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1、酒店管理財務酒店集團貨幣資金管理制度 第一章總則 第一條:為了加強貨幣資金的管理,確保貨幣資金的安全,根據酒店集團管理的要求并參照會計法的有關規定,特制定本制度;本制度適用于集團本部、下屬企業; 第二條:本制度中涉及的貨幣資金是指現金、銀行存款及其他貨幣資金; 第三條:酒店集團設立出納崗位,負責現金、銀行存款的收入、支出和保管等日常業務,并進行核算、檢查與監督,保管銀行銀行票據,出納人員應嚴格執行會計法和酒店集團各項規定。 第四條:根據內部會計控制制度的基本要求,出納人員嚴格禁止辦理會計稽核、會計檔案保管以及涉及收入、支出、費用、債權債務帳目的登記工作。 第五條:出納人員應時刻保證帳面貨幣資金2、金額與實際存有的貨幣資金金額相互一致,如有差異,在查清差異原因后,追究責任。 第二章現金管理 第六條:酒店集團現金的使用范圍 1、支付給職工的個人工資、津貼、獎金、福利、補助、醫藥費等款項; 2、支付給不能轉賬的集體單位或個人用于購買物資和勞動報酬; 3、各種勞保、福利費用以及國家規定的對個人的其他支出; 4、出差人員必須隨身攜帶的差旅費; 5、結算起點(2000元)以下的零星支出; 6、酒店集團總經理與財務負責人共同審批確定需支付現金的其它支出。 1 葉予舜二一二年十月十五日星期一 第七條:總部及各控股酒店集團庫存現金最高限額為30000元,如需大額支出應提前一天以上通知財務部。 根據核定庫3、存限額,出納人員每日結存的現金,不得超過核定的庫存限額,超過部分,應于當日及時送存銀行;由于特殊原因當日送存有困難的,當日16時前報酒店集團財務負責人安排人員保衛,妥善保管,未作安排或安排不落實的,有關人員應承擔責任。 第八條:酒店集團現金的收支管理 1、現金的收入和支出,必須由出納員辦理。出納員請假時,可由財務負責人指定具備資格的專人臨時負責出納工作。 2、酒店集團的經營業務及其它事項所發生的一切現金收入,必須交財務部入賬,不得自行保管和挪用,更不得私設“小金庫”。出納員對收入的現金必須于當日存入銀行,不得坐支。 3、取送款在20000元以上,必須安排專車或派人護送。 4、每筆現金收入、支出4、,都必須有簽批過的合法原始憑證作為收付款的書面證明。出納員必須認真審核確認是否辦理各項簽批手續、簽章是否齊全,對違反國家規定的收、付業務應拒絕辦理;對內容不全,手續不完備、數字有差錯的憑證,應予返回,補辦手續。如遇偽造或涂改,虛報、冒領等不法行為,應當日報告酒店集團總經理、集團總會計師或總裁處理。對符合要求的憑證收付款后,在原始憑證上加蓋“現金收訖”、“現金付訖”戳記。 在實際工作中應注意以下幾方面: 經辦人在辦理有關業務時必須取得合法的原始憑證,經部門經理簽批同意; 財務部出納審核,財務負責人簽批同意; 總經理批準后,由出納辦理現金收支業務。 5、酒店集團經營過程中,所有涉及現金的收入,出納5、人員應當面清點,并注意辨別現金的真偽,在確定現金金額與應收金額一致的情況下,應填開酒店集團統一購制的“現金收款收據”給交款方。 6、出納人員應按照酒店集團內部票據的管理規定申請領用“現金收款收據”,“現金收款收據”連續編號,出納人員在使用過程中,不得任意撕毀,如因某種原因需作廢時,應在“現金收款收據”上加蓋“作廢章”并保留全部聯次,待每本“現金收款收據”用完后到主管會計處定期繳銷時備查。 7、出納員必須嚴格遵守現金制度,不準用不符合財務制度的憑證頂替現金,不準擅自與其他單位或個人相互借用現金,不得謊報用途套取現金,不準利用銀行賬戶代其他單位或個人存入或支取現金,不準將單位收入的現金以個人名義儲6、蓄,如特殊情況需辦理時,必須經總經理同意,報集團總會計師、總裁簽批后方可辦理。 8、在核算工作過程中發現長款或短款情況,應及時查找并請示財務負責人,不得擅自處理。 第九條:酒店集團現金的登記和保護 1、酒店集團設立“現金日賬”,出納員按照經濟業務發生的先后程序逐日逐筆登記,賬目要日清月結,做到賬款相符。不準用白條等不符合財務制度規定的憑證頂替庫存現金。 2、每日結存現金和己蓋章的支票,必須鎖進保險柜,保險柜鑰匙必須隨身攜帶,不得隨意轉交他人。 3、每月會計結帳日后,出納人員應及時與負責帳務處理的其他會計人員就“現金日記帳”和“現金明細帳”進行相互核對一致,并編制“現金核對記錄表”由財務總監(或7、財務經理)和出納人員以及會計人員三方簽字,以確保帳、帳相符。 4、財務負責人要對現金管理進行抽查。不定期地組織庫存現金盤點工作。 5、現金、銀行單據等重要物品保存在酒店集團的“保險箱”中。(現金額度) 第三章銀行存款管理 第十條:酒店集團銀行存款的使用范圍和方法 1、酒店集團除按規定留存的現金定額以備日常開支外,超過定額的貨幣資金必須全部存入銀行結算戶內。 2、酒店集團發生的各項結算款項,除允許可以用現金直接支付的款項外,都必須通過銀行存款賬戶進行轉賬結算。 3、酒店集團與銀行之間發生的各項收支業務,必須按照會計制度規定填制和取得各種銀行憑證、付款通知單等書面證明,經審核無誤后,據以編制會計憑8、證作為核算依據。 4、銀行出納員每日收到的支票,必須于當日16時前送存銀行,以便及時入賬。 第十一條:酒店集團銀行存款的登記與清理 1、銀行出納員要隨時掌握銀行存款的結余情況,經常核對銀行對賬單。當存款不足時,要及時向財務負責人匯報,以便及時組織資金。如不及時匯報,造成款項不能及時支付,要追究銀行出納員的責任。 2、銀行存款日記賬要分賬號設臵,逐日逐筆順序登記,每日結出余額。做到日清月結,銀行存款日記賬月末余額要與總賬余額、銀行賬戶余額進行核對。做到賬賬相符、賬款相符,隨時督促催辦未達款項,掌握銀行存款的動態和余額。 3、月終,出納要編制“銀行存款余額調節表”進行調整核對,由主管會計和財務負責9、人審核簽字,并將該歸檔。 4、出納人員必須在辦理完畢收付款單據的當日將其及時轉交會計人員進行賬務處理。 第十二條:銀行帳戶的開立、使用和撤消 酒店集團應嚴格控制“開戶銀行”的管理,凡是涉及到新增銀行帳戶或注銷銀行帳戶的,均需要由出納人員填寫書面的“開戶(銷戶)申請書”,交酒店集團財務負責人審核簽字后報酒店集團總經理審批。 企業根據業務需要和精簡的原則開立一般存款帳戶; 企業在各銀行的預留印鑒應保持一致; 企業每半年對銀行帳戶進行一次清理,及時撤消不需要的帳戶; 為便于存檔、查找,銀行帳戶開立、撤消的有關文件、資料應作為原始憑證附在記帳憑證后面。根據需要,出納可保留相關文件、資料的復印件。 酒店10、集團賬戶不得以各種原因出租、出借、轉讓給其他單位和個人使用。 第十三條:酒店集團財務專用章及法人、總經理人名章的管理 1、酒店集團財務專用章由財務總監或財務經理保管,如因假期等原因暫時離崗,離崗前應將印章交由直接主管或跨級主管保管,并辦理交接手續。 2、酒店集團財務加蓋酒店集團財務專用章時,要嚴格按照酒店集團有關財務管理制度執行。 3、酒店集團財務必須嚴格執行“章票分離”制度,負責保管財務專用印章的人員,不得同時負責保管支票等各種票據。 4、酒店集團法定代表人、總經理人名專用章由酒店集團法定代表人、總經理自行管理或授權專人管理。 第四章網銀管理 第十四條:網上銀行支付是指以Bank Inter11、net Web為媒介,將酒店集團以電匯、支票方式改用以網絡電子方式進行的支付。 第十五條:網上銀行支付開通需經酒店集團總經理審批同意后方可向銀行提出開通申請。 第十六條:網上銀行支付流程(職責與權限) 1、出納根據手續齊全的有效付款憑據,在網上銀行中生成網銀支付信息。 2、一級復核管理員根據付款憑據對出納網銀指令進行復核。 3、財務負責人對網銀付款業務進行再次審核,并進行支付授權。財務負責人為網銀最終審批人。為確保資金安全,各單位必須實施兩級復核制,如財務部門人員偏少等等原因,可經集團總會計師批準后,實施一級復核。 3 、網銀支付確認后,如果發生銀網退還需重新提交網銀支付的,各審批人依據付款出12、納打印出的網銀支付交易不成功信息或對方退還入賬憑證進行重新審批確認。 4、如審批操作員出差期間可以授權他人進行網上銀行審批。 第十七條:網上銀行安全管理 1、網上銀行操作員(包括付款出納、財務經理)需要妥善保管USB Key 和操作員密碼。 2、操作員的網上銀行登錄密碼要定期每月進行修改。 3、安裝了網上銀行的計算機為專用計算機,非網銀操作人員嚴禁使用,出納員負責對網銀計算機進行日常管理與維護。 4、網銀操作人員離開崗位時必須退出網上銀行系統,并將密匙從讀卡器中取出,妥善保管。 第十八條:網銀支付給內部單位員工款項,視同支付現金,必須遵守現金管理規定,按現金的使用范圍支付。 第五章銀行票據 第13、十九條:銀行票據的購買、保管及使用 1、銀行票據是指現金支票、銀行轉帳支票、銀行電匯憑證、銀行匯票申請書等銀行統一印制的票據。酒店集團需要使用上述票據時,由財務負責人指定專人向開戶銀行購買,并登記“票據領用單”。由出納人員辦理領用手續后,全部移交給出納人員,并保存于酒店集團的“保險箱”中。 2、出納人員應妥善保管和使用好領用的銀行印制票據,防止空白票據的遺失和被盜用,在使用過程中出納人員應保存好所有銀行票據的留底聯(包括因某種原因報廢的銀行票據全部聯次),以備銀行票據使用完畢繳銷時登記到“票據領用單”上。 3、出納人員需要使用“銀行轉帳支票、銀行電匯憑證、銀行匯票申請書”等銀行票據付款時,應嚴14、格遵照酒店集團內部關于采購、預付款、費用報銷等管理制度的規定,審核付款的審批手續是否齊全、相關單據是否完整合法、金額計算是否正確,經過審核無誤后方能對外付款。并要求收款對方當事人在“銀行票據”的酒店集團留底聯次上簽署名字。 第二十條:酒店集團支票 酒店集團支票是酒店集團對外結算的一種主要方式,是由酒店集團簽發、通知銀行付款的一種書面證明。 1、酒店集團支票的種類、用途及保管 分為現金支票和轉賬支票。 現金支票只適用于支付給未在銀行開戶的單位或個人的小額款項以及酒店集團提取的工資、備用金和補足現金庫存限額。使用現金支票,必須遵守現金管理規定,按現金的使用范圍簽發。現金支票使用的管理,按現金管理制15、度執行; 轉賬支票只用于通過銀行轉賬結算。 2、酒店集團支票的管理 (1)出納管理從銀行購入的空白支票,并建立臺賬,登記購入日期、種類、起止號碼,妥善保管空白支票及預留印鑒卡。 (2)酒店集團財務部要建立支票領用臺賬,逐筆登記領用人姓名、支票號碼、用途、金額、收款單位等,并由領款人簽章。 出納在將支票交給持票人或經辦人前,應要求其在支票存根上簽收,經簽收后的支票存根作為原始憑證附在記帳憑證后; (3)支票的使用人領用支票時,需填寫相關相關單據(依據各司制度填寫借款單或資金使用申請單),按程序辦理完簽批手續后,方可到財務部領取支票,并由申請人在財務部登記簽章。 (4)付出支票后,出納應在憑證上加16、蓋“轉訖”或“銀行付訖”戳記; (5)凡酒店集團簽發的支票,必須嚴格管理。結算賬戶必須有足夠的資金以保證支付。財務部在簽發支票前必須查明銀行存款的賬面余額,防止超過存款金額簽發空頭支票。簽發支票后,存款余額不足以支付,受銀行處罰時,由財務部負責人負完全責任。 (6)簽發的支票必須采取記名式,寫明出票日期,收款單位或收款人,并列明款項的用途和大小寫金額,不得簽發空白支票(內容填寫不全的支票,屬空白支票)。財務部不得辦理遲期或遠期支票。 (7)支票領用的報賬期限 一般情況從支票領用當日算起十日內必須報賬,如遇特殊情況不能報賬需延長時,必須寫出書面原因,報總經理批準后送財務部備案。否則,財務部有權停17、止辦理下次支票,執行“前賬不清、后賬不借”的原則。 (8)支票金額起點每張100元,退款、找零以及結清賬戶的支票,不受起點限制。支票有效期為10天,自簽發次日算起,到期日遇法定假日不順延。 (9)酒店集團收到的轉賬支票,必須當天送銀行轉賬,如因銀行營業時間限制,必須于第二個工作日營業送存銀行,不得轉讓和流通。 (10)酒店集團支票使用人如丟失支票時,要立即向財務部聲明,由財務部及時向銀行辦理掛失手續。丟失人要寫出書面檢查,交總經理。對造成經濟損失的,報請總經理批準,給予處罰。 (11)酒店集團支票到期未用,應及時退回財務部,并辦理有關退回手續。 (12)酒店集團支票作廢時,應及時退回財務部,并18、重新辦理領用手續。對退回的支票,財務部應及時辦理注銷。 (13)出納人員應妥善保管和使用好領用的銀行票據,防止空白票據的遺失和被盜用,在使用過程中出納人員應保存好所有銀行票據的留底聯(包括因某種原因報廢的銀行票據全部聯次),以備銀行票據使用完畢繳銷時登記到“票據領用單”上。 (14)財務部門要加強對支票的管理,每周至少清查一次,并做到及時與銀行核對,以防造成賬目錯亂。嚴格掌握支票的報銷手續,及時清理未達賬項。 3、酒店集團支票的辦理 (1)辦理支票要按支票簽發的要求內容填寫齊全,并加蓋銀行預留印鑒。 (2)支票簽發“六不準”: 不準簽發空白支票;不準簽發遠期支票;不準出租、出借和轉讓給其他單位19、和個人;不準將支票作抵押;不準簽發印鑒不全、不符的支票;不準簽發假用途的支票。 第二十一條:銀行承兌匯票 銀行承兌匯票是由在承兌銀行開立存款賬戶的存款人出票,向開戶銀行申請并經銀行審查同意承兌的,保證在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據。 1、收款人員收到銀行承兌匯票時,需審核簽發日期是否有效,收款人是否為全稱,是否正確,壓數是否清楚,背書是否連續,印鑒是否清晰,票據驗收無誤后予以辦理收款手續并及時交到財務部。 2、出納人員應將收取的“銀行承兌匯票”及時登記到“銀行承兌匯票收入備查薄”,將所有銀行承兌匯票的要素在“銀行承兌匯票收入備查薄”上列示清楚,并特別關注銀行承兌匯票的到期20、日,以便將到期的銀行承兌匯票及時解交到銀行兌換資金。同時將銀行承兌匯票的貼現、兌換、背書轉讓等情況一并在“銀行承兌匯票備查薄”上登記清楚。 3、轉讓時必須由持票人在票據復印件上簽收,票據復印件要完整存檔。票據付出后要及時登記臺賬。為了盤活企業資金,財務部門應積極協調,在付款待續齊全的情況下,將收到的銀行承兌匯票背書轉讓。 4、將收到的銀行承兌匯票據貼現前,貼現息視同酒店集團的支出,需履行酒店集團的付款審批程序。 5、酒店集團向外開具銀行承兌匯票時,年度綜合來看,在銀行核定的貸款額度內,向銀行交納的保證金原則不得超過銀行承兌匯票總額的50%。 6、出納人員應將酒店集團對外開具的“銀行承兌匯票”及時登記到“銀行承兌匯票支出備查薄”,將所有開出銀行承兌匯票的要素在“銀行承兌匯票支出備查薄”上列示清楚,并將銀行承兌匯票到期付款的記錄登記到“銀行承兌匯票支出備查薄”上。防范銀行承兌匯票到期日未能足額交存票款時而遭受罰息(每天按5)。 第二十二條:其他結算方式 采用銀行匯票、信用證、托收承付等方式結算時,應遵循銀行相關制度,遵循本制度中對銀行存款的管理進行控制。 第六章附則 第二十三條:本制度的制訂、修改與解釋權屬于集團計劃財務部。 第二十四條:本制度經集團總裁簽發后實施,修改時亦同。