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1、金融大酒店財務管理制度一、物品采購制度（一）原則及時有效的供應物資，酒店各經營、管理部門需要申購物資應先填寫“采購申請單”，采購申請單是酒店各部門需要購物時必須填寫的單據，一式三聯（第一聯留存采購部、第二聯交倉庫，第三聯交申請部門）。（二）步驟和方法1、使用部門填寫采購申請單，應將申購目的、申購物資品牌、數量、規格、型號逐項填寫清楚，由使用部門經理簽字或蓋章申請采購。2、使用部門持采購申請單到倉庫簽字確認倉庫無存貨。3、申請單交采購部并經分管采購員簽字確認收單。4、采購員接到申請單后即進行三家市場詢價并將結果報采購主管審核簽字。5、采購部持申請單報財務經理根據預算和資金情況作出批復。6、最后報2、總經理批復是否采購。7、采購部憑簽字完整的申請單采購。8、采購回來的物資應及時辦理入庫手續。9、如需應急采購，采購部可先采購回物資，但采購回的物品價格和質量應得到使用部門的認可，并要求使用部門及時補采購申請單報總經理審批。10、采購部采購次日廚房所需鮮貨，需當日營業結束后，廚房統一下單由廚師長簽署采購申請單，既可進行采購。下單時間根據客人的用餐情況控制在 。11、各廚房中途補菜時間為中午 ，過時將不再補菜，望各廚師長掌握好所需菜品的總需求量。12、廚房鮮貨、干雜、調味品等的價格每隔 天由采購部、成本控制及餐飲部共同詢價后定出廚房原材料價格，庫房根據此價為各供貨商開具入庫單。13、廚師不得私自通3、知供應商供貨，所需采購菜品均應通知采購部，由采購部統一采購。（三）物資申購及采購簡要工作流程圖使用部門填寫“采購申請單”，填寫內容齊全，并預估采購價格，由部門經理簽字確認。采購部按庫房管理制度要求辦理入庫相關手續。采購部按費用報銷制度要求辦理報銷相關手續。由使用部門報總經理審批由使用部門持審批過的“采購申請單”交采購部，由采購部簽字確認，并注明采購到貨時間。采購部根據“采購申請單”內容要求，在市場上進行充分的對比后完成采購。說明：“采購申請單”一共三聯，在經審批批準后：第一聯作倉庫收貨用，第二聯采購部存檔并組織采購，第三聯申請部門存檔。（四）各類物品采購工作流程1、倉庫補倉物品的采購工作流程：4、 倉庫的每種物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，由庫管員填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數量； （6）提供本次訂貨數量建議。 “申請單”由庫管員報財務部經理審批，由財務部經理按物資采購工作流程執行。此項采購可通過采購領導小組審核的供貨商采取送貨的形式完成采購，采購商需要根據情況不定期進行競爭更換。2、辦公用品及日常用品采購工作流程：此項物品采購采用計劃采購形式，每月 日，由各部門將需要購買的物品以“采購申請單”的5、形式報 部，由 部經理匯總后填寫“申請單”匯總表報總經理審批（在酒店啟動成本核算制度后，采購成本將直接從部門營業收入中扣除），并按物資采購工作流程執行。3、大件新增物品（采購金額高于 元）的采購工作流程： 若部門欲添置新物品，部門經理應撰寫有關專門申請報告，經總經理審批后,由采購領導小組開展市場調查，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，并提出書面采購意見，經總經理批準后，由采購部立即組織采購.4、更新替換舊有設備和物品的采購工作流程： 如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部和總經理審批。經審批后，“物品報損報告”財務部留存，“采購申請單”交采購部，采購部立6、即組織采購。5、鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、海鮮，水果等物料的采購申請，由餐飲部和職工餐廳廚師長主管，根據當日經營情況，預測明天用量，填寫每日申請單交采購部，采購部當日下午以電話訂單或第二日直接到市場選購。6、燃料的采購工作流程：使用部門可根據經營情況與工程部結合，編制每月燃油、柴油采購申購計劃，并由使用部門填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施，供應商由采購領導小組考察審定，可采用送貨形式。7、維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數7、量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數量； （6）提供本次訂貨數量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格； （2）庫存數量； （3）最近一次訂貨單價； （4）最近一次訂貨數量； （5）提供本次訂貨數量建議。以上采購申請單經總經理審批同意后由工程部負責采購，采購領導小組將不定期對采購進行監督。二、庫房管理制度（一）原則本著酒店正常運營，實現降低庫存成本、節約資金的原則，庫房管理人員對儲存在倉庫的所有物品的種類、數量及價格進行嚴格的控制，對庫房物品的收8、發、領、退及報廢進行嚴格管理的制度。 （二）步驟和方法 1、入庫 （1）庫房管理員通過采購收到貨物。 （2）每張采購單必須與每批貨物相對應。 （3）庫房管理員必須認真清點貨物的數量，并與采購單核對，核對相符后在采購單上簽字以表示確認收到貨物。 （4）簽過字的采購單，其中一聯保存在庫房管理員手中作為入庫憑據。 （5）物品保存在指定的地點，庫房管理員立即調整庫房賬單，并在采購單上作記錄以顯示采購單上的數量已被記錄到庫房賬單上。 （6）庫房管理員檢查是否當天的收貨都記錄在收貨日報表中，把手中所有采購單的副聯加出總數，與報表對照。 2、庫房設施 （1）所有的庫房必須備鎖，在不發貨的時候必須鎖好。 （9、2）庫房設施要按相關的被保護存貨的價值以及運作的方便來使用和分配。 （3）庫房的設施要有適當的溫度及溫度控制設備來保證環境，適合庫房的需要。 （4）庫房的設施要有適當的燈光和通風系統，要特別關注灑水器、滅火器和易傳染地區。3、庫存物品進價所有存貨項目的單價（成本）要注意以下幾點：（1）存貨應當按照實際成本登記入帳（1.1）購入的存貨以買價加運輸、裝卸、保險等費用和應繳納的稅金作為實際成本。 （1.2）盤盈的存貨，按照原實際成本或者同類存貨的實際成本入帳。 （1.3）自制自產的存貨，以制造生產過程中的各項實際支出作為實際成本。 （2）每個項目的單價都要反映在采購申請單、采購單中。 （3）每月底要10、與成本人員對單價進行檢查，發現不符，查明原因，及時調整。 4、庫房紀律 （1）所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風和良好的照明。 （2）所有項目應標出收到貨物的日期。 （3）每一個庫房的物品應有一個標準的存放地點，經常用的物品應放在方便的地點。重的物品應放在離門較近的地方，輕的物品要放在高一點的架子上。 （4）新運到的物品要放在架子上已有貨物的后面。 （5）庫房發貨的時間根據實際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時發貨。 （6）沒有財務經理的批準不得增加新的庫房項目。 （7）實地盤存必須按確定好的時間要求來進行。 （8）每個庫房實地檢查的計劃和確切時間必須確定。管理人員要視11、察并確保計劃適合運作。 （9）在實地存貨清點的過程中，不允許收貨或發貨。 （10）必須任命實地庫存檢查的負責人員。5、物品申請單（1）設置物品申請單的目的（1.1）物品領用申請單是各部門根據需要到庫房領用所需物品的單據。（1.2）保證庫存物品的發出只用于允許的范圍內。（1.3）提供原始的發貨數據資料，便于財務準確核算各部門費用。（1.4）保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。（2）物品申請單的批準（2.1）有權簽字人員必須經總經理授權。（2.2）有權簽字/批準人員名單以及各自的簽字樣本的復印件要發到每一個庫房保管員手中。 （2.3）各部門填制一式三聯的物品申請單，經總經理授權的簽字人員審批簽12、字后可到庫房領用。 （3）物品的領用部門人員持物品申領單到庫房領貨，庫房保管員經對各項進行認真審核確認無誤后發貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發貨人處簽字，并將第三聯退給領用部門，一聯留庫房做銷帳之用，一聯轉財務。 （4）物品申請單的保管 （4.1）庫房管理員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數量較多，則可每25或50頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數字編號。 （4.2）準備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進貨和發貨，按類別分類。 （4.3）建立“簽出”記錄本，記錄發出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請單。6、庫房發貨程序（1）倉庫人員只13、有在收到完整的、批準后的申請單后，才可發出貨物，庫房管理員發貨并簽字后保留兩個副聯，將第三聯轉回使用部門。發貨后，由倉庫人員填入單價，計算匯總申請單上的金額，然后記入到存貨卡上。 （2）完成計算和登帳后，根據申請單摘要（按項目、餐廳或部門等），庫房管理員準備“發貨摘要日報表”，并將申請單第一聯附在后面。第二天，把“發貨摘要日報表”和所有原始底單報財務部。 （3）倉庫人員保留所有申請單的第二聯，作為日后的查詢。 7、廢棄/不用的物品 在實地存貨檢查中，如證實有損壞/不用的物品應分別記錄在存貨表中。財務經理與各負責部門領導核實，確保所記錄物品為廢棄/不用的物品。一旦得到確認，要與總經理協商，由其決14、定確認是否處理或替換使用這些物品。一旦處理結果確定下來，所有與處理廢棄/不用存貨物品的相關費用將被直接記入相應的使用部門的帳戶。8、金融大酒店庫房管理工作流程1、物品驗收：由庫管員、采購員（直接入后廚使用的物品廚師長參與驗收）三方驗收，驗收要做到：（1）采購單與實物的名稱、規格、型號、數量等不相符時不驗收；（2）采購單上的數量與實物數量不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收；（3）對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收；（4）對購進品已損壞的不驗收。2、直接進入庫房類物品2、直接進入后廚類物品。2、直接投入使用類物品包括維修用品、辦公用品、燃料等。包括餐飲、商場煙酒飲料、百貨、客15、房用品以及酒店用品。包括鮮貨、干貨、蔬菜、肉食等采購員將采購單附發票報銷，財務人員進行成本核算。維修用品和燃料工程負責，辦公用品財務負責管理和投入使用。庫管員登記入賬。出庫單交庫管員簽字審核，并按單據辦理出庫。領料部門填寫出庫單，部門經理簽字審核。庫管員登記入賬。出庫單交庫管員簽字審核，并按單據辦理出庫。樓層主管填寫出庫單，部門經理簽字審核。庫管員登記入賬。4、酒店倉庫出庫程序4、客房倉庫出庫程序領料員填寫出庫單，廚師長簽字審核。4、餐廳倉庫出庫程序3、出庫：（1）領料員要填好出庫單（含日期、名稱、規格、型號、數量、單價、用途等）并簽名，庫管員憑單發貨；（2）領料單一式三份，領料部門自留一份，16、庫管員憑單驗收；庫管員員一份，憑單入賬；核算員一份，憑單記明細賬。需要補倉物品填寫申請單進入采購程序。逐項庫房賬單登記，每月月中、月底各盤存一次，即將過期產品提前通知財務部財務部不定期抽查。出庫單交庫管員簽字審核，并按單據辦理出庫。采購員、使用方和酒店庫管員參與驗收，三方簽字，各執一份。保管填寫入庫單，三方簽字。物品按庫房存放制度存放。驗收合格，采購單三方簽字，各執一份。采購員將采購單附發票報銷，財務人員進行成本核算。物品直接進入后廚，由廚師長負責物品的存放和使用。驗收合格，采購單三方簽字，各執一份。三、費用報銷制度（一）原則本著既要保障供給又要節約開支、做到報銷費用有章可循的原則，制定本制度17、。 （二）步驟和方法1、各部門報銷發票應單據齊全，須有經手人、部門經理簽字，由部門經理以上人員報總經理審批。2、各部門所需報銷發票，應于兩周內報總經理審批簽字。簽字時間為：每周一、三、五，上午8：309：30；下午17：0018：00。3、發票簽字后按規定程序報財務部結算，時間為：每周一、三、五，下午14：3016：00。除上述時間外不再簽字報銷。采購人員辦理完收貨或入庫手續將申請單附發票后，并在發票上簽字。（三）工作流程持發票和申請單經主管部門負責人簽字審核。持單據報總經理審批。持單據到財務部辦理報銷手續。四、現金管理制度1、現金管理必須遵循錢帳分管，錢票分管原則，會計管帳票，出納管錢2、每18、項現金收入必須由會計開據票據，出納收現，并在票上簽字蓋上“現金收訖”戳記。3、現金收款票據必須設置多聯，客戶、會計、出納、經辦人分別一聯，以便核對。4、出納必須確保現金的安全，防止遺失、偷竊。5、出納必須根據經辦人簽字、會計審核、經理審批的憑據付款。6、出納必須即時登記現金日記帳，核對收入、支出、余額并與實際庫存現金相符，做到日清日結束。7、出納不得擅自借款給員工，借款必須有總經理批準簽字，并不得超過規定限額。8、月底會計同出納核對現金余額和銀行存款余款，做到帳帳相符、帳實相符。五、財務牽制制度1、為了減損失、浪費，提高經濟效益，制定本制度。2、任何一項經濟業務，必須有兩人以上參與，不應有脫離19、監督的經濟行為。3、會計管帳、管票，不管錢、不管物；出納管錢，不管帳（除現金、銀行存款日記帳外）不管物，不管已做帳的記帳憑證。4、倉庫保管人員管好財產、物資。5、辦公用品指定專人購買，專人保管并發出登記。6、發出收款業務時，由會計開具發票，由出納收款。付款時由會計審核發票后，經總經理批準后付款。多種收付款單據發票，必須經總經理簽名后，才能進帳。7、固定資產和大宗的材料物資的采購要有批準的預算。購回后要通過庫房管理員驗收入庫，根據領料單出庫。報帳時要同時附上批準的預算單、發票、入庫驗收單方能付款。庫房管理員對進出物資要及時記帳、對帳，如有不符，應查明原因，及時處理。8、會計、出納每月月終應對現金20、和銀行存款對一次帳，并盤點庫存現金。9、倉庫物資年終必須盤點一次，據予調整帳務和年終成本核算。年中根據需要可以不定期盤點。六、財務清查制度為了加強酒店財產的管理，確保酒店財產的安全，使會計核算真實，根據會計有關法規的規定，特制定如下制度：1、酒店必須每年對材料、低值易耗品、固定資產等進行全面清查一次。2、倉庫保管人員必須做好盤點前的準備工作，登記好材料、低值易耗品帳簿并結好余額，以便核對，整理好財產物資，分門別類。3、由財務部牽頭，各部門配合，對財產物資逐筆登記，并與帳面進行核對。如發現財產盈虧，應及時向酒店領導報告，經批準后進行相應帳務處理。4、對盤虧的材料、低值易耗品造成的盤虧，根據不同的21、原因進行處理，屬人為管理因素，由責任人賠償，屬自然損耗的，完善報批手續。5、固定資產必須由各部門指定專人管理，負責固定資產的購置、使用、閑置、報廢的管理，登記工作。6、由財務部牽頭，使用部門參加，每年全面清點一次，并對報廢、未使用的進行處理。在清查中將報廢、損壞的固定資產填寫“固定資產報廢表”，并注明原因，辦理有關報批手續，經總經理批準后進行帳務處理。七、票據管理制度1、支票由出納員專人保管。領用支票領用人需填寫領用支票審批單，由總經理審批并由財務總監認證后向出納員領用，領用人負責收回相關單據并及時到財務部辦理有關報銷手續。 2、原則上不準簽發空白抬頭或金額的支票，如確實需要，應由總經理、財務22、總監同意，并在支票上填上最高限額，由領用人員負責收回相關的報銷憑證，由財務人員核對是否準確。 3、建立支票領用備查簿，依序登記領用人，領用支票日期及注銷日期等。 4、對已作廢支票，與支票存根放在一起，并加蓋“作廢”印章后妥善保管。 5、發票由主管會計專人保管和負責核對，建立發票領用登記簿，定期對空白發票及領用的發票進行檢查。 6、倉庫驗收單、領用單每月必須定期核對后，交會計入帳，并裝訂保管。 7、出納的支出單據，由出納登記現金日記帳、銀行存款日記帳后，經會計核對后，交會計入帳。八、檔案管理制度1、為了加強檔案管理，統一會計檔案管理制度，結合本酒店實際及內部管理需要，制定本辦法。 2、會計檔案指23、會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業材料。 3、酒店每年形成的會計檔案。應由財務部按歸檔的要求，負責整理、立卷或裝訂成冊，當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務保管，任何人不得自行封包工保存。 4、財務部指專人以會計檔案進行妥善保管，存放有序，查找方便，同時，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。 5、保存的會計檔案，應為本單位的財會人員提供使用，非財會人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時，須經總經理及財務總監簽字批準，會計檔案原則上不得借出。 6、撤消、合并時，會計檔案應隨同酒店的全部檔案本并移交指定的單位，并按規定辦理交接手續。 7、各種會計檔案的保管基礎，根據其特點，分階段永久，定期二類。 8、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務部門提出銷毀意見。嚴格審查鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，并報總經理審查，經批準后銷毀。