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1、茂名*科技有限公司零售部財務管理規(guī)范條例文件號：為加強公司財務管理，經全體致想科技員工討論，一致通過以下財務管理規(guī)范條例：（一）分工及責任（1）店長：1、店長不能做實物賬(電腦上速達賬)及現(xiàn)金賬（商品銷售收款單及電腦上速達賬），但要監(jiān)督并管理實物及現(xiàn)金、認真審核做賬員所做的單（貨品名稱、型號、數(shù)量、金額與否與單上及實物一至），是否有收貨人簽名。2、每晚或每次交接現(xiàn)金要在場監(jiān)督（如果店長不在也要第三方在場），并核實登記交接情況并督促上報，每天在QQ上發(fā)：日期：上日實盤現(xiàn)金：上日賬上余額：當日收入：當日支出：當日實盤現(xiàn)金：當日賬上余額：收款人： 可當晚發(fā)，也可第二天早上發(fā)，但不能超過第三天才發(fā)。如2、果突擊檢查出弄虛作假，重罰。3、要督促做賬員及時做單，自己也及時審核、核對；審核完要同做賬員通知一下，特別是有錯的，要其改正并跟進。不能累積二天的單未審核，忙不是理由。4、根據各部門情況，適當留些現(xiàn)金用于支付貨款，但不能超過太多，以防被偷盜的損失。不能連續(xù)三天余額都超1.2萬，如有特殊，請告訴財務。（2）、收款員：1、不能寫商品銷售收款單金額，但收了款要在備注上簽名（誰銷售誰監(jiān)督），表示已收款。平時不能核對商品銷售收款單金額，只能在交接時才能核對。因為平時核對是有目的的，如果核對就罰；所以一定要看清楚商品銷售收款單的金額才能收款。如果發(fā)現(xiàn)已收現(xiàn)金但銷售員沒記賬的，一定要督促其填寫。收款員無論是3、盤盈還是盤虧都要罰，盤盈除非找出原因的。2、同時也是銷售員，但銷售收款時，要其他銷售員或店長代其寫上商品銷售收款單金額并在備注上簽名加代字；3、如果是收款員第一手接的顧客，因收款而讓其他同事接手，無論是否換了其他商品，其提成歸收款員及談成生意員工一人一半；但一定要同幫助銷售的員工交待清楚價格是多少，也應將顧客的要求向收款員，征求意見后出貨。沒有顧客的同事，不能因為是收款員的顧客而不幫忙銷售，也不能因為有其他客人來而冷落了收款員的顧客，收款員收完款后做好防盜后要立即來接自己的顧客，不能找其他的，讓幫你的同事去接新客，如發(fā)現(xiàn)違反重罰。（如果收款員接待顧客時店面需要收款，可暫時由其它銷售員或技術員代4、收款，等收款員談完生意后再復查現(xiàn)金和銷售單，銷售計提歸誰按之前訂出的銷售成交計法標準執(zhí)行。）4、收款員一定要認真收款、支付費用、貨款，盤虧現(xiàn)金的要找出原因，沒原因的就要全賠，收到假錢時也是即時全賠。5、支付貨款時，一定要有當事人簽名，如：誰收貨，電腦上有沒有單（即時現(xiàn)金采購收貨的除外），沒人收貨，電腦單上也沒，不能支付，誰支付誰負責；有人收貨但電腦上沒做單，向供應商表明暫停支付，等查出問題才能支付，立時查庫存，找出問題，是不是漏入。如果不是漏入的上報財務，并查找原因。支付前最好就是查詢一下收貨人，是不是收到這些貨；支付時要在商品銷售收款單寫上負數(shù)金額，并在備注上注明供應商，然后再并在供應商送貨5、單上簽名及寫上支付日期。做賬員及店長應協(xié)助收款員查單支付。6、支付費用時，做的單一定要有當事人（用款人）簽名，并要派工員（或倉管）簽名證明才能支付。沒有的不能支付。（3）、做賬員：1、根據銷售員的銷售貨品項目（品牌機摘要上寫機身號唯一，）或維修項目，立即出銷售開單給銷售員，并在商品銷售收款單品名規(guī)格上補上速達單號并寫上是否開票。當發(fā)生開發(fā)票（或刷卡）時，要在速達單摘要上說明開發(fā)票（或刷卡）。2、后補做銷售開單的：根據手工銷售流水賬銷售內容（或顧客簽名的手寫單）及商品銷售收款單金額做銷售開單，做好后要在商品銷售收款單品名規(guī)格上補上速達單號并寫上是否開票，放在當天做齊的憑證上面，作為以前每天上交財6、務的日報表。做賬員要嚴格把關，所有的單（指供應商送貨單）要有相應人簽名及日期（收貨，支付），并核對金額，如果因為手續(xù)不齊全，而入了單，連店長也審不出來，出事后，做賬員、店長受連帶責任。3、如商品銷售收款單是否有收款人簽名。4、銷售退貨時要在新銷售開單摘要寫上原來銷售開單（顧客）單號并要退貨人及原銷售員的簽名并核對實物是不是公司的商品，并付上顧客方原來的銷售收據單。5、 代銷采購及非現(xiàn)金采購時看：收貨人是誰，簽名是否對。6、 現(xiàn)金采購及應付款單（包括代銷結算）時看：收貨人是誰，當天支付的收款人是誰，簽名是否對。7、費用單：若是公司內部產生運費的，由收貨方支付，出貨方不能付運費用；有關提貨業(yè)務員運7、費用報銷，運費單要有派工人簽名，并寫上收貨日期。費用單要付款人及用款人簽名。8、及時打銷售開單讓顧客、收款人及銷售員，店長簽名。9、未銷售的（或換貨）商品返廠家返修時做調拔單：入倉選擇：自己部門的返修倉。一定要做手工單注明：返修廠家聯(lián)系地址、電話；運輸方式、運輸公司，返修商品名稱、型號、數(shù)量、金額（均價）；經手人、證明人、日期等，將此手單及郵寄單配在調撥單后，上交財務。收回時：做手工單注明：誰收貨，證明人，返修商品名稱、型號、數(shù)量、金額（均價）、日期，再做調拔單。10、原則上不能累積有三天的單未做；有開發(fā)票，或刷卡的要在摘要上寫明。11、每月按時在下個月3號前送齊上個月的單到財務部，并且每個星8、期三交上星期的單來。12、做完一天的單就告知店長讓其審核，并主動問有沒做錯的；如果是多個做賬員的，一定要做好相應的已做單記號，并同同部門的做單員說明那些已做哪些未做。13、如果遇到業(yè)務要求做什么單，完成后一定要通知業(yè)務部；收到貨物，貨物帶有贈品的，而訂單或送貨單沒寫贈品，根據實物贈品都要入賬。14、凡是商品出了店面的都要按出貨日期做相應電腦憑證，即是手工掛賬也不行，查出沒做的重罰。除品牌機外，其他的：主機、內存、顯卡、CPU、顯視器、健盤、鼠標、鼠標墊、軟件都要分開出入賬。15、已出憑證的，后發(fā)現(xiàn)做錯修改時要注明為什么要改。所有支付都要支付人簽名及重復寫當天支付日期。（二）、手工銷售單及收款收9、據使用規(guī)則：1、手工銷售單、返修單、商品銷售收款單及收款收據一定要在公司領用（在外面賣回的不能用，所以店長一定要根據自己部門的情況及時領夠，不能等到用完才領；如果在外面賣回用（或其他的手工銷售證明）都要重罰。），領用時要做備案，每本從什么號碼開始，什么日期，哪個部門領用的。2、每本要按號碼及日期順序使用，不能倒開，例如0002是7月10日開的，0003開7月9日這就是倒開，倒開者重罰。3、每本開完后要將存根交回財務部，寫錯只能作廢，不能撕，撕重罰，少一張存根也要罰，要專人保管。應收款項目用四聯(lián)銷售單開，分別為存根、財務聯(lián)、收款聯(lián)、客戶聯(lián)。4、開發(fā)票時，只能當天的速達單當天開發(fā)票，不能倒開；如有10、特殊需要報批，因為之前的速達單，如果顧客要開發(fā)票的，在出速達單當天就要你開發(fā)票了；要用七天之前速達單內容開發(fā)票的，只能說你虛開發(fā)票了。如果知道同事用你的銷售內容來開發(fā)票、或你有懷疑時，在查出之前，應主動向財務匯報，否則負連帶的責任。(速達單上應加上：本單不含稅金，開票時要另加上稅金,并憑此單，七天內開發(fā)票有效。)5、誰接的業(yè)務要開發(fā)票的就由誰報寧春處開票，不能幫。（三）其他1、如要修改單據、現(xiàn)金交接表或店內的流水賬不能全涂，只能劃兩橫在錯的，再在旁邊寫上正確的，并簽上修改人姓名；原單有改動的,誰改動誰簽名,原數(shù)上劃雙橫線；絕不能撕毀重新做過，這樣重罰。2、禁止員工（無論是店長或是其他同事）帶現(xiàn)金出外采購結算（可以先調貨過來，到時一齊結算），特殊情況需要報批。所有發(fā)生業(yè)務只能在店面其他同事見證下進行；盡量不要從公司帶貨出在外面收錢回，如果一定要這樣要報批。（盡量不要銷售員送貨及到外收款，收多少款至少要兩個員工知，有收款時要帶手工單叫客人簽名并寫電話號碼。）3、嚴禁截留貨款不入賬，當天收到就當天入，當天費用當天出，不能跨日期，也不能提前做。4、本條例還有很多未明確規(guī)定的，很需要各部門提出、完善。不能因為本條例沒提出，而將責任推卸給制定本條例及有關管理層人員。零售部要進行自我完善，經執(zhí)行后（或執(zhí)行前）發(fā)現(xiàn)問題應及時向管理人員反映改進。