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1、寶生堂藥業有限公司財務部管理制度匯編第一章總則第二章借支管理制度第三章費用報銷制度第四章差旅費報銷制度第五章物資購置管理辦法第六章資金調度管理辦法第七章應收賬款管理制度第八章會計檔案管理制度第九章開具増值稅發票的管理制度第十章貨款支付流程財務部相關制度：第一章總則1 為加強公司財務管理，規范財務工作，促進公司經營業務的開展，提高 公司經濟效益；根據國家制定的有關財務制度及公司章程有關規定，結合本公司 的具體情況，特制定木制度。2. 財務管理的基本職能是核算與監督，基本任務與方法是：籌集資金和有 效使用資金，監督資金的正常運轉，保證資金的安全，提高公司經濟效益；做好 財務基礎工作，健立健全財務制2、度;加強財務核算的管理，監督公司財產的購建、 保管、使用；按期編報各類財務報表與財務說明書，做好分析、考核工作。3. 財務管理是公司經營管理的一個重要方面，財務人員要認真執行會計 法堅決非按制度辦事，嚴守公司秘密。4. 原始憑證是會計記錄的重要依據，要加強原始憑證的管理，做到制度化、 規范化。5健全會計核算，以實際發生的經濟業務為依據，按照規定的會計處理方 法進行，保證各項財務指標的口徑一致，相互可比和會計處理前后一致。6.做好會計審核、復核工作，編制的會計憑證與財務報表交財務負責人復 核；定期的對存貨、固定資產、貨幣資金、往來單位或個人進行核對，保證賬證 相符、賬實相符、賬表相符。7加強對應3、收帳款的管理：對應收帳款，每季末做一次帳齡和清收情 況的分析，并報有關領導和主管業務部門，督促業務部門積極催收，避免 形成壞帳。8加強應付帳款和其他應付款的管理，及時核對馀額，保證負債的真 實性和準確性。凡一年以上應付而未付的款項應查找原因，對確實無法付 出的應付款項報公司總經理批準后處理。9建立會計檔案，包括對會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計 資料都應建立檔案，妥善保管。按會計檔案管理辦法的規定進行保管 和銷毀。10.財務人員因工作變動或離職，必須將本人所經管的會計工作全部移 交給接替人員。會計人員辦理交接手續，必須有監交人負責監交，交接人 員及監交人員應分別在交接清單上簽字後，移交人4、員方可調離或離職。第二章借支管理制度一、借支原則：1、前賬不清，后賬不借（備用金除外）2、不允許公司業務外的任何個人借支二、借支起點：1、依據公司業務特點，個人因公司業務借支起點為500元。500元以下的借 支不予辦理，經辦人可自行墊支費用，憑票及時報銷。2、個人因公司業務借支額度不能超過當月工資額度，超額以上的由總裁簽 批。三、借支期限：1、在辦理借支吋，須注明“借支理由”、“借支還款期限”，還款期限最遲不 能超過20天，過期暫扣借支人、部門經理當月工資，待報銷后補付扣發 工資。2、借支到期后三個工作口內，經辦人必須憑正規單據到財務辦理報賬手續 平借支，否則財務部有權停發當事人工資。四、備用5、金管理1、有備用金需要的部門，必須先以報告形式將備用金理由及備用金金額陳 述清楚，并經部門負責人及總經理同意后方可辦理備用金借支手續。2、備用金是崗位備用，如借有備用金部門的個人變換崗位，應將備用金全 額退還財務部后，再行換崗或離職。3、每年的12月份備用金須歸還財務部平賬，次年初再行借支備用。4、備用金的起點為500元，最高限額為2000元。如有特殊情況需請示后視 具體情況再核定備用金額度。五、借支流程:本制度自董事長簽批日起正式執行，解釋權在財務中心。第三章費用報銷制度一、費用報銷的的票據要求：原則上要求是合理、合法的經稅務局監制的正規發票或行政事業單位 出具的經財政廳監制的收據。二、費用6、報銷流程：1、由當事人（或經辦人）填制“費用報銷單”，附正規的原始發票，發 票上必須有經辦人簽名、驗收人或證明人簽名；如涉及固定資產或 低值易耗品及辦公用品的必須附行政人事部的“入庫單”；2、財務部核查發票的真實、合法性及是否是標準內的費用，并簽字； 流程圖如下：當事人或 經辦人部門經理財務經理總經理3、公司副總經理、總監的費用報銷需經財務經理審核，財務總監審批 后報公司總裁、董事長簽批。4、公司總裁、副總裁、董事長助理、總裁助理的費用報銷需經董事長 審批。5、政策范圍Z外、且當次超過500元以上的變動費用的費用報銷需經 董事長審批。6、董事長的費用在董事會審定的額度內憑據報銷。三、差旅費用報7、銷具體見差旅費報銷制度。四、費用統一簽批時間為：每周二、四、六（9： 30-16： 30）。五、費用報銷時間:每周一、三、五（14： 00-17： 00）o六、本制度自董事長簽批日正式執行，解釋權在財務中心。第四章差旅費報銷管理制度一、差旅費的管理：1、全體員工出差必須填寫“員工出差申請單”，審批后的“申請單”交行政 人事部保管，做出差考勤記錄。附“出差申請單”。2、員工出差由所在部門負責人審批，部門負責人出差由直接上級審批。3、財務部以“員工出差申請單”為辦理借支、費用報銷手續的依據。4、公司委派自備車輛出差的（由總裁辦批示）：（1）出差前由行政部在“員工出差申請單”上抄錄出發前的里程數，差8、后抄 錄返回時的里程數；（2）行政人事部負責人在出差人的“差旅費報銷單”上簽注出差實際里程數,汽油費報銷每公里0. 50元計算執行。過路過橋費據實報銷； 不再享受市內交通費補貼。5、出差的住宿費，按標準憑票報銷，超額自負；在火車上渡過的當晚，不 計算住宿天數。伙食補助費和市內交通費按出差天數計算補貼（出差期間的通訊費按10元/天的補貼執行），標準如下：（單位：元/天）只位項目總裁級總監、總經理級副總級片區經理主管員工/業務員搭乘交通工具范圍飛機經濟艙及 火車軟臥飛機經 濟艙及火車硬臥火車硬 臥及其他火車硬 臥及其他火車硬 臥及其他火車硬座及其他住宿費京/滬/珠海/深圳/ 汕頭/廈門/廣州/ 香9、等18015012011010080其他省會城市140120100807060地級城市12010080706050縣級及縣級以下城 市1008060605040伙 食 補 助京/滬/珠海/深圳/汕頭/廈門/廣州/香港/澳門等353025252520其他省會城市301515151512地級城市201210101010縣級及縣級以下城市15101010108市 內 交京/滬/珠海/深圳/ 汕頭/廈門/廣州/ 香港/302020121210通 費其他省會城市251515101010地級城市15101010105縣級及縣級以下城 市1510108856、出差期間有業務招待費需要（經請示相關領導同意的）10、，發牛業務招待費 當天的岀差伙食不再予以補助。7、普通員工出差，乘坐火車，從晚上22： 00至次日7： 00之間在火車上過 夜4小時或連續乘車超過12小時以上的，可購買同席硬臥票。副總以上 人員（含副總）出差省外因特殊情況可乘坐飛機經濟艙，但須事先報董 事長批準方可報銷。8、業務人員因業務原因需岀差的，通訊費、交通費、餐費根據以上標準減 半補貼。二、差旅費報銷要求：1、差旅費須分類填報清楚，發票必須是稅務部門認可的正規、合格發票。 凡提供虛假票據，一經財務查實確認，退回票據，并處以200元罰款， 情節嚴重的予以追究相應的責任。2、出差歸來三個工作日內到財務部辦理報帳手續，因當事人不能及時報帳 11、而影響工作的，由當事人承擔一切責任。3、報銷單據必須為此次業務活動所發生的，并且要齊全。三、差旅費報銷的審批流程：（一）標準內差旅費的審批流程同費用報銷流程。（-）超標準差旅費的審批流程：確實因工作關系或是不可抗力因素影響，導致差旅費出現超標現象，按 以下流程審批：1、出差人員將差旅費超標狀況以報告形式經部門負責人確認后，遞 交總經理審批。2、差旅費報銷單后附總裁或董事長審批的費用超標報告，再參照標 準內差旅費的審批流程進行。四、木管理制度由董事長簽批之日起正式執行，解釋權屬財務中心。附件:員工出差申請單所屬部門出發時間出差地點申請人返回時間出差原因交通工具自備車車牌號自備車輛出發時里程自備車12、輛返回時里程部門負責人行政人事部經理總經理總裁辦意見：第五章物資購置管理辦法為了保障公司的財產物資安全，特制定本制度對固定資產、辦公用品、贈 品進行規范管理。一、固定資產購置流程：二、辦公用品的購置流程:三、對固定資產、辦公用品、贈品的管理要求：1、固定資產是指單價在500元以上，使用壽命在一年以上的，單價500元以下， 使用壽命在一年以下的為低值易耗品。2、辦公用品、贈品購置一個月集中釆購一次，各部門所需辦公用品于每月底20 號統一辦理采購審請單交行政人事部審核，行政人事部審核后集中匯總交總 經理審核，于月底25號一次性購買。3、辦公用品、贈品購置后，由行政人事部設專人對其的購進入庫、領用岀13、庫、 結存進行臺賬登記，每月終了，對公司各部門領用的物品進行數量、成本核 算，并將書面資料交財務部進行賬務處理，以便及時進行監控。4、固定資產購置后，由行政人事部進行登記造冊，并編制固定資產編號，交負 責人簽收。5、財務部根據行政人事部入庫單、出庫單登記明細賬，每月底與行政人事部進 行核對，確保其安全性。6、每一季度，財務部應對行政人事部的辦公用品、贈品進行一次實地盤點，有 盤盈、盤虧的，行政人事部應立即查明原因，以書面文件上報， 經上級領導批準后進行賬務處理。四、固定資產的報損或修理：1、由所用部門提交“固定資產報損審批表單”由各部門、上級領導簽批意見后，財務部再進行賬務處理。2、如需進行固14、定資產大型修理的，由所用部門提交修理書面申 請報告，提交行政人事部、總經理、財務總監簽署意見同意后， 再進行修理，并將修理所支出費用及時提交財務部進行財務處理。五、本管理辦法自董事長簽批之日起執行，解釋權歸財務中心。固定資產名稱購置時間附：定資產報損審批單報損原因責任人責任承擔行政人事部意見財務部意見總經理意見財務總監意見總裁辦意見董事長意見第六章資金調度管理辦法為加強公司系統內資金靈活調度，提高資金使用效益，確保業務的正常進行, 結合木公司實際，特制定木辦法：一、資金預算：1、由各部門根據每月的業務活動行為做好確實可行的月度資金計劃，并于 每月2號Z前向財務屮心遞交當月資金預算表，由財務中心15、匯總后交總裁辦 審批。2、資金預算表要求：將木月資金收入、支出情況，全部明細到客戶、時間、 付款方式；3、由總裁辦審批后交財務中心統一進行資金的合理安排。二、資金調度方法：1、財務中心根據各部門上報的資金預算表，進行匯總后交副總裁、總裁、 董事長各一份。2、財務中心嚴格按照各部門上報的資金預算表進行資金的調度、監督與管 理。3、超出預算外的支出由部門負責人自行安排，如因必須即辦的事項，由當 事人出具書面報告經總裁辦與董事長簽批同意后，財務中心根據總體資 金情況進行安排。4、超出預算外的收入由公司總裁辦根據公司業務體系進行資金分配，使其 效益化。三、本管理辦法自董事長簽批日起正式執行，解釋權在財16、務中心。第七章應收賬款管理制度一、木制度所稱的應收帳款：包括發出商品賒銷所產牛的應收帳款和公司經 營中發生的各類債權，具體有應收賬款、預付帳款、其他應收款三個方面。二、應收帳款的管理部門為公司的財務部和業務部，財務部負責數據傳遞和 信息反饋，業務部負責客戶的聯系和款項的催收。三、客戶資信管理制度1、公司對于客戶的資信管理主要針對于普藥銷售及寶生堂門店、一、二、三、 四級門店、配送中心、省地區辦事處。2、信息基礎工作的建立由業務部門完成，公司業務部應在收集整理的基礎上 建立以下兒個方面的客戶信息檔案一式兩份，由業務經理復核簽字后一份保存于 公司總經理辦公室，一份保存于公司業務部，客戶信息檔案包括17、：A、客戶基礎資料：即有關客戶最基本的原始資料，包括客戶的名稱、地址、 電話、所有者、資信擔保、經營管理者、法人代表及他們與本公司交往的時間, 業務種類等。B、客戶特征：主要包括市場區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營 方向、經營政策、經營特點等；C、業務狀況：包括客戶的銷售業績、市場份額、市場競爭力和市場地位、 與本公司的業務關系和合作情況；D、交易現狀：主要包括客戶的銷售活動現狀及客戶公司的市場形象、聲譽、 財務狀況、信用狀況等。3、客戶的信息資料應根據業務員與相關客戶的交往中所了解的情況，隨時匯 總整理后交業務經理定期予以更新或補充。4、實行對客戶資信額度的定期確定制，由負責各市場區18、域的業務主管、業務 經理、財務經理、副總經理一起討論決定，按季度對客戶的資信額度、信用期限 進行一次確定，建立信用額度、期限表，由業務部門和財務部門各備存一份。四、商品賒銷的管理：1、財務部往來會計每十天應對照信用額度、期限表核對一次應收帳款的 結算情況，嚴格監督每筆帳款的冋收和結算，超過信用期限10內仍未冋款的， 應及時通知財務部經理，由財務經理匯總并及時通知業務部門立即聯系催收。2、凡前次賒銷未在約定時間結算的，除特殊情況下客戶能提供可靠的資金擔 保外，一律不再發貨和賒銷。3、業務員在簽定合同和組織發貨時，都必須參考信用等級和授信額度來決定 銷售方式，所有簽發賒銷的銷售合同都必須經業務經理19、簽字后方可蓋章發出。五、應收賬款監控制度1、財務部應于次月5日前提供一份當月未收款的應收賬款帳齡明細表，提 交給業務部門、主管市場的副總經理；由相關業務人員與對方核對無誤后報經主 管及總經理批準進行賬款冋收工作。2、業務部門應嚴格對照信用額度表和財務部出具的帳齡明細表，及時 核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況，對未按期結算回款的客戶及時聯絡和反饋信息 給主管副總經理。3、業務人員應按照信用額度表屮對應客戶的信用額度、期限約定、單次 銷售金額和結算期限，并在期限內負責相關賬款的催收和聯絡。4、清收帳款由業務部門統一安排路線和客戶，并確定返回時間，任何人不得 借機游山玩水。5、業務人員在銷售產品和清收帳20、款時不得有下列行為，一經發現，一律予以 開除，并限期補正或賠償，嚴重者移交司法部門。A、收款不報或積壓收款。B、退貨不報或積壓退貨。C、轉售不依規定或轉售圖利。六、壞賬管理制度1、業務人員全權負責對自己經手賒銷業務的賬款回收，為此，應定期或不 定期地對客戶進行訪問（電話或上門訪問，每月度不得少于四次），如發現 客戶有異常現象，應自發現問題之日起1日內填寫“問題客戶報告單”，并 建議應采取的措施，由業務主管審查后提出處理意見，凡確定為壞帳的須報 經主管市場的副總經理、總經理批準后按相關財務規定處理。2、業務人員因疏于訪問，未能及時掌握客戶的情況變化和通知公司，致公 司蒙受損失吋，業務人員應負責賠21、償該項損失35%以上的金額。（注：疏于 訪問意謂未依公司規定的次數，按期訪問客戶者。）3、業務部門應全盤掌握公司客戶的信用狀況及往來情況，業務人員對于所 有的逾期應收帳款，應由各個經辦人將未收款的理由，詳細陳述于帳齡 分析表的備注欄上，以供公司參考，對人額的逾期應收帳款應特別書面 說明，并提擊清收建議，否則此類帳款將來因故無法收回形成呆帳時， 將作為壞賬損失處理，并承擔和應責任。4、業務員發現發生壞帳的可能性時應爭取時效速報業務主管，及時采取補 救措施，如客戶有其他財產可供作抵價時，征得客戶同意立即協商抵價 物價值，妥為處理避免更人損失發生。但不得在沒有扒保的情況下，再 次向該客戶發貨；否則相22、關損失由業務員負責全額賠償。5、“壞帳申請書”填寫一式三份，有關客戶的名稱、號碼、負責人姓名、 營業地址、電話號碼等，均應一一填寫清楚，并將申請理由的事實，不 能收回的原因等，做簡明扼要的敘述，經業務部門及總經理批準后，連 同帳單或差額票據轉交財務部處理。6、凡發牛壞帳的，應查明原因，如屬業務人員責任心不強造成，應按壞賬 金額的70%扣減業務員的業務提成，按20%扣減直接領導的業務提成，按 10扣減間接領導的業務提成。7、凡因業務原因產生的效期產品或不能進行二次銷售的產品，不能辦理正 常的銷后退冋，所有產品由業務部門直接承擔經濟損失，業務員承擔70%, 直接領導承擔20%,間接領導承擔10%。23、七、應收賬款交接制度1、業務人員崗位調換、離職，必須對經手的應收帳款進行交接，交接未完 的，不得調崗、離職，交接不清的，責任由交者負責，交接清楚后，責 任由接替者負責；未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予 發放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責任。離職交接依最后 在交接單上批示的生效日期為準，在生效日期前要交接完成；2、業務員提出離職后須把經手的應收帳款全部收回或取得客戶付款的承諾 擔保，若在一個月內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的就不予辦理離 職；3、“離職移交清單”至少一式三份，由移交、接交人核對內容無誤后雙方 簽字，并監交人簽字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司行政存24、 留一份；4、業務人員辦交接吋由業務經理、財務部主管會計監督。木管理制度自董事長簽批之日起正式執行，解釋權在財務中心。第八章會計檔案管理制度一、木公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務中報資料、會計報告、 審計報告、驗資報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合 同、章程等各種會計資料。二、會計檔案的保存：1、設專人負責保存會計檔案，定期將歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷 登記，岀納人員不得兼管會計檔案。2、會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類。3、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提岀銷毀意見，經部門 經理審查，并報上級有關領導批準后執行。由會計檔案25、管理人員編制會計檔案銷 毀清冊，銷毀吋應由公司財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。4、會計檔案的借用：4. 1、財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸述原處，若 要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。4. 2、公司內各部門若因公需要查閱會計檔案時，必須經董事長批準證明，經財 務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。4. 3、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務總監同 意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人 的工作單位、查閱H期、會計檔案名稱及查閱理由。4、4、會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需復印帶出的，需26、由財務經理 同意后，方可復印借岀。5、由于會計人員的變動等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交 人、移交人、接收人、主管總監簽字或蓋章。6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。7、會計檔案保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。71、會計憑證類：(1) 、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年(2) 、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年7. 2、會計帳簿類：、日記帳 15年其中：現金和銀行存款日記帳25年(2) 、明細帳、總帳、輔助帳 15年(3) 、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管73、會計報表類:(1) 、主要財務指標報表(包括文字分析)3年(227、) 、月、季度會計報表(包括文字分析)5年(3) 、年度會計報表(包括文字分析)永久74、其他類:(1) 、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久(2) 、主要財務會計文件、合同、協議 永久解釋權歸財務中心o三、本管理制度自董事長簽批之日起執行，第九章開具增值稅發票的管理制度根據國家稅務局對增值稅發票的管理規定及綜合Fl前公司業務具體情況，現對增值稅發票的開具及管理做出以下規定：一、開具增值稅發票的要求：1、因業務需求需開具增值稅發票，由業務部門向財務部提交中請（見“增值稅 發票開具申請單”）。申請前請務必與購貨方進行溝通，并提供對方證照（稅務登 記證、開發票信息資料）明確對方所需發票為專用發票或普通28、發票（購貨方為小 規模納稅人只能開具普通發票，如為一般納稅人需提供對方單位一般納稅人資格 證）。2、開具發票時須憑蓋有“轉賬專用章”或“現款專用章”的銷售清單第一聯“存 根聯”開具發票。二、開具增值稅發票的流程：三、增值稅發票的管理：1、發票實行專人領用、保管、開具；發票開完后，須在銷售清單上蓋“已開發 票”的戳記。2、正常情況下公司會在收到申請的當日開具發票，申請人在收到發票后應及時 交購貨單位的相關部門，并簽字返回財務部，發票可抵扣有效期為90天，故各 業務員切不可將發票自行存放，以免造成不必要的損失。3、如因業務員管理不當發票丟失、或未及時認證，超過認證期限被退回致使公 司不能開具紅安發29、票，由此造成的稅額損失，由業務人員自行承擔所有損失。4、如因開票有誤購貨方拒收增值稅發票的，若為當月開出的，請第一-吋間電話 告知財務部，并在當月將原發票聯、抵扣聯退回財務部；若為隔月發票的，需由 購貨方出具拒收發票理由、錯誤具體項目及正確內容的書面證明，并加蓋公章, 并將拒收證明、拒收發票聯、抵扣聯退回公司，時間在開具發票后的75日內退 回財務部。5、所有發票當月作廢，統一收取工本費50元/張，跨月作廢發票收取工本費80 元/張，以用于稅務申報處理。四、本制度由董事長簽批Z口起執行，解釋權屬財務屮心。第十章貨款支付流程-、采購調拔中心貨款支付流程:二、其他事業部貨款支付流程:三、采購調撥中心簽訂合同后，第一次付款的須經董事長簽批。四、貨款支付時間：1、采購調拔中心貨款支付時間：集中在每月的15-20號2、其他事業部貨款支付時間：每周一、三、五五、本支付流程自董事長簽批Z口起開始執行，解釋權屬財務屮心。 附表：付款申請單申請單位付款方式應付總金額庫存金額申請承付金額大寫： 佰（萬） 拾（萬）萬千佰拾元角 分小寫：實際承付金額增值稅發票號碼購進貨單流水號備注制單人采購部經理質檢審核財務復核采購副總財務經理總經理財務總監總裁年 月日