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1、xx集團檔案管理制度母子公司管控體系制度匯編之浙江xx集團公司下屬子公司檔案管理制度服務單位: 上海xx管理咨詢公司xx集團檔案管理制度目錄第一章 總 則2第二章 文書檔案立卷歸檔辦法2第一節 文件資料的收集管理2第二節 歸檔范圍3第三節 平時歸卷4第四節 立卷4第三章 聲像檔案管理辦法5第一節 聲像檔案資料的收集5第二節 聲像檔案的管理6第三節 聲像檔案的保管7第四節 聲像檔案的開發利用7第四章 檔案借閱8第五章 附則9第一章 總 則第一條 為加強公xx集團（以下簡稱“集團”）文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。第二條 本制度適用于2、整個xx集團。集團實行集團總部和各分子公司檔案分級管理制度， 集團總部的檔案管理歸口總裁辦（檔案室）檔案管理員，分子公司的檔案管理歸口各自指定的（檔案室）檔案管理員。集團公司認為重要的分子公司文件應同時在集團歸檔備案。第三條 檔案管理員負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各分子公司、職能中心/部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。第四條 實行部門收集保管、定期歸檔制度。各職能中心/部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本中心/部門的檔案資料并督促其及時歸檔。公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公3、文上的各種附件一律不準抽存)，結案后及時交兼職檔案員歸檔。兼職檔案員應保持相對穩定，名單報送相應的檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 對保管的技術檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領導、工程技術人員、檔案員組成的鑒定小組進行。對失去參考價值、無保存意義的資料應及時清理，經鑒定小組批準后指定專人監銷。第二章 文書檔案立卷歸檔辦法第一節 文件資料的收集管理第六條 凡集團公司或分子公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由集團總裁辦或分子公司辦公室統一收集4、保管。分子公司的重要公文要報送集團總裁辦備案。第七條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。第八條 各職能中心/部門兼職檔案員的職責：（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料；（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每月初將上月應歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續；（三）承辦人員借用文件材料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。第二節 歸檔范圍第九條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡5、報、會議記錄、會議紀要等。第十條 相關政府部門發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。第十一條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。第十二條 公司的請示與相關政府部門的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。第十三條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第十八6、條 反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、人事、財務資料、市場營銷資料等。第十九條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。第三節 平時歸卷第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢的文件資料，由兼職檔案員集中統一保管。第二十一條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時用來歸卷文件資料的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十二條 公文承辦人員應及時將處理完畢的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。第二十三條 兼職檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款 “對號入座”，并在文件處理登記薄上注7、明。第四節 立卷第二十四條 立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會8、議文件放在會議開幕年。第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。第三十條 卷內文件資料應按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表9、應置卷尾。第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三章 聲像檔案管理辦法第三十四條 公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在實際工作或社會實踐活動中直接形成的對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十五條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)及文字說明等組成。第三十六條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統一管理。第一節 聲像檔案資料的收集第三十七條 收集范圍：（一）反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；（二）各級政府領導人和著名社會人物參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；（三）公司有關人員組織10、或參加的重要會議的聲像資料；（四）涉及公司權益的聲像資料；（五）其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料；（六）其它具有保存價值的聲像資料。第三十八條 收集時間：（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負責收集，應在檔案資料形成后一個月內歸檔；（二）檔案員有責任隨時向兼職檔案員征集具有保存價值的聲像檔案資料。第三十九條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；（三）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第四十條 聲像檔案費11、用的報銷：兼職檔案員形成聲像檔案的費用，應按要求向檔案員辦理歸檔，經檔案員簽字后相關財務部門才給予報銷費用。第二節 聲像檔案的管理第四十一條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。第四十二條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，相關的兼職檔案員協助。第四十三條 分類、編號：（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在卷宗內編流水號。格式：卷宗號-流水號；（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號；（三）編注與其他載體檔案相聯系的參照12、號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。第四十四條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第四十五條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等；（二）編寫文字說明的要求：（1）準確揭示檔案資料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；（2）照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明；（3）文字簡潔、語言通順；（4）時間用阿拉伯數字表示。第四十六條 案卷要求：（一）將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放13、；（二）卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄；（三）卷內備考表，用于說明卷內聲像資料的整理、變動情況。第三節 聲像檔案的保管第四十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。第四十八條 保存條件：（一）底片、膠片保存溫度應保持在13-15之間，相對濕度應保持35%-45%；（二）照片保存溫度應保持14-24，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應保持18-24，相對濕度應保持40%-60%。第四十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶14、最好不用鐵皮柜。第五十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第五十一條 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。第四節 聲像檔案的開發利用第五十二條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十三條 建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。第五十四條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經集團總裁辦主任或分子公司主管副總批準后，方可限期外借，檔案員具體辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。第五十五條 在不影響保密的前提下，各部門15、可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現存的聲像檔案。第四章 檔案借閱第五十六條 按集團或分子公司有關密級劃分的規定，相關檔案員應及時準確的對技術資料進行密級劃分，并嚴格按保密制度履行查、借閱手續。第五十七條 公司員工因工作需要，可借閱技術資料，但必須辦理借閱手續。第五十八條 凡外單位借閱相關技術資料，須持單位介紹信，經主管領導批準，方可查閱，但必須按保密制度要求，機密級以上資料不準查、借閱。第五十九條 技術資料借出時間不超過兩周，預期不還需辦理續借手續。第六十條 凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。16、第六十一條 絕密、機密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分相關的人員只能查閱相關部分、絕密、機密資料不能帶出檔案室。第六十二條 查閱機密、絕密檔案，必須進行登記方可查閱。第六十三條 嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。第六十四條 凡屬保密的技術資料必須嚴格按密級分類進行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關的技術資料。第六十五條 銷毀過期保密技術資料應嚴格履行審批手續，不得擅自銷毀。第六十六條 對保密技術資料每月應清查校對一次，發現問題應及時報告主管領導，并采取補救措施。第六十七條 查、借閱技術資料和使用相關技術文件的各類人員應嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，17、不失密、不泄密。第六十八條 丟失技術資料者，應及時書面通知相關檔案室和主管領導并采取相應的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關技術資料。第六十九條 凡調離本公司的員工，必須歸還全部技術資料，方可辦理離職手續。第七十條 技術檔案資料不準轉借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴禁私自攜帶出公司。第七十一條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。第五章 附則第七十二條 本制度經集團公司董事會批準后發布執行，集團總裁辦負責制訂、修改并解釋。此前有關集團公司對控（參）股公司管理的規定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執行。本制度由制定并負責解釋和修訂。第七十三條 本制度未盡事宜，執行國家有關法律、法規和集團公司的有關規定。第七十四條 本制度從下發之日起執行。-9-