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1、xx有限公司程 序 文 件采購控制程序 編號：版本/修改狀態：生效日期：2002年 月 日頁碼：第1頁，共7頁擬制： 審核： 批準： 1.目的確保面、輔料及外發加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應商有能力穩定、準時地提供合格的產品。2.適用范圍面料、輔料、外發加工、辦公文體用品、生產設備、檢驗設備等的采購控制。3.職責3.1外協部負責面、輔料、外發加工品及其他物品的采購控制和供應商的評審及來料不合格的處理。3.2前準備部布、輔料倉負責：3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；3.2.2半成品外發加工的點收、初檢。3.3后整部負責成衣外發洗水和外發成衣加工的入庫管理。3.4質檢科負責來料2、的檢驗判定。4.工作程序(附流程圖)4.1合格供應商的評審4.1.1對提供面料、輔料、外發加工的供應商需進行評審。 4.1.2外協部采購員應積極尋找面料、輔料及提供加工服務的供應商，根據公司產品結構，由初步確定的供應商提供常用面、輔料或外發加工樣品交業務部或質檢科進行樣品確認，填制“樣品確認單”。4.1.3樣品確認合格后，由外協部召集質檢科、設備管理部、工藝科組成評估小組。4.1.4評估小組前往新供應商處依擬定項目進行評估，并于“供應商調查表”內記錄評審結果。4.1.5經現場評審合格的供應商，由外協部將評估結果呈總經理核準后，登錄至“合格供應商名單”。編號： 版/修： 頁碼：第2頁，共7頁4.3、1.6若為國內知名廠商且已通過第三方質量體系認證；制度建立前已配合的供應商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特別指定的供應商；供應商地址位于珠江三角洲以外的區域者；均可免除供應商現場評審步驟。由供應商提供相關評審資料，由業務部進行整理、匯總呈總經理核準后，登記合格供應商名單。4.2供應商的定期考核對供應商定期進行考核，以評審其持續提供合格產品的能力。4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應商按季考核。4.2.2考核比例為質量40分，交期20分，價格20分，服務20分。4.2.3考核項目1) 質量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，4、免檢者根據使用中挑選出的不良數除以總進貨使用數量進行計算。不良(批)率=不良(批)數總進貨(批)數100%質量評分=(1-不良率)402) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數應準時交貨批數100%評分=(1-逾期交貨率)203) 價格：公平合理報價迅速尚屬公平報價緩慢稍微偏高報價迅速稍微偏高報價緩慢報價不合理報價低效20分15分10分5分0分4)服務：很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾拖延。不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經常拖延。不滿意0分接到抱怨后，置之不理。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第3頁5、，共7頁4.2.4考核部門及等級評定項 目評分標準等 級考核部門質 量40分90分(含)以上70分至89分60分至69分59分(含)以下質檢科交 期20分外協部價 格20分外協部服 務20分外協部總 評100分ABCD外協部4.2.5經考核為A級的供應商，公司根據實際情況給予產品免檢，增加采購份額，貨款結算時間縮短等優惠條件；評為B級的供應商按正常方式處理；評為C級的供應商，對其進行輔導，要求其進行改善，若半年內無法達到B級者，則降級為D級供應商；評為D級者為不合格供應商。4.2.6經考核為D級的供應商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應商，則由外協部填寫“供應商撤銷申請單”，經總經理同意后撤6、銷其合格供應商資格。4.3布、輔料的采購4.3.1技術科紙樣員按照客戶訂單要求編寫“服裝單件用料單”，經技術科主管審核后交業務部。4.3.2業務部接到“服裝單件用料單”后，根據客戶訂單數量計算布、輔料總需用量，填寫“填制前準備表”，核實是客供還是自購。4.3.3 若為客戶提供布、輔料，業務跟單員根據總需用量及交貨期，提報物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購，業務跟單員需詳細了解該款訂單布、輔料庫存狀況，根據庫存數量扣減本批總采購量，填入“布、輔料準備表”。4.3.5業務跟單員將完成的“布、輔料準備表”分別交業務部主管及總經理審核批準。7、編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第4頁，共7頁4.3.6采購員依據“布輔料準備表”中的自購需求，同合格供應商接洽，通過詢價、議價、比價，初步擬定物料價格，然后根據自購項目的采購要求針對各供應商，填寫“訂購單”或采購合同。4.3.7“訂購單”或采購合同經業務主管審核后，交總經理或其授權人批準。4.3.8經批準的“訂購單”或采購合同的傳真或其他途徑，傳達給供應商簽章確認。4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或讓經銷商送貨上門確認，當場現金交易，并索取銷貨發票或收據。4.4半成品、成品的外發加工4.4.1外發加工的時機a. 服裝的某些工序公司無特定的加工設備；b8、. 服裝的某些工藝本公司品質水平不足；c. 本公司生產能力法保證交期；d. 外協加工比公司內加工成本低廉。e. 以上外發加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。4.4.2業務部跟單員接訂單后，依據公司的設備及生產能力，判斷需要外發加工的項目，提出外協加工申請，交業務主管審核，總經理批準。4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發加工的項目，由工廠部根據訂單工藝技術要求和交貨期確定工藝、數量和進度，編制“外發加工工藝單”和“外協件到貨排期表”，交外協主管批準。4.4.4若是成衣外發加工，業務跟單應擬定交貨期，并將客戶資料交由工廠部編制“外發加工工藝單”，然后交業務主管核準。4.4.5采購員依9、據批準的外協加工申請及核準后的工藝技術和交貨期要求，同外協廠接洽、定價，然后針對各外協廠填寫加工承攬合同或“外發加工通知單”，交業務主管審核，總經理批準。4.4.6采購員將批準后的外協加工合同或“外協加工通知單”交外協廠簽章確認。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第5頁，共7頁4.5生產用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。4.5.1日常生產、辦公類低值易耗品由采購依據保質期和日常消耗情況，擬定安全庫存量，交外協主管審核，總經理批準，如情況有變化，應及時調整安全庫存量。4.5.2對安全存量采購的物品，倉庫在其保管帳卡上標出安全庫存量，當物品庫存低于安全存量時，填寫“申購表”10、統一申購，交前準備部主管審核。4.5.3采購員依據“申購表”同供應商接洽、詢價、金額在_元以內的物品，由外協主管批準定價。在_元以上的物品，由總經理批準定價。4.5.4采購員根據議定價填寫“訂購單”，經總經理批準后，以傳真或其他途徑傳遞給供應商簽章確認。4.6生產、檢測設備的采購4.6.1當生產工藝、品質檢測、技術研究等原因需要購入設備時，由設備管理部門對需求進行經濟技術分析，并寫出“設備購置經濟技術分析報告”，附上“設備購置計劃”報總經理審批。4.6.2設備管理部門依批準的“設備購置計劃”，跟多家供應商洽談，依據性價比、售后服務等因素議定供應商，報總經理批準。4.6.3設備管理部門起草采購合11、同，并按合同管理制度的規定報批。4.6.4采購合同簽定后，由業務部采購或總經理指定人員跟蹤保證合同規定內容的履行。4.7零星采購4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等臨時性非計劃物品，由需求部門填寫“申購表”，報總經理或其授權人批準。4.7.2零星采購一般為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須提供采購信息。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第6頁，共7頁4.7.3采購回的臨時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。4.8采購產品的跟催4.8.1業務部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發加工的采購業務納入“采購追蹤表”進行控制。4.8.2為確保供應商能如期交貨，12、采購應于交貨前三天跟催供應商備貨、交貨，如有可能延誤應記錄并預先通告各相關部門。4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物料需調查延交原因，每天跟催，并及時通告工廠部，調整生產進度。4.9采購的變更4.9.1當客戶訂單數量發生變化或供應商的質量、交期不能達到公司要求，若需更改相關訂購內容，則由外協部與供應商協商一致后進行更改；若供應商提出變更時，外協部視客戶、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關部門。4.10采購驗證4.10.1顧客提供的物料按顧客財產控制程序管理、驗收。4.10.2自購的布、輔料或車花、釘珠、印花等工序外發加工品，由前準備部進料檢驗員進行抽檢，具體依進料檢驗程序作業，檢驗合格后交布、輔料倉管員點收入庫。4.10.3成衣外發洗水及成衣外發加工品，由后整部QA按最終檢驗程序進行抽檢判定，檢驗合格后交后整部收發員辦理入庫手續。4.10.4經檢驗不合格者，依不合格品控制程序作業。5.相關文件5.1進料檢驗程序5.2最終檢驗程序5.3不合格品控制程序5.4顧客財產控制程序編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第7頁，共7頁5.5物料倉庫管理規程6.記錄6.1樣品確認單6.2供應商調查表6.3合格供應商名單6.4供應商考核表6.5供應商撤銷申請單6.6布、輔料準備表6.7申購表6.8詢價表6.9訂購單或訂購合同6.10外發加工通知單或加工承攬合同6.11采購追蹤表