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1、物業(yè)公司部門文件歸檔管理管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1、目 的：規(guī)范部門文件的管理、保存工作及便于查閱。2、適用范圍：適用于部門的所有往來文件及資料的管理、保存及查閱。3、程序要點：31 文件歸檔的方法：311 部門文件的歸檔采用夾式文件夾。根據(jù)文件的內(nèi)容、種類在盒式文件夾的側(cè)面粘貼統(tǒng)一格式、尺寸的標(biāo)簽紙。312 將需要歸檔的文件按照內(nèi)容、種類等進(jìn)行大分類，如：收文、發(fā)文等。然后按照日期順序進(jìn)行排列，并在每一份文件的首頁右上角標(biāo)注該文件的卷內(nèi)編號。313 將已經(jīng)進(jìn)行了分類的文件，按照其實際內(nèi)容制作與之相應(yīng)的目錄表，目錄表要求統(tǒng)一格式，需包含：文件類別名稱、文件名稱、文號、收/發(fā)文日期、卷內(nèi)編號、備注等項目2、。314 將已制作的目錄表置于每一類文件的首頁，并按照分類將文件及目錄整齊地裝訂后歸入夾式文件夾內(nèi)。盒式文件夾內(nèi)用貼有名稱標(biāo)簽的分頁紙將不同類別的文件進(jìn)行區(qū)分。 32 歸檔文件的分類原則 321 所有文件分為對內(nèi)、對外兩部分；內(nèi)、外文件又可分為收文、發(fā)文兩大類別。 322 文件夾內(nèi)按照部門、內(nèi)容或文種分成小類別。 323 大業(yè)戶單獨設(shè)立文件夾，文件夾內(nèi)按內(nèi)容、文種等區(qū)分成小類。 324 小業(yè)戶則按照樓層、商鋪位置，歸納為一個文件夾；文件夾內(nèi)再按照業(yè)戶名稱進(jìn)行區(qū)分。 325 專項事務(wù)設(shè)立獨立文件夾。 33 文檔的管理及查閱 331 文檔中的文件應(yīng)每年清理一次，過往的文件應(yīng)另行保存。 332 便于查閱是文件歸檔的目的之一，因此需查閱文檔時，可依據(jù)目錄指引。查閱完畢后，應(yīng)依據(jù)文件的卷內(nèi)編號，將其整齊地擺放至原位。 333 新增的文件需要歸檔時，應(yīng)依據(jù)其內(nèi)容、文種等，在右上角標(biāo)上卷內(nèi)編號后，再將其歸入相應(yīng)的文件夾，并及時在該類文件的首頁目錄中添加相關(guān)內(nèi)容。