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1、-本資料來自 -蒙羊牧業(yè)公司行政管理制度-本資料來自 -本制度包括：一、行文管理辦法二、印章、證件管理辦法三、檔案管理辦法四、保密管理辦法五、會議管理辦法六、辦公用品及固定資產(chǎn)管理辦法七、辦公室行為管理規(guī)范八、車輛管理辦法九、后勤管理辦法十、接待流程管理辦法一 、 行文管理1、管理細則1.1 為適應現(xiàn)代企業(yè)制度，切實規(guī)范企業(yè)運作，根據(jù)國務院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合公司實際，特制定本規(guī)定。1.2 公文是在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹國家、地方、企業(yè)的方針、政策、路線，發(fā)布規(guī)章制度，請示和批復，指導和商洽工作報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。1.3 總裁2、辦是公文處理的管理機構(gòu)，主管公司公文處理工作。 1.4 負責處理公司公文的文秘人員應忠于職守，認真負責，具備一定的專業(yè)知識。2、文種2.1 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級不適當?shù)臎Q定事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.2 公告 適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.4 通告 適用于公布公司各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.5 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員，應套下行文文頭（見附件1）。3、一般告知性通知不需套文頭。2.6 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況，應套下行文文頭（見附件1）。2.7 議案適用于下級機關(guān)向公司董事會、股東會提請審議事項，按股東會文件格式要求執(zhí)行。 2.8 報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問，應套上行文文頭（見附件1）。 2.9 請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，應套上行文文頭（見附件1）。 2.10 批復 適用于答復下級機關(guān)的請示事項，應套下行文文頭（見附件1）。2.11 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法，應套下行文文頭（見附件1）2.12 函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準4、和答復審批事項，應套便函文頭（見附件4）。 2.13 會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項，應套會議紀要紅頭（見附件2）。3、公文編號3.1發(fā)文編號3.1.1蒙羊發(fā)：適用于公司內(nèi)部發(fā)文；發(fā)文編號例如：蒙羊發(fā)201401號 3.1.2蒙羊紀發(fā)：適用于公司會議紀要的發(fā)放；發(fā)文編號例如：蒙羊紀發(fā)201401號3.1.3蒙羊字：適用于公司對外行文；發(fā)文編號例如：蒙羊字201401號3.1.4蒙羊函：適用于函的發(fā)文；發(fā)文編號例如：蒙羊函201401號3.1.5蒙羊黨發(fā)、蒙羊工發(fā)、蒙羊團發(fā)：適用于公司黨、工、團的發(fā)文。發(fā)文編號例如：蒙羊黨發(fā)201401號；蒙羊工發(fā)201401號；蒙羊團發(fā)201405、1號。3.2收文編號3.2.1外部的函收文編號例如：3.2.2外部的通知收文編號例如：3.2.3外部的其他收文如協(xié)議、請示、報告等外部收文編號例如：3.2.4內(nèi)部的請示收文編號例如：3.2.5內(nèi)部的報告收文編號例如：MYMY/XZ/NSW/BG-01-20143.2.6內(nèi)部的其他收文文件收文編號例如：MYMY/XZ/NSW/QT-01-20144、 公文格式4.1 文頭4.1.1 發(fā)號公文文頭部分占首頁的位置為121mm，其他公文如會議紀要等文頭部分為119mm。上行公文文頭部分為172mm。公文版頭一律套紅，字體選用宋體美術(shù)字，字體規(guī)格要美觀、大方、端莊。文頭居中排列。4.1.2 發(fā)號公文版6、頭為發(fā)文機關(guān)加“文件”組成，其他公文只標識發(fā)文機關(guān)。下隔一定距離并在文頭位置區(qū)域內(nèi)套一條長約155mm，粗為1mm的橫實紅線。具體版頭為：蒙羊牧業(yè)股份有限公司文件。聯(lián)合行文時，各單位名稱均應列出，且主辦單位排在第一位。具體文頭樣式見附件1、2。4.1.3 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，標注在發(fā)文機關(guān)下方居中。聯(lián)合行文時，用主辦單位的發(fā)文字號。年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。4.1.4 “簽發(fā)人”應排列于發(fā)文字號右側(cè)?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標冒號，冒號后用3號楷體字加粗標識簽發(fā)人姓名。4.2 標題應當準確簡要的概括公文的主7、要內(nèi)容。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題在橫線下方空1行分一行或多行居中排列。標題用2號加粗黑體字。4.3 主送單位4.3.1 主送單位是指主要受理公文的機關(guān)。應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于標題下方空1行左側(cè)頂格。用3號仿宋體字標識。4.3.2 特殊情況說明：由于主送單位名稱過多，而使首頁不能顯示正文時，應通過調(diào)整行距或?qū)⒅魉蛦挝幻Q移到版記中的主題詞之下，抄送之上，標：“主送”等方法實現(xiàn)首頁顯示正文。紀要類的文書不標主送機關(guān)。4.4 正文4.4.1 正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送單位下方，用3號仿宋體字，行距一般確定為27磅。4.5附件4.8、5.1 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”后標注冒號，并注明附件順序和名稱。4.6落款4.6.1 單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。4.7成文時間4.7.1 成文時間一般署領(lǐng)導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期。成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”。4.8 單位印章4.8.1 公文應當加蓋發(fā)文單位的印章。用印位置在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合發(fā)文時，聯(lián)合發(fā)文單位都應加蓋印章。當聯(lián)合行文需加蓋兩印章時，應將成文時間拉開；主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文時間，兩印章互不相交相切；當聯(lián)合行文需要9、加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白章，應將各發(fā)文單位名稱或規(guī)范化簡稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，每排最多排三個印章，最后一排印章如果一個或兩個印章，應居中排列，印章之間互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。4.8.2 特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r應采取調(diào)整行距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得采取“此頁無正文”的方法解決。4.9 主題詞4.9.1 主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。位于公文末頁下部、抄送欄上方?！爸黝}詞”用3號加粗黑體字，居左頂格，后標冒號，詞目用3號仿宋體字。4.10 抄送單位4.1010、.1 抄送單位指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位。抄送機關(guān)名稱標注在主題詞下方，用與公文圖文區(qū)等長的細實線與主題詞隔開?！俺汀弊罂?格。4.10.2 說明：行文不再有“抄報”，除主送單位外,凡需知曉的單位一律用“抄送”，且只抄送單位不抄送個人，需領(lǐng)導知曉的特殊或緊急文件，可直接送閱。4.11承辦部門名稱和印發(fā)日期署于抄送欄下方；份數(shù)標注在承辦部門下右頂格。版記中各要素用細實線隔開。4.12頁碼標識。用5號宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下居中。3頁以下不標頁碼。5、公文中數(shù)字、計量單位的使用要求5.1 公文中使用的漢字，按國家規(guī)定的標準方案執(zhí)行。蒙羊牧業(yè)的公文原則上不用繁體字及外文，但11、發(fā)送至港、澳、臺及國外文件可根據(jù)實際情況酌定。5.2 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。5.3 公文中的計量單位采用國際法定計量單位。6、公文用紙幅面、排版形式與印制裝訂要求6.1 公文采用國際標準A4紙型（長297mm、寬210mm）。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為25mm，公文訂口（左白邊）為28mm，右白邊和下白邊也為25mm。公文某些附件的圖表不能分頁印制時，可根據(jù)需要選擇用紙大小，但應折疊合適。用于公開張貼的公文用紙幅面，可根據(jù)實際需要確定。6.2 公文中使用的漢字一律從左至右橫向書寫、12、排版。6.3 公文統(tǒng)一左側(cè)裝訂，平釘位于書芯1/2處，保證不掉頁。7、行文規(guī)則7.1 向上級單位的重要行文，應抄送直接上級單位。7.2 各單位不得越級請示，因特殊情況，確需越級行文時，應抄送越過的單位。8、上行文與對外行文8.1 公司所屬各子公司、中心部室所有上行文與對外行文都必須經(jīng)總裁辦登記與審核，由總裁辦統(tǒng)一按照行文要求處理。外行文和匯報材料均應經(jīng)總裁辦審核把關(guān)，任何部門、個人不得直接對外報送和提供公司相關(guān)文件、材料。8.2 公司內(nèi)部所有上報公司領(lǐng)導的公事文件材料，都必須經(jīng)所在單位負責人簽字，報總裁辦登記后，由總裁辦文職人員報至相關(guān)領(lǐng)導。任何單位與個人原則上不允許將公事材料直接報相關(guān)領(lǐng)導。13、8.3 公司內(nèi)部各子公司、中心部室上報文件資料需注明主送與抄送領(lǐng)導。8.4 文件主收領(lǐng)導在接到文件材料后，應于2個工作日內(nèi)批注處理意見，并由總裁辦文職人員按照批注意見轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位，同時通知上報單位文件資料走向。8.5 上報公司領(lǐng)導文件、材料流程：8.5.1 上報單位擬稿上報單位負責人審稿總裁辦登記總裁辦傳主送領(lǐng)導主送領(lǐng)導批注處理意見總裁辦登記并傳至相關(guān)單位總裁辦通知上報單位文件資料走向。8.6 對外報送文件、材料流程8.6.1 外報單位擬稿分管領(lǐng)導審核總裁辦審核把關(guān)總裁審批相關(guān)部門報送對口部門。8.7 具體上行文件、外行文件樣式見附件5、4。9、公文辦理及審批程序9.1 發(fā)文9.1.1 發(fā)文辦14、理程序為：起草審核簽發(fā)用印登記分發(fā)歸檔等。9.2 公文的起草9.2.1 符合國家的法律、法規(guī)及其他規(guī)定。如提出新的措施、辦法、規(guī)定等，要切實可行，并完整、準確的體現(xiàn)發(fā)文單位領(lǐng)導意圖。9.2.2 情況屬實，觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。9.2.3 人名、地名、時間、數(shù)據(jù)、行文等要準確。引用文件要注明發(fā)文時間、機關(guān)、標題和文號。因使用簡稱時，應先用全稱并加以說明。9.2.4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一般情況下第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。9.2.5 會議紀要要求當天內(nèi)起草并發(fā)文。9.3 公文的審核9.3.1 蒙羊15、牧業(yè)公文文稿在送領(lǐng)導審批或簽發(fā)之前，均由部門負責人進行審核；公文審核的基本任務是協(xié)助領(lǐng)導保證公文的質(zhì)量。9.3.2 公文審核的內(nèi)容9.3.2.1報批程序是否符合規(guī)定；9.3.2.2 是否確需行文；9.3.2.3 內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準確的體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，并同已發(fā)有關(guān)公文相銜接；9.3.2.4 涉及有關(guān)部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；9.3.2.5 所提措施和辦法是否切實可行；9.3.2.6 公文格式是否符合規(guī)定。9.4 公文的簽發(fā)9.4.1公文的簽發(fā)是公文形成的一個關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。未經(jīng)公司領(lǐng)導審批簽發(fā)，公文不能生效。9.416、.2 領(lǐng)導人簽發(fā)公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。其他審批人員圈閱，應當視為同意。9.4.3 審批和簽發(fā)公文，一律用黑色鋼筆或碳素水筆，符合存檔要求。具體文件簽發(fā)單見附件6。9.5 公文的登記、用印、分發(fā)9.5.1 經(jīng)領(lǐng)導審簽的文稿，統(tǒng)一由總裁辦登記、編號。承辦部室要按照規(guī)定的標印格式和時限要求向總裁辦提交電子文檔。9.5.2 公文由總裁辦通過紙介質(zhì)發(fā)送，如需發(fā)往外地，由總裁辦統(tǒng)一分發(fā)（傳真）各有關(guān)單位和部門。9.6 公文傳閱9.6.1 需要相關(guān)領(lǐng)導或相關(guān)部門傳閱的文件，由總裁辦批注意見后轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導部門傳閱。具體文件傳閱單見附件7。9.7 收文9.7.1 外來文件收文程序一般包括：簽收17、登記提出擬辦意見呈有關(guān)領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。外來文件收文見附件8，內(nèi)部收文登記表見附件9。 9.7.2 送領(lǐng)導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，總裁辦文秘負責催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤追辦、督辦，重要公文重點催辦、督辦，一般公文定期催辦、督辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和收集反饋執(zhí)行情況。9.7.3 公文承辦部門接到批件后，應按公文處理的時限要求及時辦理。辦理完畢后要在“處理結(jié)果”欄中做詳細記載，并反饋有關(guān)領(lǐng)導。辦理后要將公文及時交總裁辦存檔，存檔要按照收文號收存，供有關(guān)領(lǐng)導、部門查閱。9.7.4 各部室指定專門人員負責公文的收發(fā)工作，收到公文后，應及時對公文18、進行處理，由于文職人員失職，造成延誤的，應追究其責任。10、公文立卷、歸檔和銷毀10.1 公文辦結(jié)后，應當根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時將公文的定稿、正本和有關(guān)材料交總裁辦整理立卷。10.2 公司召開的各類會議所形成的記錄、決議事項等材料以及有保存價值的領(lǐng)導講話錄音和重大活動影像資料等，待會議結(jié)束后，會議組織者應及時整理一套完整資料交總裁辦檔案管理人員存檔。10.3 文書定期存檔，個人不得私自保存應當歸檔的文件。10.4 各類公文應當根據(jù)其相互間的聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能正確反映本單位的實際工作情況，以便于保管和利用。10.5 聯(lián)合辦理的公文，原件由19、主辦單位立卷，其他單位保存復制件。10.6 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。11、附則11.1 其它公文格式見附件10、11、12。二 、 印章管理1、適用范圍1.1 本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務有關(guān)的文件上，因需經(jīng)公司名義或有關(guān)部門名義證明其合法作用而使用的印章，包括：公司印章、合同專用章、財務專用章、法人印章、人事專用章，原則上各部門不刻制印章。2、印章管理細則2.1 印章的刻制、啟用由總裁辦負責，如有需要更換印章，應由規(guī)定的印章管理人員將舊印章交還總裁辦。2.20、2 總裁辦應將每個印章登入印章臺賬。印章更換實行先交后發(fā)的原則。2.3 公司印章、合同專用章、法人章由總裁辦負責保管；財務專用章由財務部負責保管。2.4 公司用印依照以下原則進行：公司名章用于以公司名義行文時；職務名稱印章在以職務名義行文時使用。3、公司印章使用程序3.1 需使用公司印章，應先填寫“公司印章使用申請單”，寫明申請使用理由，征得部門及總裁辦負責人簽字同意，連同需蓋章文件一并交印章管理員。經(jīng)審核手續(xù)齊全，印章管理員方可給與蓋章。3.2 需使用公司合同專用章，蓋章合同應有“公司合同會簽單”，并經(jīng)法人代表或法人代表授權(quán)委托人簽字后,連同需蓋章合同一并交印章管理員。3.3 印章管理員應建21、立印章使用臺帳，并由使用人簽字。3.4 印章管理員應保管好印章使用申請單。3.5 公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總裁批準，并由申請人填寫借據(jù)并注明借用時間和期限，方可借出。借出的公司印章，應由印章管理員負責攜帶并蓋章，蓋章應符合經(jīng)批準的用印事項。3.6 原則上任何人不得開具空白介紹信或在空白紙上蓋章，如確因工作需要，經(jīng)總裁批準，并由申請人寫明理由，方可用印。4、印章使用方法4.1蓋印文件必要時蓋騎縫??；4.2 公司文件、對外介紹信、證明材料及其它以公司名義出具的材料蓋公司印章。4.3 以公司名義對外出具憑證，需要公司董事長或總裁署名或用職章；4.4 除有發(fā)文卡、總裁簽字或直接蓋22、章外，其它用印需填寫用印申請單。4.5 所有蓋章的對外材料必須由印章管理員留存一份。4.6如違反本辦法未按程序用印者，一經(jīng)證實，公司將對用印人及印章管理員給予嚴肅處理；如造成嚴重后果，觸犯刑律的移送司法機關(guān)，追究其刑事責任。5、印章的廢止5.1 如需廢止公司印章，由印章保管部門提出申請，經(jīng)公司總裁或分管副總裁批準后，由總裁辦出具正式文件予以廢止?？偛棉k應將廢止印章保存三年。三年后移送公司檔案部門管理。三、保密管理1、等級劃分1.1 秘密分為三個等級：秘密、機密、絕密。2、具體細則2.1 保守秘密，不得以任何方式散布、泄露公司保密信息和資料。2.2不得以任何形式和方式獲取非本人工作職務內(nèi)的公司保23、密信息或資料。2.3 嚴格遵守保密文件等（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。保密文件存放在規(guī)定的文件柜內(nèi)，計算機中的保密資料必須設(shè)置口令或密碼。不得私自帶保密材料到與工作無關(guān)的場所。不得在公司區(qū)域以外公共場所談論保密事項和交接保密文件。2.4 嚴格遵守保密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經(jīng)總裁批準。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。2.5 保密文件、資料不準私自翻印、復制、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關(guān)規(guī)定經(jīng)總裁辦批準后辦理。復制件應按照文件、資料的密級規(guī)定管理。不得在公開或不公開發(fā)表的文章（包括論文）中引用保密文件和資料。2.6 會議工作人員不得隨意傳播會議的保密內(nèi)容，特別是涉及人事、機構(gòu)變動以及有敏感的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)總裁辦批準不得外借或傳閱。2.7 公司員工離開辦公室時，必須將文件及資料存放規(guī)定的文件柜中3、調(diào)職、離職人員保密職責3.1 調(diào)職、離職時，必須將自己經(jīng)管的保密文件或其他涉及秘密的資料，交至公司妥善保管，不得隨意移交給其他人員。4、失密、泄密處罰4.1 發(fā)現(xiàn)失密、泄密情況 ，要及時報告，管理部門要認真對待、嚴肅處理。對失密、泄密責任者，給予扣薪或降薪；視情節(jié)輕重及造成后果，給予一定行政處分；造成公司嚴重損失的，追究責任者的法律責任。