能源公司財務信息化管理制度.doc
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2024-12-17
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1、久泰能源內蒙古公司財務信息化管理制度一、總則根據集團公司制定的信息化管理制度,結合內蒙古公司的實際情況,特制定本制度。二、財務信息化管理職責1、財務部是財務信息化管理的主管部門,其具體職責如下:(1)制定本公司的財務信息化管理實施辦法,并負責貫徹執行;(2)及時對財務數據和藏身數據進行備份,并報財務管理中心;(3)協助相關部門實施ERP;(4)公司規定的其他職責。2、公司設立專職或兼職財務信息化主管崗位,擔負以下職責:(1)負責會計電算化系統的日常管理工作,監督并保證系統的正常運行,做到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統發生故障時,應及時到場,并組織有關人員盡快恢復正常運行。(2)協調會計2、電算化系統各崗位工作關系及工作質量考評; (3)負責財務信息化崗位的設定和權限分配,結合實際確定人員的職責和權限;依據崗位權限標準及授權書,在系統中對操作員的權限(包括臨時權限)進行分配和調整;(4)負責本公司財務信息化的普及工作,組織人員培訓;(5)負責管理財務數據和倉儲數據,進行數據的備份和恢復,及時報送財務管理中心,并對數據的安全保密負責;(6)負責除書面以外的會計檔案的保管,包括磁盤、光盤、磁帶等;三、財務信息化硬件及軟件的管理1、財務信息化硬件管理(1)公司財務部應保證各項設備的安全和計算機正常運行,要經常對有關設備進行保養,保持設備的整潔,防止意外事故的發生。(2) 操作人員應按正3、確的開機順序開啟計算機,下班前應關閉主機電源和后備電源。 (3)禁止在計算機主機及顯示器上堆放文件等雜物,以免影響散熱。在使用計算機時應保持工作臺穩定,通電時不可搬動、搖擺、震動機器;嚴禁帶電拔插任何非USB接口設備。(4)為保證數據的安全,不得隨意安裝與工作無關的軟件,確因工作需要安裝、使用外來軟件,須經嚴格檢查后方可使用。每臺電腦要設置開機密碼和屏幕保護密碼。(5)為防止誤操作而導致數據的失真和丟失,未經計算機管理人員的同意,嚴禁使用格式化、分區等命令;嚴禁修改、刪除系統文件目錄下的文件,嚴禁私自重新安裝操作系統和應用軟件。(6)為保證數據的連續和安全,對軟件進行升級、重裝和計算機硬件設備4、進行更換等工作,必須經過財務部領導同意并由專業人員負責完成。(7)為防止感染計算機病毒,嚴禁使用來路不明的軟盤,U盤、光盤,除因工作原因需要登錄互聯網的計算機外,其他計算機嚴禁登錄互聯網;任何計算機不得安裝、運行游戲軟件。(8)為保證局域網的穩定、暢通,應愛護局域網的通信線路,嚴禁更改網絡參數設置。(9)計算機硬件和軟件出現故障時應及時通知專業人員進行維修,以保證數據的完整性。(10)計算機應配備有專門的殺毒軟件并按時升級,要定期對計算機進行檢測,如發現計算機病毒應及時清除。(11)使用外部網絡的電腦,不得隨便安裝網上電影下載的軟件(如BT、網際快車、電驢等),嚴禁利用電腦玩游戲、QQ聊天、看5、影碟、炒股票、下載電影或進行其它與工作無關的活動。嚴禁利用電腦設備訪問不健康的網站。(12)不論是內網機器還是外網機器,都不得安裝各類與本職工作無關的軟件。之前安裝的軟件,自本制度下發之日起自行刪除,逾期不刪除的,一經發現,嚴肅處理。各公司財務負責人應定期或不定期檢查下屬人員的電腦使用情況。2、財務信息化軟件管理各公司財務信息化軟件的選擇應考慮ERP的實施。財務管理中心和各公司財務部應積極協助ERP的實施單位選擇軟件。各公司財務部不得擅自選擇、使用財務信息化軟件。3、公司財務信息化管理(1)各公司財務部應根據當地政府有關部門的規定及財務管理中心等單位的要求,結合本公司信息化的水平和特點,制定相6、應的會計電算化管理制度,并報財務管理中心備案。(2)對于使用整套ERP的公司,系統的管理不在財務部門的,要明確財務部門協調人,負責與ERP管理員的溝通與協調, ERP管理員備份數據后,由協調人負責向財務管理中心上報。四、財務信息化操作管理1、操作人員的管理財務信息化操作人員包括系統管理員、數據處理人員、數據復核人員、數據管理人員、檔案管理人員。2、操作管理(1)各崗位工作人員均應嚴格按照系統操作程序和授權進行操作,使用完成后應及時退出軟件系統。(2)系統管理員負責數據的安全維護、注冊或注銷普通操作員,并為其分配操作權限以及某些重要的設置。操作人員密碼由操作員自行修改,操作人員應定期更換密碼,杜7、絕未經授權人員操作軟件。(3)憑證、出入庫單據等在輸入計算機前應先經過檢查和預處理,不合法、不正確、不真實、不合理,內容不完整的憑證、出入庫單據不能輸入。并應保證打印出的記賬憑證、出入庫單據內容齊全、簽章齊備。(4)憑證、出入庫單據輸入計算機后要由復核人員進行復核,復核的內容包括合法性、合理性、正確性、完整性和真實性,并復核輸入內容與原件是否一致,防止有意無意的錯誤。對復核后發現有錯的憑證、出入庫單據應由輸入人員及時進行修改,修改后由復核人員再次復核。(5)所有賬簿平時均保留在計算機內,總賬和各類明細賬按年打印,現金日記賬和銀行存款日記賬按月打印輸出。打印后的賬簿要連續編號,并認真檢查后再作為8、正式賬頁進行裝訂。(6)每月月末應將由計算機自動生成的會計報表進行認真核對,以保證報表中的會計數據與賬簿一致。(7)操作記錄日志應詳細記錄每天、每人的開機時間、操作者姓名、操作內容、關機時間、出現的故障、故障的處理情況以及運行情況、軟件使用過程中的意見或建議等內容。系統管理員應對整個系統的運行情況及軟件使用情況按日記錄,并對扣操作員維護情況進行檢查、匯總,及時發現問題、解決問題,保證系統運行良好。3、權限的管理因崗位調整、操作人員變更(如調離、辭職、新增等)等原因需增加或減少的操作權限的,經各公司財務部長批準(設財務副總的公司由財務副總批準)后,由系統管理員實施在系統中的更改。操作員權限審批表9、見附件1。4、財務信息化檔案管理(1)財務信息化檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、出入庫單據、會計賬簿、會計報表等數據。(2)對實行會計電算化后打印生成的記賬憑證、出入庫單據、會計賬簿、會計報表,其保存期限按會計檔案管理辦法的規定辦理。(3)對以磁性介質或光盤存儲的會計數據,為便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復,這些介質均視同會計資料或檔案進行保存。(4)每月月末應及時對當月會計數據進行備份,年末應將全年會計數據刻制成光盤存儲;采用磁性介質存儲的會計檔案,要定期進行檢查,定期進10、行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;對磁性介質存儲的會計檔案要保存雙備份,存放在兩個以上不同的地點。(5)嚴格執行安全和保密制度,電算化會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。(6)各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤等,未經領導同意,不得外借。(7)借閱會計資料要履行相應的借閱手續,經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時,應認真檢查防止感染計算機病毒。五、防病毒管理1、為了防止人為破壞機房內的設備和相關會計數據,非本單位工作人員不得隨意進入機房和存放數據資料的場所,非電算化主管及系統管理員未經允許不得進入安裝服務器的機11、房。2、系統管理員要嚴格控制服務器及主控數據庫的口令,防止非法修改機房內網絡設備的數據文件。要隨時對數據進行備份,備份的數據資料應在遠離機房的另一地點保管。對各個操作人員有詳細的記錄,以便進行追蹤檢查。3、對所有來歷不明的介質在使用前必須經過系統管理員進行嚴格的病毒檢測,并由系統管理員登記在冊。同時系統管理員對在用設備定期進行病毒檢測,要嚴禁病毒通過計算機網絡進行傳播。4、嚴禁在服務器上安裝任何游戲軟件和非法的軟件,安裝相關的工具軟件應通知系統管理員,確保計算機網絡系統的安全和正常運行。六、會計數據備份及安全保障1、操作人員負保密義務系統管理員及操作員對所知的密碼和財務數據負有保密義務,不得泄12、露。系統管理員和操作員的操作口令必須經常更換,嚴格保密。操作人員離職,應立即禁用該操作人員。操作人員變換工作崗位,應根據變換后的崗位重新分配操作權限。2、數據不得共享,硬盤維修需財務人員在場為保證數據安全,操作人員應建立自己的文檔目錄,以存放自己的文件,保存有重要數據和文件的計算機,不得輕易設置共享。重要資料文件應設置密碼。保存有重要數據的計算機,除非維修需要,不得讓財務部以外人員接觸。對于有需保密的數據或重要內容的機器,維修時應有財務人員在現場,當日不能修好的,應把硬盤拆下帶回公司。3、定期備份重要資料應在本機外的其他存儲介質上留有備份。軟件數據每半月至少備份一次,備份的數據需存放在硬盤、光13、盤和其他硬盤上,不得存放在同一硬盤上。在進行結賬、期末處理等大數據量操作前,必須先進行備份后再操作。4、數據的修復和維護應由專業人員負責會計數據的修正與恢復由系統維護人員或軟件公司專業維護人員負責,其他操作人員均不得進行維護操作。 憑證填制錯誤,未結賬月的可通過恢復記賬處理,已結賬月的只能通過憑證更正方法進行數據的修正,不得通過維護操作給予恢復。倉儲出入庫單據錯誤,未記賬的可通過修改單據處理,已記賬的只能通過單據更正方法進行數據的修正,不得通過維護操作給予恢復。5、編碼體系的維護對于會計科目、部門、供應商、客戶、存貨等編碼規則,不得隨意改動、增減,在每年年初,由會計主管批準并授權有關人員進行一14、次改動,原則上年中不得改動、增減,確需要變動的要經主管領導批準,并作相應的并賬、分賬、撤賬等處理。七、內控記錄管理在財務信息化管理過程中,應按照內部控制管理的要求,形成完整的控制記錄。序號控制記錄名稱填制部門歸檔部門格式1操作員權限審批表財務部財務部附件12財務信息化月度檢查及落實情況表財務部財務部附件23操作員權限檢查表財務部財務部附件34財務信息化季度檢查及落實情況表財務管理部財務管理中心附件4八、監督檢查與考核1、監督檢查財務部長應按月檢查財務信息化管理的執行情況,并填寫財務信息化月度檢查及落實情況表(見附件2),按季度檢查操作員權限,并填寫操作員權限檢查表(見附件3);自覺接受、配合審15、計監察中心的檢查與監督。2、監督檢查的主要內容、(1)是否按照本制度嚴格管理財務信息化軟件和硬件;(2)操作人員是否按照本制度進行規范操作;(3)操作員權限的分配是否履行審批,是否按照審批權限進行分配;(4)是否按照本制度管理財務信息化檔案;(5)是否按照本制度的規定進行了數據備份及確保數據安全的措施;(6)內部控制記錄是否完整。3、考核(1)未按本制度管理財務信息化,對直接責任人扣1-2分,情節嚴重的加倍扣分;(2)因措施不力、操作失誤、有章不循等管理原因造成損失的,由責任人負責賠償;(3)造成數據丟失、系統癱瘓等巨大損失的,由人力資源部給予行政處分或解除勞動合同;(4)觸犯國家法律的,交司16、法機關依法處理。附件1操作員權限審批表編號:調整權限日期2009年6月10日操作員張丙江原崗位成本會計現崗位主管會計調整后權限描述:系統管理員(簽字):年 月 日財務部長意見:年 月 日分管財務的副總經理意見:年 月 日附件2:財務信息化月度檢查及落實情況表 檢查日期: 編號:序號類別檢查內容存在問題落實情況1、崗位及職責崗位職責是否設立了專職或兼職財務信息化管理人員,并明確了其崗位職責。制度建設是否制定完善的財務信息管理實施細則或辦法。2、硬件及軟件管理硬件管理硬件管理是否規范。軟件管理軟件管理是否規范。3、操作管理日常操作日常操作是否規范。權限管理所有操作員是否都經過了權限審批。檔案管理財17、務信息化檔案是否安全與完整。4機房與病毒防護管理機房管理機房管理是否規范。防病毒管理是否安裝了病毒防護軟件;病毒軟件是否有效。5、安全管理保密操作人員是否具有較強的保密意識。定期備份數據是否及時備份,并上報。內網外網分離內網和外部網是否徹底分離;網上銀行是否為專用計算機。6、內控記錄內控記錄內部控制記錄記錄是否及時、完整,審核審批手續是否齊全。制表人: 檢查人: 落實人:附件3:操作員權限季度檢查表 檢查日期: 編號:序號檢查內容檢查結果管理建議落實情況1所有操作員的權限是否都辦理審核審批手續。2崗位與操作員的權限是否相符。3是否將已調離、辭職的原操作人員的權限進行了封存或清理。4未啟用的模塊18、或功能是否進行了封存。5操作員的密碼是否經常更換。6需要檢查的其他內容。檢查人意見:財務部長審核意見:附件4:財務信息化季度檢查及落實情況表 檢查日期: 編號:序號類別檢查內容存在問題落實情況1、崗位及職責崗位職責是否設立了專職或兼職財務信息化管理人員,并明確了其崗位職責。制度建設是否制定完善的財務信息管理實施細則或辦法。2、硬件及軟件管理硬件管理硬件管理是否規范。軟件管理軟件管理是否規范。3、操作管理日常操作日常操作是否規范。權限管理所有操作員是否都經過了權限審批。檔案管理財務信息化檔案是否安全與完整。4機房與病毒防護管理機房管理機房管理是否規范。防病毒管理是否安裝了病毒防護軟件;病毒軟件是否有效。5、安全管理保密操作人員是否具有較強的保密意識。定期備份數據是否及時備份,并上報。內網外網分離內網和外部網是否徹底分離;網上銀行是否為專用計算機。6、內控記錄內控記錄內部控制記錄記錄是否及時、完整,審核審批手續是否齊全。制表人: 檢查人: 落實人: