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1、i6/Intfi進銷存管理系統實施手冊運作文件編號： NG i6/Inti/進銷存 起草部門： 客戶支持中心 撰 稿 人： 發版日期： 20xx年11月 30日 版本標識： 1.0 版 杭州xx軟件有限公司保密文件 內部使用目 錄第一部分 進銷存業務管理項目實施前準備2第二部分 進銷存業務管理項目需求調研6第三部分 解決方案設計8第四部分 運行與維護10第五部分 項目驗收階段13第一部分 進銷存業務管理項目實施前準備1目的11 確定項目的范圍、目標和方法。12確定項目的工作計劃。13進行項目的總動員及確定項目組織14確定重要必備文檔。2工作程序21 確定項目的范圍、目標和方法： *項目的實施范2、圍：目標，里程碑，成功因素*項目的實施方法：管理，環境，其他業務需求*特別技術處理策略：重點的、關鍵的技術處理策略、*項目的實施政策，風險和假設*驗收標準和需求改變管理22 確定項目的工作計劃： 統一規劃，模塊分步分階段實施總體需求調研總體解決方案設計第一階段詳細方案設計第二階段詳細方案設計第*階段詳細方案設計第一階段模塊實施上線第一階段模塊并行運行第一階段模塊實施驗收第二階段模塊并行運行第二階段模塊實施驗收第二階段模塊實施上線第*階段模塊并行運行第*階段模塊實施驗收第*階段模塊實施與上線23 項目實施前的動員和培訓231管理層培訓班培訓對象：決策層、重要行政管理層培訓內容：項目的目的及意義、3、討論項目的階段計劃、項目需要的管理層相關配合工作、項目成員組需要的權力、項目成員組需要調用的資源培訓目標：確定項目組織結構、項目成員組及其權力培訓流程：確定培訓目的進行培訓準備發放培訓通知培訓簽到培訓執行培訓總結與紀要關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收； 準備的培訓環境確認培訓紀要的相關與會領導確認232項目實施組織項目實施組織機構確定項目組織的目的：建立一套完善的組織機構來領導與執行項目的實施，確定組織結構及相應的職責，保證系統實施過程的順利高效進行。項目組織結構框架：根據項目實施和組織關系: 客戶方 xx公司 xx經營主管總經理（廠長）領導委員會管理咨詢xx項目經理項目負責人項目核心4、組項目小組成員（高級顧問 技術支持 軟件產品 客戶培訓）項目職能組項目職能組項目職能組 項目實施和組織關系整合的項目實施組織機構：高級管理咨詢小組項目實施核心小組長外部管理實施咨詢xx項目實施小組教育與培訓職能組數據處理實施職能組各管理職能實施組軟硬技術實施職能組各實施項目小組項目實施領導委員會233項目實施動員大會會議對象：項目實施的所有參與人員會議內容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的相關配合工作、項目成員組的權力、項目成員組需要調用的資源會議工作流程：確定會議目的進行會議準備發放會議通知會議簽到會議執行會議紀要關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收； 準備的會議環境確認5、會議紀要的相關與會領導確認24確定項目實施的階段計劃241方法：必須完成什么？（What） 項目參與成員?（Who） 執行方式？（How）期限？（When） 所需要的成本？（How much） 所需要的資源？242階段：初步確定項目實施階段，可以按照WBS：Work Breakdown Structure等方法進行階段工作主題具體內容第一階段第二階段第三階段243項目實施計劃甘特圖：可以采用MS Project等工具編制項目實施進度控制表，標明項目進度的時間、進度、里程碑等內容，如：階段標志第1段第2段第3段第4段第5段第6段第7段第8段第9段第10段項目準備項目調研項目規劃項目上線基 礎 培6、 訓基礎數據組織初始數據驗收操 作 培 訓軟件正式上線并 行 階 段報 表 出 具項目驗收3控制表單i6_intfi_00_01001：i6_intfi_00_010xx：i6_intfi_00_01003：i6_intfi_00_01004：i6_intfi_00_01005：i6_intfi_00_01006：i6_intfi_00_01007：i6_intfi_00_01008：i6_intfi_00_01009：第二部分 進銷存業務管理項目需求調研1目的11 確定階段調研內容12 克服調研障礙、獲得充分調研13 確定業務現狀與期望報告2工作程序21 調研的內容21 .1公司（集團）組織7、結構調研 內容：描述公司（集團）的組織構成，包括分子公司、部門隸屬關系 工具：畫出公司（集團）樹狀組織結構圖 方法：請對方出示、協助分析212公司（集團）資本結構調研 內容：描述公司（集團）的內外資本投資結構關系工具：畫出公司（集團）樹狀資本結構圖 方法：請對方出示、協助分析213公司（集團）信息化環境調研 內容：描述公司現有的信息系統軟硬件環境與計劃采用的新環境工具：記錄到相應的調研清單列表中 方法：請對方出示、協助分析214公司（集團）全面進銷存業務管理政策與組織信息方式調研 內容：描述公司采用的進銷存制度，以及需要綜合提供與分類提供的相關信息工具：記錄到相應的調研清單列表中 方法：請對方8、出示、協助分析215公司（集團）進銷存業務管理機構組織調研 內容：描述公司（集團）進銷存業務管理部門內部的組織結構關系工具：畫出公司（集團）進銷存業務管理部門的樹狀組織結構圖 方法：請對方出示、協助分析216公司（集團）進銷存業務管理機構業務流程調研 內容：描述公司（集團）進銷存業務管理部門的業務處理與單據傳遞流程工具：畫出公司（集團）進銷存業務管理工作業務流程圖 方法：請對方出示、協助分析22 調研的技巧221采用關鍵崗位問答調研表 技巧：盡可能采用選擇與判斷方式盡可能降低客戶對問題的分析難度在確定性較差時采用多崗位調研，再經過討論等進行統一可以采用個別座談會方式進行222采用問題討論會方法9、培訓討論引導建議方案確定方案23 修改并確定業務現狀與期望報告 根據各種調研表單匯總產生調研情況匯總報告，以確定項目的實施方案：包括業務流程重組方案、網絡與系統集成方案、軟件實現方案、操作培訓方案、系統安全與維護管理方案等。3控制表單表單：i6_intfi_xx_00001、i6_intfi_xx_000xx、i6_intfi_xx_00003、i6_intfi_xx_00004、i6_intfi_xx_00005、i6_intfi_xx_00006、 i6_intfi_xx_00007、 i6_intfi_xx_00008、 i6_intfi_xx_00009、 i6_intfi_xx_0010、010、 i6_intfi_xx_00011、 i6_intfi_xx_00012、 第三部分 解決方案設計1目的11 研究客戶需求的應用實現可能12 把系統應用各方面實現的最佳方法集合編制成書面的實現方案13 最終使項目的應用實現完全可控2工作程序2.1客戶需求定義與企業建模要領2.1.1客戶需求定義的核心內容是流程定義、功能定義、數據定義。2.1.11流程定義：所謂流程定義就是要確定哪些業務流程、哪些流程環節需要計算機化。2功能定義：所謂功能定義就是要確定哪些部門、哪些崗位、哪些工作職責、哪些工作步驟需要計算機化。3數據定義：所謂數據定義就是要確定哪些業務單據需要計算機輸入、哪些業務報表需11、要計算機輸出，這其中包括了輸入輸出的詳細內容。2.1.1企業建模要領企業管理模型體現為組織結構、業務流程、業務數據，相應的建模活動稱之為組織建模、流程建模、數據建模。2111組織建模：組織建模按部門、崗位、職責、工作步驟方式展開，其目的是描述員工的本職工作。2112流程建模：業務流程描述了企業與客戶和供應商、企業內部部門之間、員工之間的業務往來情況以及員工本職工作進行的具體過程，包括了銷售流程、庫存管理流程、采購流程、報銷流程、付款流程。2113數據建模：數據建模主要描述業務數據（單據與報表）的內容及其間的關系。22 根據客戶管理需求確定業務流程重組方案22 .1業務流程重組的依據：根據現代企12、業管理信息系統的質量要求（相關性、可靠性、實時性/集成性、安全性等），同時依據價值工程分析法，依據管理會計與財務會計全面整合的要求進行設計。22 .2業務流程重組的內容：包括進銷存業務管理作業流程的重構，重新確定進銷存業務管理的必要崗位，根據崗位重新安排角色分工。23根據客戶管理需求確定網絡與系統集成方案23 .1網絡與系統集成方案設計的依據：數據存量大小、客戶端操作總數量與并發數量、客戶的網絡與數據安全要求、客戶的投資預期、客戶應用的業務需求23 .2網絡與系統集成方案設計的內容：數據庫服務器設計、客戶端操作系統配置、網絡聯接方案設計、打印方案設計、網絡安全設計、數據安全與備份方案設計23 13、.3網絡與系統集成方案設計的方法：綜合考慮客戶的各方面需求、提供各種需求的備選方案、與客戶一起座談與討論，最終確定全面解決方案的幾種備選方案，并由客戶自主選一確定24根據客戶管理需求確定軟件實現方案24 .1軟件實現方案的內容：整理 原倉庫物料余額、庫位余額表、月末結存表、批號余額表、銷售產品價格列表、供應商報價、銷售計劃、采購計劃；提出 軟件應用基礎編碼方案、新舊產品大類對照表、新舊物料對照表、新舊倉庫對照表、新舊庫位對照表、崗位操作手冊、特殊業務操作手冊24 .2軟件實現方案的設計：根據對原有進銷存業務管理系統和管理層對進銷存業務管理信息系統期望的調研，明確進銷存業務管理的需求，分析軟件的14、對照實現辦法與備選方案，再經與項目實施小組、與管理層的討論，由管理層確定最終的實現方案；確定方案之前要求對所有方案全部在軟件中個別測試，并驗證通過。25根據客戶管理需求確定培訓實施方案25 .1培訓實施方案的內容：計算機操作基礎培訓、軟件操作入門培訓、軟件操作提高與特殊業務培訓、進銷存業務管理領導培訓、系統管理員培訓。25 .2培訓實施方案的設計：編制培訓計劃，包括確定培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓資料、培訓設備、培訓對象（參與人員）；培訓應該隨著項目進度與時具進，可以采用甘特圖方式進行培訓項目進程控制。26根據客戶管理需求確定系統管理與維護方案26 .1系統管理與維護方案的內容：主要是與15、客戶一起制定各種制度、職責與規范，按崗位分包括一般操作人員職責規范、系統管理員操作職責規范；按軟件操作級別業務操作職責規范、系統與網絡安全防范制度等。26 .2系統管理與維護方案的設計：協助進銷存業務管理與信息系統管理的主管部門、討論會等方式，xx提供參考資料，一般由客戶方負責確定起草人，形成討論稿，最終經會議或主要負責人討論確定。3控制表單表單：培訓i6_intfi_01_00001、i6_intfi_01_000xx、i6_intfi_01_00003i6_intfi_01_00004、第四部分 運行與維護1目的11 明確工作目標與階段可控12 工作內容明確與責任落實13 問題便于追索與可16、控2工作程序21 基礎培訓階段211基礎培訓的內容：主要包括操作系統、字處理操作等的計算機基礎知識培訓；xx軟件的基本概念、操作風格、軟件基本操作流程等的基礎性培訓212培訓的方式：建議采取集中培訓，找固定的電算化多媒體培訓教室進行，集中授課22基礎數據建立階段221基礎數據建立內容：主要把軟件的基礎設置內容按管理的規劃要求實現，同時按規劃的要求對基礎編碼數據全部輸入軟件系統，并進行全面校驗與核對222基礎數據建立的要求：全面嚴格地貫徹系統規劃的內容，并在實踐中對遇到的問題進行充分的研討與分析后找到合適的方法處理23初始化完成確認階段231初始化完成確認的內容：包括基礎數據的編制規范、內容的全17、面性與完整性，編碼方案包括地區、部門、產品大類、客戶類型、供應商類型；編碼規則包括部門編碼、人員編碼、往來單位（內部組織、供應商編碼、客戶編碼）編碼、產品大類編碼、物料主文件編碼、地區編碼、倉庫編碼、庫位編碼、國家編碼、省轄市編碼、市編碼等；將確定編碼方案及編碼規則所有基礎數據錄入到基礎數據；還包括其它的一些基礎數據如計量單位、質量等級、結算方式等；庫存管理初始化的正確性與完整性；具體庫存初始化包括倉庫設置、庫位設置、庫存選項設置、物料初始、倉庫初始、庫位初始、批號初始、跌價準備等；庫存基礎數據還包括銷售管理初始化的正確性與完整性；具體銷售初始化包括：銷售選項設置、產品價格初始、客戶產品折率初18、始、地區產品扣率初始等，銷售的基礎數據還包括銷售發票類型設置、銷售憑證模板設置、客戶類型設置、費用項目設置、退貨原因設置等；采購管理初始化的正確性與完整性；具體采購初始化包括采購選項設置、供應商（某物料）報價；采購的基礎數據還包括采購退貨原因、供應商類型、采購發票類型、采購憑證模板設置。232初始化完成確認的方法：對所有完成的初始數據首先打印成紙質材料，采用交叉檢驗法，進行全面的勾對校驗；對檢驗的內容不正確部分進行修正，對疑問部分再行討論，尋求合理的解決途徑；最終需要客戶方對打印成紙質材料進行簽字確認24日常操作培訓211日常操作培訓的內容：按崗位編寫具體業務的操作手冊，然后對操作人員按崗位進19、行培訓組織與實施212培訓的方式：建議采取分崗位集中培訓，找固定的電算化多媒體培訓教室進行，集中授課，根據公司業務實踐進行練習，進行集中指導25運行過程中問題反饋與處理251運行過程中的問題：包括原先規劃沒有預見的管理需求與業務處理辦法；客戶對原來確認的管理需求突然要求項目組對實現方法進行重大變更；軟件中存在的功能不足、不穩定或錯誤等等。252運行過程中軟件問題的反饋：對于軟件問題，應盡快尋找變通解決辦法，同時盡快與當地分支機構服務部聯系，確認是否為軟件問題，確認為軟件問題后，按ISO9000體系的要求及時反饋給客戶支持中心，對特別重大問題，可以提交比較詳細的問題報告直接傳遞到客戶支持中心經理20、或產品經理，以獲得最快的解決辦法。253運行過程中管理需求調整的處理：包括原有設計中沒有充分的考慮或者客戶需求突然變化（有充分理由）；首先尋找軟件層的解決辦法，進行處理；如果通過軟件上的操作處理還沒有找到處理辦法,考慮是否可以暫時采取數據庫中對數據調整進行解決。26 上線完成261：上線完成檢驗的標準：對于進銷存業務管理主要是第一個月的運行結果主要是報表能夠順利提供262：上線完成檢驗的方法：能夠及時提供各種進銷存業務報表，并且把進銷存業務報表與手工報表進行對比，檢查數據的一致性。263：上線完成總結報告：對于整個i6項目而言，一般也稱階段性總結報告3控制表單表單：基礎數據i6_intfi_021、3_00001、i6_intfi_03_000xx、i6_intfi_03_00003、庫存管理i6_intfi_04_00001、i6_intfi_04_000xx、i6_intfi_04_00003、采購管理i6_intfi_05_00001、i6_intfi_05_000xx、i6_intfi_05_00003、 銷售管理 i6_intfi_06_00001、i6_intfi_06_000xx、i6_intfi_06_00003、i6_intfi_xx_00013、 i6_intfi_xx_00014、第五部分 項目驗收階段1目的11 明確驗收的質量指標12 及時落實驗收工作13 讓驗收22、工作準備充分，客戶配合2工作程序21 驗收的質量指標準備211驗收的質量指標內容：按照合同中規定的要求完成212驗收質量指標的準備辦法：查閱項目合同與管理層需求備忘記錄，把要求提供的合法要求進行逐條列表，并找出軟件的功能實現方式，通過操作人員的簽字確認獲得最終的通過（按合同要求可以是必須全部響應或按規定的比率響應）22 驗收的方式221確定驗收的時機：一般客戶對軟件的使用感受基本可以接受，按照項目合同的功能要求檢查點（checkpoint）已經全部完成222驗收的工具：以功能驗收對照表的方式進行，要求相關的操作人員簽字確認功能對照實現223驗收的方式：可以采取召開項目階段性或最終驗收會議，由項23、目組以及雙方最高領導出席的方式進行，最終簽署驗收備忘錄3控制表單表單：i6_intfi_00_000xx往鏈點點通共享資源-資料說明-該資源由往鏈點點通搜索于網絡公開資源，僅供網友瀏覽閱讀，請勿用于商業用途； 往鏈點點通，是免費的新一代電腦管理、網絡應用桌面軟件。 通過簡潔清爽并可隨意切換的兩種窗口操作界面，構建了用戶、電腦、互聯網之間順暢的入口平臺。為用戶管理電腦、智能辦公、快捷上網、玩轉應用（如 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