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1、廣東灃澤醫(yī)藥有限公司采購(gòu)部工作流程目錄一、 首營(yíng)資料收集流程二、 產(chǎn)品采購(gòu)操作流程三、 發(fā)票核銷和結(jié)算流程四、 產(chǎn)品破損處理流程五、 采購(gòu)?fù)素浱幚砹鞒?首營(yíng)企業(yè)資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）許可證（采購(gòu)器械：醫(yī)療器械許可證）、GSP證或GMP證、質(zhì)保協(xié)議，法人委托書，銷售員的身份證和上崗證、銷售合同首營(yíng)品種資料：藥品注冊(cè)證、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、藥品檢驗(yàn)報(bào)告書、物價(jià)證明文件、藥品最小包裝樣盒、藥品說(shuō)明書原樣注： 以上資料全部需加蓋企業(yè)原印章,合同可用復(fù)印件。 委托書應(yīng)有法人代表印章，并明確授權(quán)范圍和委托期限。首營(yíng)資料收集流程電腦錄入客戶資料：在采購(gòu)系統(tǒng)的基礎(chǔ)資料界面增加供應(yīng)商資料錄入、產(chǎn)品資料錄入。2、注： 確保輸入以上資料的全部?jī)?nèi)容。、制作并提交首營(yíng)企業(yè)首營(yíng)品種審批表：1、在質(zhì)量系統(tǒng)增加并提交首營(yíng)企業(yè)審批表和首營(yíng)品種審批表2、首營(yíng)品種提交后，還需在Word做一張首營(yíng)品種審批表格，錄入相關(guān)內(nèi)容后連同所有資料一齊交質(zhì)量部經(jīng)理審批紙質(zhì)資料和電腦系統(tǒng)內(nèi)容。首營(yíng)企業(yè)審批審核：首營(yíng)企業(yè)審批表需：采購(gòu)部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人首營(yíng)品種審批審核：首營(yíng)品種審批表需：采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人注： 以上須部門經(jīng)理審批后方可發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)。采購(gòu)合同的管理：供應(yīng)商采購(gòu)合同需獨(dú)立歸檔并建立目錄，目錄每季度交部門經(jīng)理匯總注： 需在合同目錄上填寫合同有效期或品種、數(shù)量等內(nèi)容備注：1、 正常業(yè)務(wù)情況3、下，按電腦系統(tǒng)提示每月對(duì)所有客戶資料進(jìn)行檢查，是否出現(xiàn)部分資料過期，如過期應(yīng)及時(shí)更新，不能按時(shí)更新的客戶以文字方式向質(zhì)量部申請(qǐng)暫停使用，待資料更新后方可重新進(jìn)行業(yè)務(wù)。2、所有的客戶資料必須在有效期內(nèi)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)，每年必須對(duì)客戶資料進(jìn)行審核更新，確保所有資料的完整性。產(chǎn)品采購(gòu)操作流程根據(jù)部門經(jīng)理每日下達(dá)的平臺(tái)計(jì)劃，結(jié)合購(gòu)銷存情況，做采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單審核：訂單認(rèn)真核對(duì)供應(yīng)商、品種、規(guī)格、廠家、數(shù)量、單價(jià)、稅率等內(nèi)容，提交部門經(jīng)理審核要趕寫預(yù)計(jì)到貨日期注：確保所有相關(guān)記錄完整性。根據(jù)每月部門經(jīng)理下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，每月15日前按采購(gòu)計(jì)劃日期將月計(jì)劃全部做上系統(tǒng)。生成采購(gòu)訂單：在采購(gòu)系統(tǒng)的”采購(gòu)決策平臺(tái)4、”,將所需要采購(gòu)的品名輸入,在這個(gè)界面能看到該品種的所有信息,包括:最后供應(yīng)商.采購(gòu)單價(jià),該商品在途數(shù)量,庫(kù)存數(shù)量根據(jù)這些信息在要采購(gòu)的品名前打勾然后選擇生成采購(gòu)訂單注：1、執(zhí)行訂單前先打電話給客戶落實(shí)該品種有沒有貨，價(jià)格有沒變動(dòng)2、確定客戶的證照和合同都合格、齊全。有款期的先付款后提貨的通知發(fā)貨：傳真或電話通知供應(yīng)商發(fā)貨交財(cái)務(wù)付款：每周1.3.5按審核好的訂單生成付款單交部門經(jīng)理審核后再交財(cái)務(wù)付款注：付款單打印后檢查備注及收款人帳號(hào)金額是否正確到貨跟蹤：根據(jù)發(fā)貨周期做好到貨跟蹤。發(fā)貨跟進(jìn)：匯款單上列明采購(gòu)明細(xì)，傳真給供應(yīng)商，并短信或電話確認(rèn)對(duì)方是否收到傳真并安排發(fā)貨發(fā)票核銷和結(jié)算流程采購(gòu)后及5、時(shí)向供應(yīng)商催要發(fā)票，收到發(fā)票，在結(jié)算系統(tǒng)選擇未結(jié)算應(yīng)付款，選擇相應(yīng)品種生成發(fā)票，登記并交財(cái)務(wù)審核。注：相同品種按“先發(fā)生的先輸入發(fā)票”原則，生成后輸入發(fā)票號(hào)碼和發(fā)票上邊的開出日期根據(jù)結(jié)算計(jì)劃，在發(fā)票系統(tǒng)，選擇該品種未結(jié)算的發(fā)票，點(diǎn)結(jié)算生成付款單交部門經(jīng)理審核注：在用采購(gòu)系統(tǒng)一些廢的付款單做時(shí)，打開該張廢單，選擇導(dǎo)出該供應(yīng)商未結(jié)算的發(fā)票清單，切記不能選應(yīng)付款，選中要結(jié)算的發(fā)票點(diǎn)確定生成發(fā)票備注欄注明付款的發(fā)票號(hào)，品名簡(jiǎn)稱和數(shù)量有帳期的，在每月10號(hào)根據(jù)結(jié)算條件做好結(jié)算計(jì)劃上報(bào)部門經(jīng)理審批。已經(jīng)預(yù)付貨款的，在發(fā)票系統(tǒng)找到該筆發(fā)票后，點(diǎn)結(jié)算，生成一張預(yù)付款核銷單。特殊原因不能按款期付款的要及時(shí)與客戶6、溝通并取得諒解。經(jīng)財(cái)務(wù)審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批后出納付款，取得底單后將付款單傳真給對(duì)方，并短信或者電話通知對(duì)方付款內(nèi)容。收貨破損處理流程倉(cāng)庫(kù)接收貨物檢查來(lái)貨與采購(gòu)計(jì)劃是否相符不相符退回供應(yīng)商拒收并通知相關(guān)供應(yīng)商，跟蹤到貨和再發(fā)貨情況聯(lián)系供應(yīng)商作相應(yīng)處理：換貨或銷售；落實(shí)后通知倉(cāng)庫(kù)收貨并跟蹤處理好帳務(wù)。不可接受的向供應(yīng)商催要發(fā)票相 符通知驗(yàn)收員驗(yàn)收不合格合格可接受的采購(gòu)?fù)素浱幚砹鞒淘诓少?gòu)系統(tǒng)的采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑谓缑妫瑢?dǎo)入原入庫(kù)單生成采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑翁顚懲耍〒Q）貨通知單，經(jīng)采購(gòu)部、銷售部、質(zhì)量部三個(gè)部門經(jīng)理和公司質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核完成后送倉(cāng)庫(kù)主管辦理退貨注：需以上各個(gè)部門經(jīng)理簽名才算完成已經(jīng)開票入帳的落實(shí)對(duì)方開紅字發(fā)票，或者下批貨開票時(shí)少開該筆數(shù)量金額待退貨未開發(fā)票的倉(cāng)庫(kù)將退貨發(fā)出后，采購(gòu)員跟蹤落實(shí)貨到對(duì)方后將退貨簽收單寄回公司；有紅字發(fā)票的要及時(shí)追回將帳務(wù)做平6