采購部4.3施工總承包招投標文件長期成本采購部4.4施工總承包合同及中標通知書長期成本采購部4.5工程監(jiān)理招投標文件長期成本采購部4.6監(jiān)理委托合同文件長期成本采購部4.7其他招投標文件及合同(甲指材料供應合同、施工分包合同等)長期4.8有關招標會議紀要短期5機構資質、人員5.1項目公司管理機構及人員名單長期5.2監(jiān)理機構及負責人名單長22、期5.3各標段施工機構(施工項目經理部)及負責人名單長期5.4設計機構及設計代表名單長期5.5參建各方資質等級證書復印件長期5.6施工單位營業(yè)執(zhí)照副本復印件長期6工程財務文件6.1項目投資估算文件短期成本采購部6.2項目設計概算文件短期成本采購部6.3項目招標控制價文件短期成本采購部6.4項目目標成本文件短期成本采購部6.5項目結算文件長期成本采購部6.6竣工財務決算及審查結論長期成本采購部、財務管理部6.7審計結論長期財務管理部、審計法務部7工程施工管理及技術文件7.1施工、監(jiān)理單位主要管理人員變更許可手續(xù)文件長期7.2工程管理全程策劃書短期工程管理部初設審查完成后45天內7.3圖紙會審記錄23、及設計交底記錄永久工程管理部7.4工程施工(總體和階段)進度計劃審批記錄短期工程管理部初設審查完成后45天內7.5項目采購、專項招標、專項施工計劃短期7.6大宗材料、設備等廠家考察報告短期7.7項目工程施工組織設計及審批表長期工程管理部7.8各項技術方案(包括施工方案、重大技術方案、安全管控措施等)及審批表長期工程管理部集團歸檔范圍為需專家論證部分7.9監(jiān)理規(guī)劃、細則及審批記錄長期7.10 進度款報審文件、監(jiān)理支付審批證書、項目公司合同預算部審批意見短期7.11設計變更、洽商審批單長期工程管理部成本變化()30萬7.12工程簽證及審批單長期工程管理部核算金額30萬元7.13監(jiān)理通知及回復長期724、.14各參建單位間工作聯(lián)系單短期7.15項目公司月度生產例會紀要短期7.16項目質量管理體系及相關文件長期工程管理部7.17進廠材料、設備驗收記錄(開箱檢驗等)短期7.18項目安全管理體系及相關文件長期工程管理部7.19安全交底檢查記錄短期7.20 重大質量、安全事故處理報告及相關文件長期工程管理部7.21施工階段與工程管理相關的內部公文長期7.22項目公司重要會議紀要(影響投資額度100萬以上或影響交房時間超過1個月、重大安全、質量事故)長期工程管理部7.23工程竣工分戶檢驗組織方案及分戶檢驗驗收記錄長期7.24工程管理案例短期工程管理部8竣工驗收文件8.1工程質量驗收申請表長期工程管理部825、.2建筑、環(huán)保、消防、衛(wèi)生、環(huán)境、人防、市政竣工驗收合格意見長期工程管理部8.3測量成果報告書長期工程管理部8.4防雷合格證長期工程管理部8.5排水、排污許可證長期工程管理部8.6永久水表安裝完畢報告表長期8.7電力工業(yè)局竣工驗收報驗表長期工程管理部8.8工程質量評估報告長期8.9勘察、設計文件質量檢查報告長期8.10 單位工程施工安全評價書長期8.11電梯檢驗報告及準許認可使用文件長期8.12環(huán)保、消防、燃氣工程、通信管線工程驗收文件或準許認可使用文件長期工程管理部8.13民用建筑工程室內環(huán)境質量檢測報告長期工程管理部8.14房屋建筑工程質量保修書長期8.15商品住宅住宅質量保證書和住宅使用26、說明書長期8.16建設工程質量監(jiān)督驗收意見書長期8.17建設工程規(guī)劃驗收合格證長期工程管理部8.18需向當?shù)貦n案館移交的工程檔案長期8.19移交檔案館竣工圖(建筑、結構、鋼結構、幕墻、給排水、采暖、建筑電氣、智能、通風與空調、電梯工程、室內燃氣、小市政及園林景觀竣工圖)長期工程管理部8.20建設工程檔案竣工預驗收認可文件長期8.21建設工程檔案驗收合格證長期8.22建設工程竣工驗收報告長期8.23竣工驗收備案表長期工程管理部8.24工程質量保修書長期工程管理部8.25工程項目管理后評估報告長期工程管理部注:1、向集團相關職能部門歸檔的資料均應是完成審批流程的電子版文件。 2、永久是指工程檔案需27、永久保存;長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命;短期是指工程檔案保存 20 年以下。附表2: (項目公司)工程資料歸檔管理臺賬序號文件編號檔案名稱原件/復印件/電子文件數(shù)量(份)移交人移交日期附表3: (項目公司)施工圖紙接受登記表序號文件編號檔案名稱原件/復印件/電子文件數(shù)量(份)移交人移交日期附表4: (項目公司)施工圖紙發(fā)放登記表序號圖紙名稱圖紙編號領用單位領用人領用日期備注附表5: (項目公司)收文登記表序號文件名稱文件編號發(fā)文單位簽收人收到日期備注附表6: (項目公司)發(fā)文登記表序號文件名稱文件編號領用單位領用人領用日期備注附表7: (項目公司)借閱登記表序號文件名稱文件編28、號借閱單位借閱人借閱日期歸還日期用途附表8:工程資料檔案考核評分表子公司: 考核時間:序號類別考核內容扣分原則限期整改應得分數(shù)扣減分數(shù)實得分數(shù)1制度建設工程資料檔案管理制度建立未按時建立扣6分,延遲建立扣3分,修訂不及時扣3分122資料檔案完整性主控文件完整性每缺失一項扣1分153一般文件完整性每缺失一項扣0.5分54收發(fā)及借閱記錄文件歸檔及時性未滿足規(guī)定每項扣0.5分35歸檔臺賬及檔案盒未滿足規(guī)定每項扣0.5分36歸檔質量未滿足規(guī)定每項扣0.5分37文件收發(fā)登記未滿足規(guī)定每項扣0.5分38圖紙收發(fā)登記未滿足規(guī)定每項扣0.5分39借閱登記未滿足規(guī)定每項扣0.5分310資料備案重要工程技術管理文件備案延遲備案扣1分,未備案扣2分1511工程資料驗收工作工程資料驗收計劃上報延遲上報扣2分,未上報扣5分512工程資料驗收整改及反饋上報延遲上報扣2分,未上報扣5分513因工程檔案資料驗收延遲工程竣工驗收扣5分514移交工作移交當?shù)貦n案館未按時扣5分,移交不滿足合理要求扣5分1015移交物業(yè)公司未按時扣5分,移交不滿足合理要求扣5分10
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