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1、順德豐投資擔保公司檔案管理制度一、文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據郵電部郵電文書立卷歸檔辦法為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，2、并保持相對穩定。人員變動應及時通知綜合管理部。第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)綜合管理部統一收集管理。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1、公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向綜合管理部辦理歸檔手續、綜合管理部簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費3、用。第七條 各部門專(兼)職文書的職責：1、了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2、認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向綜合管理部辦好交接簽收手續。3、承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。(三)歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書4、。第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。第十四條 信訪工作材料。第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。第二十條 各部門應根據本部門的業務5、范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內對號入座，并在收發文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質量要求)第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，綜合管理部文書檔案員負責組卷、編目。第二十四條 案卷質量總體要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第6、二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，7、密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用黑色簽字筆書寫，字跡要工整8、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第三十五條 本制度自印發之日起實施。二、聲像、視頻檔案管理辦法(一)總則第一條 為加強公司的聲像檔案，特制定本辦法。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史9、記錄。聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)DV視頻短片等文字說明兩部分組成。第三條 聲像、視頻檔案是本公司全宗的組成部分，必須由綜合管理部實行集中統一管理。(二)聲像、視頻檔案資料的收集第四條 收集范圍1、反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像、視頻資料；2、各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像、視頻資料；3、本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像、視頻資料。4、涉及本公司和郵電系統權益的聲像、視頻資料。5、其它單位形成的與本公司有關的重要聲像、視頻資料。6.其它具有保存價值的聲像、視頻資料。第五條 收集時間1、聲像、10、視頻檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2、檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像、視頻資料。第六條 收集要求1、錄音、錄像、DV視頻、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；2、接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；3、聲像、視頻資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集1、綜合管理部有責任隨時征集重要聲像、視頻資料；2、在征集的聲像、視頻資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。11、第八條 聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經綜合管理部室簽字認可，財務部門應給予核報費用。(三)聲像檔案的整理HT第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協助。第十一條 分類、編號1、照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。2、錄音、錄像、攝像按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。3、編注與其他載體檔12、案相聯系的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。第十二條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條 文字說明的編寫1、文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2、編寫文字說明的要求：(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音、錄像、報像按案卷編寫文字說明。一組聲像、視頻資料聯系密切的應加文字說明：(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯數字表示。第十四條 編制格式1、 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-13、文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。2.、錄音、錄像、攝像的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。第十五條 案卷要求1、將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2、卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像、攝像以盒為單元填寫卷內目錄。3.卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照檔案、著錄規則進行。(四)聲像、視頻檔案的保管第十七條 聲像、視頻檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應保持在13-15之間，相對濕度應保持35%-45%；照片庫溫應保持14-24，相對14、濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應保持18-24，相對濕度應保持40%-60%。第十九條 底片冊、錄音、錄像、攝像應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像、視頻檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。第二十二條 建立健全聲像、視頻檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。(五)聲像、視頻檔案的開發利用第二十三條 編制聲像、視頻15、檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和國專利法的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的聲像、視頻檔案。 順德豐投資擔保有限公司 二0一0年九月15日