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1、XXXX有限公司物資供應商管理制度第一章 總 則第一條 為加強對我公司物資供應商的管理，建立、健全監督機制，規范物資供應商的開發、評審、選擇、評價活動，優化物資采購供應渠道，提高外購物資的性價比，降低企業綜合成本，特制定本制度。第二條 物資供應商管理應當遵循合法、公平、公正和誠信原則，應當遵循質量、價格、交貨期與服務并重的原則，應當遵循公司利益優先的原則。第三條 本制度適用于對我公司所有外購物資供應商的管理。第四條 每月平均使用金額在10萬元以上的物資，不應使用單一供應商，若特殊原因只有單一供應商，必須填報單一供應商審批表辦理審批手續。單一供應商是指以下兩種情況：（1）某種長協采購物資由一家供2、應商供應全部；（2）臨時或一次性采購物資在招標或比價時只有一家準入供應商參加報價。（注：臨時或一次性采購物資，若在招標或比價時有多家準入供應商參加報價，即使最終只選擇一家供貨，也不算單一供應商。）第五條 外購物資的分類：第一類、高速紙機（指車速1000米/分以上紙機，下同）過程助劑等不能通過交貨檢驗保證質量且直接影響高速紙機產品質量或生產效率的物資；第二類、高速紙機關鍵設備、關鍵備件、紙機織物等直接影響高速紙機產品質量或生產效率的物資；第三類、楊木漿線關鍵設備、關鍵備件等直接影響楊木漿線產品質量或生產效率的物資；第四類、中低速紙機過程助劑等不能通過交貨檢驗保證質量且直接影響中低速紙機產品質量或3、生產效率的物資；第五類、中低速紙機關鍵設備、關鍵備件、紙機織物等直接影響中低速紙機產品質量或生產效率的物資；第六類、熱電分廠鍋爐、汽輪機、發電機專用機械或電氣設備物資；第七類、通用的機械及電氣儀表設備物資；第八類、合同采購的大宗原料，包括：木漿、原煤、進口木片、玉米淀粉、開票供應商供應的廢紙；第九類、面向周邊不開票散戶收購的物資，包括：楊木塊、切木皮、麥草、連蒸木皮、散戶供應的廢紙；第十類、原煤、雙氧水、液堿、碳酸鈣等雖然用量較大但可通過進貨檢驗保證質量的物資；第十一類、消防物資、安全和勞動保護用品；第十二類、對公司最終產品質量和生產效率無直接影響，價值不高的物資，如一般五金、工具、不在漿線或4、紙機線上使用的低值易耗品等。第六條 技術部門的定義：根據公司現行的組織架構，本制度中的“技術部門”是指：機械設備物資和電氣儀表設備物資的“技術部門”是裝備部；制漿和造紙用原材料和化學品、織物的“技術部門”是技術中心；污水處理用原材料和化學品的“技術部門”是環保部環保處；熱電分廠原煤、電廠化學品和鍋爐、汽輪機專用機械設備的“技術部門”是熱電分廠；消防物資、安全與勞動保護用品的“技術部門”是安全處。若公司組織架構發生變化涉及“技術部門”的分工變更，應另行發文進行修改明確。第二章 新供應商的開發第七條 技術中心負責第一、第四類物資新供應商的開發，采購部門、使用分廠協助；使用分廠負責第二、第三、第五類5、物資新供應商的開發，采購部門協助；熱電分廠負責第六類物資新供應商的開發，采購部門協助；采購部門負責其他物資新供應商的開發，技術部門、使用部門協助。第八條 各部門收集到的新供應商信息，統一匯總到采購部門，由采購部門負責發起準入評審工作；公司內各部門均可以向采購部門提供新供應商情況，采購部門應積極接收并組織按制度進行評審。第九條 納入中國紙業投資有限公司集中采購范圍的物資的新供應商開發由采購部門配合中國紙業采購中心辦理。第十條 對于第一、二、三類物資，采購部門必須與具體各種物資的國內造紙行業知名度最高的前五名國外生產商、前兩名國內生產商取得聯系（可通過其經銷商），邀請他們參加我公司的招標或比價。第6、十一條 對于第四、五類物資，采購部門必須保證與具體各種物資的國內知名度最高的前五名供應商取得聯系（可通過其經銷商），邀請他們參加我公司的招標或比價。第十二條 新供應商必須通過準入評審取得準入資格后才能進入招標、比價，比價有優勢才能進入試驗、試用階段，試用評審通過后才能正式簽約供貨，連續供貨半年評審合格后才能成為合格供應商。第十三條 開發新供應商的優先順序：生產廠商（制造商）一級經銷商（或代理商）二級經銷商（或代理商）一般貿易商。第三章 新供應商的準入評審第十四條 除第九類物資，即面向周邊不開票散戶收購的物資的新供應商不需進行準入評審外，其他十一類物資的新供應商必須進行準入評審。第十五條 新供應7、商準入評審的目的是審查供應商的資質和前三年業績、所供應物資的質量可靠性、供貨能力、稅務風險等情況，評估能否接受其物資在我公司試用。第十六條 新供應商的準入評審首先是技術準入評審，技術準入評審為準入的才能進入商務評審；技術準入評審由采購部門提出申請，技術部門牽頭聯合相關部門進行技術準入評審；商務準入評審由采購部門牽頭聯合財務部門開展。第十七條 若新供應商是經銷商的，需同時對其所經銷物資的生產廠家進行技術準入評審（原煤經銷商除外）。第十八條 新供應商準入評審流程：1、新供應商概況調查：采購部門收集新供應商填寫蓋章的新供應商情況調查表和企業資質文件復印件，以及盡可能多的企業介紹資料、業績表。2、新供8、應商的技術準入評審：（1）采購部門填寫新供應商技術準入評審申請表，由部長簽名后連同相關資料一起遞交給相應的技術部門。（2）技術部門先對新供應商提供的樣品進行檢測和評價，然后牽頭成立對該類供應商的技術準入評審小組，采取技術交流、樣品測試、現場考察等形式對該新供應商的產品適用性、在行業內質量口碑、質量優劣、質量穩定性、供貨能力等進行評審，評審小組各人以新供應商技術準入評審表獨立評分，技術部門工作人員當場統計評分結果，填寫新供應商技術準入評審統計表，評審小組各人簽名確認，再報使用部門主管副總、技術部門主管副總審核簽名后，將該新供應商技術準入評審統計表正本移交給采購部門。（3）技術準入評審小組由技術部9、門負責人、使用部門負責人、使用部門對口專家1人、公司專家庫對口專業專家2人、使用部門使用車間（處室）員工代表2人組成，在充分討論、了解情況后各自獨立評分。3、技術評審為不準入的新供應商，直接列入不準入名單，不再進入商務評審環節；技術評審為準入的新供應商，進入商務準入評審環節。4、技術評審為準入的新供應商的商務準入評審：采購部門牽頭聯合財務部門對新供應商進行商務準入評審，通過資料核查、面對面交流、現場考察等方式了解供應商的實力和稅務風險，然后將商務準入評審意見填入新供應商商務準入評審表、新供應商商務準入評審統計表，完成簽名審批。5、商務準入評審小組由采購部長、業務處長、財務專家3人組成。6、采購10、部門負責整理對每個新供應商準入評審的新供應商技術準入評審統計表、新供應商商務準入評審統計表，存入供應商檔案，并將技術和商務評審均準入的新供應商列入準入供應商名單。第十九條 采購部門應建立準入供應商信息庫，根據提高性價比的需要可隨時安排對在庫準入供應商物資的試用；但若上次準入評審后超過一年以上沒有試用其物資的，在下次試用前需重新評估。第二十條 新供應商的基本資格要求：1、必須是具備獨立法人資格的法人單位；2、第一至五類物資的供應商應通過ISO9002或ISO9001認證，屬于經銷商的，其經銷產品的原制造廠應通過ISO9002或ISO9001認證；3、特殊物資如危險化學品、氣體、消防器材、勞保用品11、等生產廠家必須具有法定的經營許可證、消防安全許可證、安全生產許可證等相關證件。如這些特殊物資由供應商送貨的，運輸單位應具備相應的安全運輸資質；4、除第九、第十一、第十二類物資外，其他物資供應商的注冊資本(實收)必須大于其可能向我公司月供貨金額的兩倍，且原則上不低于人民幣100萬元；5、代理商應具備制造商授權書等代理資格證明。授權書上內容必須有：代理有效期、代理銷售地區、代理銷售產品類別。第二十一條 新供應商應提供以下資料：1、工商營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、一般納稅人證書復印件，均須注明“與原件一致”并加蓋公章。2、對于國家法律法規規定辦理資格許可的特殊行業，必須提供專業資質證照復印12、件，須注明“與原件一致”并加蓋公章。3、法人代表委托書原件、法人代表身份證復印件、授權代表身份證復印件，均須加蓋公章。4、對于從事進出口業務的供應商，應提供相應的資質文件。5、ISO體系證書復印件，須注明“與原件一致”并加蓋公章。6、上一年度的財務報表、最近一期的財務報表，均須加蓋公章。7、新供應商簡介及其產品的宣傳資料。8、公司的組織機構圖和質量部門組織機構圖。9、公司董事長、總經理簡介。10、接單、安排生產及交貨的主要流程或程序。第二十二條 對于臨時一次性采購概算金額在人民幣10萬元以下的新供應商，可以不提供第二十一條中規定的第6、第9、第10項資料。第四章 準入供應商供應物資的試驗與試用13、第二十三條 若準入供應商參加我公司的招標預中標、或在不招標的議價過程承諾的綜合成本比在用供應商低，則采購部門應牽頭辦理對其供應物資的試用手續。第二十四條 準入供應商供應物資的試驗由技術部門負責組織，技術部門對試驗結果負責，生產使用部門協助，運營管理部有權監督。第二十五條 必須在準入供應商與我公司簽訂物資試用協議并收取試用保證金后才能開始試用。第二十六條 試用保證金和試驗費的收取：由使用分廠對該次試用若不成功造成的最大損失進行評估，并按該金額收取供應商試用保證金。同時，對試用未達到承諾效果的供應商按每種（組）物資2萬元的標準收取試驗費。1、若試用結果完全達到投標承諾的，采購部門應于10天內辦理手14、續全額退還試用保證金給對方且不收取試驗費。2、若試用結果雖未完全達到投標承諾，但因該供應商的試用綜合成本比其他預招標單位低且穩定而被公司最終確定中標的，采購部門應于10天內辦理手續全額退還試用保證金給對方且不收取試驗費。3、若因試用出現產品質量問題、生產不穩定、設備損壞等情況造成損失的，該供應商應賠償我公司的直接損失，并支付每種（組）物資2萬元的試驗費，采購部門應辦理手續直接在對方的試用保證金中扣除試驗損失賠償金額和試驗費金額，余額在10天內退還給對方，若保證金不足以扣除的，該供應商應于10天內支付補夠。4、若試用雖未達到承諾效果、但未造成公司損失，且供應商所免費提供的物資在試用過程替代了原有15、物資用量減少了生產成本的，按每種（組）物資2萬元的試驗費與生產成本減少額的差額收取試驗費，公司直接在試用保證金中扣除，余額在10天內退還給供應商。第二十七條 試用報告必須有明確的試用結論和建議，經技術部門負責人和分管副總、使用分廠（部門）負責人和分管副總簽字確認后移交采購部門辦理下一步的手續。第二十八條 生產、技術部門必須做好每次試用新供應商物資的試用方案、采取措施減少試用對生產的影響，并保證試用數據的準確、公正，且接受供應商的監督。第五章 簽約供應商的選擇第二十九條 對于招標預中標的試用供應商，其物資試用結束后，由采購部門召集招標時的評委組開會討論，聽取技術部門、使用部門的試用情況介紹和是否16、繼續采購的建議，根據該準入供應商的物資性價比數據，結合招標比價結果，投票決定是否簽約采購該供應商物資。討論過程要通知監審部全程監督。第三十條 對于不通過招標選定的試用供應商，其物資試用結束后，由采購部門負責組織采購部門負責人和主管副總、使用部門負責人和主管副總、技術部門負責人和主管副總、財務部門負責人共七人開會討論，聽取技術部門、使用部門的試用情況介紹，根據該準入供應商的物資性價比數據，結合招標比價結果，投票決定是否簽約采購該供應商物資。第三十一條 采購部門根據投票結果整理形成記錄，經評委簽名、監審復核后，方可辦理后續的簽約采購手續或試用終止的告知手續。第三十二條 對準入供應商的比價工作必須按17、公司的招標管理制度執行，合同管理按公司的合同管理制度執行。第六章 在用供應商的定期評審與獎懲第三十三條 對于在用供應商供應的各種物資，每月由使用部門進行評價，評價結果報運營管理部，由運營管理部監督采購部門對存在問題的供應商進行及時處理。第三十四條 對于在用供應商，在月度評價中沒有被終止合作的，每半年進行一次評審，評審的內容主要是質量優劣與穩定性、交貨及時性、技術服務、資金實力、稅務風險。第三十五條 對在用供應商的半年度評審由采購部門發起，負責通知對應的技術部門并負責整理綜合的評審結果。第三十六條 在用供應商半年度評審中的技術評審由技術部門負責人、技術部門對口專家、使用分廠負責人、使用分廠對口專18、家、使用車間員工代表分別以在用供應商半年度評審表之一/二進行評分。第三十七條 在用供應商半年度評審中的商務評審由采購部門負責人、業務處長分別以在用供應商半年度評審表之三進行評分。第三十八條 參加評審人員評分并簽名后，由采購部門收集并匯總填寫到在用供應商半年度評審統計表，由采購部門負責人復核、主管副總審核簽名后，根據評審結論對供應商進行獎懲，并存入供應商檔案。第三十九條 根據半年度評審打分結果將在用供應商評出A、B、C、D四個等級：A級得分90分；B級80得分90分；C級70分得分80分；D級得分70分。A、B、C級為合格供應商，列入合格供應商庫；D級為不合格供應商。第四十條 對于A級供應商，在19、性價比相同的前提下，采購部門在分配采購量時適當加大與其合作量；對于C級供應商，在性價比相同的前提下，采購部門在分配采購量時適當減少與其合作量；對于D級供應商，應在一個月內停止與其合作。第四十一條 在用供應商出現以次充好、假冒偽劣產品，在索賠的同時，立即將其列入禁入供應商名單，五年內不再與其合作；雖非以次充好或假冒偽劣，但因質量問題影響我公司損失在5萬元以上的，在索賠的同時，立即將其列入不合格供應商名單終止合作，一年內不再與其合作。第七章 在用供應商的緊急評審和退出機制第四十二條 在用的合格供應商在供應物資過程中如發生下列情況，相關部門可提出緊急評審：1、進貨檢驗連續兩次關鍵指標不合格或質量太差20、退貨的；2、供貨質量不穩定，對生產造成影響的；3、供貨不及時，影響正常生產的；4、供應商經營發生重大變化，可能無法保證供貨量的；5、供應商發生稅務糾紛，可能牽連到我公司且涉及稅額較大的；6、供應假冒偽劣產品、以次充好的。第四十三條 提出緊急評審的部門要客觀、及時地提出，以在用供應商緊急評審表的形式提出書面申請和評審理由，交給采購部門，由采購部門組織緊急評審。第四十四條 在用供應商緊急評審的參加人員包括采購部門負責人和主管副總、使用部門負責人和主管副總、技術部門負責人和主管副總、運營管理部負責人共七人。第四十五條 緊急評審結果對照在用供應商評審獎懲標準對該供應商進行處理，評審為不合格的，采購部門21、應在采取措施通過其他供應商保證供貨量的情況下立即停止對供應商物資的使用，延付其貨款并根據造成我公司的損失進行索賠。第八章 非在用合格供應商重新供貨前的評審第四十六條 對于合格供應商庫中超過十二個月未供貨的合格供應商，在擬重新合作參加招標或議價供貨前必須重新進行評審。第四十七條 對非在用合格供應商的重新合作評審由采購部門組織，其中技術評審由技術部門負責人、技術部門對口專家、使用分廠（部門）負責人、使用分廠對口專家、使用車間員工代表分別以非在用供應商重新合作評審表之一/二進行評分。商務評審由采購部門負責人、業務處長分別以非在用供應商重新合作評審表之三進行評分。第四十八條 參加評審人員評分并簽名后，22、由采購部門收集并匯總填寫到非在用供應商重新合作評審統計表，由采購部門負責人復核、主管副總審核簽名后作為開展下一步工作的憑證并存檔。第四十九條 非在用合格供應商重新評審為合格的，可直接進入招標比價或議價環節，預中標或按公司制度確定價格后可直接簽約供應原已在我公司使用過沒有出現問題的物資。第五十條 非在用合格供應商重新評審為不合格的，必須調出合格供應商庫，重新進行準入評審、物資試用等新供應商評審流程。第九章 供應商檔案管理第五十一條 采購部門負責分類建立供應商檔案，包括在用供應商檔案、非在用合格供應商檔案、準入供應商檔案、不準入供應商檔案、禁入供應商檔案。在用合格供應商檔案應包括：新供應商調查表、23、供應商企業情況資料、供應商所提供的資質證明、新供應商技術準入評審申請表、新供應商技術/商務準入評審表及統計表、招標或比價記錄、新供應商物資試用協議及合同審批表、新供應商物資試用報告、新試用后選擇討論意見表、采購合同及合同審批表、在用供應商半年度評審表及統計表等相關資料；非在用合格供應商檔案應包括新供應商調查表、供應商企業情況資料、供應商所提供的資質證明、新供應商技術準入評審申請表、新供應商技術/商務準入評審表及統計表、招標或比價記錄、新供應商物資試用協議及合同審批表、新供應商物資試用報告、新試用后選擇討論意見表、采購合同及合同審批表、非在用供應商重新合作評審表及統計表等相關資料；準入供應商檔案24、應包括新供應商調查表、供應商企業情況資料、供應商所提供的資質證明、新供應商技術/商務準入評審統計表、招標或比價記錄等相關資料；不準入供應商檔案應包括新供應商調查表、供應商企業情況資料、供應商所提供的資質證明、新供應商技術準入評審統計表、新供應商商務準入評審統計表（如果技術評審為準入）等相關資料；禁入供應商檔案新供應商調查表、供應商企業情況資料、供應商所提供的資質證明、新供應商技術/商務準入評審統計表、招標或比價記錄、新供應商物資試用協議及合同審批表、新供應商物資試用報告、新試用后選擇討論意見表、采購合同及合同審批表、在用供應商半年度評審表及統計表（如果有）、在用供應商緊急評審表等相關資料。第五25、十二條 各類供應商檔案資料發生更新或補充后，采購部門應于3個工作日內存入其檔案。第五十三條 供應商檔案由采購部門指定專人負責管理，除監察審計部和運營管理部以外，其他部門未經采購部門負責人允許，不得查閱。第十章 紀律與監督第五十四條 公司監察審計部負責對供應商管理進行監督，發現違規違紀行為可及時制止，并報公司進行處理。第五十五條 在各階段評審或討論過程參加七人地位平等，應充分發表各自的意見和見解，填寫推薦意見或投票時應不受任何提示和干擾，任何人不得將個人意見強加于他人。第五十六條 供應商有下列行為的，經公司監察審計部核實后，將該供應商列入黑名單，五年內不再與其發生任何交易行為。1、提供虛假材料，26、騙取供應商資格的；2、采用不正當手段進行惡性競爭或與其他供應商串通進行惡意報價的；3、利用不正當手段詆毀、排擠其他供應商的；4、向我方人員行賄或者提供其他不正當利益的；5、以次充好或提供假冒偽劣產品的。第五十七條 參加新供應商準入評審、準入供應商物資試用評價、在用供應商半年度評審和緊急評審、非在用合格供應商年度評審的相關人員，若弄虛作假、徇私舞弊，一旦查實，視情節嚴重程度給予罰款、降職、免職等處罰。第五十八條 采購部門未能按時更新供應商檔案的，視情節嚴重程度每次扣罰采購部門負責人100-1000元。第五十九條 按照第七條分工規定的責任部門未盡責開發新供應商，導致國內造紙行業知名度前五的供應商未27、能納入我公司的準入供應商名單并取得聯系的，對責任部門負責人按每少一家扣罰200元的標準每月進行扣罰，直至問題解決為止。第十一章 附 則第六十條 本制度自發布之日起實施。第六十一條 本制度由運營管理部負責解釋與修改。XXXX有限公司 XXXX年XX月XX日附件：1、新供應商調查表（生產廠家）2、新供應商調查表（經銷商）3、新供應商技術準入評審申請表4、新供應商技術準入評審表（技術準入評審小組個人評分用）5、新供應商技術準入評審統計表6、新供應商商務準入評審表（商務準入評審小組個人評分）7、新供應商商務準入評審統計表8、在用供應商半年度評審表之一（技術部門負責人、對口專家評分用）9、在用供應商半年度評審表之二（使用分廠負責人、對口專家、使用車間員工代表評分用）10、在用供應商半年度評審表之三（采購部門負責人、業務處長評分用）11、在用供應商半年度評審統計表12、在用供應商緊急評審表13、非在用供應商重新合作評審表之一（技術部門負責人、對口專家評分用）14、非在用供應商重新合作評審表之二（使用分廠負責人、對口專家、使用車間員工代表評分用）15、非在用供應商重新合作評審表之三（采購部門負責人、業務處長評分用）16、非在用供應商重新合作評審統計表17、單一供應商審批表18、物資試用協議19、新供應商成為合格供應商的流程 18