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1、連鎖購物中心、百貨商場財(cái)務(wù)科檔案及票據(jù)管理制度第一節(jié) 檔案管理制度1、資料歸檔1.1 分店每年建成會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，整理立卷或裝訂成冊；1.2 當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由分店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)部編制清冊移交分店的檔案室保管；1.3 財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案室 ，不得自行封包保存。檔案室必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕；1.4 檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任；1.5 檔案室對于違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的行為，有權(quán)進(jìn)行檢查、糾正2、，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)當(dāng)報(bào)告分店負(fù)責(zé)人或事業(yè)部。2、會(huì)計(jì)檔案管理、保存2.1 分店的會(huì)計(jì)檔案原則上不能借出。在分店內(nèi)部，會(huì)計(jì)檔案的借用，須有分店負(fù)責(zé)人的指令或會(huì)計(jì)主管的同意；2.2 分店對會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便；2.3 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；2.4 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、5種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。3、會(huì)計(jì)檔案銷毀3.1 會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由分店檔案室提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案3、銷毀清冊；3.2 經(jīng)分店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案室保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；3.3 分店按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)務(wù)部共同監(jiān)銷；3.4 監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對 ，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告分店負(fù)責(zé)人。第二節(jié) 票據(jù)管理 1、支票管理1.1 空白支票和支票印鑒必須設(shè)專人負(fù)責(zé)保管，支票必須在簽發(fā)時(shí)蓋章，不得事先蓋章備用，嚴(yán)防支票遺失和被盜；1.2 財(cái)務(wù)部要建立嚴(yán)格的支票管理制度。支票的購買，使用必須指定專人負(fù)責(zé)，并建立支票登記本，按照支票號(hào)碼逐一進(jìn)行登記；1.3 已經(jīng)簽發(fā)的支票，要及時(shí)催4、報(bào)注銷，并定期核對。發(fā)現(xiàn)支票丟失短少，必須及時(shí)查找，同時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，及時(shí)采取措施；1.4 借用支票人員對所借支票必須妥善保管，不得隨手亂放，如果發(fā)生支票丟失、被盜 ，應(yīng)立即查找并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并向財(cái)務(wù)、保衛(wèi)部門反映，迅速到銀行辦理掛失手續(xù)。如因經(jīng)辦人員未及時(shí)匯報(bào)造成嚴(yán)重后果，應(yīng)視情況由經(jīng)辦人員賠償部分經(jīng)濟(jì)損失；1.5 簽發(fā)支票時(shí)，支票用途項(xiàng)要填寫真實(shí)、齊全、字跡要清晰，大小寫金額不得更改；1.6 為避免簽發(fā)空頭支票，財(cái)會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)確地控制銀行存款余額 ，及時(shí)正確地記載帳務(wù)，定期與銀行對帳單進(jìn)行核對 ，及時(shí)清理未達(dá)帳項(xiàng)；1.7 嚴(yán)格遵守結(jié)算紀(jì)律，不準(zhǔn)簽發(fā)空頭支票；不準(zhǔn)簽發(fā)遠(yuǎn)期或空期支票；不準(zhǔn)將5、支票出租、出借或轉(zhuǎn)讓給其他單位和個(gè)人使用；不準(zhǔn)將支票做抵押；不準(zhǔn)簽發(fā)印鑒不全或不符的支票；1.8 過期作廢支票要按號(hào)碼訂在原始憑證中，妥善保管，不得任意撕毀。2、支票的使用2.1 支票的使用要求:2.1.1 支票金額起點(diǎn)為100元；2.1.2 支票有效期為10天（自簽發(fā)次日算超，到期日遇節(jié)假日順延）；2.1.3 簽發(fā)支票應(yīng)使用碳素墨水填寫 ，未按規(guī)定填寫、被涂改冒領(lǐng)的，由簽發(fā)人負(fù)責(zé)；2.1.4 簽發(fā)支票后，不得更改任何內(nèi)容。2.2 采購人員外出采購商品如需用支票，領(lǐng)用時(shí)填寫款項(xiàng)支付憑單，注明收款單位、支票用途、支票號(hào)碼、預(yù)計(jì)用款金額等，由部門經(jīng)理簽字，并報(bào)總經(jīng)理審批簽字，由經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支6、票，并在掛支單及支票登記簿上簽字；2.3 部門與供應(yīng)商結(jié)帳領(lǐng)用支票時(shí)，應(yīng)填寫貨款結(jié)算單，按結(jié)帳單所列各項(xiàng)填寫清楚；2.4 各部門因工作需要購買辦公用品或支付其他費(fèi)用領(lǐng)用支票時(shí)，應(yīng)填寫款項(xiàng)支付憑單，按申請單上所列各項(xiàng)填寫清楚，逐項(xiàng)登記日期、支票號(hào)碼、款項(xiàng)用途、用款限額，并由借用人簽字；2.5 財(cái)會(huì)人員在簽發(fā)支票時(shí)，必須做到“五填寫”（即填寫日期、抬頭、用途、大寫、小寫）遇有特殊情況，也必須填寫日期 、抬頭、用途；2.6 借用支票時(shí)，財(cái)會(huì)人員應(yīng)根據(jù)采購人員提出的進(jìn)貨品種、數(shù)量、采購權(quán)限確定資金使用限額 ，采購人員必須在規(guī)定的資金限額內(nèi)嚴(yán)格掌握使用。遇到特殊情況需要超過使用限額時(shí)，要事先與財(cái)務(wù)人員聯(lián)7、系，經(jīng)財(cái)務(wù)人員同意后才能使用。違反此規(guī)定造成銀行“空額”，影響用款或發(fā)生銀行罰款，由使用人承擔(dān)責(zé)任；2.7 “使用限額 ”當(dāng)日有效。如當(dāng)日未能使用而次日繼續(xù)使用時(shí)，須與財(cái)會(huì)人員重新研究確定限額；2.8 經(jīng)辦人領(lǐng)取開好的支票時(shí)必須將支票存根數(shù)字與支票票面數(shù)字核對相符，支票存根必須按規(guī)定填寫單位名稱、金額、款項(xiàng)用途；2.9 采購人員采購商品后，應(yīng)持供貨單位發(fā)票銷賬，并于當(dāng)日進(jìn)行清理。由于客觀原因當(dāng)日不能銷賬時(shí)，應(yīng)及時(shí)向財(cái)會(huì)人員報(bào)告實(shí)際使用數(shù)額，以便財(cái)務(wù)部掌握資金情況；2.10 財(cái)會(huì)人員要及時(shí)銷賬，督促業(yè)務(wù)部門及時(shí)轉(zhuǎn)帳（本市不得超過七天，外埠不得超過二十天），發(fā)現(xiàn)逾期掛支時(shí)，要及時(shí)查詢，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要8、及時(shí)上報(bào)；2.11 為防止支票丟失或被盜，未用完的支票，必須于當(dāng)日交回財(cái)務(wù)部注銷；2.12 收到外單位交來的支票時(shí)，要檢查各項(xiàng)內(nèi)容是否符合要求，是否在有效期內(nèi)，所收到的支票要及時(shí)交財(cái)務(wù)部送存銀行。3、發(fā)票管理3.1 發(fā)票的購買、印刷：3.1.1 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，所需的發(fā)票由財(cái)務(wù)部門提出申請，編制購買計(jì)劃，到稅務(wù)部門購買；3.1.2 銷售發(fā)票由于使用量較大，由財(cái)務(wù)部向稅務(wù)部門提出申請，并持稅務(wù)部門核發(fā)的“印刷發(fā)票和資金往來專用發(fā)票通知書”到指定的印刷廠印刷。3.2 發(fā)票的領(lǐng)取和登記：3.2.1 銷售部門所需的銷售發(fā)票，由收銀部的收銀領(lǐng)班領(lǐng)取，其他人員不得領(lǐng)??；3.2.2 財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對發(fā)票的管理，9、嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)用手續(xù)，建立發(fā)票領(lǐng)用登記簿；3.2.3 購買、自印、發(fā)出時(shí)要核對數(shù)據(jù)并按號(hào)碼順序登記，以便備查；3.2.4 各部門要核定使用發(fā)票的固定本數(shù)，并以舊發(fā)票換取新發(fā)票。3.3 發(fā)票的使用和管理：3.3.1 發(fā)票和收據(jù)必須復(fù)寫，按照號(hào)碼順序使用，內(nèi)容必須填寫齊全，抬頭如不填寫單位，應(yīng)劃橫線，文字?jǐn)?shù)字必須端正清楚，開票人必須要簽全名；3.3.2 如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)開錯(cuò)寫，必須作廢，應(yīng)另開一份，并將作廢的一份貼在原存根聯(lián)上一并保存；同時(shí)，在作廢票上寫清“作廢”字樣或加蓋“作廢”圖章；3.3.3 部門已經(jīng)使用完的發(fā)票存根，由財(cái)務(wù)人員按照發(fā)票順序號(hào)碼，逐號(hào)檢查是否有空白發(fā)票、短聯(lián)和短號(hào)。檢查無誤后再辦理換取10、新發(fā)票手續(xù)，同時(shí)在舊發(fā)票上簽字蓋章，注銷舊發(fā)票號(hào)碼；3.3.4 財(cái)務(wù)部應(yīng)責(zé)成專人負(fù)責(zé)銷售發(fā)票領(lǐng)取、使用、保管，并進(jìn)行檢查核對；3.3.5 對交回的舊發(fā)票，按日期、號(hào)碼歸類整理打捆，并妥善保管；3.3.6 發(fā)票存根保管期為五年。保管期滿后，發(fā)票存根必須造冊登記，并向所在稅務(wù)部門提出申請，經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)后方可銷毀。3.3.7 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，部門應(yīng)將未使用和已經(jīng)使用的發(fā)票收回，交財(cái)務(wù)部注銷，統(tǒng)一處理。4、增值稅專用發(fā)票管理4.1 增值稅專用發(fā)票的購領(lǐng)：4.1.1 增值稅專用發(fā)票的認(rèn)購，由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一辦理。領(lǐng)購專用發(fā)票時(shí)，先向主管稅務(wù)所提出購票申請，經(jīng)稅務(wù)所批準(zhǔn)同意、并在“發(fā)票準(zhǔn)購簿”上簽字后，方可領(lǐng)11、購。認(rèn)領(lǐng)時(shí)必須由兩人乘專車辦理；4.1.2 稅務(wù)機(jī)關(guān)銷售專用發(fā)票時(shí)，由購票單位在每一份專用發(fā)票上加蓋銷貨單位名稱、稅務(wù)登記號(hào)碼、地址、電話、開戶銀行及帳號(hào)的印模，交稅務(wù)銷售人員查驗(yàn)，方可辦理領(lǐng)購；4.1.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)專用發(fā)票的認(rèn)購和發(fā)放工作，認(rèn)購發(fā)放時(shí)要核對前后號(hào)碼是否連續(xù)；4.1.4 要建立“專用登記簿”，詳細(xì)登記發(fā)票起止號(hào)碼、冊數(shù)、領(lǐng)用人簽字，對專用發(fā)票實(shí)行以舊換新，并要求在交回使用過的專用發(fā)票封面上注明已經(jīng)使用的份數(shù)、作廢份數(shù)、開出的價(jià)款數(shù)、稅款數(shù)、價(jià)稅合計(jì)匯總數(shù)。4.2 增值稅專用發(fā)票的使用：4.2.1 填寫增值稅專用發(fā)票時(shí)必須按號(hào)碼順序使用，票內(nèi)項(xiàng)目填寫齊全，不得簡化供貨、購貨單位12、名稱，全部聯(lián)次一次填寫，內(nèi)容金額全部一致，大小寫金額必須相符，不得漏項(xiàng)，無誤后簽上開票人姓名，并加蓋財(cái)務(wù)專用章；4.2.2 如開具專用發(fā)票金額、名稱有誤時(shí)，應(yīng)將四聯(lián)專用發(fā)票捏齊粘貼在票根上，一同加蓋“誤填作廢”章，不得撕毀；4.2.3 發(fā)生銷售退回、銷售折讓時(shí)，如果尚未將記帳聯(lián)作帳務(wù)處理，應(yīng)在收到的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)及相應(yīng)的存根聯(lián)、記帳聯(lián)上注明“作廢”字樣，并依次粘貼在存根聯(lián)后，下月領(lǐng)購專用發(fā)票時(shí)隨同其他專用發(fā)票存根聯(lián)一起提交稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。如果已將記帳聯(lián)撕下作扣減當(dāng)期銷項(xiàng)稅額 的憑證，存根聯(lián)、抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)不撕下，將藍(lán)字專用發(fā)票的抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)粘貼在紅字專用聯(lián)的后面，并在上面注明藍(lán)字、紅字專用發(fā)票13、記帳聯(lián)的存放地點(diǎn)，作為開具紅字專用發(fā)票的依據(jù)；4.2.4 專用發(fā)票只限于本店使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，未經(jīng)稅務(wù)局批準(zhǔn)，不得拆開使用。4.3 收取增值稅專用發(fā)票：4.3.1 檢查收取的增值稅專用發(fā)票的真?zhèn)?，包括對光檢查發(fā)票來源和抵扣聯(lián)是否有統(tǒng)一的水印圖案，用紫外線燈鑒別防偽標(biāo)志；4.3.2 驗(yàn)收稅號(hào)是否是15位，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)是否加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章，全部聯(lián)次是否一次填寫；4.3.3 檢查取得的增值稅專用發(fā)票是否按規(guī)定填寫，所填內(nèi)容有無漏項(xiàng)，檢查是否有涂改痕跡；4.3.4 對品種較多的商品，可以匯總填寫增值稅專用發(fā)票，這時(shí)可不填寫，“商品或勞務(wù)名稱”、“計(jì)量單位”、“數(shù)量”、“單價(jià)”欄。匯總填14、寫專用發(fā)票必須附有銷售方開具的并加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章的銷售清單。銷售清單應(yīng)填寫購銷雙方的單位名稱、商品或勞務(wù)名稱、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、銷售額；4.3.5 銷貨清單的匯總銷售額應(yīng)與專用發(fā)票“金額”欄的數(shù)字一致。銷貨清單要一式兩份，分別附在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)之后；4.3.6 凡由稅務(wù)部門代開的增值稅專用發(fā)票，一律要有稅務(wù)部門加蓋的代開增值稅專用發(fā)票和單位的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。專用發(fā)票稅率為6%，稅率為17%的增值稅專用發(fā)票一律視為廢票；4.3.7 增值稅專用發(fā)票填寫的單位，必須與注冊登記的所在地一致；4.3.8 增值稅專用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)憑證，必須統(tǒng)一規(guī)范裝訂，嚴(yán)格按25張裝訂一冊，并使用統(tǒng)一格15、式的抵扣聯(lián)封面；4.3.9 財(cái)務(wù)部有權(quán)拒收不符合規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。4.4 增值稅專用發(fā)票的保管：4.4.1 財(cái)務(wù)部設(shè)專人保管專用發(fā)票；4.4.2 未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查，不得擅自銷毀專用發(fā)票。專用發(fā)票應(yīng)當(dāng)保存五年期滿后報(bào)稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查后銷毀；4.4.3 不得丟失專用發(fā)票。如發(fā)生丟失情況，應(yīng)于丟失的當(dāng)天報(bào)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，并通過報(bào)刊聲明作廢；4.4.4 以上規(guī)定，凡有違反者，扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金。由此造成偷漏稅、購進(jìn)應(yīng)稅項(xiàng)目不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅，及因丟失專用發(fā)票而給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失，直接責(zé)任人要承擔(dān)全部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5、收據(jù)管理5.1 收據(jù)作為內(nèi)部使用的收款憑證，主要用于非商業(yè)活動(dòng)。原則上不對外開據(jù)16、；5.2 客戶由于特殊原因（如支付定金）需要時(shí)，向客戶提供方便；5.3 收據(jù)由財(cái)務(wù)總監(jiān)掌握，收據(jù)金額一筆在1.5萬元以下（含1.5萬元），由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；超過1.5萬元，除財(cái)務(wù)總監(jiān)審核外，還需由總經(jīng)理簽批。6、會(huì)計(jì)檔案保管期限表順序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年其中：涉及外事和對私改造 的會(huì)計(jì)憑證永久2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5總帳15年包括日記總帳6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年7輔助帳簿15年8涉及外事和對私改造 的會(huì)計(jì)帳簿永久三、會(huì)計(jì)報(bào)表類9主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析10月、季會(huì)計(jì)報(bào)表 5年包括文字分析11年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）永久包括文字分析四、其他類12會(huì)計(jì)移交清冊15年13會(huì)計(jì)檔案保管清冊25年14會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊25年