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1、第 部分物業管理服務檔案管理方案第一節檔案資料管理方案隨著建筑設計高科技專業化的發展，信息成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業管理的檔案建立與管理，必須采用先進的管理技術，通過檔案的集中化、有序化、信息化的科學程序，對物管區域內所有物業管理與服務項目，從主體到配套，從建筑到環境，從硬件到軟件等，都建立相應的管理檔案，并牢固樹立檔案管理財務觀、資源觀和服務觀，使檔案材料的管理真正為管理服務。檔案資料管理，設檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經驗，精通電腦操作，工作責任心強。一、檔案資料管理運作流程收集整理歸檔利用1、檔案資料的收集：（1）設立檔案資料室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段2、，由專職檔案管理員，建立相應的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理。（2）資料的收集，堅持內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，以實際工作需要出發。信息資料的來源渠道；規劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術，維修資料；物業構成的方面，到房屋主體，公共設施，小到一樹一木全有詳細的資料。2、資料的分類整理：收集的所有信息資料，統一由檔案管理員集中整理、分類。整理的重點是去偽存真，根據資料信息的來源，內容，表現形式的特點，做到條理清晰，分類合理。二、檔案資料的分類三、資料的歸檔管理（1）歸檔就是根據資料本身的內存規律、聯系進行科學的分類與保存。根據實際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處保存，如3、：錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案按不同的業務性質編號，造冊，編輯并分柜保存，運用計算機的先進管理手段，盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。（2）檔案的出室、入室都有嚴格規定，出室必須具備資格的人員經登記后方可借出，入室時，須由專人檢查，如有破損，立即修復，規劃檔案其他檔案住戶及家庭檔案房屋維修檔案保安服務管理檔案車輛管理記錄檔案消防管理檔案業主投訴回訪記錄檔案業主意見調查分析檔案裝修管理檔案機電設備管理驗收竣工資料綠化管理檔案日常維修檔案日常服務管理檔案外來檔案內部檔案檔案資料并視情追究有關人員的責任。檔案管理員需及時收回在外的文件資料，嚴防丟失。（3）檔案管理環境必須做4、好三防工作，即防火、防潮、防變質。四、檔案資料的運用：充分發揮檔案資料的儲存和使用價值，所有管理處資料，如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作的監察和檢查。第二節住戶檔案管理物業管理處在業主入住時應按規定程序，指導、協助業主辦理相關手續，并同時進行業主檔案的登記和建立。在業主檔案登記和建立之前，除進行相關的管理服務、驗收房屋、交納費用、簽領鑰匙和物資等之外，須進行前期物業管理服務協議、物業管理服務合同、業主公約、裝修管理規定、住宅室內裝飾裝修管理服務協議、裝修現場注意事項、物業使用守則、治安責任書等事項的受理與簽訂。1、業主辦理入住流程圖交房通知物業管理處咨詢驗房收房簽定5、物業管理服務協議2、檔案的建立管理處在辦理業主入住手續的同時，向業主發放思蘭雅苑小區辦理入住手續情況登記表，指導業主填寫房號、姓名、聯系電話、人戶分離情況、入住手續、住房面積、合同編號等并要求業主提供身份證復印件，在收集和整理業主資料后，分戶建立業主檔案。3、檔案的管理（1）物業管理處設資料管理員，對業主檔案按照樓棟、單元進行分類，實行統一管理；（2）業主檔案必須實行資料專人專管，除公司有關部門查閱、公安執法部門因工作需要須持有證明調閱外，不得隨意向他人借閱、透露和泄露；（3）若物業所有人發生變更時，資料員應及時對檔案進行補充和修改；（4）管理處物業檔案應用專用檔案柜進行保存，并有明顯標識，便于查用。交納費用簽領鑰匙及物資建立檔案