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1、倉庫出庫票據(jù)開具、流轉(zhuǎn)管控制度一、 目的：為加強公司內(nèi)部管理，理順倉庫票據(jù)管控關(guān)系，規(guī)范流程，特制定本制度。二、 實施范圍：成都牛車水食品有限公司各職能部門、子分公司。三、管控類別：正常銷售出庫單據(jù)；陳列、試吃等出庫；搭贈出庫單據(jù)；報損單據(jù)；入庫單據(jù)等。四、出庫的具體管控內(nèi)容一）、正常銷售出庫單據(jù)票控示意流程票控環(huán)節(jié)：1、訂單：需經(jīng)業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理核訂單并簽字確認(rèn)或OA流程審批。2、訂單制單：制單前，a根據(jù)訂單查詢管家婆系統(tǒng)賬面庫存余量，若不足，及時溝通調(diào)整訂單；b需收集整理是否為活動特價等資料；c若是業(yè)務(wù)員要求制單員匹配各貨品，需匹配后報業(yè)務(wù)員確認(rèn)；d制單完成，制單員需要復(fù)核，確保所錄入信息2、正確（包括品名、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨價等）；e及時通知審核員審核單據(jù)。3、制單審單：審單員接到制單員通知，即時審核。審核制單員所錄入信息是否完整與正確，發(fā)現(xiàn)差異或不當(dāng)之處，及時通知制單員修正。審核通過的，即時通知打單員。制單員與審核員嚴(yán)禁同一人，制單員設(shè)置一人，若休假，安排代班并做好交接工作。4、審單打單：打單后，即時通知業(yè)務(wù)員（電話、微信、QQ信息等），取得業(yè)務(wù)員確認(rèn)。并做好溝通內(nèi)容記錄（建立溝通記錄簿）。裝單前，制單員與審核員均需手工簽字確認(rèn)，特殊情況可補簽。5、打單裝單：a倉庫負(fù)責(zé)人組織人員按單準(zhǔn)確無誤配貨并裝貨；b配貨中發(fā)現(xiàn)貨品數(shù)量不足等情形，即時通知制單員辦理退單手續(xù)，并在退單上注明原因3、及備注原單據(jù)號碼，備查。嚴(yán)禁反審核修改或刪除銷售單據(jù)（除領(lǐng)導(dǎo)同意的外），嚴(yán)禁缺號重號。建議銷售單做改進(jìn)：訂單計劃量、倉庫實發(fā)量、客戶實收量，可有效避免“杠單”。6、裝單送單：貨運司機持財務(wù)聯(lián)、客戶聯(lián)、司機聯(lián)、門崗聯(lián)（賒銷收款聯(lián)）送貨，領(lǐng)出單據(jù)時，庫房負(fù)責(zé)做好單據(jù)領(lǐng)出登記。若設(shè)門崗，門崗需持門崗聯(lián)核查貨品，無誤后，司機方可啟程送貨。門崗聯(lián)留存門崗備查。若無門崗，門崗聯(lián)則為賒銷收款聯(lián)，與財務(wù)聯(lián)、客戶聯(lián)、司機聯(lián)一并隨貨送至客戶處。倉庫聯(lián)留存庫房備查。送單前，倉庫發(fā)貨人、倉庫負(fù)責(zé)人、司機需手工簽字確認(rèn)。隨貨同行的銷售單，倉庫需指定專人登記銷售單臺賬，包括客戶名稱、單據(jù)號碼、單據(jù)金額、送貨人、領(lǐng)單人等內(nèi)4、容，銷售單返回后即時登記回單時間，收集整理人簽字予以確認(rèn)。嚴(yán)禁所有聯(lián)次隨貨同行。7、送單驗單：1）、照單全收，客戶簽字確認(rèn)后返回財務(wù)聯(lián)、司機聯(lián)、收款聯(lián)，客戶聯(lián)交客戶對賬用。2）、拒收部分貨品，隨車返回，司機及時電話通知庫房負(fù)責(zé)人，匯報送貨驗收情況，庫房負(fù)責(zé)人制單員（退貨到庫房驗收后辦理退貨入庫手續(xù)）。若送貨量與客戶實收量不符，暫時允許客戶在銷售單上簽注實收數(shù)量、客戶名字、時間，司機隨即聯(lián)系倉庫負(fù)責(zé)人做退單與退貨處理準(zhǔn)備。是否存在收款情況？如何處理？8、驗單回單/核單：司機聯(lián)與倉庫聯(lián)匹配同存，財務(wù)聯(lián)與收款聯(lián)整理后，做好移交財務(wù)部門工作。銷售聯(lián)單返回后，即時登記，簽注收單人姓名、時間。9、回單傳單5、/交單：庫房指定專人按天整理管家婆系統(tǒng)開具的銷售單并建立臺賬，不論是否發(fā)貨，均需登記臺賬，并做好核實銷號工作（每天開單總量、回單數(shù)量、未回單數(shù)量、未領(lǐng)出數(shù)量），若是系統(tǒng)原因造成斷號或重號，需倉庫負(fù)責(zé)人核實后簽字確認(rèn)，并注明“系統(tǒng)原因斷號或重號”。若是人為原因，需追查落實責(zé)任。落實專人負(fù)責(zé)整理并傳遞銷售單據(jù)，交接時雙方簽字確認(rèn)。交接表一式叁份（根據(jù)需要增減），庫房一份、第1接收人一份、第2接收人一份。10、異常情況處理差異調(diào)整申請表：如超市搞活動送貨，雖確定檔期時間，但存在提前或延后特價供貨，與原供貨單價存在交叉期的，需差異調(diào)節(jié)申請，待領(lǐng)導(dǎo)審批后傳財務(wù)做調(diào)賬用。11、訂貨單隨銷售單財務(wù)聯(lián)同存。若6、為OA系統(tǒng)，經(jīng)審批后的訂貨單隨銷售單一并打印后傳財務(wù)做入賬依據(jù)。12、單據(jù)傳遞至財務(wù)環(huán)節(jié)后，次日內(nèi)完成入賬，單據(jù)整理工作交會計助理辦理。13、后手發(fā)現(xiàn)前手有不當(dāng)之處，即時征詢相關(guān)經(jīng)辦人員的意見，妥善處理，若無法處理，及時聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)合理處理，不得無故壓單拖單，影響下一環(huán)節(jié)工作開展，一經(jīng)檢舉核查屬實，造成損失者，嚴(yán)懲不貸。14、財務(wù)：收到單據(jù)后，按照財務(wù)制度要求審核相關(guān)人員簽字是否齊備，銷售單與銷售退貨單是否匹配等，發(fā)現(xiàn)不當(dāng)之處，通知當(dāng)事人糾正，同時報告人事部門做業(yè)績考核。15、處罰措施：送單交單（含）環(huán)節(jié)，任一環(huán)節(jié)掉單，處罰該環(huán)節(jié)當(dāng)事責(zé)任人500元/單，并追查該單金額50%賠償責(zé)任。應(yīng)簽字未簽7、字者，按單每一處20元。每單流轉(zhuǎn)時限：市區(qū)、郊縣、商超當(dāng)天內(nèi)返回到庫房核單銷號。其他不超過三天內(nèi)返回到庫房。每延一天處理送單人100元。二）、樣品、陳列、試飲品票控示意流程業(yè)務(wù)員提報書面申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，傳遞制單員制單，其他流程要求同上。在交單環(huán)節(jié)時，該申請隨財務(wù)聯(lián)，一并傳財務(wù)。三）、搭贈提報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后的書面搭贈申請。傳遞制單員制單，其他流程要求同上。搭贈申請，需財務(wù)會計核簽確認(rèn)金額。在限額內(nèi)辦理相關(guān)搭贈。四）、倉庫殘次貨品與報廢貨品處理1、殘次貨品處理。倉庫負(fù)責(zé)人根據(jù)庫房理貨情況提出書面申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，做變價等處理。流程同正常銷售出庫單據(jù)。票控示意流程2、報廢貨品處理。倉庫負(fù)8、責(zé)人根據(jù)庫房理貨情況提出書面申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，做報廢處理。若是政府部門指定銷毀地點，同正常銷售流程。驗單則為相關(guān)參與銷毀的人員驗貨，即是否為單據(jù)所列物品。銷毀后，參與銷毀的人員均簽字確認(rèn)。隨后返回單據(jù)至倉庫，進(jìn)入下一流程。若是自行銷毀，裝單與送單環(huán)節(jié)可根據(jù)情況適當(dāng)減省。參與人至少包含：總經(jīng)理、倉庫負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、營銷人員等。目的，在銷毀前再次確認(rèn)是否可變價處理，以降低公司損失。五）、分公司調(diào)貨流程要求同正常出庫銷售環(huán)節(jié)。分公司驗貨辦理入庫后，及時通知調(diào)出公司倉庫負(fù)責(zé)人，互相核對調(diào)入方入庫單與調(diào)出方出庫單是否一致，及時分析差異，做好調(diào)整，保持金額、數(shù)量等一致。五、入庫單據(jù)。到貨單、運輸合同原件隨入庫單（財務(wù)聯(lián)）移交財務(wù)，（歡樂家）送貨單由會計助理收集后，與當(dāng)批到貨匹配后，移交會計入賬。會計收到到貨單與送貨單，核對入庫單辦理是否正確，包括品名規(guī)格數(shù)量單價等，重點是單價。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，即時聯(lián)系倉庫負(fù)責(zé)人或廠家等，合理處理。保證金額的準(zhǔn)備性。票控示意流程六、本制度修訂與解釋權(quán)歸成都牛車水食品有限公司。七、執(zhí)行時間：頒布之日起執(zhí)行。