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1、母子公司管控體系制度匯編之浙江天能集團公司下屬子公司采購監控制度服務單位: 上海華彩管理咨詢有限公司二零零六年四月本報告僅供客戶內部使用,未經華彩公司書面許可,其他任何機構不得擅自傳閱、引用或復制目錄第一章 總 則1第二章 組織與職責2第三章 采購操作規范3第四章 供應商管理4第五章 附則6附錄一：供應商基本資料表6附錄二：供應商調查表（范例）7附錄三：供應商評價表9附錄四：材料采購計劃（以半年為例）10附錄五：定購單11第一章 總 則第一條 為了加強天能集團（以下簡稱“集團”）對采購與付款的內部控制，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，為生產經營活動的正常持續進行保證低價優質的物資供應，特制訂2、本制度。第二條 本制度適用于整個集團所屬各單位，適用于集團所有物資（包括原材料、輔助材料、機器設備及其備品備件、維修材料以及辦公物資）的采購。第二章 組織與職責第三條 各分子公司的采購部負責所在公司所有物資的采購，集團總部的采購由天能電池有限公司采購部代為履行；第四條 集團業務監控中心負責對各分子公司的采購過程進行監控，每季度重點檢查各分子公司大宗采購的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。第五條 各分子公司采取統一采購，將不同物資采購進行歸口管理：（一）生產用原材料、輔助材料及勞保用品由生產部負責向采購部提交物資需求計劃；（二）辦公用品采購由辦公室負責向采購部提交物資需求計劃；（三）3、生產設備、備品備件由設備部負責向采購部提交物資需求計劃；（四）集團總部的采購由總裁辦統一負責向天能電池有限公司采購部提交物資需求計劃；（五）其他特殊物資由需求部門負責向采購部提交物資需求計劃。第六條 如果公司所采購的物資屬于專業技術物資（如設備、特殊材料等），則應由相應部門配合采購部來完成采購。如果是重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織相關專家進行集體論證，必要時采購監控經理應該到場參與決策，并將決策結果提請業務監控副總審核、集團總裁審批。第七條 集團的月度物資需求計劃經業務監控中心審核、業務監控總監或集團總裁審批后，由總裁辦負責在每月的25日報送到天能電池有限公司采購部實施采購第八條 4、分子公司各部門的月度物資需求計劃應在每月的25日分別報送到采購部，采購部經理初步審核后，匯總后報送集團業務監控中心采購監控經理（以下簡稱“采購監控經理”）審核，然后經總經理審批后由采購部進行綜合平衡并實施采購。第九條 非計劃性（預算外）的臨時采購同樣按照上述程序執行，同樣根據審批權限進行審批，具體見天能集團財務授權表。第十條 公司選聘采購人員必須同時看重業務素質和職業道德，并根據具體情況對采購人員進行崗位輪換以避免風險。第三章 采購操作規范第十一條 申購： （一）集團總裁辦、分子公司各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單，進入采購審批程序； （二）緊急采購申請單應優先辦理； （三）接到撤銷通5、知的采購申請，應迅速處理，在采購計劃中刪除；（四）無法于需用日期辦妥的采購申請，采購部必須及時通知申購部門。第十二條 詢價與洽談：（一）采購部應向供應商詳細說明品名、規格、質量要求（及其他特別要求）、數量、交貨期、交貨地點、付款方式；（二）采購部應積極調研市場上是否存在價格漲跌的因素，并據此與供應商進行采購談判；（三）采購部應盡可能注意尋求需購物資的低價優質替代品，并與申購部門溝通確定；（四）對于同規格的產品采購，采購部至少要選擇三家供應商對交易條件（質量、價格、交貨期、合作關系、信譽等）進行綜合對比。在給各供應商的詢價單上應詳細注明質量、交貨期、退換等條款；（五）在其他交易條件基本相同的時候6、，采購部應首先根據集團統一的“采購比價系統”平臺確定基本的價格，然后以此為基礎根據報價高低選擇最終的供應商。第十三條 訂購：（一）通常情況下，采購部向供應商下訂購單（與申購單保持一致）進行采購； （二）對于需要預付定金、需要長期供應的物資、采購金額在_元（人民幣）以上、分批交貨或有其他附加條件的采購，采購部在獲得相應的權限審批后應與供應商簽訂采購合同，然后將采購合同分別報送公司財務部、集團采購監控經理備案。第十四條 收貨：（一）采購物資到達公司后，采購部應進行詳細核對以確認是否與訂購單所列內容一致，并及時通知申購部門、質量部門和倉庫驗收；（二）所購各種大宗原材料和設備必須有合格證、使用手冊等相7、關詳細資料；（三）原輔材料入庫前，采購部填具報驗單，報質量部門檢驗合格后負責辦理入庫手續；（四）其他物資需經申購部門驗收合格后由采購部負責辦理入庫手續。（五）如果到貨沒有達到規格和/或質量要求而需要退貨時，采購部負責組織辦理相關退貨手續并催收退貨的預付/全額貨款。第十五條 付款： （一）相關采購人員必須核對發票臺頭、金額及其它內容是否相符，然后填寫付款申請單，隨附采購合同、入庫單和有效發票，經采購部經理、主管副總審核、總經理審批后到歸口財務部辦理付款；（二）財務部根據相關制度和流程進行付款審核并辦理付款手續（詳見天能集團財務監控制度）；（三）采購部配合財務部，定期與供應商核對應付賬款、應付票據8、預付賬款等往來款項，如有不符應查明原因并及時處理。第四章 供應商管理第十六條 建立供應商檔案：（一）分子公司采購部負責建立供應商檔案，相關部門（如申購部門）予以配合；（二）采購部對每個選定的供應商必須建立詳盡的供應商檔案，內容包括：供應商調查表、供應商審批表、供應商質量檔案、供應商所提供的合格證明、價格表及相關資料；（三）采購部應及時根據情況變化更新供應商檔案；（四）供應商檔案由采購部經理負責管理，未經采購部經理允許，不得隨便查閱；（五）采購監控經理保留供應商檔案備份，必要時可以向相關采購部經理提出質詢。第十七條 供應商調查：（一）凡欲與公司建立供應關系而且符合相關條件的廠商都應填寫供應商調9、查表，作為公司選擇供應廠商的參考信息。供應商調查表由采購部經理審核；（二）采購部應隨時調查供應商的發展動態及產品質量，依據供應商調查表每季度或半年復查一次，依變動情況更新原有資料內容；第十八條 需要更換供應商時，采購部出具供應商審批表，提請采購監控經理審核后報總經理審批。一般在下列情況下考慮更換供應商：（一）原有供應商不再能符合公司的要求；（二）新供應商的相關條件更適合公司的需求；（三）原有供應商由于各種原因拒絕供貨。第十九條 樣品的檢驗：（一）對通過初審的供應商所送檢的樣品（應附帶完整的檢驗報告及合格證明等資料），必須經質量部門及其他相關部門進行各項指標的檢驗、檢測；（二）樣品檢驗合格的供應10、商方可向公司供貨；（三）如果樣品檢驗結果不合格，采購部應要求供應商限期作出整改。整改后仍不合格者，采購部可以取消其入選供應商資格并及時向業務監控總監通報。第二十條 簽訂供貨合同：（一）物資采購采用訂單采購或合同訂貨的方式； （二）采購部根據供應商的資質來簽訂不同條件的供貨合同。對于供貨信譽好，資信度高的供應商可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應穩定；對于普通資質的供應商，采購部每次以下定購單的方式進行采購；（三）如果是如果供應商是代理商而非生產廠家，采購部必須與其簽署質量保證協議/條款；（四）小額零星物品的采購可以采用直接購買的方式，但采購部也須事前進行質量和價格的評估。第二十一11、條 供應商控制：（一）在每批物資供貨結束后，采購部負責根據質量部門提供的各項檢驗數據將供貨情況記入供應商質量檔案，作為日后評審供應商業績的根據；（二）如果供應商供貨不合格或供貨不及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現多次質量變動或拖延交貨，采購部應提請采購監控經理審核后報送總經理批準取消其供應商資格。第二十二條 供應商業績考評：采購部每半年整理供應商供貨記錄，按其供應業績區分不同等級并制訂相應的采購政策。第五章 附則第二十三條 本制度經集團公司董事會批準后發布執行，集團業務監控中心負責制訂、修改并解釋。此前有關集團公司對控（參）股公司管理的規定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執行。第二12、十四條 本制度未盡事宜，執行國家有關法律、法規和集團公司的有關規定。第二十五條 本制度從下發之日起執行。附錄一：供應商基本資料表填表：審核：日期：名稱與編號：地址：法人：聯系人電 話傳 真E-mail網址公司概況資本額 萬元機器設備名稱臺數廠牌規格購入時間購入成本性能建廠登記日期年 月 日營業執照往來銀行開始往來時間停止往來時間所屬協會團體協力工廠數協力工廠利用率平均月營業額材料來源材料名稱供應廠商備注員工職能人數干部數員工數大學高中以上平均月薪主要產品名稱比例名稱比例主要客戶名稱比例名稱比例附錄二：供應商調查表（范例）供應商名稱： 年 月 日項目調查項目內容了解程度狀況材料零件確認1您對開發13、部門樣品確認流程是否了解？了解 不了解 請求當面溝通了解2您對本公司開發部門認定之材料交貨依據的規格及樣品是否了解？了解 不了解 請求當面溝通了解3您對開發部門認可之樣品是否有保留，以作后續品質管理之用？有保留 未保留 請求當面溝通了解品質驗收管制1您對本公司品管部質檢驗標準與方法是否了解？了解 不了解 請求當面溝通了解23采購合同1貴公司目前產量足以應付本公司需求嗎？可以 不可以 需設法彌補23請款流程1您對本公司的付款條件、手續是否了解？了解 不了解 請求當面溝通了解23售后服務1您對品質有疑問時，會主動找哪一部門或主管？品管 開發 采購 總經理23建議事項您對本公司的建議事項【注】本表由14、供應商填寫附錄三：供應商評價表年 半年廠商名稱廠商編號地 址采購材料評價項目品質評價交期評價價格評價服務評價其他合計得分時間月月月月月月得分總和平均得分評價等級處理意見：制表： 審核： 審批：附錄四：材料采購計劃（以半年為例）材料名規格單位全年采購量 單價金額每 月 采 購 計 劃1月2月3月4月5月6月數量金額數量金額數量金額數量金額數量金額數量金額制表： 審核： 批準： 日期：附錄五：定購單請購單號： 日期：廠商編號地址電話訂購內容項次物料名稱料號單位訂購數量單價金額交貨日期 數量123456合 計合計金額（大寫）萬 仟 佰 拾 元交貨地點交易條款一、 交期承制廠商須依本訂單交期或本公司采購部以電話或書面調整之交貨期，若有延誤，每逾一日扣該批款的 %。二、 品質1 依照圖紙要求。2 進料檢驗：依本公司規定。三、 不良處理1 經檢驗后之不合格品，應于三日內取回，逾時本公司不負責。2 如急用需選別，所產生之費用，依本公司之索賠標準計費。四、 附件1產品圖紙： 張2檢驗標準： 份備注：