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1、Q/XT伊犁新天煤化工有限責任公司企業標準Q/XT 2100022014物資采購管理制度2014-04-15 發布2014-05-01 實施伊犁新天煤化工有限責任公司發布1、前言32、范圍33、規范性引用文件34、術語和定義45、管理機構與職責451總經理45. 2分管副總經理45. 3總經理助理（總工程師、副總工程師）55. 4供應銷售部55. 5監察審計部55. 6設備管理部55. 7.生產運行部65.8 1程部（一部、二部）/技術部65. 9財務部75. 10總經理工作部75. 11行政事務部/人力資源部75. 12消防保衛部85. 13安全環保部86、管理內容及方法86.1基建工程需求2、計劃86.2生產物資需求計劃96.3管理類物資需求計劃96.4物資需求計劃的編制要求96.5物資采購計劃的編制要求106.6物資采購方式106.7潛在供應商的確定116.8釆購額度分級管理1169合同管理127記錄121、前言為規范公司物資采購工作，保護公司的合法權益，節約成本，提高投資經濟效益，保證 項目質量，根據國家有關法律、法規和浙能集團的有關規定，結合本公司的實際情況，制定 本標準。本標準由供應銷售部歸口。本標準起草部門：供應銷售部。本標準主要起草人：傅君達本標準審定人：韓洪慶本標準會審人：本標準批準人2、范圍本標準規定了公司物資采購職責、物資采購計劃與采購依據、采購管理等相關內容。本3、標準適用于公司基建工程和生產項li物資采購管理。3、規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本 適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。Q/ZN 202092-2010浙能集團工程設備招投標管理辦法Q/ZN 202093-2010浙能集團工程大宗物資采購管理辦法Q/ZN 202074-2010浙能集團工程甲供材料管理規定Q/ZN 202096-2010浙能集團供應商管理辦法浙江省能源集團有限公司物流集約化管理實施辦法（試行）浙江省能源集團有限公司物資計劃管理實施細則（試行）浙江省能源集團有限公司生產、綜合4、類物資采購管理辦法浙江省能源集團有限公司生產、綜合類物資集約化采購實施細則（試行）浙江省能源集團有限公司生產物資定向采購（合同續簽）審批流程浙江省能源集團有限公司小金額物資采購管理標準4、術語和定義規范性引用文件中界定的以及下列術語和定義適用于本文件。4. 1大宗物資包括建筑工程主要材料（如鋼材、水泥、基礎樁等），安裝工稈裝置性主材（如電纜、 閥門、管道等）。4. 2甲供材料在施工合同屮規定的由公司（甲方）供應的材料，包含土建性材料和安裝性材料兩大類。4. 3甲供設備在施工合同屮規定的由公司（甲方）供應的設備。4. 4甲供材料代理商、代保管單位受公司委托負責對工程甲供材料進行采購并進行現場管理5、的單位5、管理機構與職責5. 1總經理負責或授權對主管部門提出的物資需求計劃審批。負責或授權對主管部門提出的物資采購計劃審批負責或授權分管副總經理物資合同的批準。負責或授權簽署物資合同。負責或授權分管副總經理批進物資合同付款。5. 2分管副總經理負責或經總經理授權對主管部門提出的物資需求計劃審核或審批。522負責或經總經理授權對主管部門提出的物資采購計劃審核或審批。523負責或經總經理經授權對物資合同的審核或審批。負責或經總經理授權審核或簽署物資合同。負責或經總經理授權審核或批準物資合同付款。5. 3總經理助理（總工程師、副總工程師負責或組織設備選型的審查工作。負責物資需求計劃會審。負責庫存定6、額核定。5. 4供應銷售部供應銷售部是物資采購主管部門，根據需求計劃進行物資總平衡，負責組織物資招標 和詢價、合同起草、談判及合同管理的工作。負責編制物資采購計劃和物資報表。543負責向浙能集團工程部和物流管理中心報送要求的計劃與統計等報表。544組織物資的接運、驗收和倉儲工作。負責采購物資貨款的支付申請。負責設備、配件的外委修理和加工。5. 5監察審計部負責編制監審管理制度，負責采購全過程的監督。5. 6設備管理部負責編制本部門的基建物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。562、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的的合同立 項。協同供應銷售部做好采購7、管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。負責技術標書編制、審核工作。推薦候選供方并提供候選供方信息。565負責工程建設中發現的短缺件清單匯總。負責職責范圍內備品備件標準定額的編制和修訂。負責工程設備催交工作。參加工程設備及生產物資到貨的驗收工作。5. 7.生產運行部負責編制本部門的生產物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的的合同立 項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。 負責技術標書編制、審核工作。推薦候選供方并提供候選供方信息。負責工程建設中發現的短缺件清單匯總8、。負責職責范圍內備品備件標準定額的編制和修訂。負責工程設備催交工作。5.7.S參加工程設備及生產物資到貨的驗收工作。5.81程部（一部、二部）/技術部負責編制本部門基建和生產物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的合同立項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。 負責技術標書編制、審核工作。推薦候選供方并提供候選供方信息。負責工程材料催交工作。參加工程材料驗收、復核等工作。5. 9財務部負責編制本部門物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季9、度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的合同立項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。負責技術標書編制、審核工作。參加所需求物資到貨的驗收工作，共同檢查物資的外觀質量及技術資料。推薦候選供方并提供候選供方信息。參與職責范圍內物資采購和合同訂立的商務評審。597按物資采購支付計劃編制當月現金預算，根據提交的支付申請經審核無誤后安排支付。參與物資的盤點和帳、卡、物相符情況核查。599執行物資出、入庫的稽核。負責固定資產入庫、入賬。5. 10總經理工作部負責編制本部門物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。10、以及計劃采購物資的合同立 項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。負責技術標書編制、審核工作。參加所需求物資到貨的驗收工作，共同檢查物資的外觀質量及技術資料。推薦候選供方并提供候選供方信息。負責招投標活動中的會務工作。511行政事務部/人力資源部5.11負責編制本部門物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的合同立 項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和牛產物資的招標和采購。負責技術標書編制、審核工作。參加所筒求物資到貨的驗收工作，共同檢查物資的外觀質量及技術資料11、。推薦候選供方并提供候選供方信息。5. 12消防保衛部負責編制本部門物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、提交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的合同立 項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職責范圍內基建和生產物資的招標和采購。 負責技術標書編制、審核工作。參加所需求物資到貨的驗收工作，共同檢查物資的外觀質量及技術資料。推薦候選供方并提供候選供方信息。5. 13安全環保部負責編制本部門物資需求計劃，對本部門上報計劃的準確性及時性負責。、負責編制、捉交本部門的年度、季度、月度采購計劃。以及計劃采購物資的合同立 項。協同供應銷售部做好采購管理工作，參與職12、責范圍內基建和工產物資的招標和采購。負責技術標書編制、審核工作。參加所需求物資到貨的驗收工作，共同檢查物資的外觀質量及技術資料。推薦候選供方并提供候選供方信息。負責編制和審核招標文件中的安全文明施工措施、設備安全性能等要求。6、管理內容及方法6.1基建工程需求計劃工程設備需求計劃，由設備部根據工程總體安排、綜合進度計劃、設備制造/生產周期長短以及進口/國產設備情況，經有關部門會簽報分管副總經理審核、總經理批準后送供應 銷售部。工程大宗物資和甲供材料需求計劃，由工程部根據工程總體安排和綜合進度計劃，經 有關部門會簽報分管副總經理審核、總經理批準后送供應銷售部。供應銷售購部將設備部和工程部報送的需13、求計劃匯總，編制采購計劃后，報分管副總 經理審核、總經理批準。采購計劃按分級管理要求報送集團工程部、物流管理中心采購或者 供應銷售部組織采購。6.2生產物資需求計劃按項目類別分為大修、小修、技改、維修（月度）、備品備件、其它（大修外計劃檢修、 零星購置、緊急物資）等。生產物資需求計劃，由設備部根據大修、小修、技改計劃、備品備件管理要求、其它 物資需求情況編制物資采購計劃，經各部門會簽報分管副總經理審核、總經理批準后送供應 銷售部。供應銷售部將各部門報送的需求計劃匯總，編制采購計劃后經，報分管副總經理審核、 總經理批準。采購汁劃按分級管理要求報送集團工程部、物流管理中心采購或者供應銷售部 組織采14、購。6.3管理類物資需求計劃按項目分類為消防、辦公、勞保、后勤等管理需要要求采購的物資。其它物資各職能部門根據物資需求情況編制物資需求計劃，經各部門會簽報分管副總 經理審核、總經理批準后送供應銷售部。633供應銷售部將各職能部門報送的物資需求計劃匯總，編制采購計劃后，報分管副總經 理審核、總經理批準。采購計劃按分級管理要求報送集團工程部、物流管理中心采購或者供 應銷售部組織采購。64物資需求計劃的編制要求年度需求計劃在本年度11月25日前編制下一年度需求計劃。年度需求計劃不作為采 購計劃的依據，需每二個月更新一次。各部門需按時編制并完成審批流程。月度需求計劃在本月22日前編制下月計劃。各部門需15、按時編制并完成審批流程。物資盂求計劃供應時間要求見附表。需求計劃必須寫明項目內容：物資名稱、編碼、型號、規格、材質、數量、特定廠家; 加工件還需提供圖紙，零星購置、技改項目必需填寫預算金額及資金來源。在緊急狀態下，如確因危及設備安全影響經濟效益，無法按正常程序辦理審批手續時, 應在需求計劃單上填寫“緊急采購”字樣。各部門在編制物資盅求計劃時，應考慮庫存情況。對已經提交的需求計劃，需求部門需對計劃內容進行變動的，必須填寫“物資計劃變 更審批單”65物資采購計劃的編制要求采購計劃由供應銷售部負責編制。供應銷售部根據需求計劃內容結合庫存編制采購計劃。采購計劃需明確物資估價、采購方式、潛在供應商等內容16、。6.6物資采購方式6.6.1供應銷售部是物資采購的歸口管理部門。需招標釆購的物資按公司招投標管理制度執行。招標釆購的方式有公開招標、邀請招 標。采購的方式有公開招標、邀請招標、密封報價、傳真報價、電話詢價、單一來源采購、 定點采購、集中采購、委托采購。公開招標：采用公開招標方式的，招標人應當發布招標公告，招標公告應當在國家指 定的報刊或者信息網絡上發布。邀請招標：招標人應當向三家以上具備貨物供應的能力、資信良好的特定的法人或者 其他組織發出投標邀請書。6. 6.6密封報價：類似邀請招標，但程序和要求更為簡單，與競爭性談判更為相近。一般用 于相対簡單的標的物的采購。管理方式參考公司招投標管理制17、度執行。密封報價的投標書可 以郵寄。單一來源采購：6.6.7.1公司主管單位有規定的服從規定。只能從唯一供應商處采購的.667.3發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。667.4必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且 添購資金總額不超過原合同采購金額百分Z I 的。如添購金額超過原合同百分Z十需成立合 同談判小組，合同談判小組由公司招標委員會確定。667.5備品備件、專用工具在無替代品情況下只能從原供應商采購的。集中采購：五金、機電、儀表、辦公生活類tl常消耗品單項價格低，需求多，為了降 低釆購價格、減少采購成本，每年集中以密封報價形式采購一次，18、確定一至二名供應商的采 購方式。集中采購的商品名錄按年需求計劃編制。如貨品規格型號未在合同名錄中，供應銷 售部負責與供應商協商。定點采購：辦公、生活類日常消耗品定點大型超市采購。定點超市需要招標委員會指 導下由供應銷售部組織黨群工作部、行政事務部、監審部考察確定。委托采購：對因需要支付現金而不符合公司財務規定的物品釆購，供應銷售部可委托 商貿公司代理采購。代理費包括稅金及管理費。6611傳真報價：對單一物資在采購時間緊迫的情況下可要求潛在供應商提交傳真報價。傳 真報價必須發送至監審部，待監審部收集所有潛在供應商的報價后提交供應銷售部。6612電話比價：對價格少于1000元的單一物資可電話比價采19、購，電話比價過程需記錄。6.7潛在供應商的確定執行公司供應商管理制度及招投標管理辦法。6.8采購額度分級管理基建工程設備和大宗物資采購，單項物資合同估價在100萬元以上或單項物資合同估 價在100萬元以下但項FI總投資額在3000萬元以上的根據浙能集團工程部下達招標計劃審 查意見，執行浙能集團工程設備招投標管理辦法、工程大宗物資采購管理辦法和公司招投標管理辦法標準。單項物資合同估價在100萬元以下20萬元以上，由公司自行招標采購。執行公司招投標管理辦法、物資采購管理制度標準。采購方式可公開招標、邀請招標、密封報價。單項物資合同估價在20萬元以下5萬元以上，由供應銷售部會同物資需求部門、監審 部20、門實施采購。可采用密封報價、傳真報價采購方式，采購合同需總經理審批。684單項物資合同估價在5萬元以下2萬元以上，由供應銷售部負責采購，必要時物資需 求部門配合，監審部門負責監審。采購方式可密封報價、傳真報價、電話比價。采購合同需 總經理審批。單項物資合同估價在2萬元以下的，由供應銷售部負責采購，采購方式可傳真報價、 電話比價。不規定簽訂采購合同。對單一來源釆購、集小采購、定點釆購等情況，按采購額度分級管理的要求，組織機 構服從項目招標領導小組、招標委員會、供應銷售部會同有關部門等要求。6.9合同管理執行公司合同管理制度7記錄木標準形成下列記錄:-表1合同立項審批-表2合同會簽-表3材料和設備21、請購單（基建類）表4材料和設備請購單（生產類）-表5材料和設備請購單（管理類）-表6物資采購計劃審批表-表7外委加工修理申請單申請單位：申批表編號：單位工程名稱：填報日期：物資名稱：需求日期：申請原因說明：潛在供應商1、2、3、4、需求部門經辦人： 簽名：日期：需求部門負責人： 簽名：日期：計劃商務部簽名：日期：財務部簽名：日期：供應銷售部簽名：日期：公司分管領導：簽名：日期：總經理：簽名：日期：備注附需求計劃明細表（）頁（）項申請單位：審批表編號：裝置名稱：填報日期：物資名稱：需求日期：申請原因說明：潛在供應商1、2、3、4、需求部門經辦人： 簽名：日期：需求部門負責人： 簽名：日期：計劃商22、務部簽名：日期：財務部簽名：日期：供應銷售部簽名：日期：公司分管領導：簽名：日期：總經理：簽名：日期：備注附需求計劃明細表（）頁（）項申請單位：審批表編號：物資名稱：使用部位：需求說明：潛在供應商：1、2、3、4、需求部門經辦人：簽名：日期：需求部門負責人：簽名：日期：計劃商務部簽名：日期：財務部簽名：日期：供應銷售部簽名：日期：公司分管領導：簽名：日期：總經理：簽名：日期：備注附需求計劃明細表（）頁（）項伊犁新天煤化工有限責任公司緊急需求材料請購表（表6）裝置（單元）名稱主項代碼單元號、圖號現場需求時間急用物資描述：申請部門：申請人：日期：急用原因：部門經理：簽名：日期：供應銷售部：簽名：日23、期：分管領導：簽名：口期：公司總經理：簽名：日期：外委加工委托單單號:申請單位：審批表編號單位工程名稱：填報日期委外加工廠商：使用部位：加工件數量：加工件交期：中請原因說明：產品藍圖工藝流程加工件品質量要求提供的附檢驗標準及驗收標準件：u樣品供應材料制造說明：需求部門經辦人：需求部門經辦人：簽名：日期：簽名：日期：計劃商務部：財務部：供應銷售部：簽名：日期：簽名：日期：簽名:日期：公司分管領導：總經理：簽名：日期：簽名：日期：備注附需求計劃明細表（）頁（）項需求計劃明細表序 號物資編碼名稱規格型號單位數量技術 要求用料 時間備注說明：1、技術要求可附頁2、本頁需求部門負責人簽字并蓋章新天煤化工24、月度采購匯總計劃（表）編制單位：序 號物資編碼名稱規格型號單位數量技術 要求用料 時間備注供應銷售部經理：簽名：丨|期：伊犁新天煤化工有限責任公司合同會簽表（合同評審）日期2014-8-26編號合同名稱甲烷化催化劑貨物進口代理及運輸合同合同號MHGC/FW-JW-001-2014說明：進口的戴維公司的甲烷化催化劑，由新汶集團國貿部甄選長期合作、可靠的報關、清關、運輸供應商-青島中遠物流有限公司泰安分公司供應銷售部經辦人供應銷售部負責人a計劃商務部意見b財務部意見c監察審計部意見d常務副總經理批示e總經理批示f伊犁新天煤化工有限責任公司采購計劃審批表申請日期編號物資名稱g采購依據估價（萬元）h采購方式支付方式潛在供應商：供應銷售部經辦人i供應銷售部負責人j計劃商務部意見k財務部意見1監察審計部意見n公司分管領導批示n總經理批示o