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1、xxxx酒店經營管理有限公司日常采購管理制度 目 錄 第一章 HHHHHHH總則1HHHHHHH第二章 組織機構及職責1HHHHHHH第三章 采購工作內容4HHHHHHH第四章 采購程序7HHHHHHH第五章 其他相關工作規范13HHHHHHH第六章 責任與獎罰14HHHHHHH第七章 附則16xxxx酒店經營管理有限公司日常采購管理制度第一章 總 則第一條 為保證酒店采購工作的計劃性和統籌性，合理控制成本，促進內部協調，加強內部控制，提高工作效率，特制定日常采購管理制度(以下簡稱制度)。第二條 本制度適用于xxxx酒店經營管理有限公司旗下各酒店日常采購工作。第三條 本制度由總則、組織機構及職2、責、采購工作內容、采購程序、采購業務實施規范、責任與獎罰和附則七個部分組成。第二章 組織機構及職責第四條 組織機構酒店庫房部負責庫存物資管理，根據庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購，導致酒店受損或無法正常運轉負責。使用部門負責根據日常經營和管理的消耗進行科學合理預測，提報月度采購計劃需求。酒店設立專職采購部，牽頭組織編制定期采購計劃，并全面負責酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務部系統，業務上同時接受管理公司采購部業務監督與考核。 酒店成立定價評審小組：由采購部經理、使用部門負責人（食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負責人同時參加）、財3、務負責人、總經理組成 ，酒店總經理任組長。各酒店食品原材料固定周期內的定價由評審小組評定后執行。第五條 酒店采購部組織架構采購部經理雜品采購食品采購第六條 采購部經理工作職責1、負責持續完善酒店采購制度，細化采購流程，規范臺賬管理，確保采購質量，控制采購成本，提高采購效率，保證物資采購管理體系的完整與科學。 2、根據公司招標管理相關規定，牽頭組織實施酒店權限內的招標采購。3、掌握物資使用情況和庫存物資動態，牽頭組織有關部門根據實際經營情況，合理、科學地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉。4、組織實施酒店日常物資采購供應工作，審核所有4、采購申請單、訂貨單，按程序上報經審批后實施采購。5、建立和維護價格管理體系，定期了解市場行情和價格信息，堅持貨比三家的原則，落實詢、比、定價，控制物資采購成本。 6、開辟和維護優質供貨渠道，落實“1+2+n”的供應商管理方式，保證供貨的及時性和質優價廉。 7、按公司規定加強合同的管理，嚴格把關合同條款，保證合同的正常履約，防止經營風險。8、負責下屬的業務知識和業務技能培訓。9、完成領導及上級業務部門交辦的其他工作。相關權限：1、部門備用金的支配權。2、對采購程序執行情況的獎懲建議權。3、下屬考核權與獎懲權。4、部門日常行政工作的安排。第七條 雜品類采購工作職責1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及5、倉庫存貨情況，掌握物品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。2、以采購計劃為依據，負責審核各部門的采購申請單，與倉庫密切溝通，避免出現庫存積壓現象，確保不出現重復采購。3、堅持貨比三家的原則，對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價，并報相關領導審批。4、采購完畢，要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠，對不符合采購要求的物品負責辦理退貨或調換工作。5、嚴格執行公司各項制度，辦理各類付款的簽批手續。6、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。7、根據酒店的實際經營情況，積極拓展供應渠道，主動發現市場新產品，調整新貨源并及時上6、報，為酒店節省采購成本。8、保質保量完成領導交辦的其他工作。 第八條 食品類采購工作職責1、全面負責店內所有煙、酒、食品類物品的采購工作，保證營運部門工作的連續性、時效性。2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況，掌握食品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。3、堅持貨比三家的原則，做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關領導審批。4、確保所購食品來源的合法性、安全性，保證各類食品證件的齊全。5、采購完畢，要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠，對不符合采購要求的食品負責辦理退貨或調換工作。6、嚴格執行公司各項制度，辦7、理各類付款的簽批手續。7、根據酒店的實際經營情況，積極拓展供應渠道，主動發現市場新產品，調整新貨源并及時上報，為酒店節省采購成本。8、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。9、保質保量完成領導交辦的其他工作。 第三章 采購工作內容第九條 采購方案制定采購物資要滿足使用部門對質量、數量和時限性的要求，同時避免過量采購帶來的壓庫風險，且價格要符合市場行情，達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面：1、數量：申購數量由使用部門提報（建議訂貨量，以及申報理由），倉庫校核（考慮合理庫存量和實際庫存量），采購部門依據上述條件對實際采購數量進一步核算。在滿足經營的前提下，壓低控制庫存8、量，減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資，可適當增大安全庫存。2、質量和價格：須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統一，質量必須經使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執行價格結算，采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯系方式，堅持同等質量比價格。3、進貨地點：按照在比價的前提下就近購買的原則，確保供貨及時性。4、供應時間：以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據，在供應商協議上明確約定供應時間，以防缺貨影響經營管理。5、 供應商：建立可靠穩定信譽好的供應商檔案，確保擁有“1+2+n”的供應商資源，以公平的競爭機制實現優質、優價、及時的物資供應，除非特別采9、購請示，日常采購應由合格供應商供應。第十條 采購計劃制定采購計劃包含計劃內申購（月度采購計劃）和計劃外申購（采購申請單）。1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施，必須明確所需物品的名稱、規格、質量、數量及到貨時間要求，到貨時間須滿足采購周期的一般要求。2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失，按照所負責的節點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購，其損失由庫房負責；對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺，其損失由使用部門負責；對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。第十一條 申購申購的分類：計劃內申購和計劃外申購 1、計劃內申購是指由倉庫按酒10、店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。2、計劃外申購是指確屬日常需要，但是在計劃中沒有涵蓋，臨時提出的采購，各部門填寫采購申請單HHHHHHH（見附件一：采購申請單）HHHHHHH經庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。第十二條 采購實施 1、對于大宗物資（指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規模的物資）采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照酒店管理公司招標采購管理制度。2、采購部根據分工，按照審批后的采購計劃或者采購申請單，向供應商發出供貨通知，并過程督進，保證及時性。3、定價小組根據所提供的供應商資料，經多輪報價，多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。4、鮮活食品11、每15天進行一次定價，每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調研，提供書面價格資料，經過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執行。5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則，詢價階段要有使用部門人員共同參加，定價小組經多輪比價、議價后定價，最終選定的物品和價格要經使用部門確認。6、對于新品種除按正常的采購申報外，還須提供樣品、試驗報告，經使用部門負責人確認后（重要物質還需酒店總經理確認）方可購買。7、辦公用品歸口管理部門為辦公室，庫房申請辦公用品補庫需經辦公室審核，然后轉采購部執行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部，電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。8、12、非采購人員通知供應商下達的采購指令，一律無效。除專職采購人員，其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。第十三條 付款采購物品經庫房驗收入庫并經使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協議規定付款（按合同執行的預付款除外）。月結類固定供應商付款時應注意以下幾點：1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現同種物品價格會有所區別，可以分開上報。2、經營中的常規付款都應制定計劃，各單店于每月10日前上報本月的付款計劃（見附件二：HHHHHHH本月付款計劃HHHHHHH），經管理公司財務總監、總經理及董事長批準后執行。計劃內付款各單店可直接支付。3、對于日常付款過程中出現以下情況13、之一的付款，各單店須上報管理公司審批（見附件三：HHHHHHH付款申請單HHHHHHH）：（1）對于實際需要付款的額度超出審批計劃；（2）對于計劃外的緊急采購付款超過5千元（含5千）；（3）日常零星支出中，計劃內單一事項額度超過2萬元（含2萬）；（4）日常零星支出如總額超出計劃，計劃外支出。第十四條 物資進店管理1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經理共同參加進行。2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行，禁止供應商返利與商品加價后進店。3、進店費用最佳方案為現金且一次性支付。第四章 采購程序第十五條 計劃內采購程序（月度采購計劃）計劃內采購程序的制定是為了加強各部門計劃14、性有序管理，將零散采購變為集中采購。所有的采購行為都要跟著臺賬等基礎工作的補充進行。具體執行順序如下：使用部門負責人庫房主管成本會計財務負責人總經理采購部1、各部門負責人需根據部門日常消耗測算出下月月度采購計劃，于每月20日報庫房校核。2、庫房將各部門月度采購計劃匯總，結合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報（可參照中軟庫存系統）。3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算，并對設置原則進一步分析合理性。5、酒店總經理對月度采購計劃擁有最終的審批權。6、采購部依據審15、批后的采購計劃執行購買，有合格供應商的通知供應商送貨，沒有合格供應商的連同使用部門共同調研篩選后上報審批，確保次月10日前到貨。第十六條 計劃外采購程序具體執行程序如下：使用部門負責人庫房主管采購部財務部負責人總經理 采購部購買收貨“采購申請單”應一式四份（見附件一：HHHHHHH采購申請單HHHHHHH）第一聯、采購部存檔第二聯、申請部門留存第三聯、財務全面把控第四聯、倉庫部門使用各流程負責人職責如下:1、申請部門負責人：應根據自身部門消耗與儲備情況酌量填寫，并注明所需物品的詳細名稱、規格、質量、所需數量、用途、申報原因等，確實有必要購買,方可簽字確認。2、庫房主管：應仔細審核部門所填寫的物16、品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。3、采購部：對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調研, 價格與質量要經使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯系人、聯系方式，然后部門經理簽字向上一級傳遞。4、財務負責人：對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算，簽字確認送至總經理審批。5、總經理：對采購單有最終審批權。6、采購部：根據最終審批下來的采購單組織購買。7、庫房部：庫房部依據審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品，庫房部應予詳細核對，對不符合要求的物品。絕不允許收貨。第十七條 緊急采17、購程序原則上酒店不允許緊急采購，除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序，具體程序如下：1、緊急采購適用范圍：重要接待、工程搶修、突發事件等不可預見性事件或總經理認為緊急采購的物品。2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經理，若總經理不在時須報知值班經理，并獲得簽字同意。3、在采購部當班期間，緊急采購原則上交由采購部執行。使用部門填寫采購單（標注緊急采購事由）后交采購部。接到緊急采購任務后，根據采購分工，由采購經理安排采購事宜。（1）對于庫存商品，有固定供應商送貨的，馬上通知供應商送貨。（2）需要外出購買的，直接拿備用金購買。如金額較大，使用部門填寫借款單，交財務負責人和總經18、理簽批后采購部取現金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格，報賬時附上。4、在采購部非工作時間內，緊急采購可由使用部門實行，但必須嚴格遵守相關制度和程序。5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數量、規格及收貨時間，并經部門負責人批準后盡快轉給庫房。若庫管員當班，應通知庫管員驗貨。6、緊急采購的采購申請單需事后12小時內及時送交部門負責人、采購經理、財務負責人和總經理補簽。7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內上報并審批完畢，借款人應確保緊急采購發生的款項在5個工作日內償還，否則財務部將會按相關制度執行處罰。第十八條 食品原材料采購程序蔬菜、水果、肉類、水產等鮮貨類執行直撥物資19、采購申報程序1、廚房報單員每天根據營業情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數量，詳細填制“每日市場采購單”（見附件四：HHHHHHH每日市場采購單HHHHHHH）并交廚師長、餐飲部負責人簽字（若廚師長不在時，需指定授權人）。2、廚房報單員在下午4：30點前應將簽批后的每日市場采購單交采購部，逾期未將每日市場采購單送至采購部，采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時，需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。3、“每日市場采購單”具體執行流程如下:使用廚房提單員廚師長餐飲部負責人采購部通知供貨商直接供貨“每日市場采購單”應一式叁聯,第一聯采購部存檔,第二聯收貨部使用,第三聯使用廚房留用20、。4、各流程負責人職責如下: （1）廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據存量在采購單上明確所需食品的名稱、數量、規格，避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌，在采購單上簽字確認。（2）餐飲部負責人:應根據實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。（3）采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。（4）供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質量，保證及時供貨。 第十九條 食品原材料類詢、比、定價程序1、詢價地點：各單體酒店所在地及周邊一級批發市場。2、詢價、定價人員：采購部牽頭，協調財務部、廚房或21、員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時，由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下：供應商報價詢價核價議價定價執行。3、基本報價：每月1日、每月16日為供應商報價日，要求供應商對其負責的項目進行報價，并對部分遺漏單品進行補充。4、詢價： 每月2日、每月17日為市場詢價日，財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發市場進行調查及詢價,并要有詢價記錄。5、核價和議價： 根據市場調查后的情況，由采購部經理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。6、定價：（1）定價原則：酒店采購定價不高于市場批發價格。（2）每月3日、18日召開定價會22、議，確定采購定價。（3）確定最后價格后，由廚房廚師長、采購部經理、餐飲部負責人簽字確認，財務部負責人審核，總經理審定。7、執行： 將最終審核后的價格交財務部執行，財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。8、核價周期：（1）干貨、調料、凍品、糧油、酒水：定價周期為一個月一次，每月17日為詢價執行日。經單店總經理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部，定價周期為本月20日至下月19日。（2）蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類：定價周期為一個月兩次，每月2日、17日為調研日。經單店總經理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部，定價周期分別為本月5日至23、本月19日、本月20日至下月4日。第二十條 固定資產采購程序各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產購置計劃，報管理公司及地產總公司批準后，按照計劃購置固定資產。預算范圍內的固定資產購置，由擬購部門申請固定資產購置，財務部門審核，酒店總經理、管理公司審批后，由采購部統一購置。不可預見的計劃外購置固定資產，可以追加購置計劃，經酒店、管理公司及地產總公司批準后采購。嚴禁未經批準的預算外資產購置行為。1、固定資產購買采購部在購買固定資產前應進行多輪詢價、議價，提供固定資產詢價單，詢價單列明至少三家同類同規格產品價格信息，堅持同等質量比價格，同等價格比質量的原則。詢價單要附經使用部門確認的多輪報價24、談判記錄。經財務核實后交使用部門確定所需資產，采購部按使用部門要求辦理采購業務。2、固定資產驗收購置的固定資產由資產使用部門和財務部負責實物驗收，驗收合格的固定資產驗收單由經辦人、驗收人、主管領導簽字確認后，連同固定資產購置申請、購置發票交財務部門辦理報賬事宜。酒店財務部根據驗收單登記固定資產明細表，表上記載資產名稱、規格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等（見附件五：HHHHHHH固定資產明細臺賬HHHHHHH）。此表作為備查賬，方便酒店年度固定資產盤點和資產調撥、報廢等工作。第二十條 印刷品、宣傳類物品采購程序1、定樣（1）需求發起部門要確定印刷品的內容。酒店所有印刷品的式樣、格式25、需經營銷部美工制定稿樣。（2）美工的印刷稿樣需交需求發起部門負責人簽字認可。（3）有關酒店經營事項的重要稿樣，還需經酒店總經理在稿樣上簽字審批，并報批酒店管理公司。2、申購（1）需求發起部門填寫采購申請單，申請單要求附美工稿樣、品質要求。（2）采購部經理根據附有美工稿樣的申購單簽字審批，并按程序辦理審批手續。3、下單根據已審批的印刷品申購單，采購部聯系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應協調過程中溝通和打樣，經美工認可并在樣品上簽字，方可通知印刷商印刷，保證印刷商按期交付。4、收貨（1）美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關部門簽字審批后的樣品予以驗貨。（2）對于供應商送交庫房的印刷品，26、收貨部應予詳細核對，對不符合要求的印刷品，絕不允許收貨。5、對于過程中品質把關不嚴，造成低質物品進店，由各個環節相關人員承擔責任與損失。第五章 其他相關工作規范第二十一條 采購業務的相關工作 當訂單發出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。過程中出現以下問題應規范操作。1、采購訂單取消。分為以下兩種情況：（1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店根據需要取消己發出之訂單，采購部應規避供應商可能提出的賠償，制定預案并及時談判，爭取雙方均不造成損失。（2）供應商取消訂單： 如因某種原因，供應商取消了酒店已發出的訂單，采購部一方面要第一時間補充其他供應商并立即通知需求部門，保障酒店利益。另一方面在供27、應商評價中給予降級等處罰，根據規定相應降低該供應商的送貨比例。2、違約管理： 在合同應寫明詳細的違約責任，若供應商違約要嚴格按合同相關違約條款執行，保證酒店利益。3、基礎資料管理： 所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購物資信息庫。（HHHHHHH見附件HHHHHHH六：HHHHHHH采購物資信息庫HHHHHHH）第六章 責任與獎罰第二十二條 采購責任與義務采購人員的責任與義務包括但不僅限于：1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度，無違規、違紀現象發生。2、定期執行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規。每次采購28、堅持貨比三家，貨比三家價格合理，無虛報現象發生。 3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質量優良、價格合理、數量適當、到貨準時，無人為原因影響經營正常進行。 4、堅守廉政條約，無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經濟損失的行為發生。 5、開展市場調查研究，不斷開發貨源渠道，保證常規用品的供應達到“1+2+n”的供應商積累和動態管理。更新提供市場信息，不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。第二十三條 相關獎懲1、采購人員有以下情形之一，給酒店帶來可實現或已實現的利益，酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創優，以及100-2000元的獎勵。（1）完善“1+2+n”的合格供29、應商資源，并有效展開競爭管理；（2）開辟新的供應渠道，帶來更優性價比的物資來源；（3）價格獲得同區域優勢，并規范管理信用，獲得供應商的額外支持；（4）價格預測超前準確，并進行補庫計劃的合理建議，實施效果良好。（5）其他公司認定的情形。2、采購人員有下列情形之一，給酒店造成經濟或名譽損失的。根據情節輕重，酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰，100-2000元經濟處罰。給酒店造成重大損失的，酒店將依法追究法律責任：（1）私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正常活動的。（2）私自接收或向供方索取財、物的。（3）接收財、物后未主動上繳公司的。（4）未遵守保密制度，出現任何有意或無意的泄密行為的。（5）違反制度或違規操作，給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。第七章 附 則第二十四條 本制度由公司采購部負責解釋、修訂和補充。第二十五條 本制度由公司采購部監督各級采購部門實施。第二十六條 各酒店可依據本制度結合實際情況補充制度細則，但不得以任何形式規避本制度規定。第二十七條 本制度自簽發之日起開始試行，試行期為半年。 15