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1、1.0總則1.1目的：為規范管理，統一公司行文標準和要求，制定本規定。1.2定義：公文是指各中心/部門、分支機構正式發布的令、決定、通知、通報、公告、批復、意見、報告、請示、會議紀要等內部文件。1.3管理部門：人力資源中心負責公司公文的管理。1.4適用范圍：本規定適用于全公司。2.0公文種類2.1公司的公文按用途劃分為十類：2.1.1令適用于總經理直接簽發的用于嘉獎、懲處相關單位或人員的公文。2.1.2決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，人事任免，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定等事項。2.1.3通知適用于批轉下級單位的公文，轉發上級或平級單位的公文，人事任免，傳達要2、求下級單位辦理和需要有關單位了解或者執行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進，批評落后，傳達重要精神或事項。2.1.5批復適用于答復下級單位請示事項。2.1.6意見適用于對重要問題提出建議和處理辦法。2.1.7報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。2.1.8請示適用于向上級單位請求指示、批準。2.1.9會議紀要適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。2.1.10函適用于平級單位或無隸屬關系的單位之間商洽或聯系工作、詢問和答復問題。2.2公文按層級劃分為三層：2.2.1公司級公文公司級公文是指由公司統一發布的公文，包括機構調整、制度頒發、人事任免、獎懲、公司重大決定與活動、企業3、理念等，由總經理或總經理助理簽發。2.2.2中心/部門級公文中心/部門級公文是指各中心/部門業務范疇的公文，由中心主任或獨立部門經理簽發。2.2.3分支機構級公文分支機構級公文是指分支機構發布的日常公文，由分支機構負責人簽發。3.0公文格式3.1公文一般由發文單位標識：發文字號、標題、正文、附件說明、簽發人、簽發日期、主題詞、主送單位、抄送單位和附件等部分。3.1.1緊急公文應當根據緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。3.1.2發文單位標識應當使用發文單位全稱；聯合行文，主辦單位排列在后。3.1.3發文字號應當包括單位簡稱或代碼、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。3.4、1.4公文標題應當準確簡要地概括主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。3.1.5主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱。3.1.6公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。3.1.7簽發人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。3.1.9公文應當標注主題詞。3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執行或了解公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。3.1.1l文字從左至右橫排書寫。3.2編號5、規則3.2.1公司級公文（格式見SZ2100301）由人力資源中心根據管理權限統一編號，編號格式為：RST總字年份第XXX號3.2.2中心/部門級公文（格式見SZ2100302）由各中心/部門自行編號，各機構根據業務工作需要和分類原則，按規則以26個英文字母進行區分，依次編號，編號格式為：總經理辦公室 SZ總（A）字年份第XXX號法律事務部 SZ法（A）字年份第XXX號考核指導工作小組 SZ考（A）字年份第XXX號人力資源中心 SZ人（A）字年份第XXX號財務管理中心 SZ財（A）字年份第XXX號策劃中心 SZ策（A）字年份第XXX號營銷中心 SZ營（A）字年份第XXX號技術管理中心 SZ技（6、A）字年份第XXX號計劃管理部 SZ計（A）字年份第XXX號3.2.3分支機構級公文由各分支機構編號，其中“部門簡稱”取部門第一個漢字，編號格式為：3.2.3.1市場管理部（格式見SZ2100303）遼寧市場管理部 AS+部門簡稱+字+年份+第XXX號河北市場管理部 BS+部門簡稱+字+年份+第XXX號西北市場管理部 CS+部門簡稱+字+年份+第XXX號河南市場管理部 DS+部門簡稱+字+年份+第XXX號山東市場管理部 ES+部門簡稱+字+年份+第XXX號江蘇市場管理部 FS+部門簡稱+字+年份+第XXX號湖北市場管理部 GS+部門簡稱+字+年份+第XXX號四川市場管理部 HS+部門簡稱+字+7、年份+第XXX號浙江市場管理部 IS+部門簡稱+字+年份+第XXX號廣東市場管理部 JS+部門簡稱+字+年份+第XXX號上海溢祥 YX+部門簡稱+字+年份+第XXX號3.2.3.2生產廠（格式見SZ2100303）深圳日化廠 AC+部門簡稱+字+年份+第XXX號匯中宜恒廠 BC+部門簡稱+字+年份+第XXX號3.2.3.3配貨站（格式見SZ2100303）沈陽配貨站 AP函年份第XXX號蘭州配貨站 BP函年份第XXX號鄭州配貨站 CP函年份第XXX號重慶配貨站 DP函年份第XXX號上海配貨站 EP函年份第XXX號廣州配貨站 FP函年份第XXX號3.2.4聯合行文（格式見SZ2100302）的編8、號按主辦單位編號規則編列。3.3字型、字體與間距標準3.3.1大標題：黑體二號加粗3.3.2小標題：黑體三號加粗3.3.3文檔號：宋體四號3.3.4正 文：宋體四號、小四號或五號3.3.5主題詞：黑體四號加粗3.3.6抄 送：宋體小四號3.3.7頁 碼：宋體五號3.3.8行間距：單倍行距3.3.9字間距：標準3.4公文用紙一般采用國際標準A4型(210mmx297mm)，左側裝訂，公文頁面上間距為20mm，下間距為15mm，左右間距均為25mm。3.5由于篇幅所限，發文單位標識等內容與正文不能在同一頁紙上出現的，應于公文末頁第1-4行頂格處標識“（此頁無正文）” 。3.6落款形式：發文單位空二9、行印制簽發人的職務、姓名，職務、姓名上方用頂劃線作簽字位置，發文單位名稱與簽發人職務、姓名之間相互對稱。簽發人職務、姓名下空一行標注發文年、月、日。3.7公文收尾包括主題詞、抄送、頁碼三部分。3.7.1主題詞3.7.1.1為便于計算機檢索和管理公文，文件應包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞兩部分組成。3.7.1.2標引方法3.7.1.2.1一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫，每個主題詞之間空一格，。3.7.1.2.2標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。3.7.1.2.3一份文件如有兩個以上10、的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。3.7.1.2.4根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。3.7.2抄送單位：整個標注區域用二條等寬的平行實線作界線，平行實線的下面一條位于頁面上的最后一行。3.7.3頁碼：位于公文紙正面頁腳正中的位置，用阿拉伯數字標識：“第X頁 共X頁”。4.0公文行文規則4.1行文應當確有必要，注重效用。4.2行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。4.2.1屬于主管單位職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管單位處理，一般不得越級請示和報告。4.2.2屬于單位職權范圍內的事務，應當由單位自行行文。非獨立運作部門未經所屬中心/部門、分支機構11、負責人簽批或授權不得向外單位發文。4.3“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式。“報告”不得夾帶請示事項。4.4草擬公文應注意以下事項：4.4.1符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的制度、規定等，要切實可行并加以說明。4.4.2情況詳實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清晰，用詞規范，篇幅力求簡短。4.4.3公文應當根據發文目的、發文單位職權、與主送單位的行文關系確定。4.4.4人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應具體到年、月、日。4.4.5結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為12、“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。4.4.6要求使用國家法定計量單位。4.4.7文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明中文含義。4.4.8公文中的數字，除日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它應使用阿拉伯數字。5.0發文辦理流程5.1公司級公文5.1.1公司級公文由人力資源中心起草，統一格式并編號，公文背面由起草人、審核人及中心/部門負責人簽字確認，交簽發人簽發。5.1.2人力資源中心負責公文的編號、分發和登記。在印制公文前，復核審批簽發手續是否齊全13、附件是否完整、格式是否規范，否則不得下發。5.2中心/部門級公文5.2.1中心/部門單獨發文：屬中心/部門職權范圍內的事務，由相關中心責任人起草，由中心/部門負責人簽發：其中屬分管副總經理權限的，必須由分管副總經理簽發。 5.2.2中心/部門聯合發文；涉及其他單位職權范圍內的事務，主辦中心/部門應當與相關中心/部門聯合發文，并由主辦中心/部門起草，經中心/部門審核后，交相關中心/部門共同簽發。5.2.2.1公文發布單位對以下情況承擔責任：越權行文；公文內容涉及其他中心/部門而未送交其他中心/部門會簽；與相關中心/部門未達成一致意見而自行發文；與現行制度或有關公文發生沖突：公文本身存在較大矛盾14、或失誤。5.2.2.2公文會簽單位對以下情況承擔責任：越權審批；公文與現行制度或有關公文發生沖突；公文本身存在較大矛盾或失誤。5.3總部各中心/部門向分支機構發文應嚴格遵循歸口管理原則。5.3.1各中心/部門向市場管理部發文，由營銷中心轉發。5.3.2各中心/部門向生產廠、配貨站行文，由分管生產副總經理簽批轉發。6.0收文辦理流程 6.1各單位收到公文后，應及時登記、傳達。6.2各單位收到公文后，應當進行審核。重點為：是否應由本單位辦理；是否符合行文規定；內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定。6.3經審核無誤的公文，應及時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理15、的，應當明確主辦部門。6.4各單位對公文要及時傳達，特急件立即批復，急件當天批復，一般文件兩個工作日內批復。確有困難的，應及時向發文單位說明原因。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的公文，應當及時退回發文單位并說明理由。6.5審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的，簽字表示閱知。6.6送單位負責人批示或者交有關部門辦理的公文，主辦人要負責催辦，做到緊急公文、重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。7.0公文歸檔及管理7.1公文發布完畢后，根據公司檔案管理規定和其他有關規定，發文部門應及時存檔，個人不得保留公文。7.1.1公司級公文發布后原件由總經理辦公室存檔。7.1.2中心/部門級公文發布后原件由中心/部門自行存檔。7.1.3分支機構級公文發布后原件由分支機構自行存檔。7.1.4聯合發布的公文，原件由主辦單位自行存檔。8.0其它8.1協調便簽（格式見SZ2100304）僅用于各中心/部門、分支機構平級單位之間工作知會、協調往來，由各中心/部門、分支機構自行編號、存檔。8.2總部各中心/部門以公司名義對外行文，如業務致函、證明文書等統一使用公司信箋（格式見SZ2100305）。9.0附則9.1本規定由人力資源中心負責解釋和修訂。9.2本規定自2003年8月20日起實施。