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1、公司資料、檔案及文件管理制度公司資料、檔案及文件管理制度 受控狀態受控狀態 制度名稱制度名稱 公司檔案、資料及文件管理制度公司檔案、資料及文件管理制度 文件編號文件編號 執行部門執行部門 監督部門監督部門 考證部門考證部門 第第1章 總則章 總則 第 1 條.企業檔案管理工作是企業管理基礎工作的組成部分，有效地保護和利用檔案、開發檔案信息資源，為企業創造經濟效益，維護企業合法權益，變“檔案”為活信息。根據中華人民共和國檔案法、檔案實施辦法及寧夏回族自治區國有企業檔案工作規定結合本公司的實際，特制定本管理制度。第 2 條.企業檔案是企業在生產、經營、基建、科研、教育、因公培訓、參加交流活動等公務2、活動中形成的，對企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、獎品等不同形式的檔案總和，包括：技術圖紙檔案（電子版、底圖、藍圖）、科研檔案、會計檔案、銷售與采購檔案、基建檔案、設備檔案、文書聲像檔案、人事檔案等。第 3 條.本制度適用于公司各類檔案管理。第第2章 檔案管理程序章 檔案管理程序 第 4 條.公司檔案由公司管理部專人統一負責保管。第 5 條.檔案歸檔入庫程序：各部門按照歸檔要求收集整理應歸檔材料，及時移交檔案室。檔案管理員對入庫資料認真進行檢查、核對，核查無誤、確認合格后登記入庫。對不符合入庫程序及不合格的入庫檔案，檔案管理員有權拒收，待合格后辦理入庫手續。第 5 條.檔案管理員對已接收3、入庫的檔案，必須按要求認真填寫入庫登記，按分類大綱進行分類、編號、上架、建賬。第 6 條.檔案要定期查核，發現損壞和變質的檔案，要及時修補和復制，做到帳物卡一致。第第3章 科研檔案管理章 科研檔案管理 第 7 條.科研檔案是指在公司科學研究、新產品開發試制、新工藝研究、標準化活動中形成的檔案。科研檔案管理，必須充分發揮科研檔案在公司生產經營、科研和新產品開發中的作用，促進技術進步，為公司創造經濟效益。第 8 條.科研檔案歸檔入庫程序：科研任務確定后由科研項目負責人根據科研文件歸檔表規定內容，按照設計文件管理制度，將應歸檔科研材料進行收集整理移交給檔案室。成果鑒定驗收后由項目負責人將歸檔材料向科4、研檔案室移交。科技檔案管理人員如發現歸檔材料不齊全，有漏簽項等不符合歸檔要求的材料有權拒收，待項目負責人收集整理合格后辦理移交手續。第 9 條.科研檔案僅供公司科技人員查閱，一般不外借，科研檔案管理員要編制檢索工具，方便查閱、借閱，并做好利用登記。第第4章 會計檔案管理章 會計檔案管理 第 10 條.會計檔案是記錄和反映公司經濟活動，經過會計核算的各種憑證、賬薄、報表等專業檔案。會計檔案管理必須保證會計檔案完整無損、及時準確，為領導決策和生產經營活動提供依據。第 11 條.會計檔案歸檔入庫程序：應歸檔的會計檔案由會計人員進行整理、組卷，劃定保管期限，書寫封面及裝訂成冊。到期后，由會計檔案員向檔5、案室辦理移交清冊。檔案管理員對歸檔的案卷核查無誤后，在移交清冊上簽字確認。接受保管會計檔案，原則上保持原卷封裝，分類上架，建帳。個別不符合要求的會同財務部門和經辦人共同拆封、整理，以分清責任。第 12 條.本公司會計檔案除財務部門會計人員因工作需要，可直接到檔案室查閱外，其它部門要查檔，必須經財務管理部長批準，方可查閱。第 13 條.會計檔案需復印時，需經財務部部長批準，會計檔案管理員親自負責復印，并做好利用統計。第 14 條.會計檔案銷毀時，由會計檔案管理員會同財務管理本部共同做好鑒定及銷毀檔案工作。第第5章 基建檔案管理章 基建檔案管理 第 15 條.基本建設項目的檔案資料是公司工程基建及6、竣工、投產、交付使用的必備材料，是對工程進行檢查、維護、管理、改建、擴建的依據和憑證。第 16 條.基建檔案歸檔入庫程序：基建項目竣工驗收時應由基建技改檔案員向基建檔案室移交竣工、驗收使用前工程項目的全部檔案材料。在原施工圖、改擴建工程圖上修改后作竣工圖的，必須有工程技術人員或有關負責人的簽字蓋章，改動較大的應重新繪制竣工圖并保證與竣工后的實際情況完全一致，并加蓋“竣工圖”標志。改擴建工程改動較大時也要重新繪制并附加說明后轉交基建檔案室。第 17 條.基建檔案一般不外借，如有特殊需要，必須有基建部門主管簽字，嚴格執行借閱制度。第第6章 設備儀器檔案管理章 設備儀器檔案管理 第 18 條.設備儀7、器是公司固定資產的主要組成部分，設備儀器檔案包括自制設備、外購設備、國外引進設備儀器的有關檔案。第 19 條.設備儀器檔案歸檔入庫程序：一般設備儀器檔案、隨機文件由設備采購人員向檔案室移交；第 20 條.借閱設備儀器檔案應嚴格執行借閱制度，設備儀器檔案一律不外借。外單位借閱需經公司管理部批準后方可有償借閱，并做好登記。第第7章 文書檔案管理章 文書檔案管理 第 20 條.文書檔案是指公司行政、涉外事務、生產經營、基建技改在生產經營活動中形成的記述、反映有關職能活動的歷史記錄、具有保存價值的文件材料及上級行政主管部門下發的政策性文件。第 21 條.文書檔案歸檔入庫程序；文書檔案材料主要由公司相關8、部門平時作好收集、并向文書檔案室移交；第 22 條.借閱文書檔案嚴格執行借閱制度，對商業秘密案卷必須經相關部級領導同意方可借閱，需復制檔案材料的，檔案管理員必須負責確保不失密，同時做好利用登記。第第8章 實物檔案管理章 實物檔案管理 第 23 條.實物檔案是反映企業發展面貌的真實記錄，它包括公司各項工作取得的成績，受到的獎勵（獎品、獎狀、獎章、獎杯、獎牌）、重大科研成果、新產品證書、產品創優證書，專利證書、牌匾等。第 24 條.實物檔案主要由企業管理部檔案室負責保管。第 25 條.實物檔案一般不外借，特殊情況需借用時應嚴格執行借用手續，做好登記。第第9章 人事檔案管理章 人事檔案管理 第 269、 條.公司職工檔案是公司管理部在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選撥和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治、思想、業務水平、工作責任以及工作變動等情況的文件材料。第 27 條.對接收的歸檔材料及時插卷并做好記錄。第 28 條.公司職工調動、辭職、解除勞動合同傳遞檔案，一律以公司管理部轉檔通知單為準；第 29 條.人事檔案的轉出一般通過機要交通或派專人送取，原則上不準郵寄或交本人自帶。第第10章 附則章 附則 第 30 條.技術圖紙檔案管理詳見技術圖紙管理制度 第 31 條.本制度由公司管理部負責制訂，報總經理批準后頒布。相關記錄 附件一：歸卷類目 附件二：公司檔案目錄卡 附件三：中小企業財產10、登記表 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數 修改日期 附件一附件一 歸卷類目歸卷類目 一 行政人事類 行政人事類 1 公司及所屬部門的工作計劃、工作總結（報告）。2 公司投資決策會議通知、紀要、決定事項等文件。3 公司工作會議通知、紀要、討論材料、決定事項等文件。4 公司較大事件、活動大事記、電話記錄等文件材料。5 公司宣傳、新聞報道等材料資料。6 公司重大活動的照片、音像資料。7 公司及所屬部門的各種工作職責、規章制度。8 公司及所屬部門的辦公自動化（通訊、微機）文件材料。9 公司及所屬部門的行政、車輛管理工作文件。10 公司行政開支經費計劃、預算、決算、執行情況文件材料。1111、 公司及所屬部門檔案管理工作文件、材料。12 公司及所屬部門的機構設置、人員編制文件 13 公司及所屬部門職工考核、培訓等文件材料。14 公司及所屬部門專業技術資格等文件。15 公司及所屬部門工資制度、標準、福利、保險等文件材料。16 公司及所屬部門人員獎懲工作文件材料。17 國家法律、法規。18 國家、自治區、銀川市政府有關政策、法規文件材料。19 公司及所屬部門的調研情況、參加各種研討會的文件材料。二 經營類 二 經營類 40 公司及所屬部門發展規劃、業務年度計劃等材料。41 公司及所屬部門各種企業管理制度。42 公司及所屬部門各種統計、文件材料。43 公司及所立項目論證、請示、審批、操作12、評審、終結等文件材料（一個項目一個卷）。44 公司及所屬部門企業經營文件材料。45 公司經濟合同(采購、銷售)文件材料。46 公司及所屬部門招標文件材料。47 公司及所屬部門重大設備采購的文件材料。48 公司及所屬部門所涉及法律事務方面文件材料（一個案件一個卷）。49 所屬部門上報較大事件、活動大事記等文件材料 50 公司及所屬部門各類合同、協議書、契約。三 財務類 三 財務類 60 國家、自治區、銀川市有關財經法規、制度、規定。61 公司及所屬部門財務制度文件。62 公司及所屬部門財務規劃、計劃、預算文件材料。63 公司及所屬部門資產方面的文件材料，包括：土地證、土地合同、房產證、礦產證、13、專項經營許可證等產權文件。64 公司及所屬部門財務檢查文件材料。65 公司及所屬部門稅務方面的文件材料。66 公司及所屬部門會計憑證、帳簿、報表。67 公司財務工作報告、總結等資料。68 有關財務事項的請示及批復。四 技術類 四 技術類 95 國家、自治區、銀川市關于項目規劃、工程設計、工程承包、工程監理、工程竣工的法律、法規、政策文件。96 公司及所屬部門關于設計管理、工程管理、技術管理的規章制度。97 各類設計圖紙、工藝文件、產品說明書、產品樣本、試驗文件、認證及審批文件、技術標準、施工資料檔案。附件二附件二 公司檔案目錄卡公司檔案目錄卡 檔號：卷號：本案文件目錄 件數 收文號 來文號 發文號 頁數 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 附件三附件三 中小企業財產登記表中小企業財產登記表 使用單位 登記日期 年 月 日 類 別 財產 名稱 編號 家具 儀器 用品 機器 其他 使用人 取得 日期 取得 價格 修理 記錄