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1、 xx區采購部規章制度及工作流程二一二年二月目 錄一、 目的4二、 范圍4三、 采購部人員架構及崗位職責4 1、采購部人員架構4 2、采購部經理崗位職責 5 3、采購部主管崗位職責5 4、采購員崗位職責6 5、內勤崗位職責6四、 采購原則 1、嚴格執行詢價議價程序7 2、一致性原則7 3、廉潔制度7 4、道德準則8 5、獎懲9五、 采購部流程 1、請購9 2、采購物資的核對10 3、詢價、比價10 4、供應商的選擇及評價10 5、訂單/合同的制定11 6、采購訂單/合同的審核與簽訂11 7、合同的跟蹤11 8、驗收、入庫12 9、核對發票12 10、報銷13 11、已入庫產品的退貨13 12、2、工作流程示意圖13 包材采購流程14 生產輔料采購流程16 五金機電采購流程18 大額固定資產及設備采購流程19 辦公用品/設備采購流程21 勞保用品采購流程22 食堂菜品采購流程23 新品開發工作流程24 采購部內勤工作流程25規章制度及工作流程一、目的：加強采購業務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和企業的經濟效益。二、范圍：本制度適用于公司所有物品（原材料、包材輔料、五金電器設備、固定資產及設備、辦公用品、勞保用品、食堂用品等）或勞務（技術、服務等）的采購。三、采購部人員架構及崗位職責：（一）、采購部人員架構采購部設采購經理1名，采購主管23、名，采購員4名，內勤1名。目前公司主要有7大類物資的采購，根據采購部實際人員的配備，采購經理、采購主管、采購員兼任部分類別的物資采購工作。 采購部經理采購部主管采購部主管采購部內勤采購員食堂類采購員辦公用品類采購員五金機電鋼材類采購員港務工具設備類采購員輔料類采購員包材類 （二）、崗位職責 1、采購部經理 建立和健全本部門規章制度、各項工作的工作流程，給本部門所有員工確定工作職責、工作標準，落實公司和本部門各項規章制度及流程。 全面負責xx區采購工作。對采購商品的價格、質量、到貨周期等進行監督、把關，對采購訂單、合同進行審核。 供應商的開發與管理。按照請購部門采購訂單中對質量的要求進行篩選供應4、商并建立供應商檔案。根據送貨及時率、售后服務質量、價格對比相結合建立供應商評估體系。 付款的監督及執行。按照OA流程、財務制度認真填寫付款審批單。 加強內部團隊建設。保證部門與部門之間的友好關系，建立部門之間日常溝通反饋制度。 強化部門的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失控制責任事 故發生率為零，確保整個團隊無任何經濟問題。嚴格按照公司制度，及時高效地執行領導交辦的其他工作。2、采購部主管協助采購部經理做好采購部的日常管理工作，完善本部門的規章制度、工作流程及標準。了解和掌握公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各類物資的供應渠道和市場變化情況。熟悉掌握各類物資的型號規格、性能參數及用途。做好供5、應商的管理與篩選工作。指導并督促下屬展開業務，不斷提高其業務技能，確保公司的正常運作。做好與相關部門的協調與配合工作。做好本職范圍內的物資采購工作。3、采購員根據采購部管理制度、采購部物資到貨制度、xx區合同管理制度等公司管理制度，對請購物資進行仔細核對，確保采購物資的準確無誤。詢價時要做到貨比三家，“同等質量選價格低的，同等價格選質量好的”。嚴格按照公司關于合同審核的最新規定進行采購訂單/合同的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產秩序。為提高公司的競爭力，降低生產成本，努力做好采購物資的成本控制工作。對包材的品質進行監控。做好到貨物資的檢驗單、入庫單等單據的收集整理，按要求做6、好賬目的核對。為確保公司產品品質及生產的穩定，及時剔除不合格供應商，引進合格供應商。強化個人的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失，個人無任何經濟問題。及時高效地完成領導交辦的其它工作。4、內勤按照公司OA流程、財務制度認真做好xx區報銷付款工作。做到認真、仔細、全面、準確。做好供應商檔案的整理與歸檔，建立和完善供應商更新制度。做好訂單、合同的整理歸檔工作。做好本部門人員的出勤考核工作。認真負責地履行部門安全員的職責。四、采購原則：（一）、嚴格執行詢價議價程序“同等質量選價格低的，同等價格選質量好的”物品采購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因7、素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格后，由采購部直屬領導簽字確認，如金額超過1萬元則需靖江區主管領導審批（臨時性緊急購買的物品除外，但需向相關領導匯報，事后需補辦相關手續）。采購部應將采購物品的名稱、規格、單價都錄入到ERP系統中，每次采購以此作為參考。如果價格變動與上一次相比超過20%，則要在OA上發布采購價格評定表由采購部，涉及使用生產物料的部門領導，成本會計和財務主管或經理共同評議（辦公用品、勞保用品采購除外）。（二）、一致性原則采購人員采購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購8、單作參考。（三）、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、不以任何形式、任何理由向供應商收受或索取個人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2、不以虛假票據、虛假合同套取個人費用或從事與業務無關的活動；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級人員同意驗收或接收質量不合格、不符合合同約定的材料、工程等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產品的定價、標準及指定的材料。5、不泄露應當保密的與招標活動有關的情況和資料；不將制作的標書及相關資料，提供給投標方，獲取好處。6、不利用公司的商業秘密、知識產權、業務渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動。7、不從事、參與、支持、縱容對公司有現實或潛在危害的行為9、。（四）、道德準則1、“愛崗敬業”。“愛崗敬業”是采購員做好任何一項工作的出發點，也是采購員首先應當具備的最基本的“職業道德”。采購員只有熱愛本職崗位工作，并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責，才能全身投入采購工作。同時，采購從業人員要認真鉆研采購業務，才能干好本職工作。 2、“誠實守信”。“誠實守信”是采購員做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準則。采購員只有具備了言行一致、做老實人、說老實話、辦老實事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴格遵守和兌現自己作出的承諾。才能在具體的采購工作中，嚴格地履行好自己的權利和義務。 3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規范、自我控制、自覺樹立高尚的覺10、悟、良知和道德水準，自覺增強抵制不正之風的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實現。 4 i8 y, z 4、“客觀公正”。“客觀公正”是采購員的職業靈魂。它要求采購從業人員在實際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙雜個人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴格按照統一的評標規則和標準確定中標或成交的供應商，不得有任何主觀傾向，以切實維護各供應商的切身利益。5、“堅持原則”。“堅持原則”就是要求采購員在其采購活動中，要嚴格依照規定的操作程序進行操作，不以自己主觀或他人強加的意志所轉移。 6、“優質服務”。采購員一定要時刻樹立“優質服務”的工作態度，對來任何供應商都要做到11、態度溫和、語言文明、尊重事實、謙虛謹慎。（五）、獎懲 對于為公司做出貢獻的員工經主管領導同意上報xx區管理委員會給予一定的物質獎勵，對于違反工作制度、流程、及相關規定的視情節嚴重性按照公司管理規定及國家法律法規嚴肅處理。五、采購部流程：（一）、請購1、五金電器設備、固定資產及設備、勞保用品、包材的請購：一般是由請購部門的內勤在OA系統上填寫靖江區請購單，經各相關領導審批，最后交采購部門進行采購；辦公用品的請購原則上是按照各部門上報辦公用品采購的月計劃由行政部統一請購，如果在月計劃之外的采購則由請購部門的內勤在OA上提交靖江區請購單。特別說明：在請購市值超過5萬元人民幣以上（含5萬元）的固定資產12、，請購部門需同時提交xx區管委會出具的相關審核意見書，方可進行請購申請，采購部給予采購。2、原輔料的請購：一般是由生產部按照銷售訂單制定生產計劃，經生產部領導審批后，原料交由進出口部采購，輔料交由采購部門進行采購。3、食堂用品的請購： 由食堂負責人（管理員）負責提出請購。4、緊急請購：原則上不允許進行緊急請購，如有緊急請購，則有請購部門直屬領導審批簽字后打印紙版的請購單交由采購部直屬領導、靖江區主管領導、靖江區負責人簽字確認后交由采購部門進行采購。5、大型成套設備及大宗商品的采購：原則上需要由2名采購員協同進行采購。（二）、采購物資的核對采購員應根據收到的請購單，及時與請購部門聯系，以確定所請13、購物品的具體性能參數及使用要求等信息，力求采購工作的正確無誤。（三）、詢價、比價根據核對后請購單，及時尋找合適的供應商，進行相關信息的收集，對各供應商的報價本著“同等質量比價格；同等價格比質量”的原則進行比價、核價、上報、批示。（四）、供應商的選擇及評價1、供應商信息資料的收集。2、對供應商進行初審，初審合格后，先由品控部、生產技術部、采購部等相關部門進行評審并出具意見。對于產品質量、企業狀況都符合要求的，最后由主管領導簽字同意后，建立合格供應商的檔案并報公司備案。3、對于合格供應商要定期（半年）進行評價，對供貨質量下降的供應商，相關部門應書面通知，要求期限整改，再根據相關部門的評價結果決定是14、否繼續訂貨。對于不及時配合我公司處理問題的供應商，采購部將取消合格名單，并報相關領導審核。（五）、訂單/合同的制定1、低值辦公用品、食堂采購的蔬菜、肉類、禽蛋、調料、大米等物資無需簽訂采購訂單/合同。采購員需定期了解市場行情的變化并及時向部門經理匯報，以便及時調整供應商。2、包材、生產輔料、五金機電設備、大型設備、高價值辦公設備、勞保用品等產品均需簽訂采購訂單/合同（金額小于1萬元的，需簽訂采購訂單；金額大于等于1萬元的，需簽訂采購合同。（六）、采購訂單/合同的審核與簽訂1、采購訂單 采購員根據詢價結果擬完采購訂單后，交由采購部經理審核簽字，由采購部內勤加蓋采購章，再經供應商簽字蓋章，采購訂單15、即可生效并轉入執行階段。2、采購合同 采購員根據詢價結果初步制定采購合同后，按照以下流程進行合同的審核：合同管理部審核 法務部審核 采購部經理審核 審計部審核財務部副總經理審核xx區負責領導審核。經過上述審核流程后，合同再交由供應商簽字蓋章，最后交我公司財務部蓋章生效并轉入執行階段。（七）、合同的跟蹤對于轉入執行階段的采購訂單/合同 ，采購員應及時跟蹤并了解采購訂單/合同的執行情況，以減少意外狀況和不確定因素的發生，進而保證物資的及時到位。（八）、驗收、入庫1、包材、生產輔料等產品到貨后，應在第一時間將到貨產品的相關信息錄入ERP系統，再由品控部門進行產品檢驗，在品控驗收合格并出具檢驗合格報告16、單后及時通知倉庫辦理入庫手續，倉庫憑品控部的檢驗報告單辦理入庫手續。原則上不合格的產品拒絕入庫，如有緊急放行，需相關部門經理級以上的領導審批。2、五金機電設備類物資到貨后，應在第一時間將到貨產品的相關信息錄入ERP系統并通知請購部門的相關人員對產品進行驗收確認，在產品準確無誤后，通知庫管收貨并辦理產品的入庫手續。在驗收入庫的過程中出現不合格產品，倉庫有權拒絕入庫，由采購部與供應商聯系退貨或者調換。3、大型設備到貨后，由供應商與請購部門辦理設備交接手續。在供需雙方對設備進行調試及試用后確認產品的無質量問題后辦理相關的產品合格驗收證明。4、勞保用品、辦公用品到貨后，由行政部的相關人員進行驗收入庫，17、并開具入庫單，由采購部和行政部共同簽字確認。在驗收入庫的過程中出現不合格產品，行政部有權拒絕入庫，由采購部與供應商聯系退貨或者調換。5、食堂物資到貨后，由食堂負責人負責驗收，對到貨物資的數量、質量進行檢驗并簽字確認。食堂負責人在驗收過程中發現菜品有質量問題的可拒收，并通知相關采購員與供應商聯系退貨或者調換。（九）、核對發票對于已入庫的合格采購物資，應及時核對發票、入庫單、訂單/合同等資料。發現票據、單據有問題的應及時排查原因，以杜絕將不完整的票據資料流轉到下一流程。（十）、報銷1、簽訂采購訂單/合同的產品報銷：采購員根據請購單，將核對好的訂單/合同、入庫單（地磅單）、檢驗報告以及對方開具的合法18、發票，交給采購部內勤報銷，然后交給財務辦理付款。2、不簽訂采購訂單/合同的產品報銷：采購員根據情況說明、請購單，入庫單，對方開具的合法發票交由采購部內勤報銷，然后交給財務辦理付款。（十一）、已入庫產品的退貨對于已入庫的產品，生產領用部門在使用過程中發現產品不合格的，應及時通知品控部再次對這批產品進行檢測。再次檢測結果確不合格的，應出具相應退貨通知，由品控部領導和生產部領導簽字確認。倉庫人員憑退貨通知通知采購員。采購員首先應將質量事故情況向采購部經理匯報，并根據與供應商簽訂的相關產品采購合同之規定及公司關于相關物品退貨之規定提出處理意見，經采購部經理同意后及時辦理退貨手續。處理完后還應及時向采購19、部經理及相關領導匯報處理結果，并且在供應商考核時，將此供應商做降級處理，情況嚴重的將取消其合格供應商資格。另外，采購員在辦理退貨時，還應及時向財務了解相應的貨物發票是否已入賬。如發票尚未入賬的，則將貨物發票一并退還給供應商；如果發票已經驗票通過，則由財務部相關人員到當地稅務機關開具相關證明，由采購員交給供應商開具相應的紅票。紅票應在月底結賬前交給財務，以便及時沖賬。 （十二）、工作流程示意圖1、包材采購流程：OA系統接收包材請購單結合請購單的審核意見及時與請購部門溝通，確認產品型號、規格、需求日期等根據包材物資的長期供貨合同，結合近期各供應商的供貨情況制定合理的采購訂單有長期供貨合同 無長期供20、貨合同制定長期供貨合同法務部審核價格有無變動 有變動產品詢價采購部審核無 變編寫詢價說明公章使用申請單審計部審核 動財務部審核采購部經理簽字xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章財務部蓋章、合同生效制定采購訂單采購部經理審核、簽字采購部內勤蓋章 A A供應商簽字、蓋章，訂單生效 跟蹤采購訂單、合同的執行情況根據公司對不合格品的處理規定，對不合格品進行處理，并經相關部門審核確認 產品到貨、檢驗 不合格 合格 辦理入庫手續 核對發票 將核對完畢的請購單、訂單合同、入庫單、發票以及其他相關資料等一并交由內勤辦理付款事宜 2、生產輔料采購流程：OA系統接收生產輔料請購單結合請購單的審核意見及時與請購部21、門溝通，確認產品型號、規格、需求日期等根據輔料物資的長期供貨合同，結合近期各供應商的供貨情況制定合理的訂單合同有長期供貨合同 無長期供貨合同制定長期供貨合同法務部審核價格有無變動 有變動產品詢價采購部審核無 變編寫詢價說明公章使用申請單審計部審核 動財務部審核采購部經理簽字xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章財務部蓋章、合同生效制定采購訂單采購部經理審核、簽字采購部內勤蓋章 A A供應商簽字、蓋章，訂單生效 跟蹤采購訂單、合同的執行情況根據公司對不合格品的處理規定，對不合格品進行處理，并經相關部門審核確認 產品到貨、檢驗 不合格 合格 辦理入庫手續 核對發票 將核對完畢的請購單、訂單合同、入22、庫單、發票以及其他相關資料等一并交由內勤辦理付款事宜3、五金機電采購流程：0A系統接收請購單與供應商溝通了解產品細節結合請購單的審核意見及時與請購部門溝通，確認產品型號、規格等 信息反饋產品詢價 依據供應商考核制度對新供應商進行考核 新供應商確定供應商及產品價格 金額小于1萬元 金額大于1萬元 符合要求法務部審核采購部審核公章使用申請單編寫詢價說明審計部審核財務部審核采購部經簽字xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章財務部蓋章，合同生效合同生效報公司備案根據詢價單制定采購訂單制定采購合同采購部經理審核、簽字采購部內勤蓋章供應商簽字、蓋章采購訂單生效跟蹤采購訂單、合同的執行情況根據公司相關規定，23、對不合格品進行處理，并經相關部門審核確認產品到貨、檢驗 不合格辦理入庫手續，核對發票 合格將核對完畢的請購單、訂單合同、入庫單、發票以及其他相關資料等一并交由采購部內勤辦理付款事宜4、大額固定資產及設備采購流程：金額大于5萬元的固定資產及設備，請購時需提交集團xx區管委會審核見0A系統接收請購單附xx區管委會出具的相關審核意見結合請購單的審核意見及時與請購部門溝通，確認產品型號、規格等組織相關人員對供應商進行考察，詳細了解供應商各方面的情況，對各供應商及其產品進行評估信息反饋 新供應商依據供應商考核制度對新供應商進行考核產品詢價或進行招標 確定供應商及產品型號規格、價格等 符合要求報公司備案 24、制定設備采購合同法務部審核采購部審核編寫詢價說明審計部審核公章使用申請單財務部審核采購部經理簽字xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章財務部蓋章，合同生效合同生效跟蹤采購合同的執行情況根據采購合同對于產品不合格之規定進行處理產品到貨、檢驗、調試 不合格 合格 A B辦理設備驗收證明，核對發票 A B將核對完畢的請購單、訂單合同、入庫單、發票以及其他相關資料等一并交由采購部內勤辦理付款事宜5、辦公用品/設備采購流程：OA系統接收請購單與請購部門確認產品規格、型號及到貨日期小額辦公用品辦公設備依據供應商考核制度對新供應商進行考核新供應商產品詢價 金額小于1萬元 金額大于1萬元符合要求報公司備案 根25、據詢價單制定采購訂單制定采購合同法務部審核采購部審核采購部經理審核、簽字審計部審核通知供應商送貨公章使用申請單編寫詢價說明財務部審核采購部經理簽字采購部內勤蓋章xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章供應商簽字、蓋章采購訂單生效財務部蓋章，合同生效合同生效跟蹤采購訂單、合同的執行情況根據公司對不合格品的處理規定，對不合格品進行處理，并經相關部門審核確認產品到貨、檢驗 不合格 合格辦理入庫手續，核對發票 將核對完畢的請購單、訂單合同、入庫單、發票以及其他相關資料等一并交由內勤辦理付款事宜6、勞保用品采購流程：OA系統接收請購單與請購部門確認產品規格、型號及到貨日期依據供應商考核制度對新供應商進行考26、核產品詢價 新供應商金額1萬元 金額1萬元編寫詢價說明采購部審核供應商簽字、蓋章財務蓋章，合同生效符合要求報公司備案制定采購訂單制定采購合同法務部審核 公章使用申請單采購部經理審核、簽字審計部審核財務部審核采購部內勤加蓋公章采購部經理簽字xx區負責人審核、簽字供應商簽字、蓋章采購訂單生效 跟蹤采購訂單、合同的執行情況根據公司相關規定，對不合格品進行處理，并經相關部門審核確認產品到貨、驗收 不合格將核對完畢的請購單、訂單合同、入庫單、發票以及其他相關資料等一并交由采購部內勤辦理付款事宜辦理入庫手續，核對發票合格7、食堂菜品采購流程：接收食堂菜品請購單每周一次到菜場了解最新行情，及時向部門經理匯報27、調查情況，并根據實際情況及時調整供應商采購員向各定點供應商下達訂單將核對完畢的賬目交由內勤辦理付款事宜采購部經理審核簽字確認行政部負責人審核簽字確認食堂負責人審核簽字確認定期整理送貨單、核對賬目按照請購單對所送菜品進行檢驗、稱重入庫供應商按時、按質、按量送貨 信息反饋8、新品開發工作流程：接收新品請購單與請購部門溝通，確認新品的相關性能、技術參數、品質要求等信息根據我方要求組織生產樣品送請購部門確認樣品 信息反饋依據供應商考核制度對新供應商進行考核尋找相關供應商,與供應商溝通，了解產品細節， 新供應商 老供應商 符合要求 報公司備案初步確認價格 不合格 合格與供應商進一步溝通，改進樣品并送樣品28、控檢驗 不合格 合格請購部門小批量試用按需采購部門經理審核確認確定主次供應商根據樣品試用情況結合需求確定價格產品定型相關部門審核簽字確認 不合格 合格9、采購部內勤工作流程：日常費用報銷流程：內 勤采購員提供報銷資料工業/港務財務會計 資料完整 資料不完整采購部經理審核請購部門經理審核財務副總理審核采購部門分管領導審核請購部門分管領導審核xx區負責人審核集團財務總監審核靖江工業/港務出納付款 項目付款報銷流程：工業/港務財務會計內 勤采購員提供報銷資料 資料不完整采購部經理審核法務審核審計審核財務副總經理審核工業/港務出納金額低于2萬元分管領導審核xx區負責人審核財務總監審核 金額高于2萬元 借款流程：采購部經理發起者（內勤/采購員）財務總監分管領導工業/港務出納 差旅費報銷流程：工業出納財務總監xx區負責人工業財務會計采購部經理內勤采購員財務副總經理采購分管領導 探親費報銷流程:工業財務會計采購部經理財務副總經理人力專員采購員采購分管領導工業出納財務總監xx區負責人內勤 xx區采購部 2012年2月