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1、對企業修改員工手冊的十大建議一、需走過民主制訂程序 什么是民主制訂程序？原最高院關于勞動爭議的第一個司法解釋，提出了這一概念，卻沒有明確相應的含義，導致這一概念沒有起到實際的作用，此次勞動合同法對這一概念進行了細化，即要求通過與職工代表大會或者全體職工的對話，總結他們的意見之后，再通過與工會或者職工代表協商確定。 這一細化同時產生的問題在于，如何選舉職工代表？2008年1月1日之前的員工手冊是否也需要走過同樣的程序？職工代表大會需要多次個職工代表參加或者參加者達到多大的比例才是有效的？參會者多大比例通過決議才是有效的？所有這些，目前還不具有操作性。 在此情況下，企業通過自己的員工手冊時，應該如2、何操作呢？ 最好的建議還是在2008年之前通過，因為畢竟此時，勞動合同法還沒有生效，尚不需要按勞動合同法的民主制訂程序的要求進行操作。而勞動合同法正式生效之后，再進行制訂的話，就需要期待相應的配套規定明確職工代表大會的問題之后，才實際具有切實可行的操作方案。 二、員工手冊防范員工入職之前的風險 首先需要了解員工入職之前的風險 員工入職前，主要風險在于員工的身份真偽、學歷真偽、身體健康情況、有無現原單位解除勞動關系、是否存在競業禁止義務、是否存在保密義務等各種情況。 其次，在員工手冊中，規制防范方案。 對不同的風險，應當有不同的防范措施。查詢員工身份證信息真偽、學歷真偽，可以通過網絡直接查詢；對3、健康狀況，可以通過體檢得知，對是否解除，可以通過離職證明獲知，對是否存在競業禁止和保密，可以通過詢問和背景調查得知。而其中關于競業禁止和保密這一塊，目前企業認真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應的意識。 除了實際的防范方案之外，員工手冊能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前，HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個時間點，即以上工作，必須在員工實際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內完成。否則，企業就存在風險。 三、員工手冊防范勞動合同風險 員工入職具有特殊的意義，勞動合同法將入職的時間，作為了界定雙方正式建立勞動合同關系的起點。所以這一時間，從今后將具有特殊的意義，會成為4、企業與員工勞動爭議發生的一個起始點。 對于這一時間，企業必須在員工手冊中，要求HR們，在一個員工入職之前，就與員工簽訂好勞動合同。這是一種最妥當的方式。否則，如果不簽勞動合同達到了一個月的時間，就會發生勞動合同法所說的雙倍向員工支付工資的風險。 同時，員工先入職再簽合同，也會產生員工入職之后，不再積極配合企業簽訂勞動合同事宜，甚至會發生員工故意不與企業簽訂勞動合同的事項，或者員工對勞動合同提出較多的修改意見，所有這些，都會給企業帶來工作的不便。因此企業在員工手冊中，要考慮公司的實際情況，較好地規制HR們與員工簽訂勞動合同的具體時間。 同時，對于簽訂勞動合同的時間，還要區分首簽與續簽的不同情況，5、作出不同的規制。 四、員工手冊對試用期員工進行更好地管理 試用期辭退員工，目前發生勞動爭議的案件較少。但是勞動合同法實施之后，違法辭退員工的經濟補償，就從目前的一倍變為了二倍甚至三倍，隨著經濟補償金的成倍上升，利益會驅動試用期遭辭的員工，積極維權，這一點對企業試用期辭退員工的行為，增加了風險成為勞動爭議案件的概率。而企業試用期辭退員工，一直以來，都是存在較大風險的。 首先，多數企業認為，試用期可以隨時辭退員工，這是一個十分錯誤的概念。 一直以來，很多HR們認為，試用期作為員工，可以隨時辭職，那么作為單位，也是可以隨時辭退員工的。這一認識，是對法律的誤讀。實際上無論是當初的勞動法，還是目前的勞動6、合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的，即只有在員工不符合錄用條件時，才可以辭退員工。 其次，不符合錄用條件這一法律概念與HR們的人力資源概念的脫節，導致風險一直存在。 不符合錄用條件是一個法律的概念，在實際的HR管理中，這一概念并不是一個常用的概念。在實際的HR管理中，多數得到應用的是試用期對員工的考核以及考核結論是否合格這一常用術語。兩者之間是否等同，法律并沒有明確規定。在這種情況之下，就需要企業運用員工手冊對這些近似概念進行疏理，將兩者之間的關系界定清楚，才能避免類似風險。否則，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當初的招聘條件，企業的試用期辭退權利就等同7、虛設。 五、員工手冊解決調整工作崗位問題 員工手冊的作用，除了教育員工，使員工了解并認可公司的文化之外，還有一個作用就是盡量避免僵化的勞動關系。而公司在合理合法的情況下，可以調整員工的工作崗位，是避免僵化的一個表現。 所以，公司就很有必要在公司的勞動合同以及員工手冊中，對于調整工作崗位的情形作出約定。調整員工的工作崗位，是企業進行正常工作管理的一種權力，同時，由于工作崗位涉及到員工的切身利益，一般情況下，員工的收入多少和心理優越感跟工作崗位密切相關，所以一方面是企業的權力，另一方面是員工的切身利益，如何在二者之間作一個平衡，對雙方的利益進行兼顧和尊重，是一個公司的員工手冊需要解決的問題。 目前8、調整員工工作崗位的作法不外乎三種，一種為直接規定企業有單方變更和調整權，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權利，排除了員工的主要權利，是一種違法和無效的約定；另一種為依據公司的經營狀況、員工的工作表現以及工作業績等多方面原因調整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權利，而實際上經營狀況、工作表現、工作業績等概念也是一種模糊性的規定，經營狀況到了什么程度可以調整崗位，難以明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵犯員工利益的一個根源，也成了一個員工在受到調崗時，不認同調崗理由，不接受調崗安排的一個原因。貌似給了企業權利，實際上卻成了勞動爭議發生的9、一個禍首。 值得提倡的是第三種做法（目前也是本站原創提倡并努力推廣的一種做法），在員工手冊中，明確約定調整員工工作崗位的具體條件，這些條件要明確具體，具有可操作性，而且跟企業實際的管理水平管理風格切近，具有實用價值。這些約定，一方面便于使員工知道在何種情況下，企業可以調崗，另一方面，便于使企業在條件滿足時，確實可以調整員工的工作崗位，以解決勞動關系僵化問題。這種做法，是從根本上消除勞動爭議的措施。 六、員工手冊解決調整工資問題 調整員工的工資，也是人力資源管理中的一個難題。很多企業的薪酬，可升難降。而一旦降薪，隨之而來的一般都是勞動爭議。所以，如何在員工手冊中，解決這一問題，是所有公司的HR們10、需要不斷思索不斷總結的問題。 我們的建議有二： 1、對工資進行合理的結構性劃分 其中的崗位工資隨工作崗位可作變動，績效工資隨公司的績效考核而變動，這樣做便于使員工的工資收入與實際的工作付出相配套和吻合，提高員工的滿意度，消除不平衡心理出現的概率。 2、對調整條件作出具體約定 這一點同上述的工作崗位調整條件。 七、員工手冊界定模糊概念 很多勞動法和勞動合同法的模糊概念，需要企業的員工手冊進行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發生變化”“嚴重失職”“嚴重違紀”或者“嚴重違犯公司規章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個公司的人力資源管理概念，并不統一，所以公司需要11、將這些概念跟人力資源管理概念進行統一。同時，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考慮公司的管理經驗和實際操作模式，吸納別的公司的管理經驗，同時考慮合理化，對這些概念進行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊具有實用價值。 八、員工手冊灌輸取證意識 員工手冊不但是管理企業員工的管理工具，同時也是企業HR的操作工具。人力資源的風險，一向可以分為兩種，一種為文本風險，另一種為執行風險。文本風險需要企業在文本中盡量預見風險，在制度內容上盡可能地完善規定出各種情形，并提供處理方案；執行風險一般存在于執行制度的過程中，處理問題的過程中。一般人皆認為，執行風險產生的原因，在于具體執行者的執12、行能力，但是實際上，通過完善的文本規范處理問題的流程和細節，可以大大減輕和降低執行的風險。而企業的員工手冊在內容上，對于細節上多做規定，注重取證，是降低執行風險的一個有效方式。 比如企業在制訂員工手冊時，注重HR工作的具體流程規定，對于流程化的工作程序，盡可能地細化，而且每個環節皆要求HR取到相應的書證，貫輸書面化的工作方式和習慣。通過這種方式，消化執行風險。 九、員工手冊通過訪談方式解決辭退問題 員工手冊的一個重大作用，就在于可以據此解除與員工之間的勞動合同，所以，員工手冊解決辭退問題，是公司員工手冊負有的天生使命。勞動合同法以嚴重違犯公司規章制度代替了嚴重違紀的概念，更使員工手冊的這個使命13、感愈加濃厚。 但是員工手冊如何解決辭退問題，卻并非一個容易和簡單的事。筆者在為多家公司修改員工手冊時皆發現，很多公司都認識到了員工手冊在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個問題，但是事實上，多數公司做得并不理想。很多企業在制訂這一塊時，也充滿困惑。有的公司直接從網上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規定混合摘來自用，有的公司召開人力資源部會議，進行公開討論，有的公司進而委托律師介入修改過程，參加討論來進行界定。我們認為，這些做法都不足取。 對于公司的實際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發展狀況，目前所面臨并急需要解決的問題，更是大不相同，所以從網上下載來的或者從朋友公司借過來的，肯14、定存在與本公司實際需要脫節的地方；人力資源部的人員，多數只對公司歷年來發生的爭議類型有所了解，對于公司的整體狀況以及整體的問題，缺乏全面的認識；律師哪怕是專業律師，也只是基于經驗，對于公司的實際需要，并沒有足夠的了解。所以通過這些渠道所制訂出來的員工手冊，并不能夠適合于公司的實際需要。 制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應該有一個良好的方法。我們認為，了解公司實際需要，了解公司潛在的用工風險，全面規范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過程中，建立一個訪談制度。 通過對在職員工的訪談，了解他們對公司的認識，對公司的發展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下15、，會在哪些用工的環節出現問題，出現什么樣的問題，問題的原因是什么，了解員工對同一個問題由于立場不同所產生的不同的認識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯誤是什么，公司管理中潛在的問題是什么，員工對公司有沒有潛在的抱怨和相應的要求。所有這些，是公司內部用工現狀的第一手最直觀的資料，是最有利于制訂員工手冊需要的。 建立訪談制度，是制訂員工手冊過程中必須要走的一個程序。同時，在具體操作訪談時，又需要有所側重，對于不同的訪談目的，設計不同的訪談提綱，采取不同的訪談方法，界定合適的訪談范圍。這是提高工作效率，同時也使訪談工作更有效率的一個基本要求。 十16、員工手冊的公示問題 公司常見的公示做法有以下幾種： 1、 將公司的規章制度，公布在公司的會議室內，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據可以證明，甚至沒有任何證據可以證明是何時公布的；這一做法常見于一些老國企。 2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內部網站上，每個員工皆可以通過公司系統進行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。 3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統，向公司的每一名員工送達。這一做法常見于新興的企業，雖然不是IT行業，但是工作習慣依賴于網絡，習慣于在工作過程中使用網絡溝通方式。 上面的第一種做法，是一種比較傳統的做法，也是17、一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據可以證明將這些制度對員工進行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結局。 上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節省人力，節省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由于皆是通過網絡進行的，目前司法實踐考慮到網絡本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據時，一般情18、況下，也是認定為員工手冊無效的。 法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經出現過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系，也就具有了一定的經濟利害關系，因此這樣的證據在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結論，即企業如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據證明對發生爭議的員工進行過明確的告知。 在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒： 1、 員工入職時，公司會為員19、工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨列明），同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據向員工進行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業的規章制度，便于迅速地了解企業的文化以及工作流程。 2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時（時間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內容培訓，對于這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。 3、 在第二種做法的基礎上，企業在培訓結束時，會對員工進行關于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。 針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關于收到員工手冊的收據，以證明這一點。 如果在實踐中，企業對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，著力于應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。