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1、維也納酒店差旅費制度文件編號S-FC-文件版次A/0文件頁碼第 7 頁 共 7 頁 維也納酒店集團標準化管理體系文件編號S-FC-27版本A/0生效日期2009.6.8序號版本號修訂日期修改單號修改人生效日期1A/0初版/杜靜國2009.6.8維也納酒店差旅費（市內交通費）管理制度1、目的為了加強差旅費的報銷行為規范，明確差旅費報銷標準，加強出差的管理控制，特制定本制度。2、適用范圍本制度涵蓋維也納下屬企業，適用于全體員工因公出差的情形。3、定義和縮寫本制度所稱“出差”，指離開本市工作范圍100公里外（異地店相同）；100公里以內作為市內交通費報銷。“憑票報銷”指憑合法的發票報銷，發票合法與否2、由財務部鑒定。總部派駐人員、借調人員（往返除外），不視為出差。4、職責與權限部門/崗位職責4.1 各部門負責人4.1.1 負責審批本部門員工的出差申請單。4.1.2 負責審批本部門員工的差旅費（市內交通費）報銷單。4.1.3 負責在本部門員工的出差報告書中做出本次出差的任務達成情況評估。4.2 財務管理中心4.2.1 負責審核審批差旅費（市內交通費）報銷票據的合法性、報銷內容的合規性。4.2.2 負責經審批后的報銷費用的支付和賬務處理。4.3 人力資源中心、財務管理中心、總裁辦4.3.1 負責制訂和修改本制度。5、工作程序5.1出差申請5.1.1員工出差前必須填寫出差申請單，明確出差的目的和內3、容，注明出差日程、預計差旅費用、搭乘交通工具等。5.1.2員工將出差申請單呈送本部門負責人審批，各審批人應明確出差的目的和意義，嚴格控制出差，部門負責人出差由總裁或被授權人審批。5.1.3實行定額備用金的員工，原則上出差不予借款；其他人員如需借款，經部門負責人批準后可以向財務部借款。5.1.4出差前應將出差申請單復印件交給人力資源部備案，以備記錄考勤；出差期間屬于項目完成制，節假日不計算加班。5.1.5出差途中因業務的需要或其他不可抗拒的事由需要延期時，最遲于原定出差期滿的前一天向審批人說明原由征求同意。到達出差目的地后，應及時報告本人身處位置及聯系方法。出差時間為正常工作時間，應及時報告業務4、的進展情況。 5.2交通工具5.2.1 飛機M4級以上（含M4級）員工可乘坐飛機，視出差事宜的緊急程度購買最低價格機票。航空保險：每乘坐一次可報銷一份保險費。機場交通：往返機場交通費按票實報實銷。超出標準：不夠M4級乘坐飛機的：按相同起始點和終點的火車硬臥票價作為報銷標準，但不得超過乘坐飛機的實際費用額（包括機票、機場建設費、保險費、機場往返巴士費）。定點購票：集團本部員工出差由集團總裁辦安排訂票。5.2.2火車公司員工出差可以乘坐火車，連續乘火車6小時以下，必須乘坐硬座，超過6小時（含）的可乘坐硬臥。5.2.3輪船公司員工出差無法搭乘火車或有特殊需要的，可以乘坐輪船。5.2.4長途汽車公司員5、工出差可以乘坐長途汽車，憑票實報實銷。5.3住宿、伙食、交通補助5.3.1住宿費：出差地區有公司所屬酒店的，必須在公司所屬酒店住宿，酒店作為招待房處理。無公司所屬酒店的，可以自行選擇住宿，在標準內憑票據實報銷。M4級以上（含M4級）員工可選擇220元/房晚以上的酒店；M4級以下的員工可選擇220元/房晚以下的酒店。北京、廣州、上?？砂礃藴噬细?5%。同性別二人出差必須合住，報銷標準以二人中最高金額一次報銷，不得分開報銷住宿費。5.3.2伙食費補助：出差地無公司所屬酒店的，伙食補助不分途中與住勤，按實際天數計算。M4級以上（含M4級）人員50元/天（早餐10元、午餐20元、晚餐20元），M4級以6、下人員35元/天（早餐5元、午餐15元、晚餐15元）。伙食補助在標準內憑票實報實銷。在分店出差期間，不報銷伙食補助。出差返回后報銷出差期間發生的業務招待費，不再給予報銷該次出差期間的發生業務招待費當天的伙食補助。需要發生業務招待的，要提前向部門負責人提出申請。5.3.3交通費補助：市內交通費實報實銷；有固定交通補貼報銷的員工在經審批的報銷限額內憑合法票據報銷。5.4出差期滿5.4.1出差者回公司后應在2個工作日內及時向部門負責人匯報，并提交出差報告書，作為其部門內部的考核參照。5.4.2部門負責人應對出差人員的出差任務計劃達成、工作效率、費用使用在出差報告書做出評估，此報告由所屬部門保管，并作7、為績效考核和費用控制的依據。5.4.3出差者出差結束后，需在返回后2日內向公司財務部提交報銷單據，并交回多余款項，否則將從其工資中扣除多余款項；除特殊情況外,如不能在規定時間內報銷的,財務部可在不通知其本人的情況下從其工資扣除差旅借款。5.4.4出差人員報銷時除相關合法單據以外，還需附有出差申請書原件,否則，不予報銷。5.5 差旅費報銷單據控制標準5.5.1 出差員工必須獲取正規的車船飛機、住宿、餐飲發票，不允許拿白條、普通收據前來報銷。住宿費發票必須后附住宿清單（酒店水單以及電話費清單）；交通費發票必須后附交通費報銷登記表。5.5.2 出差員工應妥善保管發票單據，若有遺失，財務不予受理。5.8、5.3 車船飛機票、住宿發票內容必須與前往的省市地區地名相一致，非前往地區的車船飛機票、住宿發票不予受理。5.5.4 發票單據不得有損壞、污漬等情況，否則財務不予受理。5.5.5 差旅費報銷不得使用其他報銷單，填寫金額數字必須與發票單據保持一致。否則報銷人必須重新填寫。5.5.6 報銷單簽字手續必須齊全，否則財務不給予報銷或沖賬。若簽字主管不在公司本部，應用郵件確認或根據授權處理。5.5.7 對于超出費用標準和不獲批準的費用支出，完全由報銷人個人承擔，若報銷發票單據金額已開，無法更正的情況下，報銷人必須繳回超標準支出部分的現金。5.6差旅費報銷的其他事項5.6.1 參加會議、培訓、回總部述職和9、總部外派人員出差回深圳的，只報銷路途交通工具費用、途中的伙食補助和按途中天數計算的市內交通補助，不再報銷其他費用。5.6.2 出差期間，在酒店住宿所發生的電話費必須打印話費清單，個人私話費用不得報銷，話費不得列入住宿費用中。不得報銷在酒店住宿期間與出差業務無關的費用，如個人洗衣費、私人酒店消費的各項費用。5.6.3 員工趁出差之便回家探親、辦私事或游旅，須征得上級批準，繞道或增加的費用個人自理。5.6.4 當日出差當日回的，僅報銷往返車費、一天伙食補助、一天市內交通費，不得報銷住宿費。為鼓勵當日往返性出差，當日往返起訖時間10小時（含）以上24小時以下的，伙食和交通補助可額外上浮30%報銷。510、.6.5費用報銷時必須按時間順序、出差時間和費用類別分別填列，不得混合報銷；不同地方的出差不能平均計算報銷，不同天發生的住宿費也不能平均計算報銷，以上均須按差旅費標準嚴格控制。5.7 市內交通費報銷規定5.7.1 員工因公務出差無緊急或特殊需要的應乘坐公共汽車；遇緊急或特殊情況需要，向總裁辦申請后無法安排公司車輛的，M4級以上（含M4級）員工可乘坐出租汽車，M4級以下員工經部門負責人審批后可乘坐出租車。市內交通費報銷時必須填寫交通費報銷登記表，按要求列明交通工具、乘坐時間、辦事內容等，并經部門負責人審批。5.7.2 有固定交通補貼(如銷售部員工)的員工在經審批的報銷限額內憑合法票據報銷，同時也11、必須按要求填寫交通費報銷登記表。因公務使用自駕車僅可報銷油費，按最高0.80元/公里標準報銷，報銷時須如實提供公務里程數明細和合法票據。因公務經常使用自駕車的管理人員，可以在經審批的自駕車報銷定額內憑合法票據報銷。自駕車報銷定額、名單由人力資源中心根據業務需要制定，人力資源中心、財務管理中心、總裁會簽。5.7.3 市內公務出差到分店的，不予報銷餐補；因公務確實不能趕回集團或酒店用餐的，須說明情況，經部門負責人審批可按實際誤餐數量和標準報銷餐補。M4級以上（含M4級）人員50元/天（早餐10元、午餐20元、晚餐20元），M4級以下人員35元/天（早餐5元、午餐15元、晚餐15元）。5.7.4 員12、工出差外地的（本市工作范圍100公里以外），其相應時間的市內交通費不予報銷（固定交通補貼按實際在市內的天數占全月天數的比例計算相應可報銷限額）。5.7.5 非出差差旅費的市內交通費報銷，必須將上月費用于當月報銷，不得跨月報銷（如3月份市內交通費應于4月份報銷，不得在5月份報銷，以自然月日歷為準）。5.8 附則5.8.1 差旅費按部門/分店等各單位進行預算化的管理，各單位將按季/年申報預算，并由負責人來監控預算的執行情況。財務部門應及時向各單位負責人反饋差旅費的執行情況，對異常情況提出預警，并對超出預算的單位可進行凍結，或者要求進行增補預算的批準5.8.2在本制度自2009年6月8日起執行，以往13、與本制度有沖突的，以本制度為準。5.8.3本制度由總部財務部負責解釋。6、支持文件無7、記錄表格深圳市維也納有限公司出差申請表深圳市維也納有限公司出差報告書深圳市維也納有限公司交通費報銷登記表深圳市維也納酒店有限公司12、本規定自2002年8月1日開始執行。13、本規定解釋權歸總公司財務管理辦解釋。出差申請單年月日姓 名工 號職 位所屬部門出差目的預計差旅費出差地點期 間20 年 月 日始20 年 月 日 止（計 天） 期間變更確認20 年 月 日始20 年 月 日止(計 天)出 發 地經 由 地目的地交通工具備注：部門意見： 部門負責人簽名： 注1：請出差人復印出差申請單，交給人力資源部作為考勤之用。注2：出差返回后申請付款時將本申請單作為附件提交財務部，無此申請單，財務部將不予付款。深圳市維也納酒店有限公司出差報告書出差部門：出差人員：出差地點：出差時間：出差業務工作及目標：日期出差業務內容及完成情況備注出差費用項目摘要金額交通費用飛機 元、火車 元 、汽車 元住宿費用住宿 晚出差補助出差 天、伙食補助 元招待費用其他費用費用合計主管評估意見1、工作的完成與目標的達成：2、工作的效率與費用的控制：部門/分公司負責人簽名：注：本報告書由出差人員提交所在部門負責人，作為考核參考。