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1、目錄1說明22結轉定義22.1設置結轉分類22.2設置自定義轉賬憑證模板33結轉執行54特別說明64.1可以從總賬中取到的數64.2CE函數的應用64.3取數函數的默認參數值75金額公式函數說明85.1期初余額85.2數量期初余額85.3期末余額95.4數量期末余額105.5發生額105.6凈發生額115.7數量凈發生額125.8累計發生額125.9數量累計發生額131 說明企業財務部門期末結賬前，要將費用進行歸集和分攤、以及相應科目的結轉。其中大部分科目相對固定，系統通過定義完成自動轉賬功能。通過本功能，完成轉賬憑證的設置功能，包括轉入科目、轉出科目、公式等轉賬憑證內容設置，并在【自定義轉賬2、執行】功能中根據本功能中設置的內容生成相應的會計憑證。主要完成以下功能：1) “費用分配”的結轉。如：工資分配等；2) “費用分攤”的結轉。如：制造費用等；3) “稅金計算”的結轉。如：城建稅、教育費附加等；4) “提取各項費用、準備”的結轉。如：提取福利費、壞賬準備等；5) “期間損益”的結轉。如：將費用、收入轉入到本年利潤中等；總賬系統的期末處理中提供了轉賬設置與轉賬執行兩部分功能。轉賬設置（設置結轉分類、定義憑證模板）是根據企業的實際業務，定義轉賬憑證，包括憑證類型、摘要、分錄、取數公式。轉賬生成（執行結轉）是根據已定義好的轉賬憑證，計算生成真正的憑證。設置結轉分類定義憑證模板執行結轉23、 結轉定義2.1 設置結轉分類首先進入NC系統，點開【總賬】中的“期末處理”節點。在“月末處理”中首先進行“自定義結轉分類定義”點“增加”按鈕設置結轉分類，如下圖2.2 設置自定義轉賬憑證模板設置好“結轉分類”后進入“自定義轉賬定義”節點定義憑證模板先選中具體的結轉分類，然后點“增加”新增一個憑證定義，并將相關信息補充完整。選擇（在選擇欄打勾）相關的“憑證定義”點開“分錄定義”頁面，設置具體的憑證模板。設置金額公式時要注意，如果該科目有下級明細科目，需要在科目后面 增加一個“*”。如設置管理費用結轉，公式設置后是FS(6602,借)，需要在具體的科目編碼后增加“*”，設置成FS(6602*,借4、)設置好后，點保存。3 結轉執行在“自定義結轉模板”設置好后，就可以進行結轉了。具體操作是在“自定義轉賬執行”中進行。在“自定義轉賬執行”窗口先選擇結轉分類，然后再選擇具體的模板（在是否結轉欄打鉤）并選擇“包含未記賬憑證”。最后點“生成憑證”按鈕生成憑證。在出來的“自定義轉賬執行”窗口點“修改”按鈕。點“保存”后完成。4 特別說明分錄定義比較復雜，需做特別說明。4.1 可以從總賬中取到的數總賬系統通過提供取數函數，可取出以下幾種數據：n 某期間某科目的期初余額n 某期間某科目的期末余額n 某期間某科目的借方或貸方發生額n 某期間某科目的借方、貸方發生額的差額凈發生額n 某年從年初到某期間某科目5、的借方或貸方累計發生額4.2 CE函數的應用CE函數的參數及含義：參數含義DOWN計算從當前分錄向下到下一個CE函數出現為止的借貸分錄合計差額UP計算從當前分錄向上到下一個CE函數出現為止的借貸分錄合計差額空計算當前憑證所有借貸分錄合計差額4.3 取數函數的默認參數值轉賬公式的是由取數函數、常數與常用運算符組成的表達式。自定義轉賬支持加、減、乘、除及括號的運算。取數函數一般是由函數名與函數參數構成。函數參數主要有科目、年度、期間、方向、輔助項、公司等。在設置公式時充分利用默認參數值，可以減少不少工作量。如上圖所示，轉賬憑證左邊的入賬科目及輔助項是該憑證要進行結轉的科目及輔助項，科目是必需錄入的6、，輔助項可以為空，若輔助項為空，則在轉賬時，系統按該科目下的每一種輔助項組合情況進行結轉，只要該分錄的取數函數能取到數，就可以生成轉賬憑證分錄；轉賬憑證右邊的公式中，可以通過取數函數從一些科目及輔助項中進行取數，取數公式中的科目、輔助項、年、期間、公司參數都是可以為空的。當科目、輔助項參數為空時，系統自動取憑證左邊的入賬科目及輔助項作為取數的科目及輔助項，若公式左邊入賬科目有輔助核算但未設置入賬輔助項，則將該科目下每一種輔助項組合情況作為當前取數函數的輔助項參數；當年度、期間為空時，系統則在執行轉賬時，由用戶選擇要結轉的年度、期間，根據用戶所選進行取數。5 金額公式函數說明5.1 期初余額函數7、名稱：QC【函數格式】QC(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。當選定輔助核算類型，但8、又不設定具體的輔助項時，則按該輔助核算類型下的每一個輔助項計算數據，并將計算結果按方向參數的設置取匯總余額，如應收賬款科目有客戶核算，當輔助項參數為“客戶”，方向參數為“借”，則取所有余額在借方的客戶的匯總余額，當輔助項參數為空時，方向為“借”，則計算應收賬款科目總余額，當科目總余額在借方時，則返回該余額，當科目總余額在貸方時，則返回0。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸/空。為“借”時表示只取借方余額，借方無余額取0，為“貸”時表示只取貸方余額，貸方無余額取0，為空時表示按科目方向取余額，若余額與科目方向相反，9、則乘（1）【返回值】取所選科目、年、期間、方向、輔助項、公司條件下的所選幣種的期初余額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年3月期初余額：QC(101,2002,3)函數返回521管理費用科目001市場部的2002年3月的期初余額：QC(521,2002,3,部門檔案=001)如下函數返回113101應收賬款科目2002年1月所有期初余額在貸方的客戶的總期初余額：QC(113101,2002,1,客戶檔案)5.2 數量期初余額函數名稱：SQC【函數格式】SQC(科目,年度,期間,輔助項,方向)【參數說明】科目：可錄入科目編碼。年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期10、間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。當選定輔助核算類型，但又不設定具體的輔助項時，則按該輔助核算類型下的每一個輔助項計算數據，并將計算結果按方向參數的設置取匯總余額，如應收賬款科目有客戶核算，當輔助項參數為“客戶”11、，方向參數為“借”，則取所有余額在借方的客戶的匯總余額，當輔助項參數為空時，方向為“借”，則計算應收賬款科目總余額，當科目總余額在借方時，則返回該余額，當科目總余額在貸方時，則返回0。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸/空。為“借”時表示只取借方余額，借方無余額取0，為“貸”時表示只取貸方余額，貸方無余額取0，為空時表示按科目方向取余額，若余額與科目方向相反，則乘（1）【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的數量期初余額。【舉例】如下函數返回1101短期投資科目的2002年3月的數量期初余12、額：SQC(1101,2002,3)5.3 期末余額函數名稱：QM【函數格式】QM(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則13、按所選輔助核算類型下的輔助項取數。當選定輔助核算類型，但又不設定具體的輔助項時，則按該輔助核算類型下的每一個輔助項計算數據，并將計算結果按方向參數的設置取匯總余額，如應收賬款科目有客戶核算，當輔助項參數為“客戶”，方向參數為“借”，則取所有余額在借方的客戶的匯總余額，當輔助項參數為空時，方向為“借”，則計算應收賬款科目總余額，當科目總余額在借方時，則返回該余額，當科目總余額在貸方時，則返回0。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸/空。為“借”時表示只取借方余額，借方無余額取0，為“貸”時表示只取貸方余額，貸方無余額14、取0，為空時表示按科目方向取余額，若余額與科目方向相反，則乘（1）【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種的期末余額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年3月期末余額：QM(101,2002,3)如下函數返回521管理費用科目001市場部的2002年3月的期末余額：QM(521,2002,3,部門檔案=001)如下函數返回113101應收賬款科目2002年1月所有期末余額在貸方的客戶的總期末余額：QM(113101,2002,1,客戶檔案)5.4 數量期末余額函數名稱：SQM【函數格式】SQM(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入15、科目編碼。年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。當選定輔助核算類型，但又不設定具體的輔助項時，則按該輔助核算類型下的每一個輔助項計算數據，并將計算結果按方向參16、數的設置取匯總余額，如應收賬款科目有客戶核算，當輔助項參數為“客戶”，方向參數為“借”，則取所有余額在借方的客戶的匯總余額，當輔助項參數為空時，方向為“借”，則計算應收賬款科目總余額，當科目總余額在借方時，則返回該余額，當科目總余額在貸方時，則返回0。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸/空。為“借”時表示只取借方余額，借方無余額取0，為“貸”時表示只取貸方余額，貸方無余額取0，為空時表示按科目方向取余額，若余額與科目方向相反，則乘（1）【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的數量期末余額。17、【舉例】如下函數返回1101短期投資科目的2002年3月的數量期末余額：SQM(1101,2002,3)5.5 發生額函數名稱：FS【函數格式】FS(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據18、，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示只取借方發生額，為“貸”時表示只取貸方發生額【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種的發生額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年3月的借方發生額：FS(101,2002,3,借)如下函數返回521管理費用科目001市場部的2002年3月的貸方發生額：FS(521,2002,3,部門檔案=001,貸)6、數量發生額：函數名稱19、：SFS【函數格式】SFS(科目,年度,期間,輔助項,方向,幣種,包含未記賬,公司)【參數說明】科目：可錄入科目編碼。年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對20、非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示只取借方發生額，為“貸”時表示只取貸方發生額公司：可錄入公司編碼。【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種的數量發生額。【舉例】如下函數返回1121原材料科目的2002年3月的借方數量發生額：SFS(1121,2002,3,借)5.6 凈發生額函數名稱：JFS【函數格式】JFS(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：121、2，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示取借方的凈發生額，即借方發生額減貸方發生額的差額，為“貸”時表示取貸方的凈發22、生額，即貸方發生額減借方發生額的差額。【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種的凈發生額，即借方發生額與貸方發生額合計數的差額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年3月的借方凈發生額：JFS(101,2002,3,借)如下函數返回521管理費用科目001市場部的2002年3月的貸方凈發生額：JFS(521,2002,3,部門檔案=001,貸)5.7 數量凈發生額函數名稱：SJFS【函數格式】SJFS(科目,年度,期間,輔助項,方向)【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：23、12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示取借方的凈發生額，即借方發生額減貸方發生額的差額，為“貸”時表示取貸方的凈24、發生額，即貸方發生額減借方發生額的差額。【返回值】取所選科目、年、期間、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種的數量凈發生額，即借方發生額與貸方發生額合計數的差額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年3月的借方數量凈發生額：SJFS(101,2002,3,借)5.8 累計發生額函數名稱：LFS【函數格式】LFS(科目,年度,期間,輔助項,方向) 【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=25、部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示取借方的累計發生額，為“貸”時表示取貸方的累計發生額。【返回值】取所選科目、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種從年初到指定期間的累計發生額。【舉例】如下函數返回101現金科目的2002年26、3月的累計借方發生額：LFS(101,2002,3,借)如下函數返回521管理費用科目001市場部的2002年3月的累計貸方發生額：LFS(521,2002,3,部門檔案=001,貸)5.9 數量累計發生額函數名稱：SLFS【函數格式】SLFS(科目,年度,期間,輔助項,方向)【參數說明】科目：可錄入科目編碼。 年度：可選空、具體年，如：2002，為空表示按缺省值取數期間：可選空、具體期間數，如：12，空表示按缺省值取數科目輔助項：可選空或一組“輔助核算類型=輔助項”，可選多組，通過分隔符進行區分。如：部門檔案=部門編碼項目管理檔案=項目編碼。當為空時，則不按輔助項取數，而按科目匯總取數，如某科目有部門客戶兩個輔助核算，輔助項參數為只有部門檔案=001，只返回按部門001進行匯總的數據，不考慮客戶輔助核算的因素。當選具體的“輔助核算類型=輔助項”，則按所選輔助核算類型下的輔助項取數。對非末級輔助項取數時，如果要包含其下級輔助項的數值，則要在輔助項編碼后加%，如：部門檔案=部門編碼%方向：可選借/貸。為“借”時表示取借方的累計發生額，為“貸”時表示取貸方的累計發生額。【返回值】取所選科目、方向、幣種、輔助項、公司條件下的所選幣種從年初到指定期間的數量累計發生額。【舉例】如下函數返回1101短期投資科目的2002年3月的累計借方數量發生額：SLFS(101,2002,3,借)