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1、深圳市順安捷物流有限公司 文 件 名 稱：【車輛燃油使用管理制度（試行）】文 件 編 號：SAJ-OD-P-S-2013-002 版 本 號：1.0編 制： 劉少元 日 期：2013/8/2審 核：賈淑華 日 期：2013/8/2批 準： 日 期： 制度編號SAJ-OD-P-S-2013-002版本編號【1.0】生效日期2013-8-12密級程度內(nèi)部目的1、 規(guī)范車輛燃油使用管理；2、 及時、準確統(tǒng)計車輛油料費用，監(jiān)控車輛合理的使用成本；3、 縮短對油料異常消耗行為的反應(yīng)時效，規(guī)避營運車輛異常消耗風險。適用范圍全網(wǎng)絡(luò)車輛管理。版本制定說明制定 原因規(guī)范車輛燃油使用管理，降低車輛燃油使用成本，減2、少異常消耗，故制定此制度。制定 內(nèi)容1、 車輛燃油使用管理中各部門職責；2、 駕駛員加油操作規(guī)程；3、 燃油供應(yīng)商管理；4、 車輛加油卡使用管理；5、 車輛加油異常管理。傳達對象應(yīng)知應(yīng)會一般了解部門崗位部門崗位營運部、經(jīng)營部車輛管理組擬制部門營運部擬稿人劉少元制度概況目錄第一章目的1第二章使用范圍1第三章定義1第四章權(quán)責14.1運力保障中心車輛管理組14.2各級車輛管理組14.3財務(wù)總部24.4地區(qū)財務(wù)部2第五章規(guī)程25.1駕駛員加油操作規(guī)程25.2燃油供應(yīng)商管理（輕柴油和汽油）35.3車輛燃油申請審批節(jié)點流轉(zhuǎn)說明45.4車輛加油卡使用管理55.5車輛加油卡充值管理65.6車輛加油異常管理8第3、六章解釋9第一章 目的1.1 規(guī)范車輛燃油使用管理；1.2 及時、準確統(tǒng)計車輛油料費用，監(jiān)控車輛合理的使用成本；1.3 縮短對油料異常消耗行為的反應(yīng)時效，規(guī)避車輛異常消耗風險。第二章 使用范圍2.1 順安捷全網(wǎng)車輛管理。第三章 定義 3.1 加油卡（主副卡）：加油主卡指的是公司與加油站進行對賬的油卡，副卡指的是每臺車一張用于加油時出示的油卡；3.2 圈存：是指把加油主卡的資金分配到相應(yīng)副卡的操作。第四章 權(quán)責4.1 運力保障中心車輛管理組4.1.1負責全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油供應(yīng)商選取標準及選取原則的制定；4.1.2負責全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油的監(jiān)控和管理；4.1.3規(guī)范全網(wǎng)絡(luò)車輛加油卡（主副卡）的使用管理；4.4、1.4指導(dǎo)地區(qū)加強車輛燃油異常消耗的監(jiān)管和預(yù)防；4.1.5指導(dǎo)地區(qū)規(guī)范車輛燃油的使用管理；4.1.6協(xié)助地區(qū)發(fā)現(xiàn)車輛燃油使用中存在的問題，并督促整改完善。4.2 各級車輛管理組4.2.1負責本區(qū)車輛燃油使用的管理；4.2.2負責月度車輛油料費用的申請、分配、核銷，現(xiàn)金加油審核等工作；4.2.3負責地區(qū)車輛油卡（主卡）的辦理、管理；4.2.4負責地區(qū)車輛油卡（副卡）的辦理、充值與管理；4.2.5負責車輛加油卡（主副卡）的信息、密碼及其權(quán)限的管理；4.2.6根據(jù)車輛使用需求制定車輛油費預(yù)付分配明細表，提供車輛加油費用預(yù)付分配清單；4.2.7負責每月1次的加油卡（副卡）圈存金額審核、油費使用臺帳管理5、等工作；4.2.8負責向財務(wù)部門提供主卡充值、分配及余額信息；4.2.9提供主卡對賬單（加油IC額度帳綜合信息表）、加油清單（加油IC卡臺帳對賬單）及余額清單（加油IC卡持卡清單）、充值附件加油IC卡充值三聯(lián)單；4.2.10負責油卡積分的管理，核對并登記贈送、兌換、失效等信息；4.2.11負責統(tǒng)籌實施燃油優(yōu)惠爭取工作及其燃油優(yōu)惠費用的管理。4.3 財務(wù)總部4.3.1及時知會財務(wù)部引導(dǎo)地區(qū)規(guī)范車輛燃油資金安全的管理；4.3.2規(guī)范全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油費用統(tǒng)計、核對口徑及核銷流程。 4.4 地區(qū)財務(wù)部4.4.1負責本區(qū)車輛油料費用的賬務(wù)處理；4.4.2負責審核本區(qū)車輛油費預(yù)付款、費用報銷單據(jù)，并完成款項6、支付及報銷工作；4.4.3負責復(fù)核月度油料對賬單是否存在異常，負責財務(wù)總賬賬面油費預(yù)付款余額與供應(yīng)商提供的油料對賬單上主副卡余額合計金額的核對；4.4.4負責監(jiān)督地區(qū)車輛的油卡積分管理、積分兌換工作；4.4.5負責車輛燃油優(yōu)惠費用的監(jiān)督和賬務(wù)處理；4.4.6協(xié)助地區(qū)營運部對合同結(jié)算條款的審核；4.4.7協(xié)助地區(qū)營運部進行燃油供應(yīng)商評估。第五章 規(guī)程5.1 駕駛員加油操作規(guī)程5.1.1駕駛員必須自覺遵守車輛燃油使用管理制度，嚴格執(zhí)行車輛加油卡的使用要求；5.1.2駕駛員須妥善保管車輛加油卡（副卡），避免人為因素造成油卡的損壞或遺失；5.1.3原則上不允許現(xiàn)金加油，遇緊急特殊情況（例：油卡突然失效7、加油緊張等）需向區(qū)部車管負責人報備，待批準后實施；5.1.4車輛加油時須即時在派車單中填寫相關(guān)信息（加油量、加油時里程、油料單價等），每次加油后須提供當次加油小票；5.1.5燃油供應(yīng)緊張時期，駕駛員須配合地區(qū)管理人員進行車輛加油工作；5.1.6車輛收車時須保證車輛油箱存油不少于油箱容積的1/2，以確保下次出車的時效；5.1.7及時完成所屬車輛加油卡（副卡）費用圈存，保障加油卡（副卡）正常使用；5.1.8駕駛員應(yīng)遵循車輛在月底或統(tǒng)計周期末加滿油原則。5.2 燃油供應(yīng)商管理（輕柴油和汽油）5.2.1定點燃料供應(yīng)商的選定5.2.1.1選取標準5.2.1.1.1加油站提供24小時加油服務(wù)；5.2.18、.1.2執(zhí)行國家規(guī)定的質(zhì)量標準，不得以次充好、短斤少兩；5.2.1.1.3嚴格執(zhí)行“一車一卡（本）對號加油”的規(guī)定，不得弄虛作假；5.2.1.1.4每月能及時準確提供加油IC卡對賬單等單據(jù)信息，對賬單內(nèi)容包括每筆加油的車號、時間、地點、品種、數(shù)量、金額、每次充值的金額以及每次加油后的余額。5.2.1.2選取原則5.2.1.2.1質(zhì)量原則：選取油品質(zhì)量相對較好，全國服務(wù)網(wǎng)點網(wǎng)絡(luò)相對健全的加油站，原則上選擇中石化或中石油加油網(wǎng)點，如需選取其它加油站，須向總部車輛管理組報備；5.2.1.2.2距離原則：選取距離公司車輛集中地較近，符合質(zhì)量原則的加油站；5.2.1.2.3摒棄原則：原則上摒棄選擇私營的9、小型加油站；5.2.1.2.4合同原則：與合作燃料供應(yīng)商要簽訂合同（一年一簽），合同中需明確加油卡的申請、油卡管理、油卡設(shè)限、結(jié)算方式等條款，明確雙方責任和義務(wù)。5.2.1.3加油站管理與評估5.2.1.3.1加油站的管理5.2.1.3.1.1嚴格執(zhí)行一車一卡對應(yīng)車號加油，不允許出現(xiàn)串卡加油現(xiàn)象；5.2.1.3.1.2嚴禁加油站工作人員作弊行為；5.2.1.3.1.3地區(qū)車輛管理組應(yīng)對加油站適時進行檢查或抽查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正，情節(jié)嚴重的中止與加油點的合作并追究加油站責任。5.2.1.3.2加油站的評估5.2.1.3.2.1加油站的評估工作由地區(qū)營運部統(tǒng)籌，組織財務(wù)部與人力資源部共同（監(jiān)督）10、實施；5.2.1.3.2.2地區(qū)車輛管理組每隔1-2年須對定點加油網(wǎng)點進行一次評估；5.2.1.3.2.3評估加油站資質(zhì)及服務(wù)質(zhì)量，是否按油卡限制標準實施；5.2.1.3.2.4評估加油站銷售油品質(zhì)量是否符合國家計量標準（有無以次充好、 短斤少兩）；5.2.1.3.2.5評估加油站在燃油緊張期間應(yīng)急供應(yīng)能力及支持范疇。5.3 車輛燃油申請審批節(jié)點流轉(zhuǎn)說明5.3.1油料費用申請5.3.1.1由各地區(qū)車輛管理組向地區(qū)車管負責人提交月度油費申請；5.3.1.2地區(qū)車管負責人審核費用的準確性，審核無誤后提交至地區(qū)營運部負責人審核；5.3.1.3地區(qū)營運部負責人審核費用的合理性，審核無誤后提交至區(qū)財務(wù)部11、負責人審核；5.3.1.4區(qū)財務(wù)負責人審核費用增長是否合理，審核通過后提交到總經(jīng)理；5.3.1.5經(jīng)總經(jīng)理最終審核通過之后下達到區(qū)財務(wù)對接人，完成主卡充值操作。5.3.2加油卡申請5.3.2.1由各地區(qū)車輛管理組向地區(qū)車管負責人提交需求申請；5.3.2.2地區(qū)車管負責人審批需求數(shù)量后提交到區(qū)財務(wù)對接人；5.3.2.3區(qū)財務(wù)對接人審批加油卡辦理費用后抄送至區(qū)營運部負責人、財務(wù)部負責人和總經(jīng)理；5.3.2.4知會區(qū)營運負責人、財務(wù)負責人和總經(jīng)理后，區(qū)財務(wù)對接人辦理加油卡。5.3.3車輛燃油申請審批節(jié)點流程圖5.4 車輛加油卡使用管理5.4.1車卡配置原則5.4.1.1 一個核算單位（公司牌照）對應(yīng)12、一張車輛主卡，特殊情況除外；5.4.1.2車輛加油卡（主/副卡）只用于車輛的加油業(yè)務(wù)，任何其它用途車輛不得共用或借用車輛加油卡（主/副卡）；5.4.1.3由地區(qū)營運部車輛管理組指定專人負責車輛加油卡的管理，主卡、副卡管理不得指定同一人。如管理人員發(fā)生變更時，必須同時變更加油 IC卡信息及密碼；5.4.1.4加油卡實行一車一卡，加油主卡所開通的副卡，必須對應(yīng)所使用的車牌號（備用卡除外），不得對應(yīng)個人姓名或其它信息；5.4.1.5地區(qū)根據(jù)實際情況，同車輛管理組及財務(wù)共同確定車輛主卡內(nèi)安全留存資金，并同車輛管理組將相關(guān)額度報備給總部車輛管理處，定期同地區(qū)車管及財務(wù)共同審核該安全留存資金的合理性，及時13、調(diào)整；5.4.1.6地區(qū)至少保留1張備用卡，最多可保留（本區(qū)車輛數(shù)/100）張備用卡；5.4.1.7已轉(zhuǎn)賣車輛的加油卡（副卡）須在5個工作日內(nèi)完成銷卡；5.4.1.8每張加油卡（副卡）必須按車型設(shè)定相應(yīng)的限制，必須設(shè)定項目：加油密碼、限制車牌號、限制每日加油金額（限額參考車輛油箱大小和車輛行駛路線）；可選設(shè)定項目：限制油品、限制每日加油次數(shù)、限制加油站點、限制加油區(qū)域等。5.4.2油卡使用管理5.4.2.1 所有車輛須在定點加油站點進行加油，禁止在非指定加油站加注燃油；5.4.2.2 加油卡（副卡）同區(qū)車輛管理組統(tǒng)一設(shè)定油卡與車輛的綁定關(guān)系，制定油卡車牌號對應(yīng)表；5.4.2.3 禁止將加油卡（14、副卡）用于卡號對應(yīng)車牌以外的其它車輛；5.4.2.4各司機組長負責督促駕駛員完成所駕駛車輛的加油IC卡圈存，以保障加油IC卡（副卡）的正常使用；5.4.2.5各調(diào)度員負責本地區(qū)車輛加油卡的管理，對油卡消費動向進行監(jiān)控，實時掌握卡內(nèi)余額信息；5.4.2.6 駕駛員每次加油時必須打印加油小票，將小票粘貼于當日的派車單上，并在小票上注明加油時里程表計數(shù)、司機姓名等信息；5.4.2.7如因加油站原因無法打印小票的，須通知調(diào)度員，并在派車單上登記好加油數(shù)量及無小票原因，由調(diào)度員簽名確認；5.4.2.8加油卡（副卡）須隨證件一起交接，加油IC卡放置于車輛證件袋，需與車輛鑰匙分開，以免損壞加油IC卡的晶片，15、駕駛員在出車或收車時，必須進行簽名交接手續(xù)，并檢查加油IC卡有無損壞；5.4.2.9當車輛因故障或其它原因停放時間在三天以上者，調(diào)度員必須及時將加油IC卡回收保管，并查詢卡內(nèi)余額是否正常。5.5 車輛加油卡充值管理5.5.1充值管理5.5.1.1本著減少資金積壓的原則，地區(qū)須每月分次進行加油卡充值。具體充值次數(shù)由地區(qū)車輛管理組和財務(wù)部根據(jù)地區(qū)的實際情況，原則上月充值次數(shù)不得超過3次；5.5.1.2加油主卡只能用于油費存儲、結(jié)算、對賬、充值功能，禁止加油IC主卡開通加油功能；5.5.1.3由地區(qū)營運部車輛管理組根據(jù)車輛使用需求（本月車輛、線路增長、油價等情況），負責月度油料總費用申請；5.5.116、.4由地區(qū)營運部車輛管理組指定專人負責車輛加油卡（副卡）的申請、分配和充值管理；5.5.1.5每次充值時，必須對所充值的卡內(nèi)余額進行查詢，每月統(tǒng)一查詢所有車輛余額；5.5.1.6駕駛員應(yīng)及時查看駕駛車輛的加油卡（副卡）的余額，加油卡余額不足時，提前知會車輛管理組，以便及時辦理油卡充值業(yè)務(wù)，確保車輛的正常使用；5.5.1.7偏遠分部的車輛加油卡充值，可由區(qū)營運部車輛管理組指定專人負責。 5.5.2臺帳管理5.5.2.1由地區(qū)營運車輛管理組負責建立加油IC卡管理檔案，負責電子和紙質(zhì)檔案的存檔；5.5.2.2電子檔案：車輛油費預(yù)付分配明細表、車輛加油卡管理明細表；5.5.2.3紙質(zhì)檔案：對賬單（加油17、IC額度帳綜合信息表）、加油清單（加油IC卡臺帳對賬單）、余額清單（加油IC卡持卡清單）加油IC卡充值三聯(lián)單；5.5.2.4加油卡（副卡）更換、充值等須在發(fā)生后3個工作日內(nèi)完成數(shù)據(jù)更新；5.5.2.5地區(qū)營運部車管須每月對主（副）卡臺帳明細及每臺車輛加油明細進行審核；當月如有使用現(xiàn)金加油時，必須在車輛加油卡管理明細表注明所使用的車牌號，新車填寫車架號碼；5.5.2.6財務(wù)部負責核對報表數(shù)據(jù)是否與外部提供賬單一致，并核對是否存在重大異常（環(huán)比數(shù)據(jù)），對存在異常的數(shù)據(jù)必須要求車輛管理組給予解釋并備案。5.5.3核銷管理5.5.3.1當月油料費用必須在次月進行核銷，零散現(xiàn)金加油費用必須在一周內(nèi)進行核18、銷，并附書面的現(xiàn)金加油原因說明書、每月統(tǒng)計現(xiàn)金加油信息；5.5.3.2每月于月底前拿出對賬單和加油充值發(fā)票，按要求進行整理，并及時提供上述資料給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理；5.5.3.3及時跟進未圈存的副卡并進行圈存，清理超過一個月以上未使用的副卡、余額過多的副卡；5.5.3.4地區(qū)營運部車管管理組需與財務(wù)部一同進行積分兌換工作，嚴禁個人擅自處理油卡積分或變?yōu)樗接校?.5.3.5地區(qū)車輛管理人員須詳細記錄積分兌換信息（兌換時間、兌換積分、兌換禮品、兌換憑證等）并存檔，兌換禮品簽收后須在5個工作日內(nèi)就交由人力資源部做入庫登記。5.6 車輛加油異常管理5.6.1遺失處理5.6.1.1如發(fā)現(xiàn)油卡遺失，需立19、即與調(diào)度員或車務(wù)專員聯(lián)系，反饋油卡遺失地點、時間及卡內(nèi)余額等信息；5.6.1.2車務(wù)專員需立即對遺失的油卡進行注銷操作，且必須在一個工作日內(nèi)完成新加油卡的申請。5.6.2損壞處理5.6.2.1如車輛在行駛時，因油卡損壞等情況導(dǎo)致無法加油的，當班駕駛員第一時間知會調(diào)度主管，先行墊付確保營運正常，申請報銷時注明情況（加油時間、加油量、當班司機、車號以及調(diào)度主管簽名確認）；5.6.2.2車務(wù)專員必須在一個工作日內(nèi)完成新加油卡的申請。5.6.3現(xiàn)金加油處理5.6.3.1允許現(xiàn)金加油的條件5.6.3.1.1因車輛中轉(zhuǎn)需求臨時變更線路，當天油卡加油不能滿足運轉(zhuǎn)時；5.6.3.1.2加油卡損壞、出現(xiàn)故障時；20、5.6.3.1.3新車現(xiàn)金加油，加油金額限額200元（或滿箱油量）。5.6.3.2報備流程及要求5.6.3.2.1由駕駛員向車務(wù)專員報備，由車管負責人審核后設(shè)定當次加油金額，指導(dǎo)駕駛員以現(xiàn)金加油方式加油；5.6.3.2.2現(xiàn)金加油必須是在正規(guī)加油站加油，且提供加油發(fā)票；5.6.3.2.3同時報備調(diào)度員，每次現(xiàn)金加油最高不得超過200元。5.6.4異常消耗數(shù)據(jù)處理5.6.4.1車輛管理組每月應(yīng)分車型對油耗進行統(tǒng)計分析，查找油耗偏高/偏低等異常消耗的原因，并針對性進行核實監(jiān)控；5.6.4.2車輛管理組每月對單車油耗超定額標準的車輛，進行跟車實測，存在異常要查找原因；5.6.4.3車輛管理組應(yīng)每日對21、單車加油記錄進行監(jiān)控（結(jié)合系統(tǒng)預(yù)警或派車單），存在異常要查找原因；5.6.4.4車輛管理組應(yīng)結(jié)合車輛檢查，核實單車加油核算里程與實際里程是否相符，存在異常要查找原因。5.6.5其他異常處理5.6.5.1車輛平時只需用于較短線路中轉(zhuǎn)，臨時需要參加跨省或其他較長線路中轉(zhuǎn)時，因油卡權(quán)限無法滿足較長距離中轉(zhuǎn)，可按最長中轉(zhuǎn)路程設(shè)定油卡權(quán)限，但加油卡不準隨車保管，每次加油完畢后由專人保管；5.6.5.2加油卡使用中發(fā)生問題，駕駛員必須向車務(wù)專員報備，由車輛管理組負責人審核后轉(zhuǎn)財務(wù)人員辦理，駕駛員不得直接與財務(wù)人員對接辦理業(yè)務(wù)；5.6.5.3由個人原因造成油卡遺失，或因處理不當造成油卡異常消耗的由當事人承擔22、補卡費及油卡異常消耗的損失。第六章 解釋6.1 本制度由運力保障中心負責解釋。 深圳市順安捷物流有限公司 二0一三年八月二日文件會簽表主辦部門營運部擬稿人劉少元審稿人賈淑華原稿形成時間2013-8-2文件名稱車輛燃油使用管理制度（試行）文件編號SAJ-OD-PS-2013-002內(nèi)容摘要1、 車輛燃油使用管理中各部門職責；2、 駕駛員加油操作規(guī)程；3、 燃油供應(yīng)商管理；4、 車輛加油卡使用管理；5、車輛加油異常管理。說明意見本表為公司出臺各種重要B類文件（制度、手冊、流程文件、質(zhì)量文件）及方案討論意見表，且每一部門傳遞審核意見不得超過1小時，由各部門文管員（兼職）跟蹤落實，并提交企業(yè)發(fā)展辦公室文控管理專員處。會簽部門會簽意見領(lǐng)導(dǎo)確認（簽名/日期）營運部經(jīng)營部總經(jīng)理意見： 簽批： 日期： 年 月 日備注：