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1、酒店采購部工作流程一、各類物品采購工作流程1、 倉庫補倉物品的采購工作流程：倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數量；（6）提供本次訂貨數量建議。經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事2、會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導匯報。2、 部門新增物品的采購工作流程：若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.3、 部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部3、須在采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格；（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數量；（4）提供本次訂貨數量建議。采購部在至少三家供應商中比較價格品質,并按酒店采購審批程序辦理有關審批手續，經董事會批準后，組織采購。4、 鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據當日經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、 燃料的采購工作流程：采購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。6、4、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數量；（6）提供本次訂貨數量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格；（2）庫存數量；（3）最近一次訂貨單價；（4）最近一次訂貨數量；（5）提供本次訂貨數量建議。以上采購申請單經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內5、容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.二、采購工作流程中須規范事項:1、所有的采購申請必須填寫一式四聯，采購申請單經部門經理核簽后，整份共四聯交給資產會計，資產會計復核后送董事。2、采購申請單一共四聯，在經審批批準后：第一聯作倉庫收貨用。第二聯采購部存檔并組織采購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經理簽置，核對其是否正確。（2）數量核對，復查存倉數量及每月消耗，決定采購申請單上的數量是否正確。6、4、邀請供應商報價。三、貨比三家工作流程：每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應商的物品，具體做法是：1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務等。提出采購部的選擇7、意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。2、評定小組根據采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商，報董事會審核.四、采購活動的后續須跟進工作1、采購訂單的跟催當訂單發出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發出之訂單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。（2）供應商取消訂單：如因某種原因，供應商取消了酒店已發出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。8、為保障酒店利益，供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。3.違反合同：合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。4.檔案儲存：所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.5.采購交貨延遲檢討凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經營活動的，需填寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進情況并呈財務部及董事會批示。6.采購物品的維護保養：如所購買的物品是需要日后維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項.對設備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現有配套系統兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況