瑞諾機(jī)械設(shè)備公司循環(huán)比價采購管理制度附比價采購審批單.doc
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2024-12-17
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采購合同物資綜合管理制度附需求審批表
1、煙臺瑞諾機(jī)械設(shè)備有限公司循環(huán)比價采購管理控制制度(征求意見稿)為了規(guī)范公司的采購管理,嚴(yán)格管理和控制公司采購物資的質(zhì)量和價格,堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞,有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本,提升公司的市場競爭能力,公司財務(wù)管理部特制訂本制度。一、比價采購管理的實施原則:1、貨比三家,循環(huán)性價比的原則:在同等質(zhì)量條件下,選擇價格最低的供貨廠家;在同等質(zhì)量和價格的條件下,選擇路途最近,運(yùn)費(fèi)最低的供貨廠家;在保證及時供貨的同時,在同等質(zhì)量價格條件下,選擇規(guī)模大、資金實力強(qiáng)、且能延期付款及售后服務(wù)較好的供貨廠家;在上述原則下,進(jìn)行兩次以上循環(huán)比價。2、采購控制的“三分離”原則:在采購過程中,對采購申請與審批、價格與合同控2、制、質(zhì)量驗收與使用反饋的三個環(huán)節(jié)實行三分離控制的原則。具體分離設(shè)置原則如下:(1) 使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要(如銷售計劃)及有關(guān)批準(zhǔn)的計劃,提出采購申請,經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)請購計劃,并向采購部門報送采購計劃;(2) 采購管理部門負(fù)責(zé)按貨比三家、循環(huán)性價對比的原則進(jìn)行市場詢價比價,并負(fù)責(zé)采購合同的訂立及合同的申報審批工作;(3) 保管、使用及質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)采購驗收及使用的質(zhì)量意見反饋工作;具體分工如下:生產(chǎn)經(jīng)營原輔材料,外購配套件等采購:檢驗驗收計劃申請質(zhì) 檢 部:倉 儲 部:使用部門:采購部:采購生產(chǎn)部:銷售部:技術(shù)部:生產(chǎn)經(jīng)營機(jī)器設(shè)備及車輛等技 術(shù) 部:倉 儲 部:使用部門:檢驗驗收計劃申請3、設(shè)備部:采購生產(chǎn)部:技術(shù)部:其他部:生產(chǎn)經(jīng)營所需辦公設(shè)備及辦公物料等行政部:采購行政部設(shè)兼職保管驗收,財務(wù)部定期監(jiān)督檢查生產(chǎn)部:銷售部:其他部:計劃申請基建投資項目采購由生產(chǎn)、技術(shù)或項目部門提出申請(商業(yè)計劃書),報經(jīng)公司總經(jīng)理(董事長)批準(zhǔn),由公司基建部負(fù)責(zé)采購實施,公司組成項目驗收組進(jìn)行竣工驗收。3、三家安全供應(yīng)原則:公司長期采購的大宗性材料物資,如月均采購量(按采購材料物資的類別統(tǒng)計)在15萬元以上的,必須按性價比相等的原則選擇不少于3家(包括3家)的供應(yīng)商,通過競價或競標(biāo)簽訂相應(yīng)合同,以爭取采購實現(xiàn)“三優(yōu)”,即價格優(yōu)惠,質(zhì)量優(yōu)等,供應(yīng)優(yōu)先,以保護(hù)公司的利益與經(jīng)營安全。對三家供應(yīng)商(三家4、以上供應(yīng)商比照執(zhí)行),應(yīng)按2:3:5的比例(對下述二家供應(yīng)時,按3:7或4:6的比例),相同性價比進(jìn)行采購。如有特殊情況無法詢到3家供應(yīng)商時,采購部門需履行以下程序:(1)月采購量低于15萬元,年累計采購量低于150萬元的,報比價采購的審核部門批準(zhǔn)同意,可選擇2家供應(yīng)商;如必須選擇1家供應(yīng)商,須由公司分管副總批準(zhǔn)方可執(zhí)行。(2)月采購量超過15萬元(包括15萬元),年累計采購量超過150萬元(包括150萬元)的,報比價采購的審核部門審核后報分管副總審批,可選擇2家供應(yīng)商;如必須選擇1家供應(yīng)商,須報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、經(jīng)濟(jì)批量采購控制原則:采購部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)部制訂的存貨周轉(zhuǎn)率等財務(wù)閘口標(biāo)準(zhǔn)及5、倉儲成本、物料需求計劃等綜合因素,計算出最優(yōu)經(jīng)濟(jì)采購控制量,各月、各季的采購量必須由采購審核部門審核后方可執(zhí)行。二、公司采購管理的管理控制要求1、比價采購管理機(jī)構(gòu)設(shè)在公司財務(wù)管理部,負(fù)責(zé)公司的采購管理控制流程及實施細(xì)則的制定,比價采購管理臺賬和數(shù)據(jù)信息庫的的建設(shè)和維護(hù),采購管理績效的考核與評價。比價采購控制管理臺賬供應(yīng)商全稱商品名稱規(guī)格型號質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)價格標(biāo)準(zhǔn)付款條件聯(lián)系人及電話2、采購部門在采購前,必須先進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查,并綜合評價后,填制比價采購審批單,報采購物料的請購部門或使用部門及比價采購審核部門審查確認(rèn)后,按授權(quán)管理的程序,經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及責(zé)任人審批后,按公司合同管理有關(guān)程序辦理合同6、的審核批準(zhǔn)手續(xù),合同生效后方可組織執(zhí)行。比價采購審批單格式:比價采購審批單年 月 日采購物資名稱規(guī)格型號比價供應(yīng)商主要經(jīng)營項目供應(yīng)商報價聯(lián)系電話聯(lián)系人比價過程說明:1、采購物資(勞務(wù))的總體市場情況;2、詢價、比價過程:3、循環(huán)性價對比的結(jié)果:4、擬采用的采購方案(含公開招標(biāo)、議標(biāo)): 經(jīng)辦人(小組)簽章:供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審查意見:審查人簽章:專業(yè)部門(或請購部門)審查意見:審查人簽章:比價采購管理部門審查意見: 審查人簽章:分管領(lǐng)導(dǎo)審查意見:審查人簽章:總經(jīng)理審查意見:審查人簽章:附件:供應(yīng)商報價資料。3、對于采購量不大,金額在2000元以內(nèi),且不經(jīng)常使用的物資,事先經(jīng)過比價采購審核部門確認(rèn),按7、總經(jīng)理授權(quán)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人(未授權(quán),由總經(jīng)理批準(zhǔn))批準(zhǔn)后,可不按比價采購程序進(jìn)行管理。4、在比價采購工作中,對于一次性采購及服務(wù)合同在50萬元以上(年累計超過150萬元以上)的,原則上要通過招標(biāo)競價的方式實施采購,堅決杜絕采購中的權(quán)力行為和個人行為。只要具備條件,公司采購部門要對大宗物資的購置及其它經(jīng)營活動所需常備材料物資,每一年都要進(jìn)行一次公開招標(biāo)。5、為了提高比價采購的效率與經(jīng)濟(jì)效益,及時了解供應(yīng)商的信息,公司要每年對常備物料的供應(yīng)商進(jìn)行一至二次評估,并形成評估報告,評估報告應(yīng)納入公司或本部采購數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行備案,以報告為依據(jù),進(jìn)行競價、競標(biāo)管理。其評估的主要內(nèi)容包括:供應(yīng)商企業(yè)內(nèi)部管理水平;8、供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)技術(shù)及工藝水平;在行業(yè)所處的地位及信譽(yù)水平;供應(yīng)商的財務(wù)狀況及盈利能力;供應(yīng)商的服務(wù)水平等。6、按照公司保密管理的規(guī)定,對不需要保密的采購物資,將其采購價格在公司的OA辦公網(wǎng)上公示,并按照公司的管理授權(quán)的規(guī)定,對相關(guān)管理控制部門和個人進(jìn)行開放,并接受其監(jiān)督。7、公司所有的采購業(yè)務(wù)都必須簽訂合同或協(xié)議,并按照公司的經(jīng)濟(jì)合同管理制度規(guī)定,履行相應(yīng)的合同審簽流程后,方可正式對外簽訂合同或協(xié)議。8、公司所有采購,除國家規(guī)定不繳納增值稅的產(chǎn)品或服務(wù),都要取得與公司名稱一致的增值稅專用發(fā)票,如普通發(fā)票必須比合同(或同類)價格低14.53%,否則,財務(wù)不予付款,如特需請況,無法取得增值9、稅發(fā)票的,經(jīng)公司財務(wù)審核,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。9、限額在一百元以上的采購,都必須采取銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票的方式進(jìn)行結(jié)算,任何部門和個人不得以任何理由使用現(xiàn)金進(jìn)行結(jié)算,如確需要現(xiàn)金結(jié)算的,經(jīng)財務(wù)審核,報公司總經(jīng)理或其授權(quán)管理人批準(zhǔn)方可執(zhí)行。10、對單筆采購金額在100萬元(含100萬元)以上或年累計采購額在1000萬元(含)以上的供應(yīng)商,必須建立供應(yīng)商檔案,其內(nèi)容應(yīng)包括:詳細(xì)的生產(chǎn)經(jīng)營地址;與公司建立供應(yīng)關(guān)系的時間;企業(yè)的法人代表及主要聯(lián)系人;供應(yīng)商的主要營業(yè)范圍及年銷售規(guī)模;供應(yīng)商的資信狀況;對客戶的最大信用額度及政策,給我公司的信用額度及政策等。另附供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和產(chǎn)品生產(chǎn)許可10、證復(fù)印件等資料。供應(yīng)商檔案由采購部門負(fù)責(zé)建立,同時轉(zhuǎn)送比價采購管理審核部門一份備案。11、循環(huán)比價采購管理流程如下:比價采購方案報批按照授權(quán)管理要求審核報批比價采購審批單項目投資概預(yù)算采購預(yù)算(計劃)進(jìn)行循環(huán)比價、議價招標(biāo)項目(設(shè)備)投資計劃書比價管理臺賬登記管理簽訂采購合同或協(xié)議預(yù)付貨款及采購到貨進(jìn)度追蹤驗收、入庫或竣工決算財務(wù)結(jié)算及賬務(wù)處理三、公司基建工程項目的采購及授權(quán)管理要求1、公司基建工程項目,在公司籌建階段,應(yīng)嚴(yán)格按照公司董事會審議批準(zhǔn)的煙臺瑞諾重工項目投資概(預(yù))算執(zhí)行,不得無故更改和變更,如需變更,必須報請公司董事會審議批準(zhǔn)方可執(zhí)行。2、項目完成后,公司根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)和工藝要求,11、需要增加或維修改造公司的廠房、辦公及相關(guān)輔助設(shè)施,公司董事會授權(quán)公司總經(jīng)理80萬(含)以內(nèi)的項目決策權(quán),80萬元以內(nèi)的工程項目經(jīng)公司責(zé)任部門提交項目投資商業(yè)計劃書,經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議審議決策,按照公司“循環(huán)比價采購”管理制度的規(guī)定實施。3、對于超過80萬元的工程投資項目,由公司責(zé)任部門提出項目投資建設(shè)商業(yè)計劃書,經(jīng)總經(jīng)理辦公會議決策通過,報公司董事會審議批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4、公司財務(wù)管理部根據(jù)項目計劃書(其中的項目概預(yù)算)編制投融資方案及資金使用計劃,論證可行后,按照公司的授權(quán)規(guī)定,履行相關(guān)審批手續(xù),經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。5、公司任何工程項目投資,都必須由公司財務(wù)管理部進(jìn)行財務(wù)投資績效分析評價,提出財12、務(wù)投資意見。未經(jīng)財務(wù)分析評價的項目,不得實施執(zhí)行。6、投資額度在10萬元以上的工程項目,如果條件許可,原則上要采取公開招標(biāo)(或議標(biāo))的的方式確定服務(wù)商,不能采取招標(biāo)的,要向公司財務(wù)管理部書面說明原因并備案。7、公司的任何工程投資項目,都必須按照本制度的規(guī)定的授權(quán)審批權(quán)限進(jìn)行管理運(yùn)作,否則,公司財務(wù)管理部有權(quán)拒絕將項目投資列入公司的資金預(yù)算。對未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或履行公司的管理控制規(guī)程,私自對外簽訂合同和協(xié)議,所產(chǎn)生的一切經(jīng)濟(jì)后果和法律責(zé)任,由其本人承擔(dān)。四、公司生產(chǎn)經(jīng)營所需設(shè)備及工器具的采購管理要求1、公司籌建階段的設(shè)備及工器具應(yīng)嚴(yán)格按照投資項目商業(yè)計劃書中的概預(yù)算進(jìn)行采購,如項目概預(yù)算沒有列示的,13、而生產(chǎn)工藝確實需要的,經(jīng)公司生產(chǎn)和技術(shù)工藝部門提出追加申請,經(jīng)財務(wù)管理部財務(wù)審核后,報公司總經(jīng)理審批后,報請公司董事會批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2、項目投產(chǎn)后,公司生產(chǎn)經(jīng)營所需設(shè)備及工器具,單筆采購金額在50萬元(含)以內(nèi)的,非生產(chǎn)(后勤服務(wù)等)所需設(shè)備或車輛10萬元(含)以內(nèi),由董事會授權(quán)公司總經(jīng)理辦公會議決策,超過上述限額的,必須報請公司董事會審議批準(zhǔn)方可執(zhí)行。3、公司的生產(chǎn)經(jīng)營所需的關(guān)鍵或重要設(shè)備及工器具采購,本著優(yōu)先選擇“國內(nèi)領(lǐng)先,國際知名,具有較高可靠性和效能性價比”的廠商,通過循環(huán)比價進(jìn)行采購。非知名品牌的設(shè)備原則上不予考慮。4、對于需要預(yù)付款的采購,其預(yù)付金額不能超過合同稅額的15%,且要14、事先對供應(yīng)商的資信情況進(jìn)行調(diào)查,并由公司財務(wù)部門建立供應(yīng)商資信檔案。5、公司的運(yùn)輸車輛暫不予配置,其物流業(yè)務(wù)采取外包,通過第三方物流的方式運(yùn)作管理,以降低公司管理控制成本和風(fēng)險。第三方物流按照公司比價采購規(guī)程,選定一家主物流商,兩家輔物流商負(fù)責(zé)公司的物流業(yè)務(wù)。五、公司公司生產(chǎn)經(jīng)營所需原輔材料、配套外協(xié)件及其他物料的采購管理1、公司的原輔材料、維修用備品備件應(yīng)按照公司的生產(chǎn)技術(shù)工藝要求,按照公司的銷售預(yù)算制定儲備定額。公司的儲備定額有公司財務(wù)會同技術(shù)、工藝和生產(chǎn)等部門進(jìn)行制定,其第一責(zé)任部門為公司財務(wù)管理部。2、公司配套外協(xié)件本著“零庫存,即時生產(chǎn)”的原則進(jìn)行采購,對于供應(yīng)配套商暫時處于壟斷地位15、的,應(yīng)根據(jù)公司的銷售預(yù)算和采購周期進(jìn)行合理的儲備。其他外協(xié)配套件則根據(jù)即時生產(chǎn)的要求,嚴(yán)格按照月度銷售及生產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行配套采購。3、對于價格波動較大的原輔材料,其價格原則上一單一定,如要簽訂長期(一年以上)供貨價格,必須上報公司董事會審議批準(zhǔn)方式執(zhí)行,否則,給公司造成損失的由經(jīng)辦人和其部門第一責(zé)任人承擔(dān)。4、公司的辦公設(shè)備及物料,由公司財務(wù)管理部按照比價采購原則,另行制定采購管理辦法,經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議審議批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、公司采購管理的風(fēng)險責(zé)任公司采購管理是公司重要經(jīng)營活動,采購績效水平?jīng)Q定著公司市場競爭的地位,對于公司參與采購管理的各部門和個人,應(yīng)本著“廉潔自律”精神,嚴(yán)格按照公司制定的采購16、管理控制制定和規(guī)程制定,對違反公司相關(guān)制定規(guī)定的,其相關(guān)風(fēng)險責(zé)任按照如下規(guī)定執(zhí)行。1、不按比價采購程序進(jìn)行采購的;2、采取以次充好,缺斤少量(合理損耗除外)擅自降低材料物資質(zhì)量、抬高物資采購價格的;3、財務(wù)人員沒有嚴(yán)格把關(guān),在沒有收到比價采購審批單和采購物資檢驗報告單的情況下,擅自入庫和付款的;4、采購物資中收取回扣的;5、泄露公司物資采購控制價格等有關(guān)機(jī)密的;6、在比價采購過程中,沒有認(rèn)真進(jìn)行市場調(diào)查,搞形式上的比價,給公司造成損失的;7、按公司財務(wù)控制要求,應(yīng)開具增值稅發(fā)票,而未開具的;8、其他違反本規(guī)定的行為。對比價采購過程中的上述違規(guī)行為,各本部應(yīng)責(zé)任及情節(jié)輕重,酌情給予有關(guān)責(zé)任人員以17、下處罰:1、屬于工作上的一般失誤,未給公司造成損失的,按公司績效管理進(jìn)行考核;2、如有一定經(jīng)濟(jì)損失,造成影響的,除按績效管理考核外,在公司范圍內(nèi)通報批評;3、如確屬能力問題,予以停職、轉(zhuǎn)崗或辭退;4、情節(jié)嚴(yán)重的(如收受賄賂),責(zé)令將非法所得上繳公司財務(wù),并將依據(jù)公司有關(guān)紀(jì)檢制度及國家相關(guān)法規(guī)給予警告處分、追究法律責(zé)任、直至解除勞動合同;5、根據(jù)給公司造成損失的大小,處以一定數(shù)量的罰金;6、在采購中,供應(yīng)及服務(wù)商的禮金和禮品,總價在50元以內(nèi)的,可以由部門第一負(fù)責(zé)人自行決定處理,超過50元的,必須上交公司辦公室,由公司統(tǒng)一處理。如個人或部門私自收接賄賂,公司除沒收外,并處以20%的處罰,金額超過5000元的,將追究其法律責(zé)任。7、在比價采購過程中,如存在與供應(yīng)商相互串通等舞弊行為的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除扣除責(zé)任人當(dāng)月工資的20%外,并給予開除的處罰。8、財務(wù)部門比價采購管理臺賬不健全的,按照公司績效考評辦法進(jìn)行考核。9、其他采購管理風(fēng)險責(zé)任將按照公司的相關(guān)制度進(jìn)行考核。七、本制度由公司財務(wù)管理部制定,并負(fù)責(zé)修訂和解釋,并由董事會審議批準(zhǔn)發(fā)布。八、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。2011年7月12日簽發(fā)人: 審核人: 起草人:抄報:宗艷民董事長、王連??偨?jīng)理、姜愛波常務(wù)副總、肖春其總工程師抄送:各部門
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