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1、關于下發民生百貨經營性合同簽訂管理辦法的通知民生百貨各單位： 結合公司機構調整實際需求,為進一步加強公司經營性合同管理，規范流程，明確權責，現就現行合同簽訂審批管理辦法重新修訂并予以下發，請遵照執行。 特此通知 二一年十一月二十六日民生百貨經營性合同簽訂管理辦法1 總則 結合公司機構調整實際需求,為進一步加強公司經營性合同管理，規范流程，明確權責，對現行合同簽訂審批管理辦法修訂如下。2 適用范圍該辦法適用于民生百貨各門店所有經代銷、專柜及租賃類經營性合同。3 市內門店3.1 合同審批前的準備工作 3.1.1 供應商提供證明其合法身份的有效證件，招商經理審查供應商資格，合格后簽訂合同。3.1.22、 招商采購部合同管理員申請柜號（新）招商經理在ERP系統中錄入供應商檔案明細并填制合同信息招商經理打印新（續）簽供應商審批表并會同供應商簽字對合同條款進行簽字確認（招商經理留存）。 3.1.3 填制審批指標對比表，若存在低于業務政策的，需附文字說明。3.1.4 新引進品牌需填制新品引進可行性分析報告。3.1.5 將合同審批表及審批指標對比表、新品引進可行性分析報告（新簽合同填制）及供應商檔案明細表導入E網，進行公文流轉。3.1.6 進行公文流轉的呈報文件均要求內容真實、完整、準確。3.2 合同審批流程 3.2.1 審批路徑3.2.1.1 合同各項指標達業務政策標準及以上的 商品采購招商中心經理3、招商采購部總經理計劃財務部總經理總裁助理主管副總裁合同各項指標低于業務政策標準的 商品采購招商中心經理招商采購部總經理計劃財務部總經理總裁助理財務總監主管副總裁總裁各門店功能配套類合同審批需在商品采購招商中心經理前增加門店總經理審批環節。3.2.1.2. 短期（定義為兩個月內）特賣合同的審批 駐店招商經理簽訂的特賣合同門店總經理商品采購招商中心經理總部招商經理簽訂的特賣合同商品采購招商中心經理3.2.1.3 超市內合同的審批 門店總經理商品采購招商中心經理招商采購部總經理總裁助理3.3 合同啟動流程3.3.1 合同網上審批完結后，招商經理簽訂正式合同，并通知招商采購部合同管理員啟動合同。3.34、.2 招商采購部合同管理員將要啟動的合同以郵件形式通知計劃財務部合同管理員啟動合同。3.3.3 招商采購部合同管理員將續簽不及時、更名及新簽合同以郵件形式告知理貨區于次月1日前對ERP系統中的商品信息進行更換。3.4 合同文本流轉流程 3.4.1 招商經理填寫完并由供應商加蓋印章后的合同文本，由招商采購部合同管理員與審批公文及ERP系統進行核對，確認無誤后，加蓋公司印章。3.4.2 合同文本一式兩份，一份交供應商留存，一份轉計劃財務部合同管理員，由計劃財務部合同管理員分轉至結算會計進行核算。3.5 合同終止 合同終止應按渠道清退辦法執行,填制渠道清退表，簽訂合同終止協議，并在ERP系統中進行清5、退處理。3.6 合同簽訂相關要求 3.6.1 柜位面積的確認3.6.1.1 柜位面積按照商業控股財2010110號文件要求進行測量確認。3.6.2 供應商資格審查3.6.2.1 供應商應提供以下有效證件：法人營業執照、稅務登記證、一般納稅人資格認定證、銀行開戶許可證、商標注冊證、質檢合格證、生產許可證、衛生許可證、代理證書、法人授權委托書。進口商品還需提供經銷商報關單或進口增值稅繳款專用書、進口商品商檢證、國內內銷權、中文注冊商標證。3.6.2.2 供應商檔案管理 供應商所提供有效資證由招商采購部質控主管審核并分轉至各門店相應部室。3.6.3 合同文本格式要求 3.6.3.1 凡使用公司范本類6、合同，招商經理可直接進行簽訂。 3.6.3.2 非范本類合同（外來合同），招商經理須參照西安民生集團股份有限公司合同管理辦法，經相關部門審核完成后簽訂正式合同文本。呈報路徑如下： 商品采購招商中心經理招商采購部總經理董事會辦公室總裁助理主管副總裁總裁3.6.4. 合同更名的相關要求更名合同需申請新的供應商編碼重新簽訂合同并將原合同終止。 3.6.5 招商經理在ERP系統中錄入合同信息及填制合同文本時需注意事項3.6.5.1 同一合同應保證合同文本與審批公文及ERP系統指標的一致性。3.6.5.2 保底合同必須打保底標記；區間總清算一律不打標記。3.6.5.3 各扣項費用按規定名稱錄入相應位置。7、3.6.5.4 一次性費用扣款時間要準確 續簽及時及新簽合同首月扣除，續簽不及時的合同應在擬啟動月份的次月扣除。3.6.5.5 質保金延續執行時應注明原金額；對于更名合同,其質保金應按新名稱重新交納，更名前的質保金 按規定予以退還。3.7 合同異動管理規范3.7.1 范圍3.7.1.1 異動范圍3.7.1.1.1 專柜面積、位置發生變化導致專柜銷售任務、合同費用收取發生變化的。3.7.1.1.2 專柜銷售人員、結算方式發生變化的。3.7.1.1.3 市場發生變化，專柜銷售任務明顯不合理的。3.7.1.1.4 因業務需要合同到期延期及其它。3.7.1.2 異動要求3.7.1.2.1 合同終止日期8、延期僅限于從合同到期之日起兩個月以內，延期超過兩個月的由招商經理重新簽訂合同續延合同期。3.7.1.2.2 因供應商自身原因單方面提出提前撤柜請求的，原則上不予辦理合同相關費用的返還異動。3.7.1.2.3 合同異動事實發生逾期兩個月未進行呈報簽批的，原則上不進行合同異動。3.7.2 職責3.7.2.1 門店樓面經理負責合同異動的發起和E網呈報,并對審批過程中的合同異動協議進行公文跟蹤，負責合同異動（紙質版）供應商蓋章確認后的文件繳回工作。3.7.2.2 招商經理協助門店樓面經理對合同異動相關條款進行有效磋商。3.7.2.3 招商采購部合同管理員依據流轉簽批完畢的公文及合同異動協議（紙質版），9、并在內容核對一致的情況下進行ERP系統錄入、信息變更及相關單據的有效傳遞。3.7.3 操作規程3.7.3.1 合同異動的操作應嚴格按照先申請后實施的原則進行，門店樓面經理應及時呈報所轄區域合同異動。3.7.3.2 門店樓面經理與招商經理進行有效協商、達成共識，經供應商簽字（蓋章）確認后，由樓面經理在一個工作日內將合同異動協議（紙質版）進行流轉。流轉路徑：樓面經理門店營運管理室招商采購部合同管理員招商經理及計劃財務部合同管理員3.7.3.3 合同異動需進行E網簽批。審批流程如下3.7.3.3.1 人員數量發生變化的招商經理門店總經理商品采購招商中心經理3.7.3.3.2 專柜銷售任務及合同費用收10、取提高、合同延期（合同指標未發生變化）招商經理門店總經理商品采購招商中心經理招商采購部總經理總裁助理3.7.3.3.3 專柜銷售任務及合同費用收取減少、合同延期（合同指標發生變化）、結算方式變更及其它招商經理門店總經理營運管理部、招商采購部、計劃財務部會簽總裁助理財務總監主管副總裁總裁3.7.3.4 合同異動E網簽批完畢之后，由門店樓面經理進行公文分發并跟進相關變更條款的落實。3.7.3.5 民生百貨合同異動協議填寫應準確、規范、工整，紙質版只能用黑色簽字筆填寫，不得出現涂改、字跡不清晰等現象。其中，“異動后合同條款及指標”項應填寫需要異動的時間范圍內的相關異動內容。民生百貨合同異動協議必須由11、供應商所屬公司的法定代表人或委托人簽字并加蓋該公司公章或合同專用章，具體參見附件一民生百貨合同異動重大事項界定表。如不需加蓋公章的合同異動協議，各門店必須嚴格審查委托代理人的資格，杜絕非委托代理人簽字情況的發生。3.8 渠道清退管理規范3.8.1 范圍 本條規定適用于民生百貨所有在營專柜合同的合同終止。3.8.2 對擬撤柜專柜，樓面相關人員應提前告知計劃財務部結算會計核對債權債務，并按規定對最后一個月貨款暫停結算。同時通知物業部門做好相關財產的清查及物業費的清繳工作、人事部門做好員工的分流及工資發放的落實工作。3.8.3 對合同正常到期且不再續簽的專柜，參照3.8.2執行。3.8.4 清退審批12、流程3.8.4.1 樓面填寫渠道清退表及合同終止協議（供應商簽字蓋章）樓面經理門店物業安全員核算會計樓面人事主管招商經理商品采購招商中心經理招商采購部總經理3.8.4.2 招商經理根據渠道清退表簽訂合同終止協議。招商采購部合同管理員在ERP系統里進行合同清退，并在合同終止協議上加蓋公司合同專用章。3.8.4.3 招商采購部合同管理員負責分轉渠道清退表及合同終止協議。渠道清退表分轉至招商經理、門店進貨辦、核算會計各一份，合同終止協議分轉至核算會計和供應商各一份。 4 外埠門店 外埠門店合同的簽訂、審批、異動、清退等管理規范及流程參照市內門店執行。4.1 審批流程相關要求4.1.1 合同條款符合業13、務政策標準及以上的 由各門店自行審批。4.1.2 合同條款低于業務政策標準的門店審批總部招商采購部商品采購招商中心經理招商采購部總經理計劃財務部總經理總裁助理財務總監主管副總裁總裁4.1.3 合同異動后條款在業務政策標準以上的 由各門店自行審批。4.1.4 合同異動后條款低于業務政策標準的 門店審批總部營運管理部、招商采購部、計劃財務部會簽總裁助理財務總監主管副總裁總裁4.2 監督管理4.2.1 總部建立檢查制度，對外埠門店簽訂合同時業務政策執行情況進行監督檢查。4.2.2 由總部招商采購部及計劃財務部共同派出人員進行不定期檢查或抽查。附件： 民生百貨合同異動重大事項界定表 附件1民生百貨合同異動重大事項界定表 是否 蓋章異動項目供應商加蓋公章供應商不需加蓋公章備 注任務的增減任務增加任務減少/面積變化面積增加，任務增加面積減少，任務不減面積增加，任務不增面積減少，任務減少/人員的變化增加廠聘人員減少廠聘人員/扣率增加減少/保底任務增加減少面積沒有變化合同性收費增加減少/柜位調整任務增加任務減少柜位發生變化起始日期發生變化任務增加任務減少/主題詞：xxx集團股份有限公司招商采購部 2010年11月26日印發擬稿： ( 共印0份)