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1、建筑材料采購樣品封樣管理制度 為了進一步規(guī)范公司各類材料采購樣品封樣管理工作，確保工程的進度和質(zhì)量達到設計要求，明確各處室的管理職責，特制定本制度。 一、適用范圍 本制度適用于公司及下屬各項目所需的各類材料采購樣品封樣管理工作，實行材料采購樣品封樣的材料包括結構材料、裝飾材料、專用材料、安裝材料等以及其他經(jīng)審批必須封樣的材料（具體封樣材料詳見附件1：建筑材料采購封樣明細表）。 二、管理職責（一）材料處職責1、依據(jù)預算處或房產(chǎn)工程處編制的各類材料采購清單及技術標準，按材料采購管理制度進行招標采購，全面組織落實本制度的實施；如對材料技術標準不明確的，由材料處負責按流程報批材料技術標準，明確后實施招2、標采購。2、組織土建公司或房產(chǎn)工程處、預算處、督查處、質(zhì)安資料處、財務處對送樣單位選定材料樣品進行確認。3、組織封樣確認會簽，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)，并建立移交樣品臺帳，臺帳上必須明確材料項目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。4、負責對各種進場材料與封樣樣品的核對、確認工作。（二）土建公司職責1、核對預算處或房產(chǎn)工程處編制的各類材料的技術標準，是否符合設計要求和國家標準，如對材料的技術標準有疑問或合理化建議的，上報公司總經(jīng)理進行確定材料的技術標準。2、負責審核材料樣品廠家相關資質(zhì)、檢測報告、合格證書、服務承3、諾書等，對樣品實物與資料的統(tǒng)一性進行審核，并對照已批準備案的材料技術標準，確認是否符合要求。3、負責參與封樣確認會簽，對材料樣品封樣進行簽字確認，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。4、負責對樣品進行檢查核對，參與各種進場材料與封樣樣品的核對、確認工作。5、負責做好樣品移交監(jiān)督工作。（三）預算處職責1、負責依據(jù)圖紙及所選定的預算定額編制各類材料清單，明確各類材料的規(guī)范、型號、數(shù)量等技術參數(shù)與標準。2、負責參與材料樣品的選樣確認。3、負責審核材料樣品廠家相關資質(zhì)、檢測報告、合格證書、服務承諾書等，對樣品實物與資料的統(tǒng)一性進行審核，并對照已批準備案的材料技術標準，確認是否符合要求。（四）房產(chǎn)工程處4、職責1、負責確認各類材料的技術標準，是否符合設計要求和國家標準。2、負責參與封樣確認會簽，對材料樣品封樣進行簽字確認，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。3、負責對樣品進行檢查核對，參與各種進場材料與封樣樣品的核對、確認工作。（五）督查處職責1、負責參與材料樣品的選樣確認。負責根據(jù)本制度的規(guī)定，接收材料處移交的各類封樣樣品。2、負責參與封樣確認會簽，對材料樣品封樣進行簽字確認，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)。3、負責對各種進場材料與封樣樣品的核對、確認工作。4、負責建立樣品庫房，建立封樣樣品臺帳，包括材料使用部門、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應的5、等各種資料。5、負責樣品房庫的日常管理。（六）質(zhì)安資料處職責1、負責參與材料樣品的選樣確認。2、負責審核材料樣品廠家提供的相關資質(zhì)、檢測報告、合格證書等，對樣品實物與資料的統(tǒng)一性進行審核或檢測，并對照已批準備案的材料技術標準，確認是否符合要求。3、負責參與封樣確認會簽，對材料樣品封樣進行簽字確認，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。（七）檔案室職責1、負責根據(jù)本制度的規(guī)定，接收材料處移交的各類封樣樣品，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)。2、負責建立樣品庫房，建立封樣樣品臺帳，包括材料項目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應的各種資料。3、負責樣品房6、庫的日常管理。（八）財務處職責1、負責參與材料樣品的選樣確認。2、負責參與封樣確認會簽，對材料樣品封樣進行簽字確認，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室，并按本制度要求做好樣品移交監(jiān)督等書面手續(xù)。3、負責監(jiān)督督查處、檔案室是否建立封樣樣品臺帳，包括材料項目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應的各種資料。4、負責對各種進場材料與封樣樣品的核對、確認工作。三、樣品封樣工作流程與具體操作內(nèi)容（一）工作流程（具體流程詳見附件2：材料樣品封樣操作流程） （二）具體操作內(nèi)容1、材料技術標準確定材料采購前，對所需采購的材料技術標準不明確的，由材料處經(jīng)辦人負責編制材料7、技術標準審批表（附件3）提出材料技術標準建議，并經(jīng)材料處采購主管、材料處負責人、土建公司、預算處或房產(chǎn)公司工程處審核上報公司總經(jīng)理審批后，發(fā)至材料處、督查處、財務處、質(zhì)安資料處、土建公司及房產(chǎn)公司進行備案。2、材料采購招投標由材料處根據(jù)公司領導審批確定的材料技術標準審批表，依據(jù)材料招投標采購管理制度編制招標文件、發(fā)布招標信息、開發(fā)供應商等材料采購活動，并負責要求供應商提供樣品、相應的技術資料、檢測報告、合格證書等文件。3、收取樣品并進行檢測、封樣由材料處負責接收材料供應商提供的材料樣品及產(chǎn)品介紹資料，并負責組織土建公司、房產(chǎn)工程處、督查處、質(zhì)安資料處、財務處、檔案室進行封樣，樣品一式兩份，都必8、須進行封樣。如需要對樣品檢測的，則由材料處、質(zhì)安資料處負責委托第三方檢測機構進行檢測后并進行封樣。封樣操作步聚：（1） 由供應商經(jīng)辦人員在樣品上進行簽字確認，對于無法在樣品上簽字的，由供應商經(jīng)辦人員在樣品上貼上簽字標簽。（2） 由材料處經(jīng)辦人員填寫材料樣品封樣確認會簽單（附件4），明確樣品的產(chǎn)地、品牌、生產(chǎn)廠家以及各項技術參數(shù)，并由供應商經(jīng)辦人員負責在封樣確認會簽單進行簽字確認，后由各處室現(xiàn)場封樣人員簽字確認。（3） 由材料處經(jīng)辦人員負責對樣品進行拍照。（4） 樣品如果是比較小的，能夠裝入專用的封樣袋的，則將樣品以及經(jīng)供應商經(jīng)辦人員和各處室現(xiàn)場參與封樣人員簽字確認的材料樣品封樣確認會簽單裝袋進9、行封樣，并在封口處貼上經(jīng)各處室封樣現(xiàn)場人員簽字的樣品封條（附件5）。如果樣品是大樣的，無法裝入指定封樣袋的，則直接在樣品上貼上經(jīng)各處室封樣現(xiàn)場人員簽字的封條和材料樣品封樣確認會簽單。（5）材料樣品封樣確認會簽單與樣品封條上的編號必須一致。4、供應商選擇并確定中標材料供應商根據(jù)各供應商的送樣及報價情況，由材料處、督查處、財務處、土建公司等（如由房產(chǎn)提出的材料采購，詢價必須經(jīng)房產(chǎn)工程處、房產(chǎn)公司共同參與；如是安裝材料，安裝公司必須參與詢價）進行再次詢價議價，然后由材料處依據(jù)材料招標采購管理制度編制材料招標采購詢價審批表，經(jīng)各處室匯簽后，由材料處負責人上報公司總經(jīng)理進行審批并確定中標供應商，材料處負10、責人上報中標價格和中標供應商時，必須將已封樣的樣品或真實照片一并上報總經(jīng)理審核。 公司與中標供應商簽訂采購合同時，必須明確供應商所提供的實物必須與樣品一致；如不一致的，按合同中約定條款追究供應商的違約責任。5、移交封樣樣品并辦理入庫手續(xù)由材料處負責現(xiàn)場將中標單位提供的封好樣的樣品（其中一份）、相關資料文件（如果有的話） 移交給檔案室，由移交方（材料處）、接收方（檔案室）和監(jiān)督方（土建公司和財務處）在書面封樣樣品移交表（附件6）上進行簽字確認，詳細注明樣品規(guī)格、技術參數(shù)等信息。封樣樣品移交表原件由材料處保存，接收方和監(jiān)督方各留存復印件。封樣樣品移交表、材料樣品封樣確認會簽單與樣品封條上的編號必須11、一致。另一份封樣樣品由材料處移交給督查處，由移交方（材料處）、接收方（督查處）和監(jiān)督方（土建公司和財務處）在書面封樣樣品移交表上進行簽字確認。封樣樣品移交表原件材料處保存，督查處、財務處和土建公司各留存復印件。對于個別計入材料供應商送貨數(shù)量內(nèi)的封樣樣品，必須在移交表上寫明。封樣確認會簽單原件一式三份，其中兩份原件分別裝入封樣袋中一并移交給督查處、檔案室，另一份原件由材料處保存，其他處室留存復印件。6、材料進場與封樣樣品核對驗收對于材料進場，由督查處驗收人員負責帶上封樣樣品，由土建公司、材料處、督查處、財務處以及項目部依據(jù)材料驗收管理制度的規(guī)定進行驗收（部分涉及房產(chǎn)工程處或安裝部的材料，則房產(chǎn)工12、程處或安裝部相關人員必須參與驗收），并對照封樣樣品和實物以及相應的技術資料、檢測報告、合格證書、服務承諾書等文件，進行符合性驗證驗收。（1）對進場材料與樣品實物及配件的外觀品質(zhì)、規(guī)格型號、顏色等進行驗收；（2）對進場材料的報驗資料與樣品備案的技術標準進行符合性對比驗收。（3）對進場材料與封樣樣品的技術和質(zhì)量標準不一致的材料，驗收人員有權拒絕驗收，該批材料拒絕使用。（4）對進場材料與樣品及報驗資料核驗后，實物與樣品的技術和質(zhì)量標準一致的予以驗收，并辦理驗收確認手續(xù)。7、封樣樣品的處理依據(jù)材料采購合同，供應商已履行完畢且保質(zhì)期滿后一個月內(nèi)，由材料處提出封樣樣品處理申請，填寫封樣樣品處理申請單（附件13、7）經(jīng)土建公司、督查處、財務處審核，上報公司總經(jīng)理審批后，由材料處向督查處、檔案室辦理封樣樣品移交手續(xù)后，由材料處負責退還給供應商。對于未中標供應商提供的樣品原則上不予退還，如供應商需要退還的，則由材料員填寫封樣樣品退還申請單經(jīng)土建公司、督查處、財務處審核后上報公司總經(jīng)理審批后，可以退還給供應商。對于失去封存價值，生銹、變質(zhì)或無法正常使用的且供應商也不申請退還的封樣樣品，按材料報廢管理制度進行報廢處理。（三）材料樣品封樣庫房管理1、由檔案室、督查處分別設立材料樣品封樣庫房或專用保管柜，并進行上鎖管理，由指定兩名人員掌管庫房或保管柜鑰匙。2、由檔案室指定專人負責樣品封樣庫房管理，負責建立封樣樣品14、出入庫臺帳（附件8），并負責不定期對庫房或保管柜內(nèi)的樣品進行檢查，并做好相應檢查記錄，并由指定人員簽訂封樣樣品管理責任狀（附件9）。3、材料處負責對已移交檔案室的封樣樣品建立臺帳。4、由財務處負責不定期對檔案室的封樣樣品實物與臺帳進行盤點，督查處與檔案室每月進行賬賬核對，財務處、材料處定期不定期進行賬實核對。5、檔案室必須嚴格做好庫房封樣樣品的管理，如發(fā)生樣品缺少或被調(diào)換等，樣品庫房管理責任人將直接開除。四、如遇特殊材料采購無法提供樣品或樣品無法按本制度規(guī)定的內(nèi)容進行封樣的，按特殊情況上報公司領導進行特殊審批。五、本制度由材料處負責解釋，經(jīng)公司制度調(diào)研與建設領導小級審核董事長審批后實施，修改亦15、同。原浙中實材制字008號廢止，以本制度為準。六、附件附件1 建筑材料采購封樣明細表附件2 材料樣品封樣操作流程附件3 材料技術標準審批表附件4 材料樣品封樣確認會簽單附件5 樣品封條附件6 封樣樣品移交表附件7 封樣樣品處理申請單附件8 封樣樣品出入庫臺帳附件9 封樣樣品管理責任狀 附件3：材料技術標準審批表工程名稱材料名稱主要技術標準說明是否需要樣品審批意見材料處經(jīng)辦人材料處采購主管材料處負責人土建公司技術負責人房產(chǎn)工程處負責人房產(chǎn)公司總經(jīng)理預算處總經(jīng)理注：本表由材料處經(jīng)辦人負責填寫并提出建議材料的技術標準，然后分別由、預算處、土建公司或房產(chǎn)公司進行審核后上報公司領導進行審批。審批后作為材16、料處材料招投標采購的依據(jù)。附件4：材料樣品封樣確認會簽單編號： 填寫日期： 年 月 日工程名稱使用單位樣品編號樣品名稱規(guī)格型號等技術參數(shù)廠家名稱品牌產(chǎn)地送樣單位聯(lián)系人聯(lián)系電話封樣驗收項目及內(nèi)容實物是否完好 是 否有無合格證書 有 無有無檢測報告 有 無其他說明主要技術標準說明封樣會簽供應商簽字材料處經(jīng)辦人材料處采購主管材料處負責人督查處財務處質(zhì)安資料處房產(chǎn)工程處土建公司注：封樣確認會簽單原件一式三份，其中一份原件由材料處負責保存，另兩份原件分別裝入樣品封樣袋或貼在樣品上，其他處室留存復印件。附件5：樣品封條樣品名稱供應商名稱規(guī)格型號聯(lián)系人及電話材料處督查處財務處土建公司質(zhì)安處其他處室編號： 用17、于項目名稱： 填寫日期： 年 月 日 附件6：封樣樣品移交表編號： 填寫日期： 年 月 日 序號名稱主要技術參數(shù)單位數(shù)量備注樣品照片：移交部門移交人接收部門接收人土建公司財務處注：移交表原件由材料處保存，接收方和監(jiān)督方各留存復印件。附件7：封樣樣品處理申請單編號： 填寫日期： 年 月 日 序號樣品名稱主要技術參數(shù)單位數(shù)量備注材料處財務處督查處土建公司房產(chǎn)工程處公司領導注：退還申請表由材料處負責填寫，經(jīng)財務處、督查處、土建公司審核后上報公司領導進行審批，審批后原件在領取封樣樣品時交給檔案室及督查處，材料處留存復印件。附件8：封樣樣品出入庫臺帳月日入/出樣品名稱主要技術參數(shù)數(shù)量封樣確認會簽單編號封18、樣樣品移交表編號備注附件9：封樣樣品管理責任狀本人 擔任 （填寫處室名稱）封樣樣品管理人，本人將嚴格按照材料采購樣品封樣管理制度的規(guī)定，認真負責，積極做好以下工作：1、認真保管樣品庫房或保管柜的鑰匙，未經(jīng)審批，不得隨意交庫房鑰匙交與其他人員進入庫房或開啟保管柜。2、每次樣品入庫或出庫時，及時登記好臺帳。3、由本人負責不定期檢查在庫封存樣品，確保樣品不出庫或發(fā)生滅失。4、負責保存好與各類封樣樣品配套的相應的資質(zhì)、檢測報告、合格證書等文件資料。5、負責保存好各類封樣確認會簽單、封樣樣品移交表原件。6、負責參與財務處對庫存樣品進行不定期盤點檢查。7、負責做好有關封樣樣品的其他日常管理工作。如本人未履行上述工作職責的，造成封樣樣品缺失或損壞的，由本人承擔一切責任，并愿意接受公司對本人作出的一切處分。 責任人簽名： 年 月 日