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1、傳送TO：公司全體員工制擬FROM：行政中心主題：資料管理制度（共8頁，本頁為首頁）備送：董事長室、總經(jīng)理室備案文號(hào)：CK-ZDXXXX第008號(hào)總經(jīng)辦意見：制擬日期：XXXX-8-1總經(jīng)理意見：XXXX服飾貿(mào)易公司資料管理制度第一章 總則第一條：目的為了加強(qiáng)公司資料的規(guī)范和統(tǒng)一管理，固化資源、有效保存，充分發(fā)揮相關(guān)資料的價(jià)值和作用，特制定本制度。第二條：適用范圍XXXX服飾貿(mào)易有限公司。第二章 資料的定義及范圍第一條：資料的定義 1.資料是指有存儲(chǔ)和利用價(jià)值的文字類文檔或材料。2.資料是公司日常經(jīng)營管理活動(dòng)中，對(duì)某項(xiàng)具體事項(xiàng)進(jìn)行記錄、陳述或總結(jié)的專門型文本或文字材料。第二條：資料的范圍本資料2、管理制度，所界定的資料，具體包括：1.合同類文件；2.檔案類文件；3.財(cái)務(wù)報(bào)表及原始賬冊(cè)類文檔；4.公司日常公文、通知；5.各部門上報(bào)的申請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示、總結(jié)及計(jì)劃方案類文檔。第三章 資料的密級(jí)設(shè)置與說明第一條：資料的密級(jí)公司的資料根據(jù)其重要及保密程度，依次分為秘密、機(jī)密和絕密三個(gè)等級(jí)。第二條：密級(jí)的設(shè)置公司資料的密級(jí)，由行政中心根據(jù)文件、資料的具體情況設(shè)置。第三條：密級(jí)的說明 1.秘密：是指僅限于在公司內(nèi)部流通、傳閱或使用的資料；一般包括：公司的日常文件、通知、表格或活動(dòng)方案等；通常用漢字加一顆“*”標(biāo)注：秘密【*】。2.機(jī)密：是指僅限于公司中、高層管理人員（主管、部門經(jīng)理、總監(jiān)）知悉、流通3、傳閱或使用的資料；一般包括：生產(chǎn)技術(shù)類資料、銷售報(bào)表類資料、戰(zhàn)略策劃類資料或合同、檔案類資料等；通常用漢字加兩顆“*”標(biāo)注：機(jī)密【*】。3.絕密：是指僅限公司決策層知悉、流通、傳閱或使用的資料；一般包括：公司的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、預(yù)決算報(bào)表、經(jīng)營收益報(bào)表等；通常用漢字加三顆“*”標(biāo)注：絕密【*】。4.以上密級(jí)劃分，只是常規(guī)劃分和原則性規(guī)定，經(jīng)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)知悉或應(yīng)用的部門和個(gè)人，不在上述密級(jí)的限制之列。5.秘密類資料，由行政中心限量發(fā)行；機(jī)密類資料，由董辦（或總辦）定量發(fā)行；絕密類資料，由制件部門單版發(fā)行。6.密級(jí)類資料，由行政中心嚴(yán)格登記、編碼發(fā)行，使用部門或個(gè)人嚴(yán)禁私自復(fù)印；一經(jīng)查實(shí)4、，公司將視具體情況，給予資料持有者嚴(yán)厲的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。7.密級(jí)資料的保密原則：持密或知密者應(yīng)該做到：“不該看的不看，不該問的不問，不該說的不說，不該記錄的不記錄”。第四條：相關(guān)資料密級(jí)的具體界定1）絕密類資料包括：A.公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、預(yù)決算報(bào)表、日常財(cái)務(wù)報(bào)表及經(jīng)營收益報(bào)表；B.工資報(bào)表、高層薪資、股東股份比例、董事會(huì)決議。2）機(jī)密類資料包括： A.銷售業(yè)績報(bào)表、店鋪數(shù)量、加盟商信息、訂貨會(huì)訂貨金額、貨品庫存報(bào)表； B.績效考核結(jié)果、合同、檔案、經(jīng)營策劃類資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及生產(chǎn)技術(shù)類資料。3）秘密類資料包括： A.員工聯(lián)絡(luò)方式、內(nèi)部辦公電話、員工住址、員工基本信息； B.公司規(guī)章制度5、流程、日常文件、通知、表格或日常活動(dòng)方案類資料。第四章 資料的管理和責(zé)任第一條：公司的合同類資料、財(cái)務(wù)類資料，經(jīng)制件部門或行政中心確定密級(jí)后，由公司財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)分類登記和保管。第二條：公司的檔案類資料、日常公文及請(qǐng)示、總結(jié)、方案類資料，經(jīng)制件部門或行政中心確定密級(jí)后，由行政中心或收件部門負(fù)責(zé)分類登記和保管。第三條：密級(jí)類資料的下發(fā)件，由使用的部門和對(duì)應(yīng)的個(gè)人，負(fù)責(zé)分類登記和保管。第四條：對(duì)密級(jí)類資料的泄密、遺失或損壞，由對(duì)應(yīng)的保管部門或個(gè)人承擔(dān)責(zé)任；各級(jí)保管部門或個(gè)人，一旦發(fā)現(xiàn)保管的資料異常，應(yīng)及時(shí)向行政中心報(bào)告；知情或隱瞞不報(bào)者，一經(jīng)查出，公司將從嚴(yán)、從重處理。第五條：部門或個(gè)人對(duì)公司下發(fā)6、的密級(jí)類資料，使用完畢或暫不使用的，可以交至發(fā)放部門存檔，統(tǒng)一保管。第六條：人事行政部根據(jù)董辦、總辦或行政中心的要求，承擔(dān)部分資料的登記和保管責(zé)任。第五章 資料的借用、借閱和復(fù)制第一條：公司統(tǒng)一保管或已經(jīng)存檔的資料，具有使用權(quán)限的部門或交存部門，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)后，方可借用、借閱或復(fù)制。第二條：借用、借閱或復(fù)制資料應(yīng)填寫資料借用(借閱/復(fù)制)申請(qǐng)單（見附件一），經(jīng)主管部門或行政中心批準(zhǔn)后，到保管部門辦理。第三條：借用資料，應(yīng)按時(shí)歸還；借閱資料，應(yīng)在保管部門內(nèi)進(jìn)行；復(fù)制資料，應(yīng)按密級(jí)要求保管。第六章 資料的制作規(guī)范、流程及編號(hào)規(guī)則第一條：文字類資料的字體、字號(hào)及制作排版規(guī)則 1.公司的文字類資料一7、般用“宋體”字，正文部分一般用“四號(hào)”或“小四”，標(biāo)題一般用“小二”“黑體”并“加粗”。2.文字資料一般應(yīng)有“標(biāo)題”和“落款”，“落款”包括行文部門和行文時(shí)間兩個(gè)部分。3.文字資料的“標(biāo)題”應(yīng)居中，“落款”一般靠右對(duì)齊。4.文字資料的行距一般按電腦的默認(rèn)設(shè)置，非特殊文本，不得變更文本的行距，以免行文過于密集和稀疏。第二條：正式發(fā)文公文的編號(hào)規(guī)則 1.公司發(fā)文，用公司公文的統(tǒng)一格式，冠“凱政字【XXXX】第XXX號(hào)”字樣，位于行文標(biāo)題與正文之間；“凱”是公司簡稱，“政字”指公司人事行政部發(fā)，【XXXX】指年號(hào)，“第XXX號(hào)”指發(fā)文順序號(hào)。2.部門發(fā)文，用公司公文的統(tǒng)一格式，冠“凱財(cái)字【XXXX】8、第XXX號(hào)”字樣，位于行文標(biāo)題與正文之間；“凱”是公司簡稱，“財(cái)字”是部門簡稱，指公司財(cái)務(wù)部發(fā)，【XXXX】指年號(hào)，“第XXX號(hào)”指發(fā)文順序號(hào)。第三條：合同類資料的編號(hào)規(guī)則 1.為了便于對(duì)公司各種合同的管理，可以對(duì)公司各類合同進(jìn)行編號(hào)管理。2.按各部門簽定的合同，冠“凱生字【XXXX0808001】”字樣；“凱”是公司簡稱，“生字”是部門簡稱，指公司生控中心簽，“XXXX0808”：是指簽約的年月日編碼；“001”是指合同的累積順序號(hào)。第四條：公司內(nèi)一般性常規(guī)資料，不需要編號(hào)；各部門發(fā)文編號(hào)要慎重，嚴(yán)禁隨意亂編，導(dǎo)致無法存檔和索查。第五條：發(fā)文流程1.公司發(fā)文，由人事行政部擬稿，經(jīng)行政中心審核9、后，報(bào)董事長（或總經(jīng)理）審批。2.部門發(fā)文，由發(fā)文部門擬稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政中心審批。3.發(fā)文審批稿經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人事行政部組織發(fā)文，審批件人事行政部存檔。4.人事行政部發(fā)文清樣制作后，交由部門負(fù)責(zé)人校對(duì)、復(fù)核，復(fù)核無誤，由行政中心（或發(fā)文部門）加蓋印章，人事行政部按發(fā)放范圍，進(jìn)行印制、登記和發(fā)放。5.凡公司正式發(fā)文，行政中心必須留底存檔一份備案（不含審批件）。第七章 資料的保存期限及銷毀第一條：一般資料的保存期限為六個(gè)月；密級(jí)類資料的保存期限，由董辦、總辦或行政中心根據(jù)具體情況確定。第二條：一般資料的銷毀，是在保存期滿后，由保管部門申請(qǐng)，經(jīng)行政中心批準(zhǔn)后進(jìn)行；密級(jí)類資料的銷毀10、，在保存期滿后，由保管部門申請(qǐng)，經(jīng)行政中心審核，報(bào)董事長、總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行。第八章 附則第一條：本制度經(jīng)董事長、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，自發(fā)布之日起執(zhí)行。第二條：本制度由人事行政中心修訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行。第三條：附件 1.附件一：資料借用(借閱/復(fù)制)申請(qǐng)單資料借用（借閱/復(fù)制）申請(qǐng)單填寫時(shí)間：申請(qǐng)人姓名所在部門擔(dān)任職務(wù)申請(qǐng)類型【 】借用資料； 【 】借閱資料； 【 】復(fù)制資料。申請(qǐng)資料名稱申請(qǐng)資料用途直接上級(jí)意見審批意見辦理情況 經(jīng)辦人：2.附件二：發(fā)文申請(qǐng)單發(fā)文申請(qǐng)單填寫時(shí)間：發(fā)文申請(qǐng)部門發(fā)文申請(qǐng)人申請(qǐng)發(fā)文時(shí)間擬稿人發(fā)文目的標(biāo)題： 稱呼：正文： 落款： 時(shí)間：發(fā)放范圍抄報(bào)單位部門負(fù)責(zé)人意見總經(jīng)辦審核意見主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見