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1、文件和檔案管理制度1、 總則1.1為了規范公司各類文件的類別、編號規定、格式；編寫、審批和發布、發放規則；評審、修訂、作廢管理，以提高文件編寫質量，加強文件的系統性、協調性、合規性、適用性、唯一性；為保證記錄收集及時、傳遞有序、標識清晰、保管齊全完整、歸檔及時、銷毀受控等。特制定本文件。1.2本文件適用于本公司內部文件、外來文件和記錄的管理。1.3本文件相關部門的職責：(a)行政部負責確定公司文件的相關管理要求；負責標準化審查、編號、登記及分發。（b）行政部負責外來文件的收發和公司的檔案管理。（c）各部門負責編制及審核主管工作所需的文件。1.4公文的管理執行公司公文管理辦法。2、 文件分類2.2、1本公司將內部制定的文件分為如下類別：（1） 管理手冊：向公司內、外部提供關于公司管理體系的一致信息的文件；（2） 管理制度類文件：通過公司通知類公文形式發布，適用于公司各部門，或適用于一個部門但較重要的管理類文件。包括：（a）管理制度：規定如何一致地完成主要管理過程的信息的文件，主要用于職能部門管理主要管理過程。（b）方案、辦法、細則等：規定如何一致地完成主要管理過程中相對獨立活動的信息的文件，主要用于職能部門管理各項相對獨立活動。（c）預案：規定各種緊急情況的應急方法的文件。（3） 作業類文件：闡明作業標準、作業步驟、作業檢查要求的文件，如作業規程、安全操作規程。(4) 記錄：規定填寫內容3、的格式文件，一般隨管理制度類及作業類文件同時發布。3、 文件編制總要求3.1 各類文件所規定的條款應明確而無歧義，并且在其范圍所規定的界限內按需要力求完整、清楚、準確、相互協調，能被未參加文件編制的相關人員所理解。3.2 各類文件充分考慮與現行相關法律、法規、規章及相關標準，特別是強制性標準的協調性，并考慮最新管理水平，能達到控制風險的目的。 3.3 在各層級文件內，文件的結構、文體和術語應保持一致，同類文件的結構及其章、條的編號應盡可能相同，類似的條款應使用類似的措辭來表達，相同的條款應使用相同的措辭來表達。3.4 在各層級文件內，某一給定概念應使用相同的術語。對于已定義的概念應避免使用同義4、詞，每個選用的術語應盡可能只有唯一的含義。3.5 文件的內容應便于實施，并易被其他文件引用。3.6 為了保證文件的及時發布，在制定文件時，應遵守文件制定程序。在起草文件前，應確定預計的結構和內在關系，尤其應考慮內容的劃分。4、 文件內容及格式要求4.1 公司根據各項管理工作的需要，明確各類文件應描述的基本內容要求。按照相關要求，根據公司實際，規定各類文件格式，以保證公司文件的規范有序。4.2 公司管理手冊應描述公司的安全管理組織架構、方針、目標等基本信息；公司各項主要工作的責任部門、職能定位及管理要求。4.3 管理制度類文件應描述公司層面各項工作的具體要求及方法，應使用的相關記錄等。4.4 作5、業類文件應描述相關作業要求、步驟等。4.5 記錄是反映管理活動實施過程和主要內容。配套紙質記錄表格的格式見附 錄5。如使用信息系統上的電子記錄，按照信息系統上確定的格式執行，在相應的文件中給予說明。5、 文件編制、評審5.1 各部門根據管理需要按照第3章、第4章的要求編制相關管理類文件。a) 公司安全管理手冊由質安部組織編制；b) 管理制度類文件或作業文件由各相關主辦部門負責組織編制。5.2 行政部組織各相關主辦部門評審文件。c) 各文件編制主辦部門組織本部門內部評審所負責文件的可操作性；d) 各文件編制主辦部門組織相關部門評審所負責文件的接口合理性；e) 當編制部門和評審部門的意見不能達成一6、致時，行政部組織公司領導評審文件并確認文件。5.3 各文件編制主辦部門提交相關部門評審時可采用以下兩種方式： (a) 書面評審：編制部門填寫“文件評審記錄”中的文件基本信息欄目，提出審閱要求（包括審閱重點、完成時間等），并將待評審文件（電子版、紙質版均可）及“文件評審記錄”提交相關評審人員。評審人員按照審閱要求，認真評審文件，并填寫“文件評審記錄”中的評審意見欄目，按期返回編制部門。（b）跨部門會議評審：分管領導主持，編制部門負責匯報，組織部門形成“會議評審記錄”。5.4 編制部門根據評審意見進行修訂，必要時執行上述條款再次評審。5.5 管理手冊、管理制度類及作業類文件的格式由編制部門根據第47、章的要求進行格式自查，行政部進行最終審查，對不符合要求的文件應返回文件編制部門修改，直至符合要求。6、 文件審批、發布6.1 行政部將經過評審通過后的管理手冊、管理制度類及作業類文件按照公文管理辦法履行審批手續，并正式發布。6.2 行政部按照第4章的規定，對格式符合要求的管理手冊、管理制度類及作業類文件給予唯一受控編號，并在“文件管理一覽表”中登記。6.3 管理手冊、管理制度類及作業類文件由行政部以公司通知類公文形式發布，填寫發放記錄。文件及評審記錄交行政部歸檔。7、 在用文件評審及更改、作廢7.1 各部門根據使用情況，評審文件的持續適宜性，對發現的問題及時記錄，填寫“在用文件評審/更改/作廢8、記錄”，文件編制部門確認是否更改或作廢相關文件。7.2 文件編制部門每年對所編制的文件進行定期評審，當出現組織機構調整、產品結構調整、作業場所重大變化等情況時，應及時跟蹤變更情況，并評審文件是否適宜，填寫“在用文件評審/更改/作廢記錄”，經部門領導確認是否需要更改或作廢相關文件。7.3 經確認需更改的文件一般由原編制部門組織更改，如轉交其他部門更改，應由原編制部門提交相關背景資料。更改完成后，應填寫“在用文件評審/更改/作廢記錄”，并按照第5、6章履行相關手續。7.4 經確認需作廢的文件由原編制部門填寫“在用文件評審/更改/作廢記錄”，經分管領導審批后，回收作廢文件或通知作廢信息。7.5 因法9、律或積累知識的目的而需保留的作廢文件應標識“作廢”，以防混淆，該類文件應單獨存放。7.6 不需保留的作廢文件，由負責回收的部門進行銷毀，填寫“文件管理一覽表”。8、 外來文件管理8.1 公司應確定管理所需的外來文件類別和明細，并確保外來文件得到識別，控制其分發。8.2 公司各相關部門應按確定的外來文件類別和明細收集諸如行業標準、相關的法律法規、用戶技術標準或要求、同行業相關技術標準要求等外來文件。8.3 各部門收集到的外來文件應及時交與行政部歸檔管理，行政部將外來文件分類登記在“有效文件清單”中，備注“外來文件”。8.4 外來文件的編號可采用原文件編號，如原文件無編號可自行編號，在每份外來文件10、封面右上角注明新的編號。8.5 外來文件的借閱和發放由行政部負責，借閱和發放時要保留相關的記錄，并在規定的期限內收回。8.6 相關部門應關注外來文件的最新版本，并有新版本生效時，行政部應及時下發有效版本，并將舊版本收回。9、 有效性控制9.1 科技信息處建立包括公司公文、管理手冊、管理制度類及作業類文件以及外來文件的“有效文件清單”，通過紙質或信息管理系統公布。 9.2 各職能部門內部管理或作業用文件由各部門建立本部門“有效文件（內部制度）清單”，并報行政部備案。9.3 文件更改或作廢后，應及時更新“有效文件清單”。10、 檔案記錄管理10.1 各部門根據工作需要，可使用如下記錄形式：(a) 11、紙質形式，如：表格、傳真、照片等；(b) 電子媒體形式，如：錄音、錄像、光盤、數碼照片、信息系統上的電子記錄等；(c) 實物形式，如：獎牌、獎狀、獎杯、證書等。10.2 各部門在確定需使用的記錄樣式時，應盡可能使用現有已固化的記錄樣式，并按照第4章規定的格式框架要求，盡可能保證記錄清晰全面。10.3 政府機構對相關記錄的樣式有統一規定的，按其統一規定執行。10.4 各種記錄應按內容分類，由專人負責填寫。記錄填寫要準確、及時、標識正確、內容具體、字跡清晰、逐欄填寫，若有空項應用“-”劃去（備注除外）。10.5 記錄不得隨意涂改，確需更改時，應采用劃改的方式，劃改處應簽上更改人的姓名及更改日期。填12、寫人對記錄的數據、文字負責，在記錄上應簽署姓名、注明日期。10.6 各部門建立本部門的“記錄清單”，收集本部門產生的記錄，并按名稱、產生時間等進行分類標識整理。10.7 部門之間根據需要移交記錄，對重要記錄的移交應填寫“記錄交接清單”。需歸檔保留的記錄應按公司檔案管理辦法規定移交人事行政部存檔。10.8 政府機構對相關記錄的收集、整理、移交有統一規定的，按其規定執行。 10.9 各部門對需保存的記錄應放于安全、適宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丟失。10.10 各部門根據工作需要，確定本部門記錄的保管期限。并在“記錄清單”中明確。但最低保管期限不應低于1年。存檔記錄的保存期執行檔案管理辦法。10.11 公司內部人員因工作需要，經有關部門負責人同意，可以查閱該部門的記錄。合同有規定時，顧客或其代表可以在商定期內查閱與合同有關的記錄。10.12 在第一方、第二方、第三方審核時，相關部門應在審核計劃確定的范圍內，向審核人員提供需查閱的記錄。檔案的查閱執行檔案管理辦法。10.13 各部門保存的紙質記錄及電子媒體記錄中的錄音、錄像、光盤、數碼照片的保存到期后，可以進行銷毀。各部門填寫“記錄銷毀清單”，報部門領導批準后銷毀。檔案的銷毀執行檔案管理辦法。11、 附則11.1 本文件所使用的記錄見附錄。11.2 本文件由行政部負責解釋。11.3 本文件為第1次發布，自下發之日起執行。