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1、煙草專賣局（公司）檔案管理制度本質要求：合理利用檔案資源，提高工作效率。第一條 市局（公司）設立綜合檔案室，由辦公室綜合管理；縣級局設立檔案室；綜合檔案室配備專職檔案管理人員，檔案室確定兼職檔案管理人員。第二條 檔案包括文書檔案、財務檔案、案件檔案、技術檔案、人事檔案、音像檔案等6個種類。各類檔案原則上應該由綜合檔案室集中統一管理，特殊情況，經批準，也可以分別管理。一般情況下，機關文書檔案、技術檔案和音像檔案第二年6月前移送綜合檔案室。案件檔案、財務檔案、人事檔案第三年6月前移送綜合檔案室，可以單獨分區存放。縣級局的財務檔案第二年6月前移送財務檔案室。第三條 檔案管理嚴格執行保密法，嚴守機密。2、檔案的利用必須嚴格執行審批手續，凡注有密級的檔案，只限在調閱室內查閱。未經批準，非檔案工作人員不得進入檔案室。第四條 檔案材料。凡是按規定應歸檔的各種文字、圖表、聲像材料，各部門在工作辦理完畢后，必須按時向辦公室移交，由檔案員負責整理歸檔，任何人不得據為己有。人事檔案、案件檔案、會計檔案等專業檔案均由職能部門負責立卷整理歸檔，隔年向綜合檔案室移交。基建檔案在工程竣工后立即整理歸檔。聲像資料在工作結束后及時交檔案室，年終一并立卷歸檔；需歸檔的文件材料要收集齊全，對不合格的案卷，提出整改意見，并認真辦理交接手續，填寫宣城市煙草專賣局（公司）檔案資料移交清單，確保案卷完整合格。第五條 檔案的保管（一3、）檔案管理必須明確專人負責，檔案室及檔案柜鑰匙專人保管，未經領導同意，不得委托他人代管；（二）檔案室必須保持清潔衛生和相應的溫濕度，做好“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）；（三）檔案室內嚴禁吸煙，禁止堆放易燃易爆物品及其他雜物，電器設備、照明裝置要安全可靠，定期檢查，保持消防器材完好有效；（四）定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理，對破損、字跡不清等不易繼續保管而又需永久長期保存的檔案資料，應進行修補和復制。第六條 檔案的借閱（一）根據檔案的保密程度，確定檔案的利用范圍及批準權限，凡借閱機密文件，需經領導批準；（二）外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，并經主要領導批準4、辦理登記手續后，方可查閱；（三）各部門經辦人員因業務需要調閱檔案時，應填寫檔案調閱單，經辦公室批準后向檔案管理人員調閱；（四）調（借）閱檔案人員，對檔案要妥善保管，不得遺失、轉借、剪裁、污損和加注標記等，如有違反，要追究其責任；（五）利用檔案收到效益者，應主動將結果反饋給檔案管理人員，以便掌握利用情況。第七條 檔案的統計制度（一）檔案人員必須認真做好檔案資料的統計和各項登記工作，做到經常化、制度化；（二）建立統計臺賬。做好單位檔案機構、人員、檔案數量等基本數據的統計匯總工作，按時、按質向檔案業務主管機關報送報表，并做好年終總結工作。第八條 檔案的鑒定銷毀制度（一）對保管期限已到的檔案，應逐件進5、行鑒定，提出存毀意見，凡確定銷毀的檔案，要登記造冊，并報檔案主管機關備案，一時無法確定的可暫作保留；（二）銷毀檔案時，須有關人員三人以上參加監銷，防止檔案遺失與泄密，監銷人員須在銷毀清冊上簽名。第九條 檔案工作“四參加”、“三納入”制度（一）各部門工作活動中，要主動安排專（兼）職檔案員參加一些重要會議、工程竣工驗收、設備開箱驗收、重大設備購置；（二）凡檔案員未參加設備開箱驗收，重大設備購置的發票沒有檔案員簽字，財務部門可拒絕報銷；凡基建工程驗收沒有檔案員參加，工程不予驗收；（三）檔案工作要納入年度工作計劃，納入領導工作議事日程，納入經濟責任制和崗位責任制；（四）檔案管理“三納入”列為年終評比、工作檢查的主要內容，并作為評比先進單位依據之一。