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1、始行公益辦公室制度手冊辦公室管理制度第一章 總則一、 為了加強辦公室管理，明確團隊內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。二、 本制度適用于團隊所有成員并嚴格遵守各項規定。三、 切合團隊實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有制可依，保證團隊的辦公事務有效開展。四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。第二章 職責范圍辦公室管理人員直接受總理事會。二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、 負責團隊文書管理、辦公用2、品管理、會議管理等工作，保證各項事務有序開展。四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。五、 負責團隊對內、對外公共關系的維護和改善。六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好負責人參謀。第三章 辦公室事務管理 文件保密工作是很重要的部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指團隊內外部發文文件檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。并對文件管理制度做以下規定。第一條 管理要點1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。2、 3、文件管理的范圍包括：上級下發文件、團隊各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照團隊文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明團隊全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規范1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、銷毀等由辦公室人員負責執行。2、 團隊上報下發正式文件的權利主要集中在理事會，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。3、 團隊對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，負責人簽發；各部門需要向下或4、對外發文的文件由各部門負責起草，經審核無誤后辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印。4、 凡寄至團隊的文件、郵件等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、 機密文件由保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給辦公室主任。6、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。做到半年一小清，年終一大清。7、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，按照文件管理制度進行處理。第三條 文件管理流程設計1、 內部文件管理流程：起草文件審查編號審批打印文件下發文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清5、退文件存檔文件銷毀第四章、 會議管理制度第一條 管理要點1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。2、 根據團隊實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條 制度規范1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議6、主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。3、 根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。會議記錄為團隊的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。第三條 管理流程設計會前：確定議題、會上所需資料準備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理第四條 文化宣傳管理第一條 負責團隊內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責團隊外部的宣傳維護工作。第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條 流程設計：獲取信息來源編輯整理張貼學習存檔附則：1. 本制度由辦公室制定，解釋權歸辦公室。2. 本辦法由理事會核準后實施，修改時亦同。 始行公益辦公室 2013年3月30日