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1、基金管理有限公司行政制度總 則為進一步規范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率，特制定本規定。本制度匯編了公司內部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。第一章 會 議 管 理 制 度一、公司會議主要包括總經理辦公會議、工作調度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。二、公司級會議的組織者為行政部。三、會議由行政部提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束后，根據情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。如各營業部舉辦的客戶答謝酒會、茶2、會等展業會議需要提供參會客戶的個人詳細信息（姓名、聯系方式等），四、會議通知形式主要為電子郵件下發具體通知，并電話通知，營業部總、總監、團隊經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。五、因故不能參加會議的，必須向行政部提交請假單并由營業部負責人簽字。六、會議決議事項，與會人員應在會后立即執行，不得拖延或敷衍了事。七、部門要把每次調度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。八、部門有關會議如需行政部協助的應提前通知行政部，以便做出統一安排。九、會議遲到處罰規定 1.各會議由行政部進行考勤。部門會議由營業部總考勤，并上交行政部3、存檔。 2.會議遲到或早退兩次者或缺席一次者給予警告，兩次警告按一次記過處理，凡有三次記過處分者，勒令退出本會。 3.因事不能到會者，須會前向總經理或部門主要負責人說明理由。并報行政部備案，未被批準而缺席會議者，按無故缺席處理。 4.對于會議遲到的部門,將在年終優秀部門評比中給予相應的處罰 。5.參加部門會議遲到或缺席的，對當事人罰款50元；參加公司級以上會議遲到或缺席的，對當事人罰款100元。第二章 辦 公 電 話 管 理 制 度為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定：一、公司電話主要用于辦公業務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打聲訊和4、信息電話。二、各職能部門使用電信月租電話（2-3人/部），各營業部使用電信月租電話(3-4人/部)。三、電話采購由行政部負責。每次需營業部填寫辦公用品(設備)購置需求單由營業部總簽字后交行政部采購人員核價，由行政部負責人、總經理簽字確認后交行政部采購人員購買，電話到貨后到行政部進行登記領用，每部電話的本機號碼均由行政部張貼與主機身。四、安裝管理電信月租電話后，不允許私接電話機通話，否則，將追究其直接責任人或部門負責人的責任，并依法追繳相應的電話費。五、各部門負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態度管好、用好電話。六、由行政部定期到電信局對各部門及部門電話使用情況進行查詢監督，并予以公布。第三5、章公 文 收 發 傳 閱 管 理 制 度根據有關規定并結合公司實際情況，現就文件收發、傳閱管理辦法規定如下：一、公文撰寫1、公文草擬。根據需要和領導指示初步擬定文稿。公司發文由行政部草擬，涉及各部門職責，需要由公司統一行文的，由部門草擬文稿。2、公文審核。指對草擬文稿的審核，由行政部負責。審核的主要內容是：看是否的確需由公司統一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規則和擬制公文的有關要求等。不需由公司統一行文的公文，由部門自行發文。3、公文復核。指公文正式印制前對文稿的校對、核稿，重點是看：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。4、公文簽發。將經審核的文稿交領導簽字，6、批準發文。公司級公文由總經理簽發，部門或某特定業務范圍的行文，由各部門負責人簽發。5、公文的印刷、用印。 經審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按印章管理辦法加蓋公章。二、公文發放指將公文發放到相關部門。確定發文后，行政部發文人員要在發文表上編制發文編號，登記公文名稱、發文日期、數量、發放部門等。對內發放文件須有部門相關人員簽收。公司級文件發放時只發到處室及相關部門，各部門內部的傳達由部門自行管理。部門收到文件后要簽字確認。三、公文的傳閱接收的文件需由多部門閱看時，經行政部營業部總、總經理在文件批閱單上審批后，原文件附文件批閱單交由相關部門閱看，閱看人員簽字確認。四、公文歸檔公司發7、文由行政部及時歸檔，填寫文件歸檔登記表。各部門、部室自行發放的文件，如有必要應及時報送行政部歸檔。第四章辦 公 用 品 管 理 制 度第一條 為了提供優質高效的服務支持并加強管理，控制費用支出，特制定本條例。第二條 采購直接歸屬總經理，采購最高審批權由總經理履行。第三條 易耗品倉管直接歸屬總經理，由總經理授權行政部負責人監督和履行相關程序及領用審批權限。采 購 （一）內部管理 1、采購范圍 計算機及相關設備等固定資產、低值易耗品、辦公用品等材料物資由采購計劃統一購置。 固定資產：是指使用期限超過1年，且單位價值2000元及以上的生產經營用設備物品；或雖不屬于生產經營物品的，但單位價值在20008、元以上，且使用期限超過2年的。例如：計算機及相關設備、辦公家具等。零用此類一律要登記個人資產卡，入離職須交接。 低值易耗品：是指單件價值在2000元以下，或價值雖低，但能在較長時間內保持實物形態，并非一次性消耗的，例如：業務部門所涉及到的宣傳彩頁、提手紙袋、合同、展業用展板等物品。 辦公用品：紙張耗材、輔助辦公小用具、文具等。 2、購買 （1）各部門在每月最后5個工作日內，按本部門下月需求填寫辦公用品（設備）購置需求單，行政部在收到申請表之日起2個工作日內對部門申購計劃匯總初審，并報總經理審批后，進行購買。 （2）物資購買后要及時入庫（易耗品倉庫），并填寫材料物資入庫單。對于市場缺貨、價格波動9、加大、不易購買而未能采購到的物品，采購員要做出說明，并及時在適當時機購買。 3、購置管理 （1）定期報表管理：易耗品倉庫倉管每月填寫材料物資出庫匯總表，統計出月度材料物資總耗費數。 （2）供應商信息：采購定期更新供應商檔案信息，便于掌握同類商品市場信息。 （二）外部管理：供應商管理 1、建立合格供應商名錄庫：所有考察合格的供應商，經主管領導批準后納入合格供應商名錄庫進行管理。 2、考察供應商的資質，建立供應商的檔案。應包括以下內容： （1）供應商的基本情況表。 （2）定期報價資料。 （3）定期考察記錄。 （4）合作、服務記錄。 3、供應商定期報價制度：各供應商需定期報價，以確保掌握最新的產品價10、格信息。 4、定期考察供應商：定期考察供應商的資質、質量和服務，優勝劣汰，即定期更新供應商名錄。 5、詢價：一般情況下，每次執行采購，參與報價的供應商不得少于3個。保管及發放 （一）、保管 （1）倉管負責對材料物資的驗收、入庫、保管、與發放。 （2）倉管對材料物資嚴格執行驗收入庫制度程序，首先審查是否屬于計劃購置范圍內的物品，不屬于范圍內的應附有“新增材料物資計劃申請審批表”；對憑感觀不能檢驗的物品需由專業人員或使用部門檢驗驗收簽字確認后，準予辦理入庫；保管員以及驗收檢驗人員對入庫后的材料物資的質量負責。 （3）符合要求的材料物資，保管員要及時辦理驗收入庫手續，并根據要求填寫“材料物資入庫單”11、，據此登記在庫材料物資明細賬，驗收時可以由保管員，或者使用人及專業人員共同驗收。 （二）材料物資的出庫流程： （1）、材料物資的出庫，領用材料物資必須遵循公司制定的配備標準以及使用期限標準等，并且執行以舊換新制度；對有專門指定使用部門的材料物資，由使用部門負責人按本規定辦理出庫手續，并負責廢品回收管理等相關工作。 （2）、由領用人填寫“資產出庫單”，經相關領導簽字批準后，倉管簽字后留存單據，并根據“出庫單”按物資的類別品名登記減少材料物資出庫明細。 （3）、材料物資在庫賬目要寫明材料物資的類別、品名、存放位置等。 （4）、材料物資的領用分為兩種情況進行處理，一種為新增領用，第二種為“以舊換新”12、領用。由倉管根據配備標準，使用年限標準等規定，來判斷和確認各部門新增材料物資的情況。屬于新增的，只須持“材料物資領用單”經相關領導簽字批準后直接到倉庫領取；屬于“以舊換新”領取的，既要持“材料物資領用單”，也要持舊材料物資以及舊材料物資的“報廢單”，同時到倉庫辦理領取材料物資的手續。 （5）、倉管員根據“以舊換新”制度收回的廢舊材料物資，倉管 員要建立舊材料物資登記匯總，如果本企業其他地方可以再次利用的，不用再辦理入庫或領用的正式手續，但必須填寫領用單，并加注明為“再利用”，并由保管員建立備查薄。對確實沒有使用價值或繼續放置的必要，由倉管員提出申請，經行政部確認后，可以按廢舊物資銷售或報廢處理13、。 （6）、物品發放及使用。應本著節約和愛護的原則，杜絕浪費，對消耗量大的物品要嚴格控制，對一般消耗品要愛護使用。 （7）、月底最后3個工作日內做好月報表工作。材料物資一律暫停發放。 （8）、倉管員每月最后2個工作日內向財務和行政部報送“材料物資匯總表”。 （9）、倉管員必須貫徹執行管理制度，對不堅持原則，工作馬虎給企業造成損失的，不但按其原值賠償，并按公司制度處理，嚴重的調離崗位。 （10）、各部門如有禮品領用需求，需要填寫禮品領用單，并由部門負責人本人簽字，交由行政部審核，如有代簽現象一經發現按工資的20%交付罰款。（三）材料物資報廢環節： 對在用材料物資發生報廢或者不能繼續使用的，部門使14、用人或負責人應主動提出報廢申請，并將報廢材料物資交倉管員，倉管須做報廢確認。確認后填制“材料物資報廢單”一式二聯，經行政部負責人簽字批準、確認后，安排統一報廢?！安牧衔镔Y報廢單”一份財務部作材料物資報廢的賬務處理，另一份為倉管員備查作為領用新的材料物資的依據。（四）材料物資月庫存盤點。 盤點成員：財務部、行政部、倉管部。 盤點時間：月底前三個工作日內。使用過程的管理 （1）各部門要安排專人專管材料物資的領用，做好領用登記， 月底統計，并做分析表，并交行政部一份。 （2）各部門負責人要確保賬賬相符。每月須統計出本部門耗用的數量，以及余存的數量。 （3）負責人要做好舊材料物資的收集及保管。 （4）15、堅持“以舊換新”原則。節約使用，杜絕浪費。第四條 本條例由行政部負責解釋和組織修訂。第五章 辦公設備（軟件）更新、維護、使用制度一、職責及范圍1、公司辦公設備包括：電腦、復印機、打印機、電話、照相機、攝像機、彩電、音響、投影儀及部門配備的空調等各種貴重物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購買或專業制作的軟件。為了保證各項辦公設備的正常使用，各類辦公軟件的安全操作，發揮辦公設備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。2、打印機、照相機、攝像機、會議室內彩電及筆記本電腦、投影儀均由行政部指定專人保管、使用，定期進行檢查，發現問題應及時報告，由行政部通知定點維修公司的技術人員前來檢查、維修、保養。3、各部16、門配備的計算機，由各部門指定專人定期負責清潔工作。二、更新、維修及維護保養1、辦公設備的更新是指辦公設備的升級或更新、移動存儲設備的采購、各類耗材的補給、特殊配套設備的購置。辦公設備發生各種故障不能使用時即可進行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應用軟件。2、需要進行辦公設備更新時，由部門或設備監管人填寫辦公設備更新（維修）申請單，由行政部負責人審核、總經理批準，由行政部負責采購。行政部根據市場報價做好新購置辦公設備的預算，經行政部負責人、總經理審批后購買、發放。3、各類辦公設備發生故障時，可隨時填寫辦公設備更新（維修）申請單，通過定點公司或專業維修人員進行維修。4、各類辦17、公設備需要更換部件時，應填寫辦公設備更新（維修）申請單，經行政部負責人、總經理審批后方可更換。5、部門要妥善保管本部門或分管的辦公設備保修、維修、使用說明書等資料。三、辦公設備使用管理規定1、計算機及外設使用時要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。2、移動存儲設備包括移動硬盤和U盤。移動硬盤使用時注意，在硬盤高速運轉時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤。移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進行相關操作，當系統提示“您可以安全的拔下設備”時方可拔除設備。3、會議室投影設備的使用由行政部設專人負責，其它人員未經允許及培訓嚴禁使用該設備。每次關閉投影儀的時候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅18、后，才能關閉電源。4、計算機軟件及應用軟件由行政部統一購買。軟件在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟件，以免病毒傳播。5、日常文檔及數據由各部門自行備份。每月二十日前由行政部負責使用移動存儲設備對各部門重要文檔數據進行備份。日常殺毒工作由各部門自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由行政部提供。6、計算機的清潔與維護實行誰使用誰負責清潔的原則。每周清潔外部兩次，不得使用濕抹布，內部每季度必須打開機箱清潔一次，用毛刷或專用工具吹凈塵土。第一次清理由行政部指導，以后的清潔由各處自行負責，行政部進行不定期抽查。7、各類辦公設備嚴禁外借、外用。19、嚴禁上班時間在計算機上玩游戲、處理與工作無關的文件，嚴禁用微機看VCD盤，嚴禁使用計算機從事不健康活動或不符合國家政策法規的活動，嚴禁利用網絡傳播淫穢及危害國家安全的信息。第六章 復 印 制 度一、辦公復印的管理部門為行政部。二、復印承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關資料，私人資料恕不接待。三、部門在進行復印時，必須填寫打印、復印登記單，登記復印紙張的規格和數量。四、行政部每月25日根據使用紙張的實際數量，按成本匯總后報公司財務。第 七 章 印 刷 品 管 理 制 度一、職責及范圍印刷品是指因工作需要而專門印制的各類空白合同、自制內部票據、信封、宣傳彩頁、手提紙袋等印刷資料。印刷品的管理部20、門為行政部。二、印刷品的印制、領用及保管 1、公司所有印刷品均由行政部負責聯系定點廠家印制。2、部門如需領用，行政部協助記錄表格使用單位根據庫存及實際需要制定每月計劃，于15日前隨辦公用品計劃一并上報，印刷完畢，由行政部通知發放。行政部負責匯總各部門每月印刷品使用數量。3、存放印刷品的庫房應保持干燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無關人員不得隨意進入庫房。第 八 章門 店 裝 修 改 造 工 程 管 理 制 度為規范京內外門店的裝修改造工作流程及職責范圍，特制定本制度。一、裝修或改造工程由使用部門提出裝修需求，包括布局要求、功能要求、辦公設備陳列等；二、根據使用部門提出的需求，行政部聯系裝修隊于第21、二個工作日對施工現場進行測量，并將門頭廣告尺寸交給行政部美工，行政部于第三個工作日測量結果制作完成門頭廣告制作圖，制作完畢后交給門店建設專員處理；三、門頭設計圖完成后的第二個工作日，由行政部召集使用部門、相關分管領導召開布局討論會，并現場確定討論結果；四、行政部根據討論結果，聯系裝修公司于1個工作日內對布局方案進行調整，調整后讓參會人員確認，布局確認于流程發起后的1個工作日內完成；五、布局確認后，行政部于2個工作日內向裝修企業及設備、家具廠家收取報價。六、報價收回后的一個工作日內，由行政部采購人員、使用部門共同與裝修公司、設備、家具廠家進行價格及工期的溝通，最終確認并由使用部門簽訂裝修合同及設22、備、家具采購合同。七、基建部根據工期對開店流程進行調整完善。行政部根據合同規定條款考核施工進展情況及對裝修質量進行監理，裝修過程中使用部門需指定一人為項目對接聯系人。八、裝修期間任何一方如需對裝修方案進行調整，必須先報至行政部，經行政部召集專項討論、共同確認后，由行政部通知施工方進行調整。任何其它部門不得直接要求施工方對原方案進行調整。施工開始后不允許再有調整。九、裝修結束后，由行政部監理人員對裝修工程進行初步驗收，無誤后，第二天進行店內設備的安裝。十、裝修工作及設備、家具安裝全部完成，并首次開荒結束后，由行政部、使用部門對店面整體進行驗收，驗收合格后，門店交給使用部門。如驗收不合格，共同提出整改意見，要求施工方限期整改完成。并由行政部、使用部門進行二次驗收。直至驗收通過后，進行交接。