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湖南省南岳云霧茶業有限公司行政事務管理手冊13頁
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上傳人:地** 編號:1292410 2024-12-17 12頁 43.54KB

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1、行政事務管理制度目 錄1工作證管理制度22、辦公用品管理制度33、電話使用管理制度44、空調使用管理制度55、印章管理制度66、衛生管理制度77、會議管理制度8一、 工作證管理制度1、適用范圍 除總經理、顧問外,所有員工上班一律需佩戴工作證。2、實施細則: 2.1 員工工作證只限本人使用,不得轉借他人,因轉借他人給公 司造成不良后果的視情節輕重進行處罰。 2.2 工作證由人力資源部統一管理、發放、回收,設計部制作。 2.3 佩戴:胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方,正面朝前可供識別, 2.4 工作證遺失或損毀,應及時向人力資源部補辦(以舊證換新 證),人為損壞需交工本費10元。 2.5 員工離職工作2、證需及時收回。3、 工作證的辦理只限在職的內部員工。4、 本制度經總經理核準后公布實施,修改時亦同。二、 辦公用品管理制度1、 目的 為規范辦公用品的管理,特制訂本制度。2、辦公用品種類2.1 消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、 橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮 擦、夾子、打印油、原子筆、書釘、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液等。2.2 管理消耗品:電池、打印機碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印紙 等。2.3 管理品:剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型削筆器、打碼 機、姓名章、日期戳、計算機、計算器、印泥。2.4 設計部專用辦公用具:攝/照像機、投影儀、圈尺、3、鋼尺、米尺 等。3、辦公用品的管理辦法3.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使 用保管用品,如圓珠筆、橡皮等消耗品;“部門領用”系本部門 共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打碼機及設計部專用辦公 用品。 3.2 領用管理基準,消耗品文具必須以舊換新。3.3 各單位、各部門要合理、節約使用辦公用品。打印文件,除外報 資料(不得用廢紙打印)規定單面打印外,通常情況實行雙面打印, 內部文件打印要加強廢紙循環利用,避免浪費。3.4 投影儀、攝像機由設計員負責保管、日常維護,確保電子設備處 于常態使用,避免故障或電池不足等狀況影響正常使用。3.5管理性辦公用品列入移交,如有故障或4、損壞,應及時報修,因正常 損耗需重新購置由部門填寫辦公用品需求計劃表,遺失應由個人或 部門按原價賠償。3. 5 嚴禁將辦公用品外帶回家私用。3. 6 辦公室根據實際情況,對消耗品、管理消耗品備適當庫存,管 理品采購需填報物品需求申購單。3. 7 辦公用品的采購統一由綜合部購置。三、電話使用管理制度為合理有效的利用公司通訊資源,促進公司業務的正常開展,提高辦公效率,節約辦公費用,特制定本管理規定。一、固定電話1、 公司的電話是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用。嚴禁打私人電話,聊與工作無關的事情。2、 員工因工作需要撥打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間, 一般控制在3分鐘以內。3、 5、接聽電話應使用標準用語,電話鈴響3聲之內必須接聽電話。4、 接聽外線“您好!南岳云霧茶業xxxxxx”,對方講述時留心聽并記下要點,未聽清時,及時告訴對方。隨后根據對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求?作出標準回話。 A.聯系業務:與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員;無關聯業 務,則直接回答:先生(小姐),公司暫無這方面需求,謝謝您的來電! B.找人:確定是否有聯系或預約,再確定轉接。轉拔分機時“請稍等,正 在為您轉接”C.不指明的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上把電話轉給能處理的人,在轉交前,應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人; D.轉接電話至分機時,如分機占線或無6、人接聽,在對方許可的情況下,應問清對方姓名、電話、簡單事由,以方便轉告公司同事盡快回電。通話簡明扼要,不應長時間占線。結束時應說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒。5、如本部門同事不在座位時有來電,其他員工應主動幫助接聽,在可能 的情況下,應記錄對方姓名、電話、簡要事由,以方便轉告。二、 移動電話 管理人員應24小時保持手機暢通,確保手機不欠費停機,如因需要更換手機號要及時告知綜合部。四、空調使用管理制度本著正確使用、安全管理、節約能耗的原則,根據季節氣溫的變化,對空調的啟用、管理作如下規定:一、空調的啟用1、空調的啟動要嚴格按照操作規程開啟,嚴禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱,7、避免使用不當對壓縮機造成嚴重損壞,影響其正常使用壽命。 2、空調開放規定:夏季室內溫度超過33攝氏度,冬季溫度低于8攝氏 度時方可開放空調。 3、空調開啟后,設置的溫度要適中:制冷設置在26-28攝氏度;制熱設置在2024攝氏度之間。二、空調的使用與責任管理1、空調開啟時應及時將門窗關上,各部門指定專人為空調使用管理責任人。 2、室內無人時,最后離開者負責關閉空調。空調遙控器要妥善保管,造成丟失或損壞的,照價賠償。 3、由于空調的使用開啟不當,造成空調損壞或不能正常運行,應追 究其使用者責任。注意用電安全,發現電路或空調故障要及時停 止使用并報修,不得強行使用。 4、長時間不用空調,應將插頭拔8、下,將遙控器內電池取出,同時做 好室內和室外機的保潔工作。 5、倉庫負責人負責冷庫、成品倉庫空調的管理,發現異常及時匯報。6、本辦法即日起實施。五、 印章管理制度1、 本制度就公司印章的改正與廢止、管理及使用方法作出規定。2、 本規定中所指印章是指在公司發行名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。3、 公司印章的制定、改記與廢止的方案由綜合部提出,除財務專用章、 公司公章外,其他印章由辦公室統一負責管理。4、 公司印章散失、損毀、被盜時,各管理者應迅速向公司遞交書面報告 ,綜合部根據情況辦理相關手續。5、 綜合部負責公司所有印章臺賬錄入工作,此臺賬需永久保存。6、公司印章的使用依照以下手9、續:6.1 公司印章原則上不得帶出公司,如確因工作需要,經總經理或顧問批準,并由申請用印人寫出借據并標明借用時間,使用完后第一時間交回印章管理人。6.2 因工作需要借蓋印章時,需經部門第一負責人批準,印章管理人審核后辦理登記手續再予以蓋印。6.3 印章的使用原則上由印章管理人保管,印章管理人必須嚴格控制用印范圍。7、 如有利用職務之便借用印章做與工作無關的情形,給公司帶來不良后果或造成損失依法追究相關責任。8、本規定從發布之日起實行。六、衛生管理制度1、為營造良好的工作環境,維護員工健康,特制訂本制度。2公司衛生事宜,除補充規定外,皆依本制度實行。3、所有員工必須養成清潔衛生的好習慣。各工作場10、所內隨時保持環境整潔,不得堆放垃圾、污垢或碎屑,嚴禁隨地吐痰。4、 管理公司公共衛生區域按煙霞投資管理公司月份衛生值班表執行, 各部門個人辦公區域衛生每天要進行日常清潔、清掃。5、 各經營部門、生產部門衛生工作由部門進行安排,確保環境衛生干凈整潔。垃圾、廢棄物、放置于指定范圍內。6、 管理公司不定期對各單位、各部門衛生情況進行檢查,檢查不合格立 即予以整改到位。7、 本準則經總經理核準后施行,修改時亦同。七、會議管理制度1、目的:為規范公司內部會議管理,提高會議質量,特制定本制度。2、適用范圍:本制度適用于公司各單位、各部門。3、管理權責:1)綜合部負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。211、)會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作。4、 會議分類:序號會議名稱主題類別主持參加人員召開時間1經營例會上月經營情況分析、匯報、總結經營會議總經理顧問、各經營部門負責人、資產部次月第二個周一下午2行政例會行政事務的執行、落實情況,工作布置行政會議總經理/顧問資產部、綜合部臨時通知3季度總結會各單位、部門上季度工作總結,下季度工作計劃行政會議總經理顧問、各經營部門負責人、資產部、綜合部臨時通知4部門例會部門工作安排、落實部門會議部門負責人/主管部門成員自己安排5、 管理內容: 1)會議通知形式一般為電話通知。會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體。 2)經營例會、季度總結會各單位應于會議召開前一天將會議匯報資 料交至綜合部。 3)會議紀律:所有參會人員需于會前5分種到場,做好會議準備工 作。與會期間應將手機調到振動,遲到或早退按正常考勤記錄。 4)各會議由專人負責會議記錄,會議中形成的“決議”或需落實事項,由相關人員進行跟進。 5)除部門會議外,會議記錄留綜合部存檔。本制度由總經理批準后生效,自頒布之日起執行。湖南省南岳云霧茶業有限公司 2014年5月30日
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