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1、第11章 采購部服務流程與規范111 采購部組織結構與責權1111 采購部組織結構采購部崗位設置圖人員編制采購經理經理助理辦公室文員食品采購主管食品采購員統計員報關員用品采購主管物品采購員經理級 人主管級 人員工級 人相關說明1112 采購部責權部門采購部部門負責人采購經理直接領導總經理職責1負責酒店采購管理規章制度、采購工作流程和標準的制定并及時修正與完善2負責掌握酒店營業所用的各類物資的需求與庫存情況，及時制訂采購計劃并實施3負責通過市場調查或招標，選擇酒店的供應商；建立供應商檔案并定期對其進行評估4負責與供應商談判并簽訂采購合同，跟蹤供應商的發貨過程，確保按時、按質、按量到貨5負責對經驗2、收不符合合同要求的各類物資進行退換貨處理6負責酒店營業所用物品的采購報銷與結算管理工作7負責酒店采購單和收據的整理，各類文件和有關采購申請、合同等資料的歸檔工作權力1有權參與酒店經營戰略的制定并提出相應建議2有權參與年度、季度、月度經營計劃的制訂并提出意見和建議3有權對違反酒店采購管理規章制度的行為和過失提請處罰4具有采購部內部組織機構建立、員工考核的權力5具有酒店營業所用各類物品供應商的選擇權6具有采購部內部工作開展的自主權7具有采購部內部員工聘任、解聘的建議權8其他相關權力相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期113 采購辦公室服務流程與規范1131 招標工作服務流程與規3、范流程名稱招標工作服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范發出投標邀請書發布招標公告工作總結開標前期工作開標、評標、定標1發布招標資格預審公告（1）酒店采購部成立采購工作小組開展邀請招標工作，同時成立采購監督小組，負責制止和糾正采購工作小組在采購過程中的違紀、違規行為，同時提出處理意見上報總經理（2）采購工作小組會同使用部門根據采購申請編制招標文件。招標文件不得要求或者標明特定的投標人或者產品，以及含有傾向性或者排斥潛在投標人的內容（3）采購工作小組必須提前 天將酒店采購信息及資格預審公告登在酒店宣傳欄，通過報紙或酒店網站公布投標人資格條件（要求投標人在資格預審公告期結束之前，按4、公告要求提交資格證明文件）2發出投標邀請書（1）采購工作小組從評審合格投標人中通過隨機方式選擇三家以上的投標人，向其發出投標邀請書（2）投標邀請書的主要內容有：投標邀請，投標人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等），投標人應當提交的資格與資信證明文件，合同主要條款及合同簽訂方式，招標項目的技術規格和要求（包括附件、圖紙等），交貨和提供服務的時間3開標前期工作（1）根據招標采購項目的具體情況，采購小組可以組織潛在的投標人現場考察或者召開開標前答疑會，但不得單獨或者分別組織只有一個投標人參加的現場考察（2）開標前，有關工作人員不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數量以及可能影響公平競爭的有5、關招標投標的其他情況（3）采購小組負責收取投標文件，在招標文件要求的提交投標文件截止時間之后送達的投標文件為無效投標文件，應當拒收4開標、評標、定標（1）開標時，采購監督小組到現場監督開標活動，開標過程由采購工作小組指定專人負責記錄并存檔備查（2）開標時，由采購監督小組成員檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由采購工作小組成員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格、價格折扣、招標文件允許提供的設備投標方案和投標文件的其他主要內容（3）采購工作小組組織有關專家成立評標委員會，評標委員會按照酒店有關規定進行評標，確定中標單位（4）采購工作小組向供應商發布中標、落標通知書（5）采購部與中標供應商簽訂采6、購合同5工作總結（1）采購工作小組負責編寫評標報告，其主要內容包括：投標人名單及招標操作小組成員名單，開標記錄和評標情況及說明，評標結果和中標候選供應商等有關資料，招標工作小組的授標建議。（2）將評標報告交由采購監督小組審閱后加具意見上報總經理審批，審批結果由采購工作小組負責落實執行相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1132 采購控制服務流程與規范 流程名稱采購控制服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范選擇供應商制訂采購計劃驗收、付款簽訂采購合同實施采購1制訂采購計劃（1）采購部經理根據采購申請及采購物資庫存情況制訂采購計劃，包括采購物資的具體信息（如名稱7、品種、規格、數量）、采購時間、采購預算等內容，經財務部經理審核后報酒店總經理審批（2）總經理審批通過后，采購部經理組織下屬員工開始實施采購計劃2選擇供應商（1）采購員進行市場調查，找出三家以上有代表性的供應商進行綜合考察，在考察中要重點了解供應商的實力、專業化程度、貨物來源、價格、質量以及目前的供貨狀況（2）收到報價后，采購主管組織有關專家成立評價小組，對供應商報來的貨品價格以及質量、信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商3簽訂采購合同（1）采購主管就采購事宜與供應商進行談判和磋商（2）采購主管與供應商簽訂采購合同，具體內容包括物資名稱、規格、數量、單價、交貨日期，付款8、方式，違約責任等（3）采購主管將采購合同報采購部經理、酒店總經理審批4實施采購（1）采購合同審批通過后，采購員向供應商發出訂貨單（2）供應商收到訂貨單后，按合同要求及時發運物資（3）采購員跟蹤供應商的發貨情況，如有問題，及時與供應商溝通5驗收、付款（1）收到采購物資后，收貨員依據檢驗標準進行檢驗，將廠商、規格、數量以及檢驗單號碼等填入檢驗記錄表（2）若判定合格，則將物資標示為合格，填寫檢驗合格單，通知倉管員辦理入庫手續，根據合同中的付款方式辦理結賬手續（3）若判定不合格，則將物資標示為不合格，填寫檢驗不合格單，通知供應商辦理退貨手續相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1149、 采購服務流程與規范1141 物資請購服務流程與規范流程名稱物資請購服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范更新替換請購新增物品的請購補倉物品請購制定請購辦法1制定物資請購管理辦法（1）采購部經理結合酒店的實際情況制定酒店物資請購管理辦法，報酒店總經理審批（2）總經理審批同意后，酒店各部門按照管理辦法進行物資的請購2新增物品的請購（1）若部門想添置新物品，部門經理應撰寫新增物品申請報告，經財務部審核后，報總經理審批（2）總經理審批同意后，部門經理填寫采購申請表，表中要說明采購物品的名稱、數量、需求日期、預算金額等，連同申請報告送交采購部（3）采購部經理審核同意后，按采購申請表上的10、要求，制訂新增物品采購計劃，報總經理審批（4）采購主管組織采購員按照新增物品采購計劃進行采購3更新替換舊物品的請購（1）若部門欲更新替換舊物品，部門經理應先填寫一份物品報損報告，經財務部審核后，報酒店總經理審批（2）總經理審批同意后，填寫采購申請表（包括物品的名稱和規格、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數量、提供本次訂貨數量建議等內容），連同物品破損報告送交采購部（3）采購部經理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂更新替換舊物品的采購計劃，報總經理審批（4）總經理審批同意后，采購主管組織采購員按照采購計劃進行采購4補倉物品的請購相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1142 11、食品采購服務流程與規范流程名稱食品采購服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范選擇供應商制訂采購計劃實施采購驗收、結算1制訂食品采購計劃（1）采購部經理根據酒店營業計劃和餐飲部的采購申請編制食品年度、季度、日采購計劃，經財務部經理審核后，報酒店總經理審批（2）總經理審批同意后，采購主管組織餐飲采購員實施食品年度、季度、日采購計劃2選擇供應商（1）餐飲采購員應根據采購計劃的要求，進行市場調研，選擇35家供應商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應商所提供食品的質量和價格，最終確定一個質量好、價格低的供應商（3）采購主管與供應商就采購事宜進行談判后簽訂合同12、，報采購部經理、財務部經理、總經理審批對于年度采購任務，采購主管需同供應商簽訂采購合同，注明品名、規格、等級、數量、價格、交貨方式、交貨批量、驗收標準、付款方式等具體條款對于季度采購任務，指采購冰凍海、河等產品，因這些食品季節性強，只能進行批量采購。采購時，應同供應商簽訂合同，注明品名、規格，以及數量、單價、金額、交貨方式、交貨地、交貨期以及驗收、付款等具體條款對于日采購計劃，指采購蔬菜、魚類、肉類等鮮活產品。采購主管同供應商簽訂采購合同，注明品名、規格、等級、數量、價格、每天的交貨時間、驗收標準、付款方式等具體條款（4）進行大批量或高檔食品及原料采購時，采購部經理應親自參與采購工作，對質量、13、價格加以控制3實施采購（1）采購員根據電腦上采購申請表的品種、數量，在電腦訂貨單上輸入價格，然后通知供應商按指定日期送貨（2）對于特定的進口食品、數量或金額大的訂貨計劃，根據使用部門的要求，上報總經理批準后才可訂貨（3）各部門的急需購買申請，使用部門須先文字通知采購員，后將需訂貨的品種、數量輸入電腦，采購員以電腦采購申請表為準，按定價輸入電腦并馬上落實購買（4）在采購過程中，為使自己處于主動地位，采購部應盡可能在事先取得經餐飲部認可的食品樣品后，支付供應商最少量定金。待符合樣品原料全部到貨后，再支付一定比例的貨款并留有一定數額的尾款，以防原料中有不符合樣品的原料夾帶4驗收、結算（1）食品采購后14、，直接進廚房的由收貨員配合廚師長或其指定人員進行驗收；入庫的由收貨員和倉管員一起驗收（2）驗收合格后，采購員將采購申請表、訂單和驗收單等交給財務部，由財務部與供應商結算（2）若在驗收時，發現食品同采購計劃中的品名、規格、數量、價格、質量不符，采購員應與供應商聯系，及時辦理退貨、換貨手續相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1143 物品采購服務流程與規范流程名稱物品采購服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范選擇供應商制訂采購計劃實施采購驗收、結賬1制訂物品采購計劃（1）采購部經理根據酒店營業計劃和相關部門的采購申請制訂物料年度、月度和臨時采購計劃，報財務部經理15、酒店總經理審批（2）財務部經理、總經理審批同意后，采購主管組織物品采購員實施物品年度、月度和臨時采購計劃2選擇供應商（1）物品采購員應根據采購計劃的要求，進行市場調研，選擇35家供應商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應商所提供食品的質量和價格，最終確定一個質量好、價格低的供應商（3）采購主管與供應商就采購事宜進行談判后簽訂合同，報采購部經理、財務部經理、總經理審批（4）如采購物品屬新品種，則需會同使用部門與供應商聯系洽談，取回樣品（樣本）進行試用，試用合格后，轉入第（3）步驟（5）對大批量或高檔物品的采購及新品種采購，采購部經理應親自參與采購工作并對質量、價格16、加以控制3實施采購（1）合同審批通過后，物品采購員向供應商發出訂貨單需購物品是酒店已確認或補充庫存的，應按原定規格、型號、顏色、價格等要求辦理，從原定供應商處按質、按量、按時購進計劃外和臨時少量急需品，需經總經理或總經理授權的有關部門經理批準后，采購員才可進行采購，以確保使用部門需要（2）物品采購員要定期關注、跟蹤訂單的進程，根據需要催促供應商在交貨期內交貨4驗收入庫（1）物品采購后，收貨員按照訂單對物品的數量、質量等進行驗收（2）驗收合格后，直撥到使用部門的物品，收貨員按照酒店有關規定辦理領用手續；入庫的物品，由倉管員辦理物品入庫手續。采購員根據合同約定為供應商辦理結賬手續（3）若發現物品同17、采購計劃中的品名、規格、數量、價格質量不相符或有問題，應及時通知采購員，由采購員與供應商聯系，辦理退貨、換貨手續相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1144 鮮活貨品采購服務流程與規范流程名稱鮮活貨品采購服務流程與規范文件受控狀態文件管理部門服務程序服務規范采購鮮活貨品填寫采購申請表驗收、結賬1填寫鮮活貨品采購申請表（1）廚師長根據所需鮮活貨品填寫每日鮮活貨品采購單，填寫時注意以下內容所需貨物量是否與第二天的需求量相符仔細檢查是否有重復項目次日是否有臨時團隊或宴會（2）廚師長將采購單交行政總廚批準，行政總廚審核時注意以下內容貨品量是否與第二天所需量相符檢查是否有重復項目次日是否有臨時團隊，如有將所需貨品及需求量加上2采購鮮活貨品（1）行政總廚批準后，廚師長將每日鮮活貨品采購單交給采購部（2）采購員根據食品日采購計劃和鮮活貨品采購申請表到指定供應商處采購貨品或者供應商按照采購合同每天到酒店取鮮活貨品采購申請表，于第二日（或規定時間內）按質、按時、按量送貨3驗收、結算（1）收到鮮活貨品后，收貨員配合廚師長或廚師長指定人員對其數量和質量進行驗收（2）驗收合格后，鮮活貨品要直接入廚房，廚師長或廚師長指定人員應辦理領用手續；采購員將采購申請表、驗收單等交財務部，財務部與供應商結算相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期