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1、XXXX女子醫院檔案圖紙資料管理制度文書檔案管理制度名稱文書檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態頁 次11、文書檔案由辦公室負責統一管理，一名兼職檔案員負責日常具體工作。2、對上級和有關部門來文，要認真進行登記，并及時傳遞，傳閱和回收。3、對領導批辦的文件，要及時送承辦人閱辦。4、對本院制發的文件，要進行登記，并按行文范圍呈報和簽發。底稿連同二份正式文件存檔。5、年終時，要對本年度的文件進行認真整理和篩選，在下年度的三月底前完成立卷歸檔工作。6、認真執行文件借閱登記手續，嚴防丟失。7、嚴格按照國家保密法有關規定，做好文書檔案的保密工作。8、檔案管理人員，要認真學習檔案管理知識，精通檔案管理業務，2、努力提高檔案的利用效能。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案立卷歸檔制度名稱檔案立卷歸檔制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。五、每年6月份以前3、必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案借閱制度名稱檔案借閱制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可4、查閱。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案室安全保密制度名稱檔案室安全保密制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。二、未經批準，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播。三、經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。四、檔案管理人員要模范遵守相關的保密規定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案鑒定與銷毀制度名稱檔案鑒定與銷毀制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、對檔案要認真進行鑒定5、，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案統計制度名稱檔案統計制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利6、用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統計，做好年報表。二、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確，字跡工整，不得潦草和涂抹，使檔案統計工作標準化。三、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統計工作制度。四、搞好檔案統計分析，及時掌握檔案和檔案工作情況。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期檔案庫房管理制度名稱檔案庫房管理制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須7、有本室人員陪同。三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期會計檔案管理制度名稱會計檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料。二、財務科的全部會計檔案，由財務科長指定專人負責整理，裝訂成冊，第二年6月底前移交院檔案室保管。三、會計檔案的存放要做到有專櫥，科學管理，查找方便。四、會計檔案的保管期限分為永久、8、定期兩種。定期保管的期限為5年、15年、25年三種，期限從會計年度終了后的第一年算起。五、會計檔案的保管要嚴格保守經濟秘密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經財務科負責人批準，并限期歸還。六、嚴格執行會計檔案保管期限規定，對不超過保管期限的一定要妥善保管，對超過保管期限的也一定要按規定報批后，方可銷毀。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期儀器設備檔案管理制度名稱儀器設備檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、凡是價值在1萬元以上的各種進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備，都必須建立檔案。二、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告及批復文件，都要存入該儀器設備檔案內。三9、凡屬歸檔范圍內的儀器設備，到貨后器械科的兼職檔案人員要參加開箱驗收，詳細填寫驗收報告一式兩份，其中一份存檔。四、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件、儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式兩份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。五、已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。六、設備科的兼職檔案員，負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內目錄10、，一式三份，其中一份存檔，一份交綜合檔案室，一份存設備科。綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導工作。七、儀器設備檔案由設備科負責保管，應有專用的柜櫥，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防毀壞和散失。八、儀器設備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時，應經設備科領導同意，辦理借閱手續，借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，并按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期基建檔案管理制度名稱基建檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、凡本院大小基建項目及維修、改建、上下管道安裝等項目都必須建立檔案。二、凡屬歸檔11、范圍的基建規劃、計劃、總結、請示、報告等都應存入該基建項目內。三、凡屬立檔基建項目，竣工后都應有兼職檔案員和院檔案室工作人員參加驗收，接收全部資料。四、基建項目竣工后兩個月內全部資料應由兼職檔案員整理，交院檔案室統一保管。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期文書立卷歸檔規定名稱文書立卷歸檔規定編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。二、本院黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。三、各立卷單位必須指定12、專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作范圍。四、凡本院在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求的情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。五、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級來文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。六、13、文書立卷歸檔的具體要求：1、立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。2、立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內在聯系，區分保存價值，分類整理立卷。3、把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度時可采取以下作法：前一年形成的本年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度文件內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結束之年代。4、把文件按級別分開立卷，但上級對本院的批復、批轉和本院對下級的批復、批轉文件應在本院卷內，本院的文件材料在前，上、下級的文件材料在后14、；其余按上、下級文件分開立卷。5、按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。6、把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。7、卷內文件按一定的規律進行排列；其目的是保持文件之間的聯系，使卷內文件系統化地反映問題。單一問題的文件按時間順序排列。幾個問題的文件按問題結合的時間順序排列。一份文件正本在前，定稿在后；轉發文件在前，來文在后；批復在前，請示在后；有請示雖無正式批復件，但用其他形式答復或有處理結果的，要承辦人員或有關人員在請示件上加以注明。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料15、，兩面都編頁號，反面編在左上角，并填寫好卷內目錄。8、案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內文件主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。9、各立卷單位應按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續。七、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導，協助各部門做好文書立卷工作。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期照片檔案管理規定名稱照片檔案管理規定編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、凡是反映本院召開重要會議的照片、外事活動的照片、科研成果及開展的新技術新項目照片，在本事項結束半月內連同16、底片送交檔案室統一管理。二、認真進行照片歸檔交接手續，照片形成單位應對照片附以簡要文字說明，包括照片題目及人員排列順序、時間、地點等。三、各部門送交的照片（包括底片）由檔案室進行分類、編號，填寫目錄，按照片規格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”相結合，輔以文字說明進行保存。四、借閱照片應履行借閱手續，照片檔案不經允許不得反拍，更不準涂抹損壞。檔案歸還時，檔案管理人員要認真檢查，發現以上問題，視情節輕重給予經濟處罰。五、照片檔案要分級進行管理，對珍貴的歷史照片列為重要保護范圍，原則上不外借，工作特別需要，需經院辦公室主任批準。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期圖紙管理規定名稱圖紙管理規定編 碼 版 本修改狀態頁 次1一、本院所有建筑物及設備安裝圖紙，都必須在工程結束后一個月內交檔案室保存。二、認真辦理接收手續，交方要交圖紙、編號、簡要文字說明，檔案室要仔細清點份（張）數，接送雙方簽字。三、圖紙一律折疊為20厘米28厘米，編號蓋圖紙專用章，填寫分類代號，填寫卷內目錄，裝盒分類存放。四、圖紙只限于在檔案室查閱，一般不外借，特殊情況需經院辦公室主任批準。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期