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1、常熟市給排水管理所檔案管理制度一、 總則1、為加強本所檔案工作，全面提高本所檔案管理水平，更好地為各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法和國家檔案局頒發的機關檔案工作業務建設規范等有關法規精神，特制訂本制度。2、檔案工作是一項專業性較強的工作，是本所工作的組成部分，是提高本所工作效率和質量的必要條件，是維護本所工作歷史真實面貌的一項重要工作。3、本所檔案室集中統一管理處各項工作活動中形成的全部檔案，其構成是以文書檔案為主體，包括文書、會計、基建、設備、人事等方面的檔案。4、本制度適用于本所對各類檔案資料的收集、整理、保管、利用等基礎管理工作。二、 檔案管理體制和職責范圍1、 檔案管理體制本所的2、檔案管理按分級管理的方法進行，在分管領導的具體領導下，檔案部門（專兼職檔案員）、所各科室（專兼職檔案員）組成三級檔案管理網絡。 本所檔案室具體負責檔案管理的日常機構，集中統一管理所的全部檔案。檔案室應配備適應檔案工作，具有高中以上文化水平和專業知識的檔案員。本所應建立科學的檔案管理網絡。各科室須配備相對穩定的專兼職檔案人員，業務上接受檔案部門的指導，定期參加檔案網絡的各項活動。2、 職責范圍檔案室是本所負責檔案管理的專門機構，職責與權限按照本處制定的檔案工作崗位責任制執行。本所由一名領導具體分管檔案工作，檔案室必須定期向分管領導匯報工作。 各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文3、件材料的完整、準確。三、 歸檔制度1、 歸檔范圍和保管期限本所各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括黨、政、工、團以及處保衛、財會等工作中形成的各種門類和載體的文件材料以及與本所業務工作有關的資料，均屬歸檔范圍。本所檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分為長期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）兩種，會計檔案保管期限的定期有三年、五年、十年、十五年和二十五年，業務檔案保管期限按有關業務規定制訂。凡對本所有長期保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。凡介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。 本所內各科室歸檔范圍及保管期限詳見附件5。24、 歸檔時間階段歸：凡專題項目、基建工程或業務部門活動中形成的業務文件材料，在任務完成或告一段落時，在三個月內要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。隨時歸：專題會議，重要設備儀器的文件材料，在活動結束后三個月內須將應歸檔的文件材料組成案卷，向檔案室歸檔。 年度歸：各項管理中形成的文件材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各部門負責人審定后，向檔案室移交。 隔年歸：會計檔案在當年整理立卷后暫由財會部門保存一年后，向檔案室移交。3、 歸檔要求本所檔案是機關的寶貴財富，任何部門和個人不得以任何理由占為已有，必須向檔案部門移交。歸檔的文件必5、須成套、系統、齊全、完整。歸檔的文件必須準確地反映本處各項活動的真實情況和歷史過程。歸檔的文件資料必須層次分明，符合形成規律，并簽署完備。歸檔的文件材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。本所文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，必須列入各業務部門的工作計劃、職責范圍和有關人員崗位責任制。代表本所外出參觀學習、考察和參加各種會議的工作人員帶回的文件材料必須交檔案室先作收文登記編號后，再借出使用。各部門要把歸檔文件材料，經整理后向檔案部門移交。文件材料立卷的程序一般為：分類組合編目。即在文件收集齊全的基礎上，將文件按有關特征分開，然后按一定的規律進行組合。最后將經過組合的文件，進行系統排列和編6、目。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關規定執行。 組合的基本要求是：組合應以問題為主，兼顧其它特征，使之聯系密切，分級適當，做到問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準確。卷內文件要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱。文件紙張過小的要用16K空白紙襯托上，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，即復制件在前，原件在后，文件沒有留出裝訂線的要加補貼邊，案卷應采用7、三孔一線的方法裝訂。卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；轉發件在前，原件在后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件材料在前，依據材料等在后；其它文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。卷內文件應按排列順序，依次編寫頁號。成卷裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號。圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。永久、長期和短期的案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬8、寫題名，有的雖然有題名但無實質內容的亦應重新擬寫；沒有責任者（作者）、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡要工整，卷內文件目錄放在卷首。有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可以說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責，備考表應置卷尾。聲像材料應用文字標出攝象或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者（作者）。文書檔案案卷封皮、卷內文件目錄、備考表、檔號的格式按文書檔案案卷格式執行。其它門類和載體的檔案案卷格式應按有關規定執行。案卷封皮，應逐項按規定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內文件材料內容，9、一般包括責任者（作者）、內容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應通俗易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。4、 歸檔手續各科室向檔案室移交檔案時，必須填寫檔案交接清單一式二份，交接雙方簽字，辦好交接手續。四、 檔案的整理1、檔案的整理必須遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間歷史聯系，便于檔案的保管和利用。2、檔案室接收后要及時分類登記入冊，劃分密級，確定保管期限，并編制案卷目錄。3、 檔案的保管期限應符合三、（5）的規定。4、本所按照檔案內容和載體的不同，制定統一的分類方案。文書檔案采用年度問題分類。科技檔案a、設備檔案以型號分類b、基建檔案按工程項目分類會計檔案按獨立核算單位年度10、形成分類人事檔案按有關規定進行聲像檔案按問題分類專業檔案按上級檔案行政管理機關和有關專業主管機關共同規定的分類方案進行分類。5、案卷的排列，應以全宗為單位，按不同門類，載體和保管期限分別排列。6、按照案卷排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。7、案卷目錄應區別不同保管期限，分年度或混年度編制目錄號，在一個全宗內，案卷目錄號不得重復。8、案卷裝訂整齊美觀，案卷目錄、案卷接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案銷毀清冊、檔案工作情況統計年報等格式均應按機關檔案業務建設規范執行。五、 檔案的保管1、存放檔案必須有專用柜、架、箱等裝具，并做到排列有11、序，統一編號。不同規格、不同式樣的檔案裝具應該分開排列，盡量做到整齊劃一。2、要定期對庫藏檔案的保管狀況進行全面檢查清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案。要及時進行修裱和復制。3、保存檔案必須有專門庫房，并具備良好的衛生環境和防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防有害生物和污染等安全措施。4、檔案應保持適宜的溫濕度，庫房溫濕度盡力控制在溫度1424，相對濕度4565%。管理人員要及時觀察、記錄溫濕度的變化，并采取措施及時進行調節。5、庫房實行專人管理，嚴禁無關人員進入庫房。6、庫房內嚴禁煙火和存放與檔案無關的物品。7、檔案部門應根據工作需要不斷添置現代化設備。8、本所檔案管理現代化，12、應納入本處辦公自動化系統，同步發展，根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化，以提高檔案的科學管理水平和服務效率。六、 檔案的保密1、嚴格執行保密法，增強保密意識，嚴守黨和國家機密，確保機關檔案絕對安全。2、嚴格執行1989年11月21日建設部、國家保密局印發的建設工作中國家秘密及其具體范圍的規定做好保密工作。3、建立健全檔案保密組織，做到“三落實”，即領導落實，組織落實，人員落實。4、檔案工作人員不準利用工作之便，擅自抄錄、復制檔案傳遞他人，不準與無關人員談論檔案秘密。5、所保密領導小組每隔一定時間應對檔案保密工作作一次檢查，及時發現并整改存在的問題，凡違反保密規定13、，造成損失的，根據情況輕重，給予處罰，構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、 檔案的鑒定和移交1、檔案的鑒定本所檔案的保管期限，按三、條款執行，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的存毀。本所檔案的鑒定工作，應在分管領導的領導下，由檔案室負責人、專（兼）職檔案員和各科室有關業務人員共同組成的鑒定小組負責。鑒定采用直接鑒定法。每次鑒定要寫出鑒定報告，對檔案的鑒定情況應在保管單位備考表中注明鑒定意見。由鑒定小組負責人簽名，并說明鑒定日期。鑒定工作一般一年一次，也可臨時組織。檔案通過鑒定，要求達到確定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確，不完整，鑒定小組應及時責成有關部門和人員負責修14、改、補充。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，由鑒定小組提出銷毀申請，經所領導審批，并報市檔案局、市建委備案，情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，指派兩人以上負責人監銷，監銷人員在銷毀清冊上簽名。2、檔案的移交本所應按國家、省、市關于檔案館接收檔案的范圍和年限的規定，將永久、長期保存的檔案有計劃、有步驟地連同案卷目錄和有關資料一并向有關部門移交。凡屬移交的檔案均應按照要求進行收集、整理、鑒定。移交檔案一律移交原件，對不同門類、載體的檔案。按有關規定執行。移交檔案應辦理交接手續，交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應納入本處全宗卷內保存15、。八、 檔案的統計2、 檔案統計內容檔案管理基本情況統計，主要有檔案管理人員數量及素質狀況、庫房設備狀況，檔案保管情況等。檔案數量統計，主要有檔案庫存數、入庫數、出庫數及庫藏結構等。檔案提供利用及效果統計，主要有借閱人次，提供卷（冊）數，檔案利用率、查全率、查準率和利用效果情況等。2、檔案的統計要求檔案的統計應嚴格遵守上級的統計標準。平時要做好檔案的登記工作，統計數據均以原始記錄為依據，做到準確、科學。檔案統計應指定專人負責，各項統計項目每季度作一次匯總，并定期認真地進行統計分析。按時按規定向上級報送統計報表。九、 檔案的利用1、檔案信息開發工作要重點服務于本處各項工作。2、檔案利用方式有閱覽16、服務、外借服務、制發復制件、制發檔案證明、舉辦展覽和咨詢服務等多種形式。3、根據需要編制有效的檢索工具。4、檔案室要開展檔案加工整理工作，編撰大事記、全宗介紹、統計資料匯編等專題資料，主動地為本處領導和各部門服務。5、對積極主動開發與提供利用檔案，為本所工作服務作出貢獻的人員，本所應給予表揚和獎勵。6、凡本所人員因工作需要，憑部門領導簽署的閱檔單子可到檔案室查閱檔案。7、查閱檔案必須辦理登記手續，并在閱覽室查閱，確因工作需要外借的，需經領導同意，時間一般不超過十天，到期仍需要者，可辦續借手續。外單位查閱檔案，需憑單位介紹信，并經分管領導批準。9、閱檔人員必須愛護檔案，不得損壞污穢，不準在檔案上涂改、圈劃、批注，不準剪裁及拆散檔案，如有損壞檔案的行為，按情節輕重報有關部門進行處理。10、凡需要摘錄復制檔案內容者，必須經檔案管理人員審閱確認無誤后，加蓋印章方能生效。11、檔案人員應努力熟悉庫藏檔案內容，主動了解本所各項工作利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。12、要做好利用效益記載和信息反饋工作，掌握檔案利用規律。常熟市市政公用事業管理處檔案工作網絡圖給水管理科姚玉玲排水管理科陶曉程檔案室檔案員： 王志平分管領導：